Codes des divisions structurelles. Code d'une unité structurelle dans le tableau des effectifs : indication et utilisation correctes. Sous-types de dotation

, reflétant la structure du personnel embauché, est un document important pour l'entreprise. Lors de l'élaboration du formulaire, le formulaire T-3 approuvé est pris comme base. Lors de l’élaboration de ce document, il est nécessaire d’accorder une attention particulière non seulement aux postes et aux salaires des employés, mais également à la description des divisions structurelles de l’organisation dans le tableau des effectifs.

Unité structurelle dans le tableau des effectifs

L'agence statistique a élaboré et approuvé le formulaire de dotation il y a plus de 10 ans. Actuellement, ce formulaire n'est pas obligatoire pour les personnes morales et les entrepreneurs. Dans le même temps, de nombreuses entités commerciales le prennent comme base, en le complétant si nécessaire par des colonnes séparées.

Dans la forme approuvée de cet acte réglementaire local, 2 colonnes sont réservées aux informations sur les différents départements, départements et succursales :

• Nom;
• code de l'unité structurelle.

Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, ces informations sont suffisantes. Dans le cas de grandes entreprises ayant une structure ramifiée, où la direction (département) peut contenir des divisions plus petites, vous pouvez ajouter une colonne supplémentaire avec des données sur les départements et les groupes d'employés, ou ajouter ces informations séparées par des virgules (entre parenthèses).

Le nom de l'unité structurelle dans le tableau des effectifs doit correspondre pleinement aux données des contrats de travail avec les salariés.

Par exemple, si le contrat stipule qu'une personne a été embauchée en tant que spécialiste dans le service logistique du département commercial, alors le document réglementaire local doit indiquer le poste dans une telle unité structurelle, et pas seulement dans le service logistique.

Le code de l'unité structurelle dans le tableau des effectifs est attribué dans l'ordre et se compose de deux chiffres. Avec une structure ramifiée, divisée en sous-départements et groupes, la division principale se voit attribuer un code à deux chiffres, et ses quatre éléments constitutifs se voient attribuer un code à six chiffres, en fonction de la branche de subordination.

Par exemple, lorsque vous utilisez un analogue complet du formulaire T-3, une partie du tableau des effectifs avec les divisions structurelles ressemblera à ceci :

La saisie des données dans le tableau et l'attribution de codes aux divisions structurelles individuelles peuvent être effectuées de deux manières.

Premièrement, en termes de hiérarchie. Cette option est la plus courante. Les départements et départements sont divisés en :

Deuxièmement, les noms des unités structurelles dans le tableau des effectifs sont classés par ordre alphabétique.

Effectifs sans divisions structurelles

Les petites entreprises et les entrepreneurs individuels se caractérisent par une structure de personnel embauché sans division en départements ou services. Parallèlement, il est nécessaire d'établir un planning des effectifs.

Dans cette situation, les colonnes avec les noms des départements et des départements sont soit remplies d'un signe « - », soit le mot « non » y est inscrit. La colonne avec les intitulés de poste est remplie par ordre hiérarchique.

Par exemple, pour une petite entreprise, cette partie du document ressemblerait à ceci.

Si un entrepreneur travaille de manière indépendante sans embaucher des travailleurs supplémentaires sous contrat de travail, il n'est pas nécessaire d'établir un tableau des effectifs.

La même règle s’applique aux petites startups, où deux ou trois propriétaires opèrent sans attirer de main d’œuvre supplémentaire.

Ajout d'unités structurelles distantes au tableau des effectifs

Dans les grandes entreprises, où travaillent des milliers de salariés, l'établissement d'un tableau des effectifs implique non seulement de le diviser en divisions structurelles, mais également d'y ajouter des bureaux de représentation, des bureaux ou des succursales situés dans d'autres localités.

En règle générale, ces succursales éloignées ne bénéficient pas du droit d'une personne morale indépendante et ne peuvent pas agir en tant qu'employeurs de salariés. Lors de la constitution du personnel dans cette situation, vous pouvez utiliser trois options.

Tout d'abord, complétez les colonnes avec des informations sur les divisions structurelles avec une colonne supplémentaire indiquant l'emplacement d'un bureau ou d'une succursale particulière.

