कर्मचारी की गलती के कारण चिकित्सीय परीक्षण कराने में विफलता। यदि कर्मचारी समय-समय पर चिकित्सा परीक्षण कराने से इंकार करता है तो नियोक्ता की कार्रवाई। मैंने कार्यस्थल पर मेडिकल परीक्षा उत्तीर्ण नहीं की - क्या करूँ?

किसी कर्मचारी को अध्ययन, बच्चे के जन्म, छुट्टी कार्यक्रम के आधार पर और अन्य कारणों से काम से मुक्त करते समय, इस घटना को लेखांकन दस्तावेजों में प्रतिबिंबित करना न भूलें। कोड में भ्रमित होने से बचने के लिए तैयार नमूनों का उपयोग करें।

लेख में:

यह उपयोगी दस्तावेज़ डाउनलोड करें:

टाइम शीट भरना: एक घटना के रूप में छुट्टी

कानून नियोक्ता को कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। व्यवहार में, इसके लिए एक विशेष दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है - एक समय पत्रक, जिसके साथ आप सटीक रूप से यह निर्धारित कर सकते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी ने लेखांकन अवधि में कितने घंटे और दिन काम किया और उसके वेतन की गणना की। सभी महत्वपूर्ण घटनाएं जो पारिश्रमिक की राशि और प्रक्रिया को प्रभावित करती हैं - छुट्टी, बीमारी, रात या ओवरटाइम काम, अनुपस्थिति - को समय पत्रक में ईमानदारी से प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

ध्यान!रिपोर्ट कार्ड में कर्मचारी को प्रदान की गई सभी प्रकार की छुट्टियों के बारे में जानकारी होनी चाहिए: मूल और अतिरिक्त, शैक्षिक, मातृत्व, अवैतनिक।

काम किए गए समय की रिकॉर्डिंग के लिए एकीकृत प्रपत्रों को 5 जनवरी 2004 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया था। वाणिज्यिक संगठन मानक फॉर्म नंबर टी-12 (मैन्युअल डेटा प्रोसेसिंग के लिए) और नंबर टी-13 (स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग के लिए) का उपयोग करते हैं, और बजटीय संगठन और संस्थान फॉर्म नंबर 0504421 का उपयोग करते हैं।

कार्य समय पत्रक भरने का एक उदाहरण

टाइमशीट एक अधिकृत कर्मचारी - टाइमकीपर द्वारा भरी जाती है। यदि संगठन की स्टाफिंग टेबल में ऐसा कोई पद नहीं है, तो आप इसे किसी कार्मिक अधिकारी, क्लर्क या सचिव को सौंप सकते हैं। जानकारी एन्कोडेड रूप में दर्ज की जाती है; प्रत्येक प्रकार की घटना को एक अलग कोड दिया जाता है। आम तौर पर स्वीकृत प्रतीकों की सूची फॉर्म नंबर टी-12 पर है।

यदि कोई कोड जो वर्तमान कार्मिक स्थिति को सटीक रूप से दर्शाता है, मानक सूची में नहीं है, तो अतिरिक्त प्रकार के पदनाम विकसित करें और आदेश द्वारा उनके उपयोग की प्रक्रिया स्थापित करें।

अपनी टाइमशीट पर नियोक्ता-भुगतान छुट्टी को कैसे चिह्नित करें

सभी कर्मचारी सवैतनिक वार्षिक अवकाश के हकदार हैं। नियोक्ता का कार्य इसे समय पर प्रदान करना और लेखांकन दस्तावेज में प्रतिबिंबित करना है। कर्मचारी द्वारा उपयोग किए गए भुगतान किए गए आराम के प्रत्येक दिन को टाइमशीट में अक्षर कोड "ओटी" या संख्यात्मक "09" के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए।

अपनी टाइमशीट पर अवैतनिक अवकाश कैसे अंकित करें

अपने स्वयं के खर्च पर छुट्टियां प्रबंधन के साथ समझौते से या कानून द्वारा प्रदान किए गए आधार पर ली जा सकती हैं, उदाहरण के लिए, पारिवारिक परिस्थितियों के संबंध में। ऐसे मामले जब कोई नियोक्ता अवैतनिक छुट्टी प्रदान करने के लिए बाध्य होता है, चाहे वह चाहे या नहीं, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 128 में निहित है। यदि कोई विकलांग कर्मचारी, वृद्धावस्था पेंशनभोगी, या कोई अन्य कर्मचारी जिसके पास ऐसा करने का कानूनी अधिकार है, बिना वेतन के छुट्टी लेता है, तो रिपोर्ट कार्ड पर अक्षर कोड "OZ" या संख्यात्मक "17" दर्ज किया जाता है।

जब कोई कर्मचारी केवल नियोक्ता की अनुमति से अपने खर्च पर छुट्टी लेता है, जो या तो छुट्टी के अनुरोध को स्वीकार कर सकता है या मना कर सकता है, तो अक्षर कोड "डीओ" या संख्यात्मक "16" का उपयोग करें।

कार्मिक अधिकारी का ज्ञापन. दस्तावेज़ जिनके आधार पर टाइम शीट में अंक बनाए जाते हैं

एक वफादार नेता आधे रास्ते में मिलने की कोशिश करता है जब उसके अधीनस्थ वैध कारणों से कुछ दिनों के लिए काम से मुक्त होने के अनुरोध के साथ उसके पास आते हैं। लेकिन कार्यस्थल से किसी कर्मचारी की बार-बार अनुपस्थिति उत्पादन प्रक्रिया पर नकारात्मक प्रभाव डालती है। इसलिए, यह समझना महत्वपूर्ण है कि संगठन को किसे बिना शर्त अवैतनिक छुट्टी देनी चाहिए और किसे नहीं, और चालू वर्ष में उपयोग किए गए छुट्टी के दिनों का सख्त रिकॉर्ड रखना चाहिए। इसके लिए क्या आवश्यक है, किन विधायी मानदंडों का पालन करना महत्वपूर्ण है, और इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका "कार्मिक मामले" में पढ़ें।

अपनी टाइमशीट पर अतिरिक्त छुट्टी कैसे दर्शाएं

कानून दो प्रकार की वार्षिक भुगतान छुट्टी का प्रावधान करता है - मूल और अतिरिक्त। प्रत्येक कर्मचारी को कम से कम 28 दिन के मूल अवकाश का अधिकार है। और अतिरिक्त भुगतान किए गए आराम के दिन केवल रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 116-119, 173, 176, 302, 321 और 348.10 के आधार पर कर्मियों की कुछ श्रेणियों को प्रदान किए जाते हैं, कानून संख्या 4520-1 02/19 /1993 और 05/15/1991 का नंबर 1244-1, 31 दिसंबर 1994 का सरकारी संकल्प आरएफ नंबर 1440 और अन्य नियम।

अतिरिक्त छुट्टी का हकदार कौन है?

• विशेष मूल्यांकन (कम से कम 7 कैलेंडर दिन) के परिणामों द्वारा पुष्टि की गई दूसरी, तीसरी या चौथी डिग्री की खतरनाक या हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों में काम करना;
• अनियमित कामकाजी घंटों (कम से कम 3 कैलेंडर दिन) के साथ;
• सुदूर उत्तर और समकक्ष क्षेत्रों में काम करना, जिसमें घूर्णी आधार पर (16 से 24 कैलेंडर दिनों तक, शर्तों को ध्यान में रखते हुए) शामिल है;
• अन्य उत्तरी क्षेत्रों में काम करने वाले, जहां मजदूरी और क्षेत्रीय गुणांक में प्रतिशत वृद्धि स्थापित की जाती है (8 कैलेंडर दिन);
• चेरनोबिल दुर्घटना और अन्य विकिरण आपदाओं के पीड़ित (श्रेणी के आधार पर 7, 14 या 30 कैलेंडर दिन);
• नगरपालिका और राज्य संस्थान (छुट्टी की अवधि सेवा की लंबाई से निर्धारित होती है)।

यह अधिमान्य श्रेणियों की पूरी सूची नहीं है। पेशेवर एथलीट और खेल प्रशिक्षक, चिकित्सा और शैक्षणिक कर्मचारी, आंतरिक मामलों के निकायों के कर्मचारी और विशेष परिस्थितियों में काम करने वाले अन्य विशेषज्ञ प्रति वर्ष कई अतिरिक्त दिनों के आराम के हकदार हैं। ऐसे दिनों को टाइमशीट में अक्षर कोड "ओडी" या संख्यात्मक कोड "10" का उपयोग करके प्रतिबिंबित करें।

ऐसे मामले जब एक ही दिन में टाइमशीट पर दो या दो से अधिक कोड दर्ज किए जाते हैं

यदि किसी ऐसे कर्मचारी को सवैतनिक अवकाश प्रदान किया जाता है जो काम को अध्ययन के साथ जोड़ता है, एक सत्र पास करने, व्याख्यान में भाग लेने और अध्ययन से संबंधित अन्य मुद्दों को हल करने के लिए, कोड "यू" या इसके डिजिटल समकक्ष "11" का उपयोग किया जाता है। इस अवधि की औसत कमाई केवल सफल प्रशिक्षण के मामले में ही बनी रहती है। कुछ स्थितियों में, नियोक्ता बिना वेतन के अध्ययन अवकाश प्रदान करने के लिए बाध्य है, उदाहरण के लिए, प्रवेश परीक्षा देने के लिए। ऐसे मामलों के लिए, कोड "यूडी" और "13" प्रदान किए जाते हैं।

★ संगठन के सभी कर्मचारियों को त्रुटियों और देरी के बिना, उनके कानूनी अधिकारों का उल्लंघन किए बिना और राज्य कर निरीक्षणालय का ध्यान आकर्षित करने का जोखिम उठाए बिना, बुनियादी और अतिरिक्त छुट्टी के दिन प्रदान करने के लिए, पहले से एक समेकित कार्यक्रम तैयार करें और अनुमोदित करें।

उपयोगसिस्तेमा कार्मिक से स्मार्ट अवकाश कार्यक्रम

अतिरिक्त छुट्टी की पूरी अवधि के लिए, कर्मचारी अपनी औसत कमाई बरकरार रखता है। लेकिन कभी-कभी इसका भुगतान नियोक्ता द्वारा नहीं, बल्कि सरकारी एजेंसियों द्वारा किया जाता है। उदाहरण के लिए, चेरनोबिल पीड़ितों के लिए अतिरिक्त दिनों के आराम का भुगतान सामाजिक सुरक्षा अधिकारियों के बजट से किया जाता है। लेखांकन दस्तावेज़ में इस बारीकियों को प्रतिबिंबित करने के लिए, बिना वेतन छुट्टी के पदनाम का उपयोग करें (कोड "डीबी" और "18" का उपयोग करके) या यदि संगठन अपने स्वयं के टाइम शीट फॉर्म का उपयोग करता है तो एक नया कोड विकसित करें।

