Défaut de se soumettre à un examen médical du fait de la faute du salarié. Actions de l'employeur si le salarié refuse de se soumettre à un examen médical périodique. Je n'ai pas réussi la visite médicale du travail, que faire ?

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Lors de la libération d'un salarié pour cause d'études, de naissance d'un enfant, sur la base d'un calendrier de vacances et pour d'autres raisons, n'oubliez pas de refléter cet événement dans les documents comptables. Utilisez des échantillons prêts à l'emploi pour éviter de vous tromper dans les codes.

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Remplir une feuille de temps : les vacances comme événement

La loi oblige l'employeur à tenir un registre du temps effectivement travaillé par le personnel. Dans la pratique, un document spécial est utilisé à cet effet - une feuille de temps, avec laquelle vous pouvez déterminer avec précision combien d'heures et de jours chaque employé a travaillé au cours de la période comptable et calculer son salaire. Tous les événements significatifs affectant le montant et les modalités de rémunération - vacances, maladie, travail de nuit ou heures supplémentaires, absentéisme - doivent être scrupuleusement reflétés dans la feuille de temps.

Attention! Le bulletin doit contenir des informations sur tous les types de congés accordés au salarié : de base et supplémentaires, d'éducation, de maternité, sans solde.

Des formulaires unifiés pour l'enregistrement du temps travaillé ont été approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de Russie n° 1 du 5 janvier 2004. Les organisations commerciales utilisent les formulaires types n° T-12 (pour le traitement manuel des données) et n° T-13 (pour le traitement automatisé des données), et les organisations et institutions budgétaires utilisent le formulaire n° 0504421.

Un exemple de remplissage d'une feuille de temps de travail

La feuille de temps est remplie par un employé autorisé - le chronométreur. S’il n’existe pas de poste de ce type dans le tableau d’effectifs de l’organisation, vous pouvez l’attribuer à un responsable du personnel, un commis ou une secrétaire. Les informations sont saisies sous forme codée ; chaque type d'événement se voit attribuer un code distinct. Une liste des symboles généralement acceptés se trouve sur le formulaire n° T-12.

Si un code qui reflète fidèlement la situation actuelle du personnel ne figure pas dans la liste standard, développez des types de désignations supplémentaires et établissez la procédure pour leur utilisation par arrêté.

Comment marquer les congés payés par l'employeur sur votre feuille de temps

Tous les salariés ont droit à des congés annuels payés. La tâche de l’employeur est de le fournir à temps et de le refléter dans la documentation comptable. Chaque jour de repos payé utilisé par le salarié doit être marqué sur la feuille de temps avec la lettre code « OT » ou le chiffre « 09 ».

Comment marquer les congés sans solde sur votre feuille de temps

Les vacances à vos frais peuvent être prises en accord avec la direction ou pour les motifs prévus par la loi, par exemple en lien avec des circonstances familiales. Les cas dans lesquels un employeur est tenu d'accorder un congé sans solde, qu'il le veuille ou non, sont inscrits à l'article 128 du Code du travail de la Fédération de Russie. Si un travailleur handicapé, un retraité ou tout autre salarié qui en a le droit légal, prend un congé sans solde, la lettre code « OZ » ou le chiffre « 17 » est inscrit sur le bulletin.

Lorsqu'un salarié prend des vacances à ses frais uniquement avec l'autorisation de l'employeur, qui peut soit accéder à la demande de congé, soit refuser, utiliser la lettre code « DO » ou le chiffre « 16 ».

Mémo de l'officier du personnel. Documents sur la base desquels les notes sont faites dans la feuille de temps

Un leader loyal essaie de trouver un compromis lorsque ses subordonnés l'approchent pour lui demander d'être libéré du travail pendant quelques jours pour des raisons valables. Mais l'absence fréquente d'un employé sur le lieu de travail affecte négativement le processus de production. Par conséquent, il est important de comprendre à qui l'organisation doit accorder inconditionnellement des congés sans solde et à qui elle ne doit pas, et de tenir un registre strict des jours de vacances utilisés au cours de l'année en cours. Ce qu'il faut pour cela, quelles normes législatives il est important de respecter et de lire dans le magazine électronique « Personnel Affairs ».

Comment refléter les congés supplémentaires sur votre feuille de temps

La loi prévoit deux types de congés annuels payés : de base et supplémentaires. Tout salarié a droit à un congé de base d'au moins 28 jours. Et des jours de repos payés supplémentaires ne sont accordés qu'à certaines catégories de personnel sur la base des articles 116-119, 173, 176, 302, 321 et 348.10 du Code du travail de la Fédération de Russie, lois n° 4520-1 du 19/02 /1993 et n° 1244-1 du 15/05/1991, résolution gouvernementale RF n° 1440 du 31 décembre 1994 et autres règlements.

Qui a droit à un congé supplémentaire ?

travailler dans des conditions de travail dangereuses ou préjudiciables du deuxième, troisième ou quatrième degré, confirmées par les résultats d'une évaluation spéciale (au moins 7 jours calendaires) ;
avec des horaires de travail irréguliers (au moins 3 jours calendaires) ;
effectuer des travaux dans les régions de l'Extrême-Nord et zones assimilées, y compris par rotation (de 16 à 24 jours calendaires, compte tenu des conditions) ;
ceux qui effectuent des travaux dans d'autres régions du nord, où sont établis des pourcentages d'augmentation des salaires et des coefficients régionaux (8 jours calendaires) ;
victimes de l'accident de Tchernobyl et d'autres catastrophes radiologiques (7, 14 ou 30 jours calendaires selon la catégorie) ;
institutions municipales et étatiques (la durée du congé est déterminée par l'ancienneté).

Il ne s'agit pas d'une liste complète des catégories préférentielles. Les athlètes professionnels et entraîneurs sportifs, les travailleurs médicaux et pédagogiques, les employés des organes des affaires intérieures et autres spécialistes travaillant dans des conditions particulières ont droit à plusieurs jours de repos supplémentaires par an. Indiquez ces jours dans la feuille de temps en utilisant le code alphabétique « OD » ou le code numérique « 10 ».

Cas où deux codes ou plus sont inscrits sur la feuille de temps le même jour

Si un congé payé est accordé à un salarié qui combine travail et études, pour réussir une session, assister à des cours et résoudre d'autres problèmes liés aux études, le code « U » ou son équivalent numérique « 11 » est utilisé. Les gains moyens pour cette période ne sont maintenus qu'en cas de formation réussie. Dans certaines situations, l'employeur est obligé d'accorder un congé d'études sans solde, par exemple pour passer les examens d'entrée. Pour de tels cas, les codes « UD » et « 13 » sont fournis.

★ Afin d'offrir des jours de vacances de base et supplémentaires à tous les employés de l'organisation sans erreurs ni retards, sans violer leurs droits légaux et sans risquer d'attirer l'attention de l'Inspection nationale des impôts, établissez et approuvez à l'avance un calendrier consolidé.

Utilisercalendrier de vacances intelligent de Sistema Personnel

Pendant toute la durée du congé supplémentaire, le salarié conserve son salaire moyen. Mais parfois, ce n'est pas l'employeur qui paie, mais les agences gouvernementales. Par exemple, les jours de repos supplémentaires des victimes de Tchernobyl sont financés sur le budget des autorités de protection sociale. Pour refléter cette nuance dans le document comptable, utilisez la désignation de congé sans solde (en utilisant les codes « DB » et « 18 ») ou développez un nouveau code si l'organisation utilise son propre formulaire de feuille de temps.