Par exemple:

Succursale, bureau de représentation, bureau supplémentaire	Subdivision structurelle
	Nom	Code
1	2	3
Siège social (bureau central)	Administration	0101
	Service de comptabilité	0102
	Départements des ressources humaines	0103
Branche n°1	Gestion	0201
	Département Clientèle Entreprises	0202
	Service de vente au détail	0203
Bureau de représentation pour la région Extrême-Orient	Contrôle	0301
	Service financier	0302
	Service client	0303

Ainsi, lors de l'établissement d'un tableau des effectifs, soit une copie de l'intégralité du document, soit un extrait indiquant des informations relatives uniquement à une succursale ou un bureau de représentation spécifique est envoyé aux divisions éloignées.

Deuxièmement, les divisions distantes de l'entreprise peuvent être enregistrées sous forme d'annexes au tableau principal des effectifs. Cette option est pratique dans le cas d'un grand nombre de départements et d'une structure hiérarchique ramifiée.

Avec ce mode d'élaboration d'un document réglementaire local, il ressemblera à ceci :

Liste des effectifs de l'ODO "Promtrans"

Applications:

1. Tableau des effectifs du bureau de représentation à Taganrog
2. Dotation en personnel du bureau supplémentaire à Samara

Troisièmement, compte tenu du grand nombre de divisions éloignées et de leur éloignement géographique du siège social de l'entreprise, il est possible de déléguer certains pouvoirs en matière de gestion du personnel et de dossiers du personnel aux responsables locaux du réseau d'agences. Pour ce faire, il est nécessaire d'indiquer dans le règlement intérieur relatif aux questions de personnel la décentralisation des fonctions individuelles de recrutement du personnel et d'établissement des plannings des effectifs.

En outre, les pouvoirs du chef d'une unité distante sont également documentés dans les dossiers du personnel, généralement à l'aide d'une procuration. Avec cette forme d'interaction, le tableau des effectifs est établi et approuvé séparément dans chaque agence ou bureau de représentation, puis une copie est envoyée au bureau central.

Vous pouvez également utiliser l'une des trois options pour établir un tableau des effectifs pour les unités structurelles distantes si une autre personne morale rejoint l'entreprise.

Souvent, lorsque plusieurs entreprises fusionnent en une seule ou qu'une entreprise en rejoint une autre, des difficultés surgissent pour élaborer un document réglementaire local commun réglementant la structure du personnel embauché (mêmes noms de départements et de services, postes avec des noms similaires mais des niveaux de rémunération différents, etc.) . La solution pour sortir de la situation est de diviser l'organisation affiliée en une division distante.

Le tableau des effectifs, en tant que document du personnel, soulève pour beaucoup de nombreuses questions. Par exemple, à quelle fréquence doit-il être rédigé, comment remplir correctement le formulaire unifié et si cet acte normatif est obligatoire. Pour clarifier la situation, il convient d’approfondir certaines questions.

Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Le tableau des effectifs est un document nécessaire à la formation de la structure du personnel et du nombre de l'organisation en pleine conformité avec la Charte de l'entreprise. Ce document contient une liste des divisions structurelles de l'organisation, une liste de postes, des noms de spécialités et de professions indiquant les qualifications, ainsi que des données sur le nombre requis de certaines unités de personnel. Pour le compiler, le formulaire unifié T-3 est utilisé, qui est approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie.

Du point de vue de l’employeur, le tableau des effectifs remplit un certain nombre de fonctions importantes et permet une optimisation et une rationalisation maximales du travail de l’institution. L'utilisation d'un tableau des effectifs vous permet de voir clairement l'ensemble de la structure de l'organisation avec ses divisions, d'enregistrer le nombre d'unités de personnel, de contrôler le nombre et la qualité des employés, de surveiller le système salarial et le montant des indemnités. Et lorsque des postes vacants se présentent, cela simplifie grandement la sélection du personnel.

Le tableau des effectifs est-il un document obligatoire ?

Il est intéressant de noter qu’il n’existe pas de réponse claire à cette question. D'une part, le Code du travail aborde la question de la dotation, puisque ce document concerne la fonction de travail d'un employé d'une organisation et la rémunération du personnel. Et le contrat de travail précise que l'employé exerce ses fonctions conformément au tableau des effectifs. Il existe une forme unifiée du tableau des effectifs, et ce document est également mentionné dans les Instructions de tenue des cahiers de travail (les inscriptions au cahier de travail sont faites en tenant compte du nom du poste conformément au tableau des effectifs). Cela signifie que l'organisation doit disposer d'un tableau des effectifs. Mais, d’un autre côté, pas un seul acte réglementaire n’énonce directement l’obligation pour l’employeur de mettre en place un tableau des effectifs. Et pourtant, il est préférable d'établir ce document personnel, puisque la plupart des organismes de contrôle le considèrent comme obligatoire pour toute organisation.