★ मातृत्व अवकाश को इंगित करने के लिए अलग-अलग कोड विकसित किए गए हैं - गर्भावस्था, प्रसव और छोटे बच्चे की देखभाल की आवश्यकता से जुड़ी छुट्टियां। गर्भावस्था और प्रसव के संबंध में काम से रिहाई के दिनों को कोड "पी" या "14" द्वारा दर्शाया जाता है, और एक बच्चे की देखभाल के लिए आवश्यक समय जो अभी तक तीन साल का नहीं हुआ है - कोड "ओजेडएच" या "15" द्वारा दर्शाया गया है। भुगतान और अवैतनिक अवधि में विभाजित किए बिना।

कार्यस्थल से कर्मचारी की अनुपस्थिति की अवधि - सप्ताहांत, छुट्टियां, भुगतान किए गए या अवैतनिक अवकाश के दिनों के दौरान भी, टाइम शीट प्रतिदिन भरी जाती है। कानून द्वारा या नियोक्ता के साथ समझौते द्वारा आपके स्वयं के खर्च पर ली गई मातृत्व अवकाश, शैक्षिक अवकाश सहित प्रत्येक प्रकार की छुट्टी को नामित करने के लिए, विशेष कोड विकसित किए गए हैं।

यदि प्रतीकों की मानक सूची में एक भी कोड नहीं है जो वर्तमान कार्मिक स्थिति को सटीक रूप से दर्शाता है, तो अतिरिक्त कोड विकसित करें और संगठन के प्रमुख के आदेश से उन्हें अनुमोदित करें।

टी-12 टाइम शीट - राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित एक फॉर्म और काम के घंटों की रिकॉर्डिंग के लिए रजिस्टर विकल्पों में से एक का प्रतिनिधित्व करता है। हम आपको लेख में बताएंगे कि वर्किंग टाइम शीट फॉर्म कहां से डाउनलोड करें और इसके व्यावहारिक अनुप्रयोग की बारीकियां क्या हैं।

फॉर्म टी-12 (वर्किंग टाइम शीट) क्या है

5 जनवरी 2004 के संकल्प संख्या 1 में राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा दस्तावेज़ प्रबंधन अभ्यास में पेश किए गए टी-12 फॉर्म के आधार पर, एक टाइम शीट तैयार की जाती है, जिसका उपयोग निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है:

• स्थापित कार्यक्रम के अनुसार अपने कार्यस्थल पर कर्मचारियों के दौरे का रिकॉर्ड रखना;
• कर्मचारियों के वेतन की गणना के लिए संकेतक निर्धारित करना;
• कर्मियों पर कुछ सांख्यिकीय डेटा का सृजन (उदाहरण के लिए, रोसस्टैट या अनुसंधान एजेंसियों को भेजा गया)।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विचाराधीन फॉर्म को मैन्युअल रूप से भरा जाना चाहिए (वर्ड या समान प्रोग्राम का उपयोग करके पीसी पर, या बॉलपॉइंट पेन से प्रिंट किया जाना चाहिए)। और टाइम शीट, जिसे एक्सेस कंट्रोल सिस्टम सक्रिय होने पर स्वचालित रूप से भरने का इरादा है, एक अन्य गोस्कोमस्टैट फॉर्म - टी -13 के आधार पर संकलित किया गया है। 2017 टाइम शीट के चयनित फॉर्म को लेखांकन नीति में दर्शाया जाना चाहिए।

टी-13 फॉर्म क्या है, इसके बारे में लेख में पढ़ें "एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-13 - प्रपत्र और नमूना" .

ओकेयूडी के अनुसार वर्क टाइम शीट फॉर्म 0504421 का उपयोग कब करने की उम्मीद है

ओकेयूडी नंबर 0504421 (टी-12 का नाम इससे काफी मिलता-जुलता है, इसलिए कभी-कभी किसी विशेष दस्तावेज़ को लागू करते समय भ्रम पैदा हो सकता है) के अनुरूप कार्य समय पत्रक फॉर्म को रूसी संघ के वित्त मंत्रालय द्वारा व्यावसायिक प्रचलन में पेश किया गया था, जो जारी किया गया था। आदेश क्रमांक 52एन दिनांक 30 मार्च 2015. इस दस्तावेज़ का उपयोग टी-12 के समान उद्देश्यों के लिए किया जाता है, लेकिन यह सरकारी एजेंसियों में उपयोग के अधीन है।

फॉर्म 0504421 से संबंधित टाइम शीट की संरचना भी फॉर्म टी-12 के समान ही है। इसलिए, मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी के लिए, एक नियम के रूप में, वित्त मंत्रालय द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ को अपनाने में कोई समस्या नहीं है यदि वह गोस्कोमस्टैट से फॉर्म का उपयोग करने का आदी है, और इसके विपरीत।

क्या निजी कंपनियों में टाइम शीट एफ के उपयोग की अनुमति है? 0504421

निजी कंपनियों के लिए फॉर्म 0504421 में टाइमशीट का उपयोग निषिद्ध नहीं है। तथ्य यह है कि 01/01/2013 से, जिन कंपनियों को प्राथमिक स्रोतों के विशिष्ट एकीकृत रूपों का उपयोग करने के लिए कानून द्वारा सीधे तौर पर आवश्यकता नहीं है, उन्हें किसी अन्य का उपयोग करने की अनुमति है। इसलिए, एक निजी कंपनी को काम पर रखे गए कर्मचारियों द्वारा काम पर बिताए गए समय की निगरानी के लिए, फॉर्म टी-12, फॉर्म 0504421, या स्वतंत्र रूप से विकसित किसी अन्य फॉर्म पर एक टाइम शीट का उपयोग करने का अधिकार है। एक तरह से या किसी अन्य, कंपनी के पास ऐसा दस्तावेज़ होना चाहिए - इस तथ्य के कारण, कला के प्रावधानों के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 91, प्रत्येक नियोक्ता को काम पर रखे गए कर्मचारियों द्वारा काम पर बिताए गए समय की निगरानी करनी चाहिए।

सामग्री में टी-12 फॉर्म भरने के बारे में और पढ़ें "एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-12 - प्रपत्र और नमूना" .

टी-12 फॉर्म डाउनलोड के लिए कहां उपलब्ध है?

आप हमारे पोर्टल पर टाइम शीट - एक सरल फॉर्म टी-12 - डाउनलोड कर सकते हैं।

टाइम शीट, फॉर्म 0504421 (फॉर्म डाउनलोड करें)

वर्किंग टाइम शीट फॉर्म 0504421 हमारी वेबसाइट पर डाउनलोड के लिए भी उपलब्ध है।

टाइम शीट पर छुट्टियाँ कैसे दर्शायी जाती हैं?

रूसी उद्यमों टी-12 और टी-13 में कर्मचारियों के दौरे का रिकॉर्ड रखने के लिए एकीकृत फॉर्म में फॉर्म टी-12 के शीर्षक पृष्ठ पर दिए गए कोड का उपयोग करके छुट्टियों के बारे में जानकारी प्रदर्शित करना शामिल है।

ये कोड दो किस्मों में प्रस्तुत किए गए हैं: वर्णमाला और डिजिटल। दोनों का उपयोग समतुल्य है। इसके अलावा, संगठन के स्थानीय नियम एक निश्चित मिश्रित एप्लिकेशन विकल्प भी निर्धारित कर सकते हैं या पूरी तरह से अलग कोड का उपयोग शामिल कर सकते हैं। नियोक्ता को प्रतीकों के साथ रिपोर्ट कार्ड फॉर्म को स्वतंत्र रूप से विकसित करने और उपयोग करने का भी अधिकार है।

आइए देखें कि छुट्टियों पर कौन से पदनाम लागू होते हैं।

प्राथमिक एवं अतिरिक्त अवकाश

जब कोई कर्मचारी नियमित भुगतान अवकाश पर जाता है, और कंपनी टी-12 या टी-13 फॉर्म का उपयोग करती है, तो पत्र कोड ओटी या डिजिटल कोड 09 लेखांकन तालिका में दर्ज किया जाता है, जो प्रत्येक दिन के लिए रिपोर्ट कार्ड में दिया गया है। कर्मचारी की छुट्टी.

यदि शेष अतिरिक्त है, तो एक अलग कोड दर्ज किया जाता है: OD (10)।

अध्ययन एवं अवैतनिक अवकाश (प्रशासनिक अवकाश)

कला के प्रावधानों में. रूसी संघ के श्रम संहिता के 128, कर्मचारी की कीमत पर छुट्टी को 2 प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• कर्मचारी के अनुरोध पर नियोक्ता द्वारा स्वेच्छा से प्रदान किया गया - इस मामले में, डीओ कोड (16) टाइमशीट में परिलक्षित होता है;
• कर्मचारी के अनुरोध पर नियोक्ता द्वारा अनिवार्य रूप से प्रदान किया गया - OZ कोड (17) का उपयोग किया जाता है।

श्रम कानून के अनुसार अध्ययन अवकाश भी 2 प्रकार का होता है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 173):

• कमाई के संरक्षण के साथ अध्ययन के लिए छुट्टी - कोड यू (11) का उपयोग करके परिलक्षित;
• प्रवेश परीक्षा, सत्र, राज्य परीक्षा उत्तीर्ण करने के लिए अवैतनिक अवकाश - यूडी कोड (13) का उपयोग करके रिपोर्ट कार्ड में दर्ज किया गया है।

आप "श्रम संहिता के अनुच्छेद 173 (बारीकियाँ) के तहत अध्ययन अवकाश" लेख में अध्ययन अवकाश के प्रावधान के विधायी विनियमन के बारे में अधिक जान सकते हैं।

मातृत्व एवं शिशु देखभाल अवकाश

कला के अनुसार मातृत्व अवकाश प्रदान किया जाता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 255, कोड पी (14) का उपयोग करके रिपोर्ट कार्ड में परिलक्षित होते हैं। कला के तहत माता-पिता की छुट्टी प्रदान की जाती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 256, शीतलक कोड (15) का उपयोग करके तय किया गया है।

एक परिदृश्य संभव है जिसमें मातृत्व अवकाश पर एक कर्मचारी अंशकालिक काम करेगा। यदि ऐसा है, तो रिपोर्ट कार्ड में उसकी यात्राओं को दर्ज करते समय, "डबल" कोड I (01) और OZH (15) का उपयोग किया जाएगा। इन कोडों को "/" प्रतीक (उदाहरण के लिए, Я/Ож या 01/15) का उपयोग करके टाइमशीट के एक सेल में निर्दिष्ट किया जा सकता है, या आप टाइमशीट फॉर्म में एक अतिरिक्त लाइन जोड़ सकते हैं।

सैद्धांतिक रूप से, एक सेल में तीन कोड हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाने के लिए सहमत हुआ और वहां एक दिन की छुट्टी पर काम किया। इस मामले में, तालिका लिखेगी: K/RV/कूलेंट (06/03/15)।

यदि आपकी छुट्टियाँ छुट्टी के दिन पड़ती हैं तो अपने रिपोर्ट कार्ड में क्या लिखें?

कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 120, वार्षिक मुख्य या वार्षिक अतिरिक्त भुगतान छुट्टी की अवधि के दौरान पड़ने वाली गैर-कामकाजी छुट्टियों को छुट्टी के कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं किया जाता है और इसे ध्यान में नहीं रखा जाता है।

क्षेत्रीय कानून द्वारा स्थापित छुट्टियों को भी छुट्टियों से बाहर रखा गया है (रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय के प्रेसिडियम का दिनांक 21 दिसंबर, 2011 संख्या 20-पीवी11 का संकल्प देखें)।

इसका तात्पर्य यह है कि रिपोर्ट कार्ड में छुट्टियों पर पड़ने वाली छुट्टियों को कोड "बी" या 26 द्वारा निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

और आप चाहें तो इसके लिए अपना कोड भी सेट कर सकते हैं. श्रम मंत्रालय ने 27 अप्रैल 2017 को पत्र संख्या 14-2/बी-370 में यह संकेत दिया था.

परिणाम

रूसी विधायक ने काम पर कर्मचारियों की उपस्थिति की निगरानी के लिए फॉर्म पेश किए हैं, जो किसी भी रूप के नियोक्ताओं (निजी और सार्वजनिक दोनों कंपनियों सहित) के लिए अनुकूलित हैं। जो नियोक्ता सरकारी एजेंसियां ​​नहीं हैं, उन्हें किसी भी प्रकार के उपयुक्त लेखांकन दस्तावेज़ का उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, T-12 वर्दी सबसे आरामदायक में से एक बनी हुई है।

कला पर आधारित. रूसी संघ के श्रम संहिता के 91, सभी नियोक्ताओं को यह नियंत्रित करना चाहिए कि उनके प्रत्येक अधीनस्थ ने वास्तव में कितने घंटे काम किया। 5 जनवरी, 2004 को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा, एक विशेष फॉर्म "वर्किंग टाइम शीट" को मंजूरी दी गई थी।

आपको सीखना होगा:

• 2018 में टाइमशीट कैसे रखें?
• किन पदनामों का प्रयोग किया जाता है.
• अंशकालिक कार्य करते समय टाइम शीट कैसे भरें।
• टाइम शीट पर छुट्टियों के दिनों को कैसे नोट किया जाता है?
• टाइम शीट पर अवकाश का समय कैसे अंकित करें।
• टाइमशीट पर बीमारी की छुट्टी को सही ढंग से कैसे दर्शाया जाए।
• टाइम शीट भरते समय मानव संसाधन अधिकारियों के पास क्या प्रश्न होते हैं?
• टाइम शीट बनाए रखते समय मानव संसाधन अधिकारी सबसे आम गलतियाँ क्या करते हैं?

2018 में टाइमशीट कैसे रखें?

टाइम शीट सबसे महत्वपूर्ण कार्मिक दस्तावेजों में से एक है। यह वहां है कि कर्मचारियों द्वारा काम किए गए सभी पारियों और घंटों को दैनिक रूप से दर्ज किया जाता है, और यह इस दस्तावेज़ के आधार पर है कि वेतन की गणना हर महीने की जाती है। इसके अलावा, टाइमशीट का उपयोग श्रम और अन्य विश्लेषणात्मक दस्तावेजों पर सांख्यिकीय रिपोर्टिंग तैयार करने के लिए किया जाता है।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 में कहा गया है कि नियोक्ता को टाइम शीट रखनी होगी। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कंपनी किस दिशा में काम करती है या उसका स्वामित्व किस प्रकार का है। टाइमशीट कर्मियों द्वारा काम किए गए घंटों और दिनों (शिफ्ट) की संख्या को दर्शाती है। टाइम शीट फॉर्म कागजी या इलेक्ट्रॉनिक हो सकता है।

टाइम शीट डाउनलोड करें

लेखांकन पत्रक में दर्शाई गई जानकारी प्रमाणित होनी चाहिए। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन में पूर्ण परिवर्तन से पहले, जिम्मेदार कर्मचारियों के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी किए जाने चाहिए: संरचनात्मक विभाग के प्रमुख, एक मानव संसाधन विशेषज्ञ और एक टाइमकीपर।

2018 में, कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म टी -12 या टी -13 का उपयोग किया जाता है।

रूप एक दूसरे से भिन्न होते हैं। टी-12 एक सार्वभौमिक विकल्प है जिसका उपयोग न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, बल्कि कर्मियों के वेतन की गणना और गणना के लिए भी किया जाता है। "मजदूरी के लिए कर्मियों के साथ समझौता" अनुभाग भरते समय, टी-12 फॉर्म में रिपोर्ट कार्ड में भुगतान के प्रकार के कोड दर्ज करें।

यदि कंपनी के पास उपस्थिति और नो-शो के लिए स्वचालित प्रणाली (टर्नस्टाइल) है तो काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए फॉर्म टी-13 में एक टाइम शीट रखी जाती है।

नियोक्ता को समान उद्देश्यों के लिए अपने स्वयं के फॉर्म का उपयोग करने का अधिकार है।

महत्वपूर्ण:केवल वाणिज्यिक उद्यमों को ही स्वतंत्र रूप से लेखांकन प्रपत्र विकसित करने का अधिकार है। राज्य और बजटीय संगठन मानक फॉर्म संख्या 0504421 का उपयोग करते हैं (रूस के वित्त मंत्रालय के 30 मार्च 2015 संख्या 52एन के आदेश के अनुसार, जिसमें फॉर्म को सही ढंग से भरने के लिए दिशानिर्देश भी शामिल हैं)।

यदि हम कम संख्या में कर्मचारियों वाली एक छोटी कंपनी के बारे में बात कर रहे हैं, तो हम एक सामान्य टाइमशीट का उपयोग कर सकते हैं। यदि उद्यम बड़े पैमाने का है, तो आमतौर पर प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए एक अलग लेखांकन शीट बनाई जाती है। यह जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा तैयार किया जाता है जो काम के घंटों (टाइमकीपर), एक एकाउंटेंट, कार्मिक विभाग के विशेषज्ञ या किसी अन्य अधिकारी पर नज़र रखने के लिए ज़िम्मेदार है।

काम के घंटों को स्वचालित रूप से ध्यान में रखने के लिए, टी-13 फॉर्म का उपयोग करें, जिसमें केवल एक अनुभाग शामिल है।

टी-13 प्रारूप में एक नमूना टाइम शीट डाउनलोड करें

टाइमशीट बनाते समय आपको सभी स्थापित नियमों का पालन करना होगा। कंपनी ने किसी भी निर्दिष्ट फॉर्म के अनुसार जो फॉर्म तैयार किया है, उसे आवश्यक प्रकार की जानकारी के साथ पूरक किया जा सकता है - यह नियोक्ता द्वारा निर्धारित किया जाता है। मुख्य शर्त अनिवार्य विवरण की उपस्थिति है, अर्थात्:

• दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख और शीर्षक;
• कंपनी और उसके संरचनात्मक प्रभाग का पूरा नाम;
• इकाइयाँ जिनमें कर्मचारियों द्वारा काम किया गया समय मापा जाता है;
• रिकॉर्ड रखने वाले कर्मचारियों के पद, पूरे नाम और व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

परीक्षण और योजनाकार जो आपको आधे दिन में सब कुछ पूरा करने में मदद करेगा

गज़प्रॉम सलाहकार ने वाणिज्यिक निदेशक पत्रिका के संपादकों को विस्तार से बताया कि कैसे सभी मामलों को दोगुनी तेजी से निपटाया जाए। परीक्षण आपको यह जांचने में मदद करेगा कि आप समय का प्रबंधन कैसे करते हैं, और स्वचालित शेड्यूलर आपको अपने कार्यों को जल्दी से निपटाने में मदद करेगा।

टाइमशीट में कौन से पदनामों का उपयोग किया जाता है?

एकीकृत फॉर्म के शीर्षक पृष्ठ में टाइमशीट भरते समय उपयोग किए गए प्रतीकों की एक विस्तृत सूची होती है। सबसे आम डिजिटल कोड या उनके वर्णमाला समकक्ष हैं:

• 01 (आई) - दिन के दौरान काम;
• 02 (एन) - रात में काम;
• 03 (आरवी) - सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम;
• 04 (सी) - ओवरटाइम काम;
• 05 (वीएम) - रोटेशन विधि;
• 06 (के) - ;
• 07 (पीसी) - उत्पादन से ब्रेक के साथ उन्नत प्रशिक्षण;
• 08 (PM) - दूसरे क्षेत्र में उत्पादन से ब्रेक के साथ उन्नत प्रशिक्षण;
• 09 (ओटी) - वार्षिक मूल भुगतान अवकाश;
• 10 (ओडी) - वार्षिक अतिरिक्त भुगतान अवकाश;
• 11 (यू) - वेतन के साथ अध्ययन अवकाश (2018 में काम और अध्ययन को संयोजित करने वाले कर्मचारियों के लिए टाइम शीट में दर्शाया गया है);
• 12 (यूडब्ल्यू) - आंशिक वेतन प्रतिधारण के साथ नौकरी पर अध्ययन कर रहे कर्मचारियों के लिए काम के घंटे कम कर दिए गए;
• 13 (यूडी) - बिना वेतन अध्ययन अवकाश;
• 14 (पी) - मातृत्व अवकाश या नवजात शिशु को गोद लेने के संबंध में;
• 15 (ओजे) - तीन साल तक के बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी;
• 16 (डीओ) - नियोक्ता की सहमति से कर्मचारी को दी गई बिना वेतन की छुट्टी;
• 17 (ओज़ेड) - कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में दी गई बिना वेतन की छुट्टी;
• 18 (डीबी) - बिना वेतन के वार्षिक अतिरिक्त अवकाश;
• 19 (बी) - लाभ (बीमार छुट्टी) के असाइनमेंट के साथ अस्थायी विकलांगता;
• 20 (टी) - लाभ के बिना अस्थायी विकलांगता;
• 24 (पीआर) - अनुपस्थिति;
• 26 (बी) - एक दिन की छुट्टी या गैर-कामकाजी छुट्टी;
• 30 (एनएन) - अज्ञात कारणों से काम से अनुपस्थिति।