★ Des codes distincts ont été développés pour indiquer les congés de maternité – les congés associés à la grossesse, à l'accouchement et à la nécessité de s'occuper d'un petit enfant. Les jours d'arrêt de travail liés à la grossesse et à l'accouchement sont indiqués par le code « P » ou « 14 », et le temps nécessaire pour s'occuper d'un enfant qui n'a pas encore trois ans - par les codes « OZH » ou « 15 ». » sans diviser en périodes payées et non payées.

La feuille de temps est remplie quotidiennement, même pendant les périodes d'absence du salarié du lieu de travail - week-end, jours fériés, jours de congés payés ou sans solde. Pour désigner chaque type de congé, y compris le congé de maternité, le congé-éducation, pris à vos frais par la loi ou en accord avec l'employeur, des codes particuliers ont été élaborés.

Si la liste standard des symboles ne contient pas un seul code reflétant avec précision la situation actuelle du personnel, développez des codes supplémentaires et approuvez-les par ordre du chef de l'organisation.

La feuille de temps T-12 est un formulaire approuvé par le Comité national des statistiques et constitue l'une des options de registre pour l'enregistrement des heures de travail. Nous vous indiquerons dans l'article où télécharger le formulaire de feuille de temps de travail et quelles sont les spécificités de son application pratique.

Qu'est-ce que le formulaire T-12 (feuille de temps de travail)

Sur la base du formulaire T-12, introduit dans la pratique de gestion documentaire par le Comité national des statistiques dans la résolution n° 1 du 5 janvier 2004, une feuille de temps est générée, qui est destinée à être utilisée aux fins suivantes :

tenir des registres des visites des employés sur leur lieu de travail conformément à l'horaire établi ;
déterminer des indicateurs de calcul des salaires des employés ;
génération de certaines données statistiques sur le personnel (par exemple, envoyées à Rosstat ou à des agences de recherche).

A noter que le formulaire en question doit être rempli manuellement (sur un PC utilisant Word ou un programme similaire, ou imprimé avec un stylo à bille). Et la feuille de temps, destinée à être remplie automatiquement lors de l'activation des systèmes de contrôle d'accès, est établie sur la base d'un autre formulaire Goskomstat - T-13. La forme choisie pour la feuille de temps 2017 doit être indiquée dans la politique comptable.

Lisez l'article sur ce qu'est le formulaire T-13. "Formulaire unifié n° T-13 - formulaire et exemple" .

Quand est-il prévu d'utiliser le formulaire de feuille de temps de travail 0504421 selon OKUD

Le formulaire de feuille de temps de travail correspondant au numéro OKUD 0504421 (le T-12 porte un nom très similaire, donc parfois une confusion peut survenir lors de l'application d'un document particulier) a été mis en circulation par le ministère des Finances de la Fédération de Russie, qui a publié arrêté n°52n du 30 mars 2015. Ce document est utilisé aux mêmes fins que le T-12, mais est soumis à une utilisation dans les agences gouvernementales.

La feuille de temps correspondant au formulaire 0504421 a également une structure assez similaire au formulaire T-12. Par conséquent, pour un employé du service RH, en règle générale, il n'y a aucun problème à s'adapter à un document approuvé par le ministère des Finances s'il est habitué à utiliser le formulaire du Goskomstat, et vice versa.

L'utilisation de feuilles de temps est-elle autorisée dans les entreprises privées ? 0504421

L'utilisation des feuilles de temps sous le formulaire 0504421 n'est pas interdite aux entreprises privées. Le fait est que depuis le 01/01/2013, les entreprises qui ne sont pas directement tenues par la loi d'utiliser des formes unifiées spécifiques de sources primaires sont autorisées à en utiliser d'autres. Par conséquent, une entreprise privée a le droit d'utiliser, afin de contrôler le temps passé au travail par les salariés embauchés, une feuille de temps sur le formulaire T-12, le formulaire 0504421 ou un autre formulaire développé de manière indépendante. D'une manière ou d'une autre, l'entreprise doit disposer d'un tel document - car, conformément aux dispositions de l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, chaque employeur doit surveiller le temps passé au travail par les employés embauchés.

En savoir plus sur le remplissage du formulaire T-12 dans le matériel "Formulaire unifié n° T-12 - formulaire et exemple" .

Où le formulaire T-12 est-il disponible en téléchargement ?

Vous pouvez télécharger la feuille de temps - un simple formulaire T-12 - sur notre portail.

Feuille de temps, formulaire 0504421 (formulaire à télécharger)

Le formulaire de feuille de temps de travail 0504421 est également disponible en téléchargement sur notre site Internet.

Comment les vacances sont-elles indiquées sur la feuille de temps ?

Les formulaires unifiés pour conserver les enregistrements des visites des employés dans les entreprises russes T-12 et T-13 impliquent de refléter les informations sur les vacances à l'aide des codes indiqués sur la page de titre du formulaire T-12.

Ces codes sont présentés en deux variétés : alphabétique et numérique. L'utilisation des deux est équivalente. De plus, les réglementations locales de l’organisation peuvent également stipuler une certaine option d’application mixte ou impliquer l’utilisation de codes complètement différents. L'employeur a également le droit d'élaborer et d'utiliser de manière indépendante un formulaire de bulletin scolaire contenant des symboles.

Voyons quelles désignations s'appliquent aux vacances.

Congés primaires et supplémentaires

Lorsqu'un salarié part en congés payés réguliers et que l'entreprise utilise le formulaire T-12 ou T-13, le code lettre OT ou code numérique 09 est enregistré dans le tableau comptable, qui figure dans le bulletin, pour chaque jour de les vacances du salarié.

Si le reste est supplémentaire, alors un code différent est saisi : OD (10).

Congés d'études et sans solde (congé administratif)

Dans les dispositions de l'art. 128 du Code du travail de la Fédération de Russie, les congés à la charge de l'employé sont divisés en 2 types :

fourni volontairement par l'employeur à la demande du salarié - dans ce cas, le code DO (16) est reflété dans la feuille de temps ;
obligatoire fourni par l'employeur à la demande du salarié - le code OZ (17) est utilisé.

Le congé d'études comporte également 2 types selon la législation du travail (article 173 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

congé d'études avec préservation des gains - reflété à l'aide du code U (11) ;
les congés sans solde pour réussite aux examens d'entrée, sessions, examens d'État - sont inscrits sur le bulletin scolaire à l'aide du code UD (13).

Vous pouvez en savoir plus sur la réglementation législative de l'octroi du congé d'études dans l'article « Congé d'études au titre de l'article 173 du Code du travail (nuances) ».

Congé de maternité et de garde d'enfants

Congé de maternité accordé conformément à l'art. 255 du Code du travail de la Fédération de Russie, est reflété dans le bulletin scolaire en utilisant le code P (14). Le congé parental prévu à l'art. 256 du Code du travail de la Fédération de Russie, est fixé à l'aide du code du liquide de refroidissement (15).

Un scénario est possible dans lequel une salariée en congé de maternité travaillera à temps partiel. Si tel est le cas, lors de l'enregistrement de ses visites dans le bulletin, les codes « doubles » I (01) et OZH (15) seront utilisés. Ces codes peuvent être spécifiés dans une cellule de la feuille de temps à l'aide du symbole « / » (par exemple, Я/Ож ou 01/15), ou vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire au formulaire de feuille de temps.