Par exemple, le fisc et la Caisse de sécurité sociale demandent toujours du personnel lorsqu'ils effectuent des contrôles sur place. Grâce à lui, ils vérifient l'exactitude du calcul des primes d'assurance, collectent des informations sur l'expérience en assurance des salariés et contrôlent l'exactitude de la fiscalité. Le fait que le tableau des effectifs ne soit pas un document de comptabilité fiscale ne dispense pas l'employeur de l'obligation de le fournir lors des contrôles à la demande d'organismes tiers. Et son absence peut être considérée comme une violation de la législation du travail, pour laquelle une amende de 50 000 roubles est infligée à l'organisation. Bien entendu, elle peut être contestée en justice (d'autant plus qu'il n'y a pas d'indication directe dans la loi sur l'obligation de l'employeur d'établir un tableau des effectifs), mais vous devrez d'abord la payer.

Fréquence d'établissement des plannings des effectifs

À quelle fréquence devez-vous créer un nouveau tableau des effectifs ? Il n’y a pas non plus de réponse claire à cette question. Mais dans cette situation, il faut se laisser guider par la logique : le tableau des effectifs étant un document de planification, il est alors conseillé de l'établir pour une année civile ou six mois. Cela permettra, si nécessaire, de réguler le nombre d'effectifs de l'organisation et sa composition qualitative. Mais, en même temps, il est possible d'approuver le tableau des effectifs pour plusieurs années (si l'organisation n'a pas besoin d'introduire de nouveaux postes).

Qui élabore et approuve le calendrier des effectifs ?

Si l'entreprise ne dispose pas de tableau des effectifs, mais que la direction a décidé d'en élaborer un, une question raisonnable se pose : qui doit le faire ? Encore une fois, la législation ne donne pas de réponse sans ambiguïté à cette question. Le manager peut donc le faire lui-même, en déterminant le cercle des personnes responsables qui l'aideront. Il serait logique qu'il s'agisse de collaborateurs RH, de chef comptable, d'employés du service de planification juridique ou économique. Et si l'entreprise dispose d'un service d'organisation du travail et des salaires, vous pouvez lui confier ce travail. Les responsabilités d'élaboration et d'établissement du tableau des effectifs pour 2014 peuvent être reflétées dans le contrat de travail du salarié ou dans ses responsabilités fonctionnelles.

L'approbation du tableau des effectifs porte sur les pouvoirs du chef de l'organisme ou de la personne à qui ces pouvoirs sont transférés par arrêté du chef. Pour approuver le tableau des effectifs, le responsable doit signer un arrêté ou une instruction particulière. Les détails de ce document doivent être indiqués dans le champ du formulaire unifié T-3 « Approuvé par arrêté de l'organisme en date du « __ »_______20__No__ ». Dans ce cas, la date d'approbation et la date d'entrée en vigueur du tableau des effectifs peuvent ne pas coïncider (la date d'entrée en vigueur est généralement ultérieure).

Combien de temps le tableau des effectifs est-il conservé ?

Rosarkhiv établit certaines périodes de conservation pour les documents standards de gestion, selon lesquelles le tableau des effectifs de l'institution doit être conservé pendant trois ans, à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle le document est devenu invalide. Quant aux dispositions en matière de personnel, qui seront abordées dans la section suivante, elles sont conservées pendant soixante-quinze ans après l'élaboration des nouvelles.

Le staffing est une aide dans le travail du service RH

Dans certaines organisations, le service RH tient à jour un tableau des effectifs - une version mobile du tableau des effectifs, qui reflète tous les postes vacants, ainsi que toutes les informations sur les postes pourvus (noms complets des employés actuels, statut du poste, etc.). Le tableau des effectifs fournit les informations nécessaires sur les changements de personnel, contient les effectifs des salariés, des informations sur l'ancienneté et les catégories (mineurs, personnes handicapées, retraités, ayant des enfants de moins de trois ans, etc.) de salariés.

Lors de l'élaboration de la structure des effectifs, le tableau des effectifs actuel est pris comme base, auquel sont ajoutées les colonnes nécessaires. Ce document n’est pas obligatoire et l’organisation n’est pas tenue de le conserver. Mais le tableau des effectifs est un document assez pratique, notamment pour les grandes organisations, qui permet d'optimiser le travail des responsables du personnel et de contrôler clairement le pourvoi des postes vacants. Il est donc souvent utilisé comme document interne.