कोड "30" तब तक सेट किया जाता है जब तक कर्मचारी की कार्यस्थल से अनुपस्थिति के कारणों को स्पष्ट नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि यह ज्ञात हो जाता है कि कोई कर्मचारी बीमार है, और इस तथ्य की पुष्टि किसी चिकित्सा संस्थान के प्रमाण पत्र द्वारा की जाती है, तो कोड "30" या "एनएन" को "19" या "बी" में बदल दिया जाता है।

यदि किसी कंपनी के पास उत्पादन स्थितियों को प्रतिबिंबित करने के लिए कोड की एक मानक सूची नहीं है, तो उसे किसी भी समय अतिरिक्त कोड जोड़ने का अधिकार है। समायोजन को समेकित करने का आदेश जारी किया जाता है। यह "प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के उपयोग की प्रक्रिया" द्वारा प्रदान किया गया है, जिसे रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 24 मार्च, 1999 संख्या 20 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है।

टाइम शीट में नए पदनामों की शुरूआत के लिए एक नमूना आदेश डाउनलोड करें

टाइमशीट का सही रखरखाव

टाइमशीट को 2 तरीकों से बनाए रखा जा सकता है:

• कार्य से उपस्थिति एवं अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि;
• विभिन्न विचलनों का पंजीकरण।

विधि का चुनाव कार्यसूची पर निर्भर करता है। उद्यम की लेखांकन नीति बनाते समय समय पत्रक बनाए रखने की प्रणाली स्थापित की जाती है, जिसे प्रबंधन के एक आदेश द्वारा नियंत्रित किया जाता है। लेखांकन नीति यह रिकॉर्ड करती है कि लेखांकन विभाग को समय पत्रक कितने समय के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

यदि समय पत्रक रखा गया है उपस्थिति एवं अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि, फिर महीने के कैलेंडर दिनों को दस्तावेज़ में अलग-अलग कक्षों में चिह्नित किया जाता है। उपस्थिति और अनुपस्थिति के लिए कोड दर्ज करना अनिवार्य है, जिसके तहत कर्मचारी द्वारा काम किए गए कुल घंटों की संख्या इंगित की जाती है।

यदि उपयोग किया जाए विचलन रिकॉर्डिंग विधि, दस्तावेज़ केवल स्थापित कार्य घंटों (यदि वे दर्ज किए गए हैं) से विचलन को दर्शाता है। यह अनुपस्थिति, विलंबता और ओवरटाइम को नोट करता है। अनुपस्थिति को सदैव दिनों में गिना जाता है। शीर्ष पंक्ति में, कॉलम प्रतीक कोड रिकॉर्ड करते हैं। निचले कॉलम भरे नहीं गए हैं।

यदि दिन की लंबाई और शिफ्ट अपरिवर्तित रहती है, तो केवल मानक समय से विचलन (नो-शो, लेटनेस) दर्ज किया जाता है। यदि काम के घंटे सामान्य हैं, तो केवल काम से अनुपस्थिति दर्ज की जा सकती है।

यदि कोई कर्मचारी आंतरिक रूप से काम करता है, तो उसे दो कार्मिक संख्याएँ सौंपी जाती हैं और दस्तावेज़ में दो बार दर्ज किया जाता है - अंशकालिक कार्यकर्ता के रूप में और मुख्य कर्मचारी के रूप में। आइए फॉर्म संख्या टी-12 के खंड 1 "कार्य समय रिकॉर्डिंग" के उदाहरण का उपयोग करके कार्य समय पत्रक को सही ढंग से भरने पर गौर करें।

टाइमशीट भरते समय, डिजिटल या समान अक्षर कोड का उपयोग करें। कृपया ध्यान दें कि अलग-अलग कंपनियां अलग-अलग नियमों के अनुसार टाइमशीट बनाए रख सकती हैं।

टाइम शीट रखने का उदाहरण:

• क्रम में कर्मचारी संख्या (1);
• पूरा नाम, पद या विशेषता (2);
• कार्मिक संख्या (3).

कॉलम 4 और 6 में ऐसी पंक्तियाँ हैं जहाँ आपको यह बताना होगा कि प्रत्येक कर्मचारी महीने के दौरान प्रतिदिन कितना समय काम करता है। शीर्ष पंक्ति में, किसी विशिष्ट तिथि (4) पर बिताए गए समय के लिए कोड दर्ज करें। निचली पंक्ति काम किए गए या न किए गए समय की अवधि को घंटों या मिनटों (5) में दर्शाती है। यदि आवश्यक हो, तो समय के अनुसार अतिरिक्त विवरण के लिए कॉलम की संख्या बढ़ाएँ। शीर्ष पंक्तियों 5 और 7 में, काम किए गए दिनों की संख्या (6), और नीचे की पंक्तियों में - आधे महीने में काम किए गए घंटों की कुल संख्या (7) इंगित करें।

प्रत्येक माह के परिणामों के आधार पर, कर्मचारी काम किए गए दिनों की कुल संख्या (8), घंटों की संख्या (9), और छुट्टी या छुट्टियों के दिनों की कुल संख्या (10) दर्ज करता है। इसके बाद, वे यह निर्धारित करते हैं कि कर्मचारी के पास कितने ओवरटाइम घंटे थे (11)। लेखांकन पत्रक को उसी क्रम में भरना बेहतर है, ताकि गलतियाँ न हों।

रात्रि घंटों में 22:00 से 6:00 बजे तक की अवधि शामिल है। गणना करें कि कर्मचारी ने लेखांकन अवधि के दौरान रात में कितने घंटे काम किया और परिणामी संख्या को कॉलम 11 (12) में शामिल करें। उसी समय, सप्ताहांत या छुट्टियों पर काम किए गए घंटों की संख्या पर ध्यान दें (यदि कार्य अवधि उन पर पड़ती है (13)।

कॉलम 14 में सभी अनुपस्थिति दर्शाएं। शीर्ष पंक्ति में दिनों की संख्या (14) और निचली पंक्ति में अकार्य किए गए घंटों की संख्या (15) दर्ज करें। कॉलम 15 में, कोड (16) दर्ज करें, और कॉलम 16 में - अनुपस्थिति के दिनों और घंटों की संख्या, कोड (17) को इंगित करें। इसके बाद, टाइमशीट भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (18), विभाग के प्रमुख (19) और एचआर कर्मचारी को टाइमशीट पर हस्ताक्षर करना होगा। अनिवार्य विवरण इन व्यक्तियों के पदों के नाम और प्रतिलेखों के साथ उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर हैं।

इन प्रक्रियाओं के बाद, टाइमशीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेज़ को लेखा विभाग को देता है। टाइम शीट के आधार पर, कर्मचारियों की गणना की जाती है और उनके वेतन का भुगतान किया जाता है।

महत्वपूर्ण!किसी कर्मचारी को टाइमशीट में शामिल करने या बाहर करने का आधार कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेज़ होना चाहिए, उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी का आदेश, भर्ती, या रोजगार अनुबंध। एक अनिवार्य आवश्यकता व्यवस्था के अनुपालन न करने के कारणों का दस्तावेजी साक्ष्य है।

चिह्न बनाने का आधार एक आदेश, एक बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र, सरकारी या सार्वजनिक कार्यों के पूरा होने का प्रमाण पत्र, डाउनटाइम के बारे में चेतावनी आदि हो सकता है। रिपोर्ट कार्ड में नागरिक कानून के आधार पर सेवाओं के प्रावधान पर अंक नहीं होने चाहिए ठेके।

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अंशकालिक कार्यकर्ता के लिए टाइम शीट कैसे भरें

अंशकालिक श्रमिकों द्वारा काम किया गया समय सामान्य नियमों के अनुसार टाइमशीट में दर्ज किया जाता है। किसी अंशकालिक कार्यकर्ता द्वारा किसी दिए गए दिन में काम किए गए घंटों की संख्या संबंधित तिथियों के साथ कोशिकाओं में दिखाई देती है। सप्ताहांत को कोड "बी" के साथ चिह्नित किया जाता है, छुट्टियों को "FROM" के साथ चिह्नित किया जाता है, बीमार दिनों को कोड "बी" के साथ दस्तावेजों द्वारा पुष्टि की जाती है।

अंशकालिक कार्यकर्ता की टाइम शीट विशेष नियमों के अनुसार विकसित की जाती है। यह ज्ञात है कि रूसी कानून अंशकालिक श्रमिकों को किसी संस्थान में आधे से अधिक समय तक काम करने से रोकता है। यानी अन्य कर्मचारियों की तुलना में अंशकालिक कर्मचारी को कम काम करना पड़ता है।

यदि कंपनी के पास मानक पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह है, तो प्रत्येक कार्य दिवस के दौरान एक अंशकालिक कर्मचारी को 4 घंटे काम करने का अधिकार है। घूमने-फिरने या बदलते शेड्यूल के साथ, वह हर दिन अलग-अलग संख्या में घंटे काम कर सकता है। मुख्य बात यह है कि सामान्य भार मानदंड से अधिक नहीं है।

आइए अंशकालिक कार्यकर्ता के लिए लेखांकन पत्रक भरने के नियमों पर ध्यान दें।

1. अंशकालिक श्रमिकों द्वारा काम किया गया समय नियमित कर्मचारियों के समान नियमों के अनुसार टाइमशीट में दर्ज किया जाता है। टाइमशीट (एक्सेल या किसी अन्य प्रोग्राम में) समान आवश्यकताओं के अनुसार तैयार की जाती हैं।
2. एक अंशकालिक कार्यकर्ता अपने कार्यभार की अनुमति से अधिक काम नहीं कर सकता है।
3. अलग-अलग कार्य दिवसों पर, एक कर्मचारी को अलग-अलग संख्या में घंटे काम करने का अधिकार होता है - यह सब अतिरिक्त और मुख्य कार्य स्थान दोनों पर शेड्यूल पर निर्भर करता है।
4. यदि किसी दिन कोई अंशकालिक कार्यकर्ता अपने मुख्य स्थान पर काम नहीं करता है, तो उसे अंशकालिक कार्यकर्ता के रूप में पूर्णकालिक (सामान्य मानक घंटों से अधिक के बिना) काम करने का अधिकार है।

आंतरिक और बाह्य दोनों अंशकालिक श्रमिकों द्वारा काम किए गए समय को सामान्य नियमों के अनुसार ध्यान में रखा जाता है। एकमात्र अंतर काम किए गए घंटों की संख्या का है। लेकिन आंतरिक और बाहरी अंशकालिक श्रमिकों के काम के घंटों के लेखांकन में अंतर हैं।