Théoriquement, il peut y avoir trois codes dans une cellule. Par exemple, si un employé acceptait de partir en voyage d'affaires et y travaillait un jour de congé. Dans ce cas, le tableau écrira : K/RV/Coolant (06/03/15).

Que mettre sur votre bulletin si vos vacances tombent un jour férié

Conformément à l'art. 120 du Code du travail de la Fédération de Russie, les jours fériés chômés tombant pendant la période du congé annuel principal ou annuel supplémentaire payé ne sont pas inclus dans le nombre de jours calendaires de congé et ne sont pas pris en compte.

Les jours fériés fixés par la législation régionale sont également exclus des vacances (voir Résolution du Présidium de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 21 décembre 2011 n° 20-ПВ11).

Il s'ensuit que les jours fériés tombant en vacances dans le bulletin doivent être désignés par le code « B » ou 26.

Et si vous le souhaitez, vous pouvez définir votre propre code pour cela. C'est ce qu'a indiqué le ministère du Travail dans la lettre n° 14-2/B-370 du 27 avril 2017.

Résultats

Le législateur russe a introduit des formulaires de contrôle de la présence des salariés au travail, adaptés aux employeurs de toute forme (y compris les entreprises, privées et publiques). Les employeurs qui ne sont pas des agences gouvernementales ont le droit d'utiliser toute forme de documents comptables appropriés. Cependant, l'uniforme T-12 reste l'un des plus confortables.

Basé sur l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, tous les employeurs doivent contrôler le nombre d'heures réellement travaillées par chacun de leurs subordonnés. Par décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004, un formulaire spécial « Feuille de temps de travail » a été approuvé.

Tu vas apprendre:

Comment conserver une feuille de temps en 2018.
Quelles désignations sont utilisées.
Comment remplir une feuille de temps lorsque vous travaillez à temps partiel.
Comment les jours de vacances sont-ils notés sur la feuille de temps ?
Comment marquer les congés sur une feuille de temps.
Comment refléter correctement les congés de maladie sur une feuille de temps.
Quelles questions les responsables RH se posent-ils lorsqu'ils remplissent des feuilles de temps ?
Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les responsables des ressources humaines lors de la tenue des feuilles de temps ?

Comment conserver une feuille de temps en 2018

La feuille de temps est l'un des documents personnels les plus importants. C'est là que sont enregistrés quotidiennement tous les quarts de travail et les heures travaillées par les salariés, et c'est sur la base de ce document que les salaires sont calculés chaque mois. De plus, la feuille de temps est utilisée pour générer des rapports statistiques sur la main-d'œuvre et d'autres documents analytiques.

L'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie stipule que c'est l'employeur qui doit tenir une feuille de temps. Peu importe la direction dans laquelle l'entreprise opère ni la forme de propriété dont elle dispose. La feuille de temps reflète le nombre d'heures et de jours (postes) travaillés par le personnel. Le formulaire de feuille de temps peut être papier ou électronique.

Téléchargez la feuille de temps

Les informations reflétées dans la feuille comptable doivent être certifiées. Ainsi, avant une transition complète vers la comptabilité électronique, les signatures électroniques des employés responsables doivent être émises : le chef du service structurel, un spécialiste RH et un chronométreur.

En 2018, des formulaires unifiés T-12 ou T-13, approuvés par le décret du Comité national des statistiques de Russie, sont utilisés pour enregistrer le temps de travail.

Les formes diffèrent les unes des autres. T-12 est une option universelle utilisée non seulement pour enregistrer les heures de travail, mais également pour calculer et calculer les salaires du personnel. Lorsque vous remplissez la section « Règlements avec le personnel pour les salaires », saisissez les codes du type de paiement dans le bulletin du formulaire T-12.

Une feuille de temps au format T-13 est conservée pour enregistrer les heures de travail si l'entreprise dispose d'un système automatique (tourniquet) de présence et de non-présentation.

L'employeur a le droit d'utiliser ses propres formulaires destinés à des fins similaires.

Important: Seules les entreprises commerciales ont le droit de développer de manière indépendante des formulaires comptables. Les organismes publics et budgétaires utilisent le formulaire type n° 0504421 (conformément à l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 n° 52n, qui contient également des lignes directrices pour remplir correctement le formulaire).

Si nous parlons d'une petite entreprise avec un petit effectif, nous pouvons alors utiliser une feuille de temps commune. Si l'entreprise est à grande échelle, une feuille comptable distincte est généralement créée pour chaque unité structurelle. Il est établi par le salarié responsable chargé du suivi des horaires de travail (chronométreur), un comptable, un spécialiste du service du personnel ou tout autre fonctionnaire.

Pour prendre automatiquement en compte les heures de travail, utilisez le formulaire T-13, composé d'une seule section.

Téléchargez un exemple de feuille de temps au format T-13

Vous devez suivre toutes les règles établies lorsque vous créez une feuille de temps. Le formulaire que l'entreprise a établi selon toute forme spécifiée peut être complété par les types d'informations nécessaires - ceci est déterminé par l'employeur. La condition principale est la présence de mentions obligatoires, à savoir :

date de préparation et titre du document ;
le nom complet de l'entreprise et de sa division structurelle ;
unités dans lesquelles le temps travaillé par les salariés est mesuré ;
fonctions, noms complets et signatures personnelles des employés qui tiennent des registres.

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Quelles désignations sont utilisées dans la feuille de temps ?

La page de titre du formulaire unifié contient une liste détaillée des symboles utilisés lors du remplissage de la feuille de temps. Les codes numériques les plus courants ou leurs équivalents alphabétiques sont :

01 (I) - travailler pendant la journée ;
02 (N) - travail de nuit ;
03 (РВ) - travail le week-end et les jours fériés chômés ;
04 (C) - heures supplémentaires ;
05 (VM) - méthode de rotation ;
06 (K) - ;
07 (PC) - formation avancée avec interruption de la production ;
08 (PM) - formation avancée avec séparation de la production dans un autre domaine ;
09 (OT) - congé annuel payé de base ;
10 (OD) - congé annuel payé supplémentaire ;
11 (U) - congé d'études payé (indiqué dans la feuille de temps pour les salariés qui cumulent travail et études en 2018) ;
12 (UW) - horaires de travail réduits pour les salariés étudiant sur le tas avec maintien partiel du salaire ;
13 (UD) - congé d'études sans solde ;
14 (P) - congé de maternité ou à l'occasion de l'adoption d'un nouveau-né ;
15 (JO) - congé pour s'occuper d'un enfant jusqu'à trois ans ;
16 (DO) - congé sans solde, accordé au salarié avec le consentement de l'employeur ;
17 (OZ) - congé sans solde, accordé dans les cas prévus par la loi ;
18 (DB) - congé annuel supplémentaire sans solde ;
19 (B) - invalidité temporaire avec cession de prestations (congé de maladie) ;
20 (T) - invalidité temporaire sans prestations ;
24 (PR) - absentéisme ;
26 (B) - jour de congé ou jour férié chômé ;
30 (NN) - absence du travail pour des raisons inconnues.

Le code « 30 » est fixé jusqu'à ce que les raisons de l'absence du salarié du lieu de travail soient clarifiées. Par exemple, si l'on apprend qu'un employé est malade et que ce fait est confirmé par un certificat d'un établissement médical, le code « 30 » ou « NN » est remplacé par « 19 » ou « B ».