Tableau des effectifs : règles d'établissement

Envisageons d'établir un tableau des effectifs basé sur le formulaire unifié T-3. Pour recevoir un document complété, il vous suffit de remplir le formulaire en suivant les Instructions pour remplir les formulaires de documentation comptable primaire.

"Un bouchon". Lorsque vous remplissez « l'en-tête », vous devez indiquer le nom de l'organisation dans le champ « Nom » (cela se fait conformément au certificat d'enregistrement), le code OKPO, le numéro du document et la date de préparation. Dans le champ « Tableau des effectifs pour la période… » vous devez indiquer uniquement la date d'entrée en vigueur de ce document.

• Colonne 1 « Nom ». Nous indiquons le nom de l'unité structurelle, de l'atelier, du bureau de représentation, de la succursale, en organisant les unités structurelles selon la hiérarchie existante.
• Colonne 2 « Code ». Nous indiquons le code de l'unité structurelle qui lui est attribuée par le chef de l'organisation.
• Colonne 3. Nous indiquons le poste (spécialité, profession), le grade, la classe (catégorie) des qualifications de l'employé conformément au classificateur panrusse des professions et au répertoire de qualifications des gestionnaires et des spécialistes. Ici, il convient de prendre en compte que le poste pour lequel le salarié est embauché doit sonner de la même manière tant dans le tableau des effectifs que dans le contrat de travail, ainsi que dans le cahier de travail.
• Colonne 4 « Nombre d'unités de personnel ». Nous indiquons le nombre de postes pour les postes concernés. S'il y a des unités incomplètes, elles doivent être indiquées en fractions, par exemple 2,75. Et s'il y a des postes vacants, ils sont également indiqués.
• Colonne 5 « Taux tarifaire ». Nous indiquons le salaire, la grille tarifaire, le pourcentage des revenus, la part des bénéfices - tout dépend du type de système de rémunération en vigueur dans une organisation particulière. L'essentiel est d'indiquer le montant en équivalent rouble et de rappeler que le salaire (taux tarifaire) ne peut pas être inférieur au salaire minimum.
• Colonnes 6, 7, 8 « Allocations ». Nous indiquons les paiements d'incitation et de compensation fournis. Il peut s'agir de primes, de paiements supplémentaires, de paiements incitatifs, d'indemnités, qui peuvent être établies à la fois par la législation de la Fédération de Russie et par l'employeur. Ces paiements peuvent être des montants fixes ou des augmentations en pourcentage.
• Colonne 9. Indiquez le montant total dans les colonnes 5 à 8. Autrement dit, nous additionnons les salaires et toutes les indemnités requises et affichons la valeur totale en roubles. Si les données sont données en pourcentage, nous affichons le pourcentage.
• La colonne 10 est réservée aux notes. S’il n’y en a pas, il reste vide.

Une fois tous les champs remplis, vous devez remplir la ligne « Total ». Il résume tous les indicateurs en colonnes verticales : il indique le nombre d'unités d'effectifs prévues dans le barème, le montant des salaires (taux tarifaires), les indemnités et le montant du fonds salarial mensuel.

Le tableau des effectifs est signé par le chef du service des ressources humaines ou une personne autorisée, ainsi que par le chef comptable de l'organisation. Vous pouvez apposer un cachet sur le document, mais ce n'est pas nécessaire.

Changement de personnel

Même les horaires de dotation établis doivent être modifiés de temps à autre. La raison de ces changements peut être la nécessité d'introduire une nouvelle unité ou division dans le personnel ou, à l'inverse, de réduire le personnel existant. En outre, il peut s'avérer nécessaire de modifier les salaires, les tarifs, ainsi que de renommer des postes ou des départements.

Il existe deux options pour apporter des modifications au tableau des effectifs :

• élaborer et approuver un nouveau tableau des effectifs ;
• apporter des modifications au tableau d'effectifs actuel.

Dans le premier cas, le tableau des effectifs est élaboré sur la base de l'actuel, mais en tenant compte des modifications nécessaires, et est mis en vigueur dès le début ou le milieu de l'année civile. S'il y a un besoin urgent, alors dès le début du nouveau mois.

Quant aux modifications apportées au document en cours sans l'annuler, elles sont effectuées conformément à l'arrêté du responsable « Sur la modification du tableau des effectifs ». L'arrêté lui-même doit indiquer la base des modifications apportées au tableau des effectifs (cela peut être une réorganisation, une réduction du personnel, une amélioration de la structure de l'organisation, etc.), et également indiquer exactement quels changements doivent être apportés.