हम जानते हैं कि बाहरी अंशकालिक कर्मचारी वह कर्मचारी होता है जिसका मुख्य कार्य स्थान कोई अन्य संगठन होता है। अर्थात्, उसके लिए टाइम शीट में केवल एक पंक्ति शामिल होनी चाहिए - वह पद जो अंशकालिक कर्मचारी इस कंपनी में रखता है।

आंतरिक अंशकालिक कर्मचारी वह कर्मचारी होता है जो एक ही संस्थान में दो पद रखता है। तदनुसार, एक और दूसरे पद के लिए उसका कार्य समय एक ही लेखा पत्रक में दर्ज किया जाता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक पद के लिए काम किए गए समय को अलग-अलग ध्यान में रखा जाए। अंशकालिक काम के घंटों को जोड़ना निषिद्ध है। टाइम शीट में कोड "एसवी" के साथ अलग-अलग कॉलम होते हैं।

नीचे हम बाहरी अंशकालिक श्रमिकों के लिए पांच दिवसीय कार्य सप्ताह के साथ अंशकालिक कार्य, आंतरिक अंशकालिक श्रमिकों के लिए मानक कार्य, साथ ही पांच दिवसीय कार्य सप्ताह के साथ आंतरिक अंशकालिक कार्य के उदाहरण देंगे। मुख्य स्थिति और एक अतिरिक्त के लिए एक स्लाइडिंग शेड्यूल।

पांच दिवसीय आधार पर अंशकालिक काम करते समय बाहरी अंशकालिक कार्यकर्ता (पेट्रोवा डी. ए., लेखाकार) के कार्य समय को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया:

पूरा नाम, पद

कार्मिक संख्या

पुरा होना।

इवानोवा ई.एस. सचिव

पेत्रोवा डी. ए., लेखाकार

मुख्य पद के लिए पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह और अतिरिक्त के लिए एक स्लाइडिंग शेड्यूल पर काम करते समय एक आंतरिक अंशकालिक कार्यकर्ता द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया:

पूरा नाम, पद

कार्मिक संख्या

उपस्थिति और समय कार्य रिकार्ड

पुरा होना।

मामेदोवा ई.ए., प्रक्रियात्मक नर्स, गार्ड नर्स

आंतरिक अंशकालिक कार्यकर्ता के कार्य समय को पांच दिवसीय आधार पर रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया:

पूरा नाम, पद

कार्मिक संख्या

उपस्थिति और समय कार्य रिकार्ड

पुरा होना।

मामेदोवा ई. ए., सचिव, मानव संसाधन विभाग निरीक्षक

टाइमशीट पर छुट्टियों को कैसे प्रतिबिंबित करें

काम किए गए वास्तविक घंटों और आराम के बारे में जानकारी मानक टाइम शीट के साथ-साथ नियोक्ता द्वारा स्वयं तैयार किए गए दस्तावेजों में भी दर्ज की जा सकती है।

एक नियम के रूप में, मानव संसाधन विशेषज्ञ तैयार प्रपत्रों का उपयोग करते हैं। इसके कई कारण हैं: वे उपयोग करने के लिए सबसे सुविधाजनक हैं, उन्हें अलग से अनुमोदित और सहमत होने की आवश्यकता नहीं है, और निरीक्षण के दौरान, जीआईटी निरीक्षक उनके संबंध में कोई प्रश्न नहीं पूछते हैं। काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए, आप फॉर्म टी-12, टी-13 या ओकेयूडी 0504421 "कार्य समय उपयोग शीट" का उपयोग कर सकते हैं। काम किए गए समय के लिए मजदूरी की गणना के लिए टी-12 फॉर्म आवश्यक है।

टाइम शीट में कर्मचारी की उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति और काम किए गए घंटों की संख्या के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है। किसी विशेषज्ञ की उपस्थिति और अनुपस्थिति को अलग-अलग वर्गीकृत किया जाता है (रात में काम, सप्ताहांत पर, अपने खर्च पर छुट्टी, आदि), क्योंकि उसके वेतन की राशि सीधे काम किए गए समय के प्रकार के साथ-साथ अनुपस्थिति के कारण पर निर्भर करती है। काम।

इसके लिए जिम्मेदार एक अलग कर्मचारी, उदाहरण के लिए एक टाइमकीपर, एचआर विशेषज्ञ या अकाउंटेंट, टाइम शीट में काम के घंटे और छुट्टियों को रिकॉर्ड कर सकता है। यह जिम्मेदारी संबंधित कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट होनी चाहिए। आप रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी विशेषज्ञ की नियुक्ति का आदेश भी जारी कर सकते हैं।

फॉर्म टी-12 और टी-13 टेबल हैं, जिनमें से प्रत्येक पंक्ति एक व्यक्तिगत कर्मचारी को सौंपी गई है। कॉलम तिथियां दर्ज करने के लिए हैं। प्रत्येक दिन के लिए संबंधित सेल में, अक्षरों और संख्याओं का एक कोड दर्ज किया जाता है, जो कामकाजी या गैर-कामकाजी समय के प्रकार को दर्शाता है। नीचे दिए गए सेल में बताएं कि कर्मचारी ने कितने घंटे काम किया।

समय पत्रक में अवकाश दर्शाने की परंपराएँ:

सभी कर्मचारी वार्षिक के हकदार हैं कम से कम 28 का सवैतनिक अवकाशपंचांग दिवस। यह हर साल पहले आओ, पहले पाओ के आधार पर प्रदान किया जाता है (कर्मचारियों की कई श्रेणियों को छोड़कर, जिन्हें अपने विवेक से तारीखें चुनने का अधिकार है)। कई स्थितियों में, यदि कर्मचारी और नियोक्ता एक समझौते पर आते हैं, तो छुट्टियों को भागों में विभाजित किया जाता है या अगले वर्ष के लिए स्थगित कर दिया जाता है।

इस तथ्य के बावजूद कि शेड्यूल हमेशा पहले से बनाया जाता है (नए कैलेंडर वर्ष से दो सप्ताह पहले), छुट्टियों के दिनों को टाइम शीट में पहले से इंगित नहीं किया जाना चाहिए। यदि कोई कर्मचारी जल्दी छुट्टी छोड़ देता है या बीमार हो जाता है, तो टाइमशीट में तदनुसार संशोधन करना होगा।

किसी कर्मचारी के वार्षिक भुगतान अवकाश पर जाने के बाद, रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को हर दिन टाइमशीट में कोड ओटी या 09 दर्ज करना आवश्यक होता है।

कुछ श्रेणियों के कर्मचारियों को न केवल 28 दिनों की वार्षिक छुट्टी लेने का अधिकार है, बल्कि अतिरिक्त भुगतान समय भी लेने का अधिकार है। इस तरह की छुट्टियां एक साथ ली जा सकती हैं मुख्य अवकाश के साथ, भाग या अलग से।

उपयोग का अधिकार अतिरिक्त छुट्टी के दिनविशेषज्ञ काम कर रहे हैं:

• अनियमित कामकाजी घंटों के लिए (यदि यह शर्त रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट है) - 3 कैलेंडर दिन या अधिक;
• हानिकारक (2, 3, 4 डिग्री) या खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों में - 7 या अधिक कैलेंडर दिन;
• विशेष कामकाजी परिस्थितियों में (कर्मचारियों की सूची और अतिरिक्त अवकाश अवधि की अवधि रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित की जाती है)।

महत्वपूर्ण!अतिरिक्त छुट्टी को टाइम शीट में अलग से दर्ज किया जाना चाहिए, भले ही अतिरिक्त दिन मुख्य छुट्टी के तुरंत बाद आते हों। ऐसा करने के लिए, कोड OD या 10 दर्ज करें।

रूसी कानून कर्मचारियों को न केवल वार्षिक मूल और अतिरिक्त छुट्टी लेने की अनुमति देता है, बल्कि इसका उपयोग भी करता है:

• अवैतनिक छुट्टी;
• अध्ययन अवकाश (जिसके दौरान औसत वेतन बनाए रखा जाता है, कमाई बरकरार नहीं रखी जाती है या आंशिक रूप से भुगतान किया जाता है);
• महिलाओं के लिए मातृत्व अवकाश;
• प्रसूति अवकाश।

आइए देखें कि इनमें से प्रत्येक पत्ती को टाइम शीट पर कैसे दर्ज किया जाता है।

कला पर आधारित. रूसी संघ के श्रम संहिता के 128, प्रत्येक कर्मचारी को नियोक्ता से उसे प्रदान करने के लिए कहने का अधिकार है अवैतनिक छुट्टीव्यक्तिगत मुद्दों को हल करने के लिए एक विशिष्ट दिन/दिनों पर। हम आपके अपने खर्च पर तथाकथित छुट्टी के बारे में बात कर रहे हैं। नियोक्ता यह तय करता है कि कर्मचारी को ऐसी छुट्टी देनी है या नहीं। यदि कोई कर्मचारी अवैतनिक अवकाश लेता है, तो लेखांकन रिपोर्ट कार्ड में कोड DO या 16 दर्ज किया जाता है।

वही लेख (रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 128) कर्मचारी के अनुरोध पर अपने खर्च पर छुट्टी प्रदान करने के लिए कई स्थितियों में नियोक्ता के दायित्व के बारे में बात करता है। ऐसे आराम का अधिकार है:

• कार्यरत पेंशनभोगियों के लिए (उम्र के अनुसार)। प्रत्येक वर्ष वे 14 कैलेंडर दिनों से अधिक छुट्टी नहीं ले सकते हैं;
• सैन्य कर्मियों के माता-पिता और पति-पत्नी, आंतरिक मामलों के विभाग के कर्मचारी, संघीय अग्निशमन सेवा, सीमा शुल्क, संस्थानों के कर्मचारी और दंड प्रणाली के निकाय, ऐसे व्यक्ति जो प्रदर्शन के दौरान प्राप्त चोट, आघात या चोट के परिणामस्वरूप मर गए या मर गए। सैन्य कर्तव्यों के कारण या सैन्य सेवा से जुड़ी किसी बीमारी के परिणामस्वरूप, - सालाना 14 कैलेंडर दिनों तक;
• कामकाजी विकलांग लोगों के लिए - सालाना 60 कैलेंडर दिन;
• उन कर्मचारियों के लिए जिनके बच्चे का जन्म हुआ है, विवाह पंजीकृत है, या करीबी रिश्तेदारों की मृत्यु हो गई है - 5 कैलेंडर दिनों तक।

बिना वेतन वाली ऐसी छुट्टी को टाइमशीट में कोड OZ या 17 के रूप में दर्ज किया जाता है।