Si une entreprise ne dispose pas d'une liste standard de codes suffisante pour refléter les situations de production, elle a le droit d'y apporter des ajouts à tout moment. Un arrêté est émis pour consolider les redressements. Ceci est prévu par la « Procédure d'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire », approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n° 20.

Téléchargez un exemple d'arrêté pour l'introduction de nouvelles désignations dans la feuille de temps

Tenue correcte des feuilles de temps

Les feuilles de temps peuvent être gérées de 2 manières :

méthode d'enregistrement continu des présences et des absences du travail ;
enregistrement de divers écarts.

Le choix de la méthode dépend de l'horaire de travail. Le système de tenue des feuilles de temps est établi lors de l'élaboration de la politique comptable de l'entreprise, qui est réglementée par un arrêté de la direction. La politique comptable précise la durée pendant laquelle la feuille de temps doit être soumise au service comptable.

Si la feuille de temps est conservée méthode d'enregistrement continu des apparitions et des absences, les jours calendaires du mois sont marqués dans des cellules séparées du document. Il est obligatoire de saisir des codes de présence et d'absence, sous lesquels est indiqué le nombre total d'heures travaillées par le salarié.

Si utilisé méthode d'enregistrement des écarts, le document ne reflète que les écarts par rapport aux horaires de travail établis (s'ils sont enregistrés). Il note les absences, les retards et les heures supplémentaires. Les absences sont toujours comptées en jours. Sur la ligne supérieure, les colonnes enregistrent le code du symbole. Les colonnes inférieures ne sont pas remplies.

Si la durée de la journée et du poste reste inchangée, seuls les écarts par rapport à l'heure standard (non-présentation, retard) sont enregistrés. Si les horaires de travail sont normaux, seules les absences du travail peuvent être enregistrées.

Si un employé travaille en interne, deux matricules lui sont attribués et sont inscrits deux fois dans le document - en tant que travailleur à temps partiel et en tant qu'employé principal. Regardons le bon remplissage de la feuille de temps de travail à l'aide de l'exemple de la section 1 « Enregistrement du temps de travail » du formulaire n° T-12.

Lorsque vous remplissez la feuille de temps, utilisez des codes de lettres numériques ou similaires. Veuillez noter que différentes entreprises peuvent maintenir des feuilles de temps selon des règles différentes.

Exemple de tenue d'une feuille de temps :

numéro d'employé dans l'ordre (1);
Nom complet, poste ou spécialité (2);
matricule (3).

Dans les colonnes 4 et 6, il y a des lignes où vous devez indiquer combien de temps chaque employé travaille quotidiennement au cours du mois. Dans la ligne du haut, saisissez le code du temps passé à une date précise (4). La ligne du bas reflète la durée du temps travaillé ou non travaillé en heures ou en minutes (5). Si nécessaire, augmentez le nombre de colonnes pour des détails supplémentaires en fonction du mode horaire. Dans les lignes 5 et 7 du haut, entrez le nombre de jours travaillés (6) et dans les lignes du bas, le nombre total d'heures travaillées par demi-mois (7).

Sur la base des résultats de chaque mois, le salarié saisit le nombre total de jours travaillés (8), le nombre d'heures (9) et le nombre total de jours de congés ou de vacances (10). Ensuite, ils déterminent le nombre d’heures supplémentaires effectuées par l’employé (11). Il est préférable de remplir la fiche comptable dans le même ordre, pour ne pas commettre d'erreurs.

Les heures de nuit incluent la période de 22h00 à 6h00. Calculez combien d'heures de nuit l'employé a travaillé pendant la période comptable et incluez le nombre obtenu dans la colonne 11 (12). Notez parallèlement le nombre d'heures travaillées le week-end ou les jours fériés (si la période de travail tombe dessus (13).

Dans la colonne 14, indiquez toutes les absences. Inscrivez le nombre de jours (14) sur la ligne du haut et le nombre d'heures non travaillées (15) sur la ligne du bas. Dans la colonne 15, saisissez le code (16), et dans la colonne 16 - le nombre de jours et d'heures d'absence, en indiquant le code (17). Ensuite, la personne chargée de remplir la feuille de temps (18), le chef de service (19) et l'employé RH doivent signer la feuille de temps. Les détails obligatoires sont les noms des postes de ces personnes et leurs signatures personnelles avec relevés de notes.

Après ces démarches, la personne responsable de la tenue de la feuille de temps remet le document au service comptable. Sur la base de la feuille de temps, les employés sont calculés et payés leur salaire.

Important! La base pour inclure ou exclure un employé de la feuille de temps doit être des documents du dossier du personnel, par exemple un ordre de licenciement, d'embauche ou un contrat de travail. Une exigence obligatoire est la preuve documentaire des notes indiquant les raisons du non-respect du régime.

La base pour faire une note peut être un ordre, un certificat d'arrêt de maladie, un certificat d'achèvement de travaux gouvernementaux ou publics, des avertissements concernant les temps d'arrêt, etc. Le bulletin de notes ne doit pas contenir de notes sur la prestation de services sur la base du droit civil. contrats.

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Comment remplir une feuille de temps pour un travailleur à temps partiel

Le temps travaillé par les travailleurs à temps partiel est enregistré dans la feuille de temps selon les règles générales. Le nombre d'heures travaillées par un travailleur à temps partiel un jour donné est reflété dans les cellules avec les dates correspondantes. Les week-ends sont marqués du code « B », les vacances avec la marque « DE », les jours de maladie confirmés par des documents avec le code « B ».

La feuille de temps d’un travailleur à temps partiel est élaborée selon des règles particulières. On sait que la législation russe interdit aux travailleurs à temps partiel de travailler dans une institution plus qu'à mi-temps. Autrement dit, par rapport aux autres employés, un employé à temps partiel doit travailler moins.

Si l'entreprise a une semaine de travail standard de cinq jours, alors pendant chaque jour de travail, un travailleur à temps partiel a le droit de travailler 4 heures. Avec un horaire tournant ou tournant, il peut travailler un nombre d'heures différent chaque jour. L'essentiel est que la norme de charge générale ne soit pas dépassée.

Attardons-nous sur les règles de remplissage de la fiche comptable d'un travailleur à temps partiel.

Le temps travaillé par les travailleurs à temps partiel est enregistré dans la feuille de temps selon les mêmes règles que pour les salariés réguliers. Les feuilles de temps (sous Excel ou autre programme) sont établies selon les mêmes exigences.
Un travailleur à temps partiel ne peut pas travailler plus que sa charge de travail ne le lui permet.
Selon les jours de travail, un employé a le droit de travailler un nombre d'heures différent - tout dépend de l'horaire à la fois sur le lieu de travail supplémentaire et sur le lieu de travail principal.
Si un jour un travailleur à temps partiel ne travaille pas à son lieu principal, il a le droit de travailler à temps plein comme travailleur à temps partiel (sans dépasser la durée normale générale).

Le temps travaillé tant par les travailleurs à temps partiel internes qu'externes est pris en compte selon des règles générales. La seule différence est le nombre d'heures travaillées. Mais il existe des différences entre la comptabilisation des heures de travail des travailleurs à temps partiel internes et externes.

On sait qu'un salarié externe à temps partiel est un salarié dont le lieu de travail principal est une autre organisation. C'est-à-dire que sa feuille de temps ne devrait comprendre qu'une seule ligne - le poste occupé par le travailleur à temps partiel dans cette entreprise.