अतिरिक्त छुट्टी, जिसके दौरान कला के आधार पर औसत कमाई बनाए रखी जाती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 173 को उन कर्मचारियों द्वारा उपयोग करने का अधिकार है जो काम करते हैं और साथ ही अंशकालिक या अंशकालिक, यानी अपने काम को बाधित किए बिना उच्च या माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा प्राप्त करते हैं।

प्रबंधक अध्ययन अवकाश प्रदान करने के लिए बाध्य है ताकि कर्मचारी निम्नलिखित से गुजर सकें:

• मध्यवर्ती सत्र - प्रत्येक पाठ्यक्रम पर 20 से 50 कैलेंडर दिनों तक;
• अंतिम राज्य प्रमाणीकरण - 2 से 4 महीने तक।

छुट्टी देने का आधार शैक्षणिक संस्थान के दस्तावेज हैं।

अपना वेतन बरकरार रखते हुए अध्ययन अवकाश रिकॉर्ड करने के लिए टाइम शीट में कोड यू या 11 दर्ज किया जाता है।

पूर्णकालिक अध्ययन करने वाले कर्मचारियों को यह मांग करने का अधिकार है कि प्रवेश परीक्षा या सत्र पास करने के लिए नियोक्ता अवैतनिक अध्ययन अवकाश प्रदान करे। अध्ययन अवकाश कार्य समय पत्रक में कोड यूडी या 13 के रूप में दर्शाया गया है।

टाइमशीट में भी रिकार्ड होना चाहिए प्रसूति अवकाश।

महिलाओं को लेने का अधिकार है प्रसूति अवकाश. ऐसी छुट्टी देने का आधार काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र है। एक कर्मचारी अपेक्षित जन्म तिथि से 70 या 84 दिन पहले (यदि गर्भधारण एकाधिक है) या उसके तुरंत बाद छुट्टी ले सकता है। लेकिन कुल मिलाकर, ऐसी छुट्टी कानून द्वारा निर्धारित दिनों की संख्या के बराबर होनी चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 255): 140 से 194 तक। कार्य समय पत्रक में, मातृत्व अवकाश को अक्षर पी द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है या संख्या 14. यही कोड उस कर्मचारी को दिया जाता है, जिसने एक बच्चा गोद लिया है और इस वजह से छुट्टी ले रहा है।

जब मातृत्व अवकाश समाप्त हो जाता है, तो माता-पिता में से एक या बच्चे की देखभाल करने वाले किसी अन्य व्यक्ति (दादा-दादी, अभिभावक) को बच्चे के तीन वर्ष की आयु तक पहुंचने तक माता-पिता की छुट्टी लेने का अधिकार है। छुट्टी की इस अवधि के दौरान, कंपनी कर्मचारी का पद बरकरार रखती है और उसे लाभ देती है।

फॉर्म टी-12 या टी-13 में, माता-पिता की छुट्टी को कोड OZH या 15 के रूप में दर्शाया गया है।

टाइम शीट पर छुट्टी के समय को कैसे प्रतिबिंबित करें

वर्तमान कानून के आधार पर, कंपनियों को अपने कर्मियों की कार्य गतिविधियों को सख्ती से ध्यान में रखना आवश्यक है। यही कारण है कि प्रबंधकों को प्रत्येक अवकाश के समय को अपनी टाइम शीट पर दर्ज करना चाहिए।

रूस में कंपनियों को टी-12 या टी-13 फॉर्म भरने के लिए अपने स्वयं के नियम स्थापित करने और उन्हें निर्देशों या दिशानिर्देशों में दर्ज करने का अधिकार है। टाइम शीट पर छुट्टी का समय दर्शाने से पहले, आपको कोड का चयन भी करना होगा। आम तौर पर स्वीकृत लोगों में शामिल हैं:

• आरवी, 03 - सप्ताहांत और छुट्टियों पर कर्मचारियों द्वारा काम किया गया समय।
• ओवी, 27 - सवैतनिक अवकाश।
• एनवी, 28 - अवैतनिक अवकाश।

किसी कर्मचारी को उसकी सहमति से ही गैर-कार्य दिवस पर काम पर लगाया जा सकता है। इस मामले में, निम्नलिखित धाराओं के साथ एक विशेष आदेश जारी किया जाता है:

• कंपनी का नाम।
• स्वीकृति की तारीख, संख्या और शहर जिसमें संस्थान स्थित है।
• दस्तावेज़ का नाम (उदाहरण के लिए, "एक दिन की छुट्टी पर काम पर रखने पर")।
• आदेश का औचित्य.
• विशिष्ट श्रमिकों को आकर्षित करने और स्थापित वेतन से 1 दिन के लिए दोगुनी दर से भुगतान करने के निर्देश।
• आदेश स्वीकार करने वाले कर्मचारी की स्थिति, पूरा नाम और हस्ताक्षर।
• आदेश से परिचित कर्मचारियों का पूरा नाम और हस्ताक्षर।

महत्वपूर्ण!आदेश में दी गई जानकारी को ध्यान में रखते हुए, समय पत्रक गैर-कार्य दिवस पर कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय को दर्शाता है।

यदि कंपनी 6 दिसंबर 2011 की संख्या 402-एफजेड के आधार पर एक व्यक्तिगत फॉर्म का उपयोग करती है, तो आम तौर पर स्वीकृत या कस्टम कोड के रूप में रिपोर्ट कार्ड में टाइम ऑफ दर्ज किया जाता है।

गैर-कार्य दिवसों पर काम और भुगतान की ख़ासियतें रूसी संघ के श्रम संहिता में परिलक्षित होती हैं। यदि टाइमशीट सही ढंग से भरी गई है, तो कर्मचारियों को काम किए गए समय के लिए भुगतान करने में कोई कठिनाई नहीं होगी।

किसी भी कंपनी के कर्मचारियों को समय-समय पर विभिन्न कारणों से सप्ताहांत पर काम करने के लिए मजबूर किया जाता है - उदाहरण के लिए, उन्हें तत्काल निरीक्षण या वितरित माल भेजने की तैयारी करने की आवश्यकता होती है।

एक कर्मचारी को अपने विवेक से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि सप्ताहांत या छुट्टी पर काम के लिए भुगतान का कौन सा रूप उसके लिए बेहतर है। उसे दोहरी दर पर भुगतान का दावा करने या एकल दर पर गणना की गई राशि से सहमत होने का अधिकार है, लेकिन साथ ही एक दिन की छुट्टी की मांग भी करता है। किसी भी परिस्थिति में नियोक्ता कर्मचारी के निर्णय को प्रभावित नहीं कर सकता।

वहीं, जिन कर्मचारियों का कंपनी के साथ कम से कम 2 महीने की अवधि के लिए निश्चित अवधि का रोजगार समझौता है, वे ऐसी मांगें नहीं रख सकते हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता में कहा गया है कि सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम के लिए वे केवल दोगुनी दर पर भुगतान प्राप्त कर सकते हैं।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, कर्मियों को केवल आपातकालीन स्थितियों में सप्ताहांत पर काम पर भर्ती किया जा सकता है। मान लीजिए कि आपको तत्काल ऐसे कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है जो कंपनी के भविष्य के काम को प्रभावित करते हैं। यदि कोई प्रबंधक रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों का पालन नहीं करता है, तो वह कानून तोड़ रहा है। इससे उसे नियंत्रण निकायों की जाँच करते समय गंभीर समस्याओं का खतरा है।

नीचे एक टाइम शीट है - अवकाश भरने का एक नमूना।

संख्या द्वारा क्रम में

टाइम कार्ड संख्या

कुल हल निकाला पहले के लिए आधा महीने

इवानोवा ई. वी.

यदि कोई कर्मचारी बीमार छुट्टी पर है तो टाइम शीट कैसे भरें

अक्सर संगठनों में लेखांकन रिपोर्ट कार्ड में बीमारी की छुट्टी के सही प्रतिबिंब से संबंधित प्रश्न उठते हैं। टाइमशीट में बीमारी की छुट्टी को सही ढंग से भरने के लिए, आपको निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना होगा:

• काम से उपस्थिति या अनुपस्थिति को रिकॉर्ड करने के लिए किस विधि का उपयोग किया जाता है (पूर्ण पंजीकरण या केवल विचलन का पंजीकरण);
• रिपोर्ट कार्ड पर बीमारी की छुट्टी कैसे इंगित करें (अक्षर कोड "बी", डिजिटल कोड "19" - फॉर्म संख्या टी-12 के कॉलम 15 के लिए)।

आइए देखें कि बीमारी की छुट्टी को टाइमशीट में कैसे दर्ज किया जाता है सतत पंजीकरण विधि. कर्मचारी की बीमारी के दिनों में, एक चिकित्सा संस्थान से प्रमाण पत्र द्वारा पुष्टि की गई, आपको दर्ज करना होगा, उदाहरण के लिए, लाइन के ऊपरी आधे हिस्से में अक्षर कोड "बी" और वास्तव में काम किए गए घंटों की संख्या "0"। इसके बाद, आपको काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या को संक्षेप में प्रस्तुत करना होगा।

निरंतर पंजीकरण पद्धति का उपयोग करते समय रिपोर्ट कार्ड में बीमार छुट्टी का एक नमूना पदनाम नीचे दिया गया है:

क्रमांक क्रम में

अंतिम नाम, आद्याक्षर, पद (विशेषता, पेशा)

कार्मिक संख्या

महीने के दिन काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति पर नोट्स

के लिए काम किया

महीने का आधा भाग (I, II)

महीना

जब कोई कर्मचारी विचलन दर्ज करने की विधि का उपयोग करके बीमार छुट्टी पर होता है, तो रिपोर्ट कार्ड में यह नोट किया जाता है:

• चिकित्सा संस्थान से प्रमाण पत्र द्वारा पुष्टि किए गए दिनों पर पत्र कोड "बी";
• सप्ताहांत पर अक्षर कोड "बी"।

यहां बताया गया है कि विचलन दर्ज करने की विधि का उपयोग करके रिपोर्ट कार्ड में बीमार छुट्टी कैसे दिखाई जाती है:

क्रमांक क्रम में

अंतिम नाम, आद्याक्षर, पद (विशेषता, पेशा)

कार्मिक संख्या

महीने के दिन काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति पर नोट्स

के लिए काम किया

महीने का आधा भाग (I, II)

महीना

दुबोवा अनास्तासिया ख्रीस्तोफोरोव्ना, लॉजिस्टिक्स मैनेजर

वे डिजिटल कोड का भी उपयोग करते हैं। इस मामले में, रिपोर्ट कार्ड में बीमार छुट्टी है फॉर्म नंबर टी-12 का कॉलम 15इस प्रकार दर्शाया गया है:

मात्रा अनुपस्थिति, दिन (घंटे)	उनमें से कारणों से
		दिनों की संख्या (घंटे)