Une salariée interne à temps partiel est une salariée qui occupe deux postes dans la même institution. Ainsi, son temps de travail pour l'un et le deuxième poste est enregistré sur la même feuille comptable. Il est important que le temps travaillé pour chaque poste soit pris en compte séparément. Il est interdit de totaliser les heures travaillées à temps partiel. La feuille de temps contient des colonnes séparées avec le code « SV ».

Nous donnerons ci-dessous des exemples de travail à temps partiel avec une semaine de travail de cinq jours pour les travailleurs externes à temps partiel, de travail standard pour les travailleurs internes à temps partiel, ainsi que de travail à temps partiel interne avec une semaine de travail de cinq jours pour le position principale et un horaire glissant pour une position supplémentaire.

La procédure d'enregistrement du temps de travail d'un travailleur externe à temps partiel (Petrova D. A., comptable) lorsqu'il travaille à temps partiel sur cinq jours :

Nom complet, poste

Numéro personnel

Complété

Ivanova E.S. Secrétaire

Petrova D.A., comptable

La procédure d'enregistrement du temps travaillé par un travailleur interne à temps partiel lorsqu'il travaille une semaine de travail de cinq jours pour le poste principal et un horaire mobile pour le poste complémentaire :

Nom complet, poste

Numéro personnel

Registres de présence et de temps travaillé

Complété

Mamedova E. A., infirmière procédurale, infirmière de garde

La procédure d'enregistrement du temps de travail d'un travailleur interne à temps partiel sur cinq jours :

Nom complet, poste

Numéro personnel

Registres de présence et de temps travaillé

Complété

Mamedova E. A., secrétaire, inspectrice du service RH

Comment refléter les vacances sur une feuille de temps

Les informations sur les heures réellement travaillées et le repos peuvent être notées dans les feuilles de temps standard, ainsi que dans les documents que l'employeur a lui-même générés.

En règle générale, les spécialistes RH utilisent des formulaires prêts à l'emploi. Il y a plusieurs raisons à cela : ils sont les plus pratiques à utiliser, ils n'ont pas besoin d'être approuvés et convenus séparément, et lors des inspections, les inspecteurs GIT ne posent aucune question à leur sujet. Pour enregistrer le temps travaillé, vous pouvez utiliser les formulaires T-12, T-13 ou OKUD 0504421 « Feuille d'utilisation du temps de travail ». Le formulaire T-12 est requis pour calculer le salaire pour le temps travaillé.

La feuille de temps enregistre des informations sur la présence et l’absence de l’employé au travail ainsi que le nombre d’heures travaillées. Les présences et absences d'un spécialiste sont classées à part (travail de nuit, de week-end, vacances à ses frais, etc.), puisque le montant de son salaire dépend directement du type de temps travaillé, ainsi que du motif de l'absence de travail.

Un employé distinct responsable de cette tâche, par exemple un chronométreur, un spécialiste des ressources humaines ou un comptable, peut enregistrer les heures de travail et les vacances dans la feuille de temps. Cette responsabilité doit être précisée dans le contrat de travail avec le salarié concerné. Vous pouvez également émettre un arrêté nommant un spécialiste chargé de la tenue des dossiers.

Les formulaires T-12 et T-13 sont des tableaux dont chaque ligne est attribuée à un employé individuel. Les colonnes servent à saisir les dates. Dans la cellule correspondante de chaque jour, un code de lettres et de chiffres est inscrit, reflétant le type de temps de travail ou de non-travail. Dans la cellule ci-dessous, indiquez exactement combien d'heures l'employé a travaillé.

Conventions pour refléter les vacances dans la feuille de temps :

Tous les salariés ont droit à une allocation annuelle congé payé d'au moins 28 jours calendaires. Il est assuré chaque année selon le principe du premier arrivé, premier servi (à l'exception de plusieurs catégories de salariés qui ont le droit de choisir les dates à leur discrétion). Dans certaines situations, si le salarié et l'employeur parviennent à un accord, les vacances sont fractionnées ou reportées à l'année suivante.

Malgré le fait que l'horaire soit toujours établi à l'avance (deux semaines avant la nouvelle année civile), les jours de vacances ne doivent pas être indiqués à l'avance sur la feuille de temps. Si un employé quitte ses vacances plus tôt ou tombe malade, la feuille de temps devra être modifiée en conséquence.

Après qu'un employé part en congé annuel payé, l'employé responsable de la tenue des registres est tenu de saisir chaque jour le code OT ou 09 dans la feuille de temps.

Les salariés de certaines catégories ont le droit de prendre non seulement 28 jours de congé annuel, mais également du temps supplémentaire rémunéré. Ce genre de vacances peut être pris ensemble avec congé principal, en partie ou séparément.

Droit d'utilisation jours de vacances supplémentaires avoir des spécialistes travaillant :

pour les horaires de travail irréguliers (si cette condition est précisée dans le contrat de travail) - 3 jours calendaires ou plus ;
dans des conditions de travail nocives (2, 3, 4 degrés) ou dangereuses - 7 jours calendaires ou plus ;
dans des conditions de travail particulières (la liste des employés et la durée de la période de vacances supplémentaires sont établies par le gouvernement de la Fédération de Russie).

Important! Les congés supplémentaires doivent être inscrits séparément sur la feuille de temps, même lorsque les jours supplémentaires suivent immédiatement le congé principal. Pour cela, entrez le code OD ou 10.

La législation russe permet aux salariés de prendre non seulement des congés annuels de base et supplémentaires, mais également d'utiliser :

congé sans solde;
congé-éducation (pendant lequel le salaire moyen est maintenu, les gains ne sont pas conservés ou sont payés en partie) ;
congé de maternité pour les femmes;
congé maternité.

Voyons comment chacune de ces feuilles est enregistrée sur la feuille de temps.

Basé sur l'art. 128 du Code du travail de la Fédération de Russie, chaque employé a le droit de demander à l'employeur de lui fournir congé sans solde un ou plusieurs jours spécifiques pour résoudre des problèmes personnels. Nous parlons des soi-disant vacances à vos frais. L'employeur décide lui-même d'accorder ou non un tel congé au salarié. Si un salarié prend un congé sans solde, le code DO ou 16 est inscrit sur le bulletin comptable.

Le même article (article 128 du Code du travail de la Fédération de Russie) parle de l’obligation de l’employeur, dans un certain nombre de situations, d’accorder un congé à ses frais à la demande de l’employé. Le droit à ce repos est :

pour les retraités actifs (par âge). Chaque année, ils ne peuvent prendre plus de 14 jours calendaires de vacances ;
pour les parents et conjoints de militaires, les employés du département des affaires intérieures, des pompiers fédéraux, des douanes, les employés des institutions et organes du système pénal, les personnes décédées ou décédées des suites d'une blessure, d'une commotion cérébrale ou d'une blessure subie lors de la représentation du fait de fonctions militaires ou à la suite d'une maladie liée au service militaire, - jusqu'à 14 jours calendaires par an ;
pour les personnes handicapées qui travaillent - 60 jours calendaires par an ;
pour les salariés dont l'enfant est né, le mariage est enregistré ou le décès de parents proches - jusqu'à 5 jours calendaires.

Ce congé sans solde est enregistré sur la feuille de temps sous le code OZ ou 17.

Congé supplémentaire, pendant lequel le salaire moyen est maintenu, sur la base de l'art. 173 du Code du travail de la Fédération de Russie a le droit d'être utilisé par les employés qui travaillent et suivent en même temps un enseignement professionnel supérieur ou secondaire à temps partiel ou à temps partiel, c'est-à-dire sans interrompre leur travail.

Le manager est tenu d'accorder un congé d'études afin que les salariés puissent bénéficier :

sessions intermédiaires - de 20 à 50 jours calendaires sur chaque cours ;
certification d'état finale - de 2 à 4 mois.

La base pour l'octroi du congé est constituée par les documents de l'établissement d'enseignement.

Pour enregistrer un congé d'études tout en conservant votre salaire, le code U ou 11 est inscrit dans la feuille de temps.

Les salariés qui étudient à temps plein ont le droit d'exiger de l'employeur qu'ils leur accordent un congé d'études sans solde afin de réussir les tests ou sessions d'entrée. Le congé d'études est reflété sur la feuille de temps de travail sous la forme du code UD ou 13.

La feuille de temps doit également enregistrer congé maternité.

Les femmes ont le droit de prendre congé maternité. La base pour l'octroi d'un tel congé est un certificat d'incapacité de travail. Une salariée peut prendre un congé 70 ou 84 jours (si la grossesse est multiple) avant la date prévue de l'accouchement ou immédiatement après celle-ci. Mais au total, ce congé doit être égal au nombre de jours déterminé par la loi (article 255 du Code du travail de la Fédération de Russie) : de 140 à 194. Dans la feuille de temps de travail, le congé de maternité est désigné par la lettre P ou le numéro 14. Le même code est attribué au salarié qui a adopté un enfant et prend des vacances à cause de cela.

A l'expiration du congé de maternité, l'un des parents ou une autre personne qui s'occupe de l'enfant (grand-parent, tuteur) a le droit de prendre un congé parental jusqu'à ce que l'enfant atteigne l'âge de trois ans. Durant cette période de congé, l'entreprise conserve le poste du salarié et lui verse des indemnités.

Dans le formulaire T-12 ou T-13, le congé parental est indiqué par le code OZH ou 15.

Comment refléter les congés sur une feuille de temps

Sur la base de la législation en vigueur, les entreprises sont tenues de prendre strictement en compte les activités professionnelles de leur personnel. C'est pourquoi les managers doivent inscrire chaque congé sur leur feuille de temps.

Les entreprises russes ont le droit d'établir leurs propres règles pour remplir le formulaire T-12 ou T-13 et de les enregistrer dans des instructions ou des lignes directrices. Avant de refléter les congés sur la feuille de temps, vous devez également sélectionner des codes. Les plus généralement acceptés comprennent :

RV, 03 - temps travaillé par les salariés le week-end et les jours fériés.
OV, 27 - congés payés.
NV, 28 ans - congés sans solde.

Un salarié ne peut être engagé pour travailler un jour chômé qu'avec son consentement. Dans ce cas, une ordonnance spéciale est émise comprenant les sections suivantes :

Nom de l'entreprise.
Date d'acceptation, numéro et ville dans laquelle se trouve l'établissement.
Le nom du document (par exemple, « Sur l'embauche pour travailler un jour de congé »).
Justification de la commande.
Instructions pour attirer des travailleurs spécifiques et payer le double du taux pour 1 jour au-dessus du salaire établi.
Fonction, nom complet et signature de l'employé qui a accepté la commande.
Nom complet et signatures des employés familiers avec la commande.

Important! Compte tenu des informations contenues dans la commande, la feuille de temps reflète le temps travaillé par les salariés un jour non ouvré.

Si l'entreprise utilise un formulaire individuel, basé sur le n° 402-FZ du 6 décembre 2011, les congés sont inscrits au bulletin sous la forme d'un code généralement admis ou personnalisé.

Les caractéristiques du travail et du paiement les jours non ouvrables sont reflétées dans le Code du travail de la Fédération de Russie. Si la feuille de temps est correctement remplie, il n'y aura aucune difficulté à payer le personnel pour le temps travaillé.

Les employés de toute entreprise sont obligés de travailler le week-end de temps en temps pour diverses raisons - par exemple, ils ont un besoin urgent de se préparer à une inspection ou d'expédier des marchandises livrées.

Un employé a le droit de déterminer, à sa discrétion, quel mode de paiement pour le travail effectué un week-end ou un jour férié lui est préférable. Il a le droit de réclamer un paiement à taux double ou d'accepter le montant calculé à taux unique, mais en même temps d'exiger un jour de congé. En aucun cas l’employeur ne peut influencer la décision du salarié.

Parallèlement, les salariés bénéficiant d'un contrat de travail à durée déterminée avec l'entreprise pour une durée d'au moins 2 mois ne peuvent pas faire valoir de telles revendications. Le Code du travail de la Fédération de Russie stipule que pour travailler le week-end et les jours fériés, ils ne peuvent être payés qu'à un taux double.

Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, le personnel ne peut être recruté pour travailler le week-end qu'en cas d'urgence. Supposons que vous ayez un besoin urgent d'accomplir des tâches qui affectent le travail futur de l'entreprise. Si un manager ne respecte pas les normes du Code du travail de la Fédération de Russie, il enfreint la loi. Cela le menace de graves problèmes lors du contrôle des organismes de contrôle.

Vous trouverez ci-dessous une feuille de temps - un exemple de remplissage des congés.

Nombre
Par
en ordre

Carte de pointage
nombre

Total
élaboré
pour le premier
moitié
mois

Ivanova E.V.

Comment remplir une feuille de temps si un employé est en arrêt maladie

Très souvent dans les organisations se pose la question de la prise en compte correcte des arrêts maladie dans le bulletin comptable. Pour remplir correctement les arrêts maladie dans la feuille de temps, vous devez prendre en compte :

quelle méthode est utilisée pour enregistrer la présence ou l'absence au travail (enregistrement complet ou uniquement enregistrement des écarts) ;
comment indiquer l'arrêt de travail sur le bulletin (code lettre « B », code numérique « 19 » - pour la colonne 15 du formulaire n° T-12).

Voyons comment les congés de maladie sont saisis dans une feuille de temps méthode d'enregistrement continu. Les jours de maladie du salarié, confirmés par un certificat d'un établissement médical, vous devez saisir, par exemple, la lettre code « B » dans la moitié supérieure de la ligne et le nombre d'heures effectivement travaillées « 0 ». Ensuite, vous devez résumer le nombre de jours et d'heures travaillés.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de désignation de congé de maladie dans un bulletin lors de l'utilisation de la méthode d'enregistrement continu :

Numéro dans l'ordre

Nom, initiales, fonction (spécialité, profession)

Numéro personnel

Notes sur la présence et l'absence du travail par jour du mois

Travaillé pour

la moitié du mois (I, II)

mois

Lorsqu'un salarié est en arrêt maladie selon le mode d'enregistrement des écarts, il est noté au bulletin :

lettre code « B » les jours confirmés par un certificat d'un établissement médical ;
code lettre "B" le week-end.

Voici comment les arrêts maladie sont reflétés dans le bulletin selon la méthode d'enregistrement des écarts :

Numéro dans l'ordre

Nom, initiales, fonction (spécialité, profession)

Numéro personnel

Notes sur la présence et l'absence du travail par jour du mois

Travaillé pour

la moitié du mois (I, II)

mois

Dubova Anastasia Khristoforovna, responsable logistique

Ils utilisent également des codes numériques. Dans ce cas, l'arrêt de maladie inscrit au bulletin est colonne 15 du formulaire n° T-12 noté comme suit :

Quantité absences, jours (heures)	D'eux pour des raisons
		Nombre de jours (heures)

Voici un schéma étape par étape pour saisir les congés de maladie dans le document :

Étape 1. Tout d'abord, vous sélectionnez le code de désignation de l'entreprise. Regardez le code d'arrêt de travail dans le bulletin (« B » ou « 19 » pour la colonne 15 du formulaire n° T-12 ou une autre marque acceptée dans votre organisation). Pour votre commodité, mémorisez ces codes ou enregistrez-les dans votre table de symboles.