दस्तावेज़ में बीमारी की छुट्टी दर्ज करने की चरण-दर-चरण योजना यहां दी गई है:

स्टेप 1।सबसे पहले आप कंपनी का पदनाम कोड चुनें. रिपोर्ट कार्ड में बीमार छुट्टी कोड की समीक्षा करें (फॉर्म नंबर टी-12 के कॉलम 15 के लिए "बी" या "19") या आपके संगठन में स्वीकृत कोई अन्य चिह्न)। अपनी सुविधा के लिए, इन कोडों को याद रखें या उन्हें अपनी प्रतीक तालिका में सहेजें।

चरण 3।फिर आप कर्मचारी द्वारा काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या की गणना करें। इस मामले में, बीमार दिनों और सप्ताहांतों को गणना से बाहर रखें (जब तक कि कोई अन्य विचलन न हो)।

बीमारी के लिए अवकाशछुट्टियों के दौरान रिपोर्ट कार्ड में यह इस प्रकार दर्शाया गया है:

स्टेप 1।काम के लिए अक्षमता के प्रमाण पत्र में इंगित कर्मचारी की बीमारी की शुरुआत की तारीख से पहले छुट्टी को नोट करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, अक्षर पदनाम "ओटी" (संख्यात्मक कोड "09" - फॉर्म संख्या टी-12 के कॉलम 15 के लिए) का उपयोग करें। छुट्टियों के दौरान सप्ताहांत नहीं मनाया जाता। छुट्टियों की गणना करने के लिए, कैलेंडर दिनों का उपयोग किया जाता है, कार्य दिवसों का नहीं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 115)।

चरण दो।जिन दिनों कर्मचारी काम करने में असमर्थ था उन्हें अक्षर कोड "बी" से चिह्नित किया जाता है।

चरण 4।आपको अपनी छुट्टियाँ बढ़ाने की आवश्यकता है: अंतिम अवकाश दिवस के बाद टाइमशीट में "FROM" कोड दर्ज करें। इसका मतलब बीमारी के बाद के दिनों की संख्या से है। इस मामले में, कुछ बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 124, यदि कोई कर्मचारी अस्थायी रूप से अक्षम है, तो कर्मचारी की इच्छाओं को ध्यान में रखते हुए, वार्षिक भुगतान छुट्टी या तो नियोक्ता द्वारा निर्धारित किसी अन्य समय के लिए बढ़ा दी जाती है या स्थगित कर दी जाती है।

चूंकि रूसी संघ का कानून कर्मचारी की इच्छाओं को ध्यान में रखते हुए छुट्टी को किसी अन्य अवधि के लिए बढ़ाने या स्थगित करने की अनुमति देता है, इसलिए बीमारी के कारण इसे स्वचालित रूप से नहीं बढ़ाया जा सकता है। नियोक्ता को यह समझना होगा कि कर्मचारी क्या चाहता है। इस मामले में, कर्मचारी उचित आवेदन जमा करके छुट्टी के विस्तार या स्थगन के संबंध में अपनी इच्छा व्यक्त करने के लिए बाध्य है।

टाइम शीट तैयार करते समय मानव संसाधन अधिकारियों के मन में अक्सर प्रश्न आते हैं

सभी मामलों में नहीं, उद्यम प्रबंधन उन नियमों का सख्ती से पालन करता है जिनके द्वारा फॉर्म टी-12 और टी-13 भरे जाते हैं, संग्रहीत किए जाते हैं और उपयोग किए जाते हैं। टाइम शीट विकसित करते समय मानव संसाधन विशेषज्ञों के सबसे सामान्य प्रश्नों के उत्तर यहां दिए गए हैं। इस जानकारी से निर्देशित होकर आप कम गलतियाँ करेंगे।

1. पूर्ण टाइम शीट की शेल्फ लाइफ क्या है?

कला। 586 "राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत" में कहा गया है कि रिपोर्ट कार्ड की भंडारण अवधि 5 वर्ष से कम नहीं हो सकती है। यदि टाइम शीट का उपयोग भारी और खतरनाक उद्योगों में कर्मचारियों के काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, तो शेल्फ जीवन 75 वर्ष तक पहुंच जाता है।

1. इसके विकास और संचलन के नियमों को विनियमित करने वाले स्थानीय दस्तावेज़ तैयार करते समय टाइमशीट संचलन के कौन से चरण प्रदान किए जाने चाहिए?

लेखांकन पत्रक कई चरणों से होकर गुजरता है, अर्थात्:

• पहले इसे औपचारिक बनाया जाता है;
• फिर रचना की शुद्धता की जाँच करें;
• यदि सब कुछ सही है, तो वे इसे हस्ताक्षर के लिए सौंप देते हैं;
• लेखांकन सेवाएँ प्रदान करना;
• कंपनी में अपनाए गए मानदंडों (कार्मिक विभाग, संग्रह, आदि) का पालन करते हुए, बाद के भंडारण के लिए स्थानांतरित किया गया।

दस्तावेज़ प्रवाह शेड्यूल तैयार करते समय, इसमें टाइम शीट सहित सभी लेखांकन दस्तावेज़ शामिल करना सुनिश्चित करें, और फॉर्म की विशिष्टताओं (तैयारी की अवधि, कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों के प्रावधान में संभावित देरी) में एक छोटा सा समायोजन करें। काम से अनुपस्थिति, साथ ही टाइम शीट को समायोजित करने का समय)।

1. टाइमकीपर के अलावा कौन टाइमशीट रख सकता है?

कानून के अनुसार, न केवल टाइमकीपरों को टाइमशीट भरने का अधिकार है (इसके अलावा, हर संगठन के पास ऐसा कोई विशेषज्ञ नहीं है), बल्कि अन्य अधिकृत व्यक्ति भी हैं। एक मानव संसाधन कर्मचारी, एक भर्तीकर्ता, या एक संरचनात्मक विभाग का प्रमुख एक टाइम शीट रख सकता है। यह सब कंपनी के कार्य समय रिकॉर्डिंग सिस्टम पर निर्भर करता है। यह बिंदु टाइमशीट भरने वाले कर्मचारी के नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध में निहित होना चाहिए।

1. टाइम शीट कैसे भरें यदि विशेषज्ञ दूर से काम करता है ?

भले ही कोई कर्मचारी दूर से अपने कर्तव्यों का पालन करता है, फिर भी कानून नियोक्ता को उसके कार्य समय (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के भाग 4) को ध्यान में रखने के लिए बाध्य करता है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, आप कार्य के लिए उपस्थिति और अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि के साथ-साथ केवल विचलन, जैसे अनुपस्थिति, विलंबता, ओवरटाइम इत्यादि को रिकॉर्ड करने की विधि का उपयोग करके टाइमशीट में कार्य समय रिकॉर्ड कर सकते हैं। किसी विशेषज्ञ द्वारा दूर से काम किया गया समय, किसी भी विधि से संभव उपयोग।

यदि उद्यम में ऐसे कर्मचारी हैं जो दूर से काम करते हैं, तो उनके काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के नियम स्थानीय अधिनियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8) में निर्धारित किए जा सकते हैं।

ध्यान दें कि दूर से काम करते समय, विचलन विधि का आमतौर पर उपयोग किया जाता है, क्योंकि टाइमकीपर को कर्मचारी की काम पर उपस्थिति के बारे में कोई जानकारी नहीं होती है। यदि कोई ओवरटाइम या अनुपस्थिति नहीं है, तो टाइमशीट में महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए कर्मचारी के कार्य परिणामों पर केवल अंतिम डेटा शामिल होता है। यदि विचरण विधि का उपयोग किया जाता है, तो कार्य दिवस टाइमशीट में प्रतिबिंबित नहीं होते हैं। यदि टाइमशीट में सेल भरा नहीं गया है, तो इसका मतलब है कि यह दिन कार्य दिवस था।

हालाँकि, यदि किसी दूरस्थ कर्मचारी के लिए टाइमशीट भरते समय विचलन विधि का उपयोग किया जाता है, तो 1सी कार्यक्रम में जानकारी दर्ज करने आदि से संबंधित तकनीकी कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं। इस मामले में, उपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि का उपयोग करना बेहतर है और अनुपस्थिति.

• काम के लिए अतिरिक्त भुगतान: आपको कर्मचारियों को उनकी अपेक्षा से अधिक भुगतान करने की आवश्यकता है

टाइम शीट तैयार करते समय अक्सर गलतियाँ होती हैं

पहली नज़र में, एक साधारण टी-12 फॉर्म या कुछ समकक्ष भरना आसान है। हालाँकि, जो कर्मचारी काम के घंटों का ध्यान रखते हैं वे वही गलतियाँ करते हैं। उदाहरण के लिए, वे किसी कर्मचारी के बारे में उसकी स्थिति या कार्मिक संख्या बताए बिना जानकारी दर्ज करते हैं।

महत्वपूर्ण!कई संगठनों के लेखांकन दस्तावेजों के निरीक्षण के परिणाम बताते हैं कि समय पत्रक बनाए रखने के लिए जिम्मेदार लोग अक्सर छुट्टी से पहले कार्य दिवस को 1 घंटे छोटा करने के नियम का पालन नहीं करते हैं। दरअसल, कर्मचारी 7 कानूनी घंटे काम करते हैं। दस्तावेज़ 8 घंटे का मानदंड दर्शाते हैं।

एक और सामान्य गलती है जो कंपनियां मुख्य रूप से असावधानी के कारण करती हैं: छुट्टी को कार्य दिवस के रूप में दर्ज करना। इसके अलावा, विशेषज्ञ द्वारा काम किए गए समय के बारे में जानकारी दर्ज करने में कठिनाइयाँ जुड़ी हो सकती हैं। यह न भूलें कि आपकी टाइम शीट में वे सभी घंटे शामिल होने चाहिए जो आंतरिक अंशकालिक कार्यकर्ता ने अपने प्रत्येक पद पर काम किए हैं।

यदि, टाइमशीट की शुद्धता की जाँच करते समय, आप एक त्रुटि की पहचान करते हैं, तो कला के खंड 8 के प्रावधानों का पालन करें। 6 नवंबर 2011 के संघीय कानून के 9 नंबर 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग"। गलत जानकारी को सावधानीपूर्वक काट देना चाहिए। क्रॉस-आउट प्रतीकों के ऊपर, आपको सही जानकारी दर्ज करनी होगी और सुधार किए जाने की तारीख बतानी होगी। इसके बाद, टाइम शीट को सही करने वाले कर्मचारी को इस पर हस्ताक्षर करना होगा (हस्ताक्षर को भी समझा जाना चाहिए और स्थिति का संकेत दिया जाना चाहिए)।