Étape 3. Ensuite, vous calculez le nombre total de jours et d’heures travaillés par le salarié. Dans ce cas, excluez du calcul les jours de maladie et les week-ends (sauf autres écarts).

Congé de maladie dans le bulletin de notes pendant les vacances, cela se reflète comme suit :

Étape 1. Il est nécessaire de constater les vacances avant la date d’apparition de la maladie du salarié indiquée dans le certificat d’incapacité de travail. Pour ce faire, utilisez la lettre de désignation « OT » (code numérique « 09 » - pour la colonne 15 du formulaire n° T-12). Pendant les vacances, les week-ends ne sont pas célébrés. Pour calculer les vacances, les jours calendaires sont utilisés et non les jours ouvrables (article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Étape 2. Les jours où le salarié n'a pas pu travailler sont marqués de la lettre code « B ».

Étape 4. Vous devez prolonger vos vacances : inscrivez le code « DE » dans la feuille de temps après le dernier jour de vacances. Cela signifie le nombre de jours de maladie ultérieurs. Dans ce cas, certaines nuances doivent être prises en compte. Conformément à l'art. 124 du Code du travail de la Fédération de Russie, si un employé est temporairement invalide, le congé annuel payé est soit prolongé, soit reporté à une autre heure déterminée par l'employeur, en tenant compte des souhaits de l'employé.

Étant donné que la loi de la Fédération de Russie permet de prolonger ou de reporter les vacances à une autre période, en tenant compte des souhaits de l'employé, celles-ci ne peuvent pas être automatiquement prolongées pour cause de maladie. L’employeur doit comprendre ce que veut l’employé. Dans ce cas, le salarié est tenu d'exprimer sa volonté de prolongation ou de report du congé en introduisant une demande appropriée.

Questions que les responsables RH se posent souvent lors de la préparation des feuilles de temps

Dans tous les cas, la direction de l'entreprise ne suit pas strictement les règles selon lesquelles les formulaires T-12 et T-13 sont remplis, stockés et utilisés. Voici les réponses aux questions les plus courantes que se posent les spécialistes RH lors de l'élaboration d'une feuille de temps. Guidé par ces informations, vous ferez moins d’erreurs.

Quelle est la durée de conservation d’une feuille de temps complétée ?

Art. 586 « Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation » précise que la période de conservation du bulletin de notes ne peut être inférieure à 5 ans. Si la feuille de temps était utilisée pour enregistrer les heures de travail des salariés des industries lourdes et dangereuses, la durée de conservation atteint 75 ans.

Quelles étapes de déplacement des feuilles de temps faut-il prévoir lors de l'élaboration des documents locaux réglementant les règles de son élaboration et de son déplacement ?

La feuille comptable passe par plusieurs étapes, à savoir :

il est d’abord formalisé ;
puis vérifiez l'exactitude de la composition ;
si tout est correct, ils le remettent pour signature ;
fournir des services de comptabilité ;
transféré pour stockage ultérieur, dans le respect des normes acceptées dans l'entreprise (au service du personnel, aux archives, etc.).

Lors de l'établissement d'un planning de flux documentaire, veillez à y inclure toute la documentation comptable, y compris la feuille de temps, et à apporter un petit ajustement aux spécificités du formulaire (durée d'élaboration, retards éventuels dans la fourniture des documents par les salariés confirmant leur absence du travail, ainsi que le temps d'ajustement de la feuille de temps).

Qui, à part le chronométreur, peut tenir les feuilles de pointage ?

Conformément à la loi, non seulement les chronométreurs ont le droit de remplir des feuilles de temps (de plus, toutes les organisations ne disposent pas d'un tel spécialiste), mais également d'autres personnes autorisées. Un collaborateur RH, un recruteur ou le chef d'un service structurel peut tenir une feuille de temps. Tout dépend du système d’enregistrement du temps de travail de l’entreprise. Ce point doit être inscrit dans la description de poste et le contrat de travail du salarié remplissant la feuille de temps.

Comment remplir une feuille de temps si le spécialiste travaille à distance ?

Même si un employé exerce ses fonctions à distance, la loi oblige toujours l'employeur à prendre en compte son temps de travail (partie 4 de l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie). Comme déjà indiqué, vous pouvez enregistrer le temps de travail dans une feuille de temps en utilisant la méthode d'enregistrement continu des apparitions et des absences au travail, ainsi que la méthode d'enregistrement uniquement des écarts, tels que les absences, les retards, les heures supplémentaires, etc. temps travaillé par un spécialiste à distance, utilisation possible par toute méthode.

Si l'entreprise compte des employés qui travaillent à distance, les règles d'enregistrement de leurs heures de travail peuvent être prescrites dans une loi locale (article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie).

A noter que lors du travail à distance, la méthode de l’écart est généralement utilisée, puisque le chronométreur ne dispose d’aucune information sur l’apparence de l’employé au travail. S'il n'y a pas d'heures supplémentaires ni d'absences, la feuille de temps ne comprend que les données définitives sur les résultats de travail du salarié pour la 1ère et la 2ème quinzaine du mois. Si la méthode des écarts est utilisée, les jours ouvrables ne sont pas reflétés dans la feuille de temps. Si la cellule de la feuille de temps n'est pas renseignée, cela signifie que ce jour était un jour ouvrable.

Cependant, si la méthode de déviation est utilisée lors du remplissage d'une feuille de temps pour un employé à distance, des difficultés techniques peuvent survenir liées à la saisie des informations dans le programme 1C, etc. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser la méthode d'enregistrement continu des apparitions et absences.

Rémunération supplémentaire pour le travail : ce pour quoi vous devez payer les employés au-dessus de ce qu'ils sont censés payer

Des erreurs souvent commises lors de la préparation des feuilles de temps

À première vue, remplir un simple formulaire T-12 ou un équivalent est facile. Cependant, les employés qui suivent les heures de travail commettent les mêmes erreurs. Par exemple, ils saisissent des informations sur un employé sans indiquer son poste ni son matricule.

Important! Les résultats des contrôles des documents comptables d'un certain nombre d'organisations montrent que les responsables de la tenue des feuilles de temps ne respectent souvent pas la règle de raccourcissement d'une heure de la journée de travail avant un jour férié. En effet, les salariés travaillent 7 heures légales. Les documents indiquent une norme de 8 heures.

Il existe une autre erreur typique que commettent les entreprises, principalement par inattention : enregistrer un jour férié comme jour ouvrable. De plus, des difficultés peuvent être associées à la saisie des informations sur le temps travaillé par le spécialiste. N’oubliez pas que votre feuille de temps doit inclure toutes les heures travaillées par le travailleur interne à temps partiel dans chacun de ses postes.

Si, lors du contrôle de l'exactitude de la feuille de temps, vous identifiez une erreur, suivez les dispositions de l'article 8 de l'art. 9 de la loi fédérale du 6 novembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ». Les informations incorrectes doivent être soigneusement barrées. Au-dessus des symboles barrés, vous devez inscrire les bonnes informations et indiquer la date à laquelle les corrections ont été apportées. Ensuite, le salarié qui a corrigé la feuille de temps doit la signer (la signature doit également être déchiffrée et le poste indiqué).

Le praticien raconte

3 problèmes avec le système classique de suivi du temps de travail des salariés

Pierre Lebedev,

Directeur de l'économie et des finances chez ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerjinsk

Les salariés des services de production tenaient compte quotidiennement de leurs horaires de travail : ils indiquaient sur leurs feuilles de temps combien de temps (en heures) ils consacraient à des projets précis, des études, des déplacements professionnels, etc. À la fin du mois, les feuilles de temps étaient remises au supérieur immédiat qui, à son tour, transférait les documents au service comptable, dont l'employé saisissait les informations dans le système, préparait des rapports de synthèse sur les projets et les soumettait aux gestionnaires.

Lors de la collecte d’informations, nous avons rencontré 3 problèmes principaux :

La collecte de données statistiques a pris beaucoup de temps. Il a été possible de connaître le temps effectivement travaillé par les salariés, au mieux, une semaine après la fin du mois de reporting. La vérification et l’approbation des feuilles de temps prenaient également beaucoup de temps.
Des difficultés ont également été associées à l'obtention de rapports intérimaires. Nous ne pouvions pas collecter de données statistiques plus d'une fois par mois. Et si nous tenions des rapports hebdomadaires, le nombre de feuilles de temps papier serait multiplié par 4. De plus, l'analyse nécessite des informations sur chaque employé. Mais tous les salariés ne peuvent pas remplir des feuilles de temps en dehors de l’horaire habituel, puisque certains sont en arrêt maladie et d’autres en déplacement professionnel.
Le remplissage des feuilles de temps était souvent effectué avec des erreurs. Par exemple, les employés ont indiqué un mauvais numéro de contrat ou un mauvais type de travail, ou n'ont pas du tout pris en compte les heures de travail et ont rempli la feuille de temps à la fin du mois dans un ordre aléatoire.

Un système automatisé de suivi du temps de travail nous a aidé à résoudre ces problèmes.

Le bulletin peut utiliser des codes alphabétiques ou numériques pour indiquer un événement particulier, par exemple, la présence au travail porte la lettre I ou 01 en expression numérique, l'absentéisme - PR ou 24, les jours de congé supplémentaires sans solde - NV ou 28.

Vous pouvez trouver le code requis en utilisant le service que nous avons préparé ou en utilisant le tableau. Dans le service, vous devrez d'abord sélectionner le type (forme) de feuille de temps que vous utilisez, puis le libellé de l'événement pour lequel vous devez saisir une désignation de code - le système vous montrera immédiatement le code alphanumérique requis.

Il est à noter que le formulaire unifié T-12 peut être utilisé dans n'importe quelle organisation, quelle que soit la forme de propriété, à l'exception des institutions budgétaires.

Dans les institutions budgétaires, un formulaire comptable approuvé est utilisé, qui utilise d'autres désignations numériques et alphabétiques dans la feuille de temps.

1. Dans quels cas le code NN est-il utilisé ?

Le code NN, ou l'absence d'un salarié pour des raisons inconnues, est renseigné à chaque fois et tant que le salarié n'est pas au travail et que le responsable ne dispose pas de documents sur les raisons de son absence. Même si le responsable de la personne absente jure que le salarié est absent (code PR), ne vous précipitez pas pour inscrire ce code dans les pièces comptables primaires, attendez que la personne apporte un document expliquant son absence, sinon il peut arriver que l'heure une feuille avec le mauvais code sera fournie au service comptable, et par la suite il s'avérera que l'employé était absent pour une bonne raison, et des modifications devront alors être apportées aux documents comptables primaires.

2. Comment sont désignés les jours de congé en voyage d'affaires ?

Il existe deux points de vue sur la question de la désignation du code des jours de week-end lors d'un voyage d'affaires : certains pensent que le code K() devrait être utilisé, d'autres soutiennent que le code B() devrait être utilisé. Les deux ont leurs propres arguments raisonnables et légalement justifiés, mais il n’existe pas d’approche unique, partez donc de votre propre pratique établie.

3. Les jours de congé sont-ils marqués sur la feuille de temps lorsqu'un employé est malade ?

Lorsqu'un salarié est en arrêt maladie, le code B (invalidité temporaire) est attribué pour toute la période d'incapacité temporaire, y compris les fins de semaine et les jours fériés.

Une inscription complète similaire est effectuée lorsque les salariées sont en congé de maternité (P), en congé parental lorsqu'elles atteignent l'âge de trois ans (OZ) et en congé sans solde (UP).

4. Comment sont désignés les jours de congé en vacances ?

Si, lorsqu'un salarié est en congé annuel payé (PA) ou en congé annuel (AH), un jour férié tombe pendant la période de son repos, dans le bulletin de notes, le code OT ou OD doit être remplacé par B (week-end et hors week-end). jours fériés), car, conformément à l'article 120 du Code du travail de la Fédération de Russie, les jours fériés chômés tombant pendant la période de congé payé ne sont pas inclus dans le nombre de jours calendaires de congé.

5. Quelles désignations doivent être inscrites sur le bulletin scolaire : numérique ou alphabétique ?

Il n'y a pas d'instructions claires à ce sujet, par conséquent, dans chaque organisation, les informations sont saisies dans la feuille de temps sur la base de la pratique établie et de la facilité d'utilisation. Si vous aimez la lettre de désignation sur la feuille de temps, utilisez-la. Sinon, mettez des chiffres.

6. Quelle forme de bulletin est-elle la plus pratique à utiliser pour remplir ?

La forme du bulletin n'a pas d'importance ; vous pouvez choisir le formulaire approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1 (,), vous pouvez utiliser le formulaire approuvé par arrêté du ministère des Finances. de Russie du 30 mars 2015 n° 52n.

Formulaire n° 52n (F.0504421)

En général, si vous travaillez dans une organisation commerciale, vous pouvez développer et approuver de manière indépendante votre propre formulaire avec vos propres désignations alphabétiques ou numériques, personne ne l'interdit, l'essentiel est que ce soit effectivement le cas.

7. Qui doit suivre les heures de travail et qui doit en être responsable ?

Si l’organisation est petite, elle peut être dirigée par une seule personne.

Si la structure de l'entreprise est importante, il est conseillé de nommer un responsable dans chaque division.

Tous les responsables, quel que soit leur nombre, sont désignés par arrêtés pour les principales activités afin d'éviter divers types de malentendus.

La responsabilité de l'exhaustivité et de l'exactitude du remplissage de la feuille de temps incombe à la personne autorisée par l'arrêté.

Le chef du service est responsable de la soumission en temps opportun des feuilles de temps au service comptable.

L'employeur est responsable de tout le monde.

8. Comment bien suivre les heures de travail si l'entreprise est petite et fonctionne sur une base de cinq jours ?

Il n'existe pas d'approche unique en matière de tenue de registres : vous pouvez tenir un registre continu (enregistrer tous les faits) ou uniquement les écarts (invalidité temporaire, absences pour des raisons inconnues, etc.). Le critère principal est l'exactitude de l'enregistrement sur papier du temps réellement travaillé, puisque ce document est le principal document de calcul des salaires.

Dans le travail quotidien, la première option est plus pratique pendant les périodes de travail, la deuxième option est préférable lorsque la durée du temps de travail est constante, comme c'est le cas pour une semaine de cinq jours.

Dans tous les cas, les heures de travail sont enregistrées quotidiennement et soumises mensuellement au service comptable.

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