एक अभ्यासी बताता है

क्लासिक कर्मचारी कार्य समय निगरानी प्रणाली के साथ 3 समस्याएं

पीटर लेबेडेव,

ThyssenKrupp इंडस्ट्रियल सॉल्यूशंस (RUS), डेज़रज़िन्स्क में अर्थशास्त्र और वित्त के निदेशक

उत्पादन विभागों के कर्मचारियों ने दैनिक आधार पर अपने काम के घंटे दर्ज किए: उन्होंने अपनी टाइमशीट पर संकेत दिया कि उन्होंने विशिष्ट परियोजनाओं, अध्ययन, व्यावसायिक यात्राओं आदि पर कितना समय (घंटों में) खर्च किया। महीने के अंत में, टाइम शीट तत्काल पर्यवेक्षक को सौंप दी गई, जिसने बदले में दस्तावेजों को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया, जिसके कर्मचारी ने सिस्टम में जानकारी दर्ज की, परियोजनाओं पर सारांश रिपोर्ट तैयार की और उन्हें प्रबंधकों को सौंप दिया।

जानकारी एकत्र करते समय, हमें 3 मुख्य समस्याओं का सामना करना पड़ा:

1. सांख्यिकीय डेटा एकत्र करने में बहुत लंबा समय लगा। रिपोर्टिंग माह की समाप्ति के एक सप्ताह बाद, कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का पता लगाना संभव था। टाइमशीट की जांच और अनुमोदन में भी काफी समय लगा।
2. अंतरिम रिपोर्ट प्राप्त करने में भी कठिनाइयाँ जुड़ी हुई थीं। हम महीने में एक बार से अधिक सांख्यिकीय डेटा एकत्र नहीं कर सके। और अगर हम साप्ताहिक रिपोर्ट रखें, तो पेपर टाइमशीट की संख्या 4 गुना बढ़ जाएगी। इसके अलावा, विश्लेषण के लिए प्रत्येक कर्मचारी के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। लेकिन सभी कर्मचारी सामान्य समय-सारणी के बाहर टाइमशीट नहीं भर सकते, क्योंकि कुछ बीमार छुट्टी पर हैं और अन्य व्यावसायिक यात्रा पर हैं।
3. टाइम शीट भरने में अक्सर त्रुटियाँ होती थीं। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों ने गलत अनुबंध संख्या या काम के प्रकार का संकेत दिया, या काम के घंटों को बिल्कुल भी ध्यान में नहीं रखा और महीने के अंत में यादृच्छिक क्रम में टाइम शीट भर दी।

एक स्वचालित कार्य समय ट्रैकिंग प्रणाली ने हमें इन समस्याओं को हल करने में मदद की।

रिपोर्ट कार्ड किसी विशेष घटना को इंगित करने के लिए वर्णमाला या संख्यात्मक कोड का उपयोग कर सकता है, उदाहरण के लिए, काम पर उपस्थिति में डिजिटल अभिव्यक्ति में अक्षर I या 01, अनुपस्थिति - पीआर या 24, बिना वेतन के अतिरिक्त दिन की छुट्टी - एनवी या 28 है।

आप हमारे द्वारा तैयार की गई सेवा का उपयोग करके या तालिका का उपयोग करके आवश्यक कोड पा सकते हैं। सेवा में, आपको सबसे पहले आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली टाइमशीट के प्रकार (फॉर्म) का चयन करना होगा, और फिर उस ईवेंट का शब्दांकन करना होगा जिसके लिए आपको एक कोड पदनाम दर्ज करना होगा - सिस्टम तुरंत आपको आवश्यक अल्फ़ान्यूमेरिक कोड दिखाएगा।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एकीकृत फॉर्म टी-12 का उपयोग बजटीय संस्थानों को छोड़कर, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना किसी भी संगठन में किया जा सकता है।

बजटीय संस्थानों में, स्वीकृत लेखांकन फॉर्म का उपयोग किया जाता है, जो टाइम शीट में अन्य डिजिटल और अक्षर पदनामों का उपयोग करता है।

1. एनएन कोड का उपयोग किन मामलों में किया जाता है?

एनएन कोड, या अज्ञात कारणों से किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति, हर बार दर्ज की जाती है और जब तक कर्मचारी काम पर नहीं होता है और जिम्मेदार व्यक्ति के पास उसकी अनुपस्थिति के कारणों के बारे में दस्तावेज नहीं होते हैं। यहां तक ​​कि अगर अनुपस्थित व्यक्ति का प्रबंधक शपथ लेता है कि कर्मचारी अनुपस्थित है (पीआर कोड), तो इस कोड को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में डालने में जल्दबाजी न करें, तब तक प्रतीक्षा करें जब तक कि व्यक्ति अपनी अनुपस्थिति को स्पष्ट करने वाला दस्तावेज न ला दे, अन्यथा ऐसा हो सकता है कि समय समाप्त हो जाए। गलत कोड वाली शीट लेखा विभाग को प्रदान की जाएगी, और बाद में यह पता चलेगा कि कर्मचारी किसी अच्छे कारण से अनुपस्थित था, और फिर प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में बदलाव करना होगा।

2. व्यावसायिक यात्राओं पर छुट्टी के दिन कैसे निर्दिष्ट किए जाते हैं?

व्यवसाय पर यात्रा करते समय सप्ताहांत के दिनों के कोड निर्धारण के मुद्दे पर दो दृष्टिकोण हैं: कुछ का मानना ​​​​है कि कोड K () का उपयोग किया जाना चाहिए, अन्य का तर्क है कि कोड B () का उपयोग किया जाना चाहिए। दोनों के पास अपने-अपने उचित और कानूनी रूप से उचित तर्क हैं, लेकिन कोई एक दृष्टिकोण नहीं है, इसलिए अपने स्वयं के स्थापित अभ्यास से आगे बढ़ें।

3. जब कोई कर्मचारी बीमार होता है तो क्या टाइमशीट पर छुट्टी के दिन अंकित होते हैं?

जब कोई कर्मचारी बीमार छुट्टी पर होता है, तो सप्ताहांत और छुट्टियों सहित अस्थायी विकलांगता की पूरी अवधि के लिए कोड बी (अस्थायी विकलांगता) सौंपा जाता है।

एक समान पूर्ण पंजीकरण तब किया जाता है जब कर्मचारी मातृत्व अवकाश (पी), माता-पिता की छुट्टी पर होते हैं जब बच्चा तीन वर्ष की आयु (ओजेड) और अवैतनिक अवकाश (यूपी) तक पहुंच जाता है।

4. छुट्टी के दिनों को कैसे निर्दिष्ट किया जाता है?

यदि, जब कोई कर्मचारी वार्षिक भुगतान छुट्टी (पीए) या वार्षिक छुट्टी (एएच) पर होता है, तो उसके आराम की अवधि के दौरान छुट्टी आती है, रिपोर्ट कार्ड में ओटी या ओए कोड को बी (सप्ताहांत और गैर-) के साथ प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए। कामकाजी छुट्टियाँ), क्योंकि, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 120 के अनुसार, भुगतान अवकाश की अवधि के दौरान पड़ने वाली गैर-कामकाजी छुट्टियां छुट्टी के कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं।

5. रिपोर्ट कार्ड पर कौन से पदनाम रखे जाने चाहिए: डिजिटल या वर्णमाला?

इस मामले पर कोई स्पष्ट निर्देश नहीं हैं, इसलिए, प्रत्येक संगठन में, स्थापित अभ्यास और उपयोग में आसानी के आधार पर जानकारी को टाइमशीट में दर्ज किया जाता है। यदि आपको टाइम शीट पर अक्षर पदनाम पसंद है, तो इसका उपयोग करें। यदि नहीं तो नंबर डालें.

6. रिपोर्ट कार्ड का कौन सा रूप भरने के लिए उपयोग करना अधिक सुविधाजनक है?

रिपोर्ट कार्ड का फॉर्म कोई मायने नहीं रखता; आप रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी 2004 नंबर 1 (,) के डिक्री द्वारा अनुमोदित फॉर्म का चयन कर सकते हैं, आप वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। रूस की दिनांक 30 मार्च 2015 संख्या 52एन।

फॉर्म नंबर 52एन (एफ.0504421)

सामान्य तौर पर, यदि आप किसी व्यावसायिक संगठन में काम करते हैं, तो आप स्वतंत्र रूप से अपने स्वयं के वर्णमाला या संख्यात्मक पदनामों के साथ अपना स्वयं का फॉर्म विकसित और स्वीकृत कर सकते हैं, कोई भी इसे प्रतिबंधित नहीं करता है, मुख्य बात यह है कि यह वास्तव में है।

7. काम के घंटों का हिसाब किसे रखना चाहिए और इसके लिए कौन जिम्मेदार होना चाहिए?

यदि संगठन छोटा है तो उसका नेतृत्व एक व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है।

यदि उद्यम की संरचना महत्वपूर्ण है, तो प्रत्येक प्रभाग में एक जिम्मेदार व्यक्ति नियुक्त करने की सलाह दी जाती है।

विभिन्न प्रकार की गलतफहमियों से बचने के लिए सभी जिम्मेदार व्यक्तियों को, उनकी संख्या की परवाह किए बिना, मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है।

टाइमशीट भरने की पूर्णता और शुद्धता की जिम्मेदारी आदेश द्वारा अधिकृत व्यक्ति की है।

विभाग का प्रमुख लेखा विभाग को टाइमशीट समय पर प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार है।

नियोक्ता सभी के लिए जिम्मेदार है.

8. यदि उद्यम छोटा है और पांच-दिवसीय आधार पर संचालित होता है, तो काम के घंटों का ठीक से ट्रैक कैसे रखें?

रिकॉर्ड रखने का कोई एक तरीका नहीं है; आप निरंतर रिकॉर्ड रख सकते हैं (सभी तथ्यों को रिकॉर्ड करें), या आप केवल विचलन (अस्थायी विकलांगता, अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति आदि) रिकॉर्ड कर सकते हैं। मुख्य मानदंड कागज पर वास्तव में काम किए गए समय की सही रिकॉर्डिंग है, क्योंकि यह दस्तावेज़ मजदूरी की गणना के लिए प्राथमिक है।

रोजमर्रा के काम में, कार्य अवधि के दौरान पहला विकल्प अधिक सुविधाजनक होता है, दूसरा विकल्प तब बेहतर होता है जब काम के घंटों की लंबाई स्थिर होती है, जैसा कि पांच-दिवसीय सप्ताह के मामले में होता है।

किसी भी स्थिति में, काम के घंटे प्रतिदिन दर्ज किए जाते हैं और मासिक रूप से लेखा विभाग को जमा किए जाते हैं।

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