Dans une grande organisation avec une structure ramifiée, il est préférable d'indiquer non seulement les postes concernés par le changement, mais également les unités structurelles où se situent ces postes. Dans ce cas, toute modification du tableau des effectifs doit être portée à la connaissance des salariés de l’entreprise, et également inscrite dans les cahiers de travail en référence à la base (ordre ou instruction).

Réduction des effectifs : quand opérer des changements ?

Une réduction du personnel ou du nombre d'employés est l'un des motifs pour apporter des modifications au tableau des effectifs, car une réduction de la taille d'une organisation implique l'exclusion d'unités individuelles du personnel du calendrier et une réduction du personnel - des postes. Dans ce cas, les salariés licenciés sont passibles de licenciement (sauf s'il est prévu qu'ils soient transférés à un autre emploi).

Puisqu'en cas de licenciement en raison d'une réduction du nombre ou de l'effectif des salariés, il est nécessaire de notifier les changements au plus tard deux mois à l'avance, le nouveau tableau des effectifs ne peut entrer en vigueur qu'après ce délai. Bien qu'il puisse être établi à l'avance, la présence même d'un tableau des effectifs nouveau ou modifié, déjà approuvé, confirmera l'éligibilité des salariés licenciés. Si les circonstances qui ont conduit à la décision de procéder à une réduction sont éliminées, l'employeur a le droit de modifier à nouveau le tableau des effectifs dans le sens d'une augmentation du nombre d'employés.

Modification du formulaire unifié T-3

La résolution du Comité national des statistiques n° 20 du 24 mars 1999 autorise les organisations à apporter des modifications aux formulaires unifiés de documentation comptable primaire (cette autorisation ne s'applique pas à la comptabilisation des transactions en espèces). Par conséquent, en cas de besoin urgent, l'organisation peut apporter ses propres modifications au formulaire fini, mais la suppression des détails existants n'est pas autorisée. Les changements peuvent concerner l'agrandissement ou le rétrécissement des colonnes, l'ajout de lignes ou de feuilles volantes. Les corrections nécessaires peuvent être apportées lors de la production de formulaires basés sur un formulaire unifié.

Le travail de chaque entreprise repose sur des actes législatifs de différents niveaux de subordination. Les documents locaux, adoptés et publiés pour l'entreprise elle-même, jouent un rôle majeur dans la vie de toute organisation.

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Les documents locaux incluent également la dotation en personnel. Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques et caractéristiques de conception de cet important document.

De quel genre de document s'agit-il ?

Le tableau des effectifs est un acte normatif local. Basé sur la Charte de l'entreprise.

Pour l'unification, le Service national des statistiques a approuvé le formulaire T-3.

Dans les entreprises, il est utilisé pour enregistrer le nombre d'employés, leur composition et leur structure.

Comprend :

• Nom des départements, attribution de codes à ceux-ci.
• Nom des postes, spécialités, métiers, catégorie, classe de qualification.
• Nombre d'employés, salaire, indemnités.

Le tableau des effectifs est conçu pour :

• Former la structure organisationnelle de l'entreprise.
• Former le nombre de départements et d'unités d'effectifs.
• Créer un système de rémunération des employés.
• Fixez les allocations et leur taille.
• Faciliter la sélection du personnel pour les postes vacants.

Que dit la loi?

Base normative

• Code du travail. Art. 15 et 57 contiennent des références à la dotation. Cela est dû au fait que les responsabilités, les droits et la rémunération de l'employé sont basés sur le tableau des effectifs.
• Instructions pour . Il est indiqué que toutes les inscriptions sont inscrites dans le cahier de travail sur la base du tableau des effectifs.

Il n'existe aucun acte normatif précisant l'obligation de maintenir un tableau des effectifs. Malgré ce « trou dans la loi », tous les services de contrôle réclament ce document.

Avec son aide, les informations sur les employés, la rémunération du travail effectué, etc. sont vérifiées et collectées. Par conséquent, leur absence constitue une violation du droit du travail et entraîne une amende.

Conclusion : chaque entreprise doit disposer d'un tableau des effectifs.

Les personnes responsables. Qui signe ?

Le chef d'entreprise, les chefs du personnel et les services comptables ont le droit de signer le tableau des effectifs. Cela signifie que les employés de ces services sont responsables de l'élaboration, du traitement et des modifications.

La signature est placée à la fin du document. Si le tableau des effectifs comprend plus d'une page, les signatures sont placées sur la dernière page dans des lignes de signature spéciales.

Lors de l'élaboration initiale du tableau des effectifs, une colonne de signatures peut être inscrite sur chaque page du document.

Quand et comment apporter des modifications ?

La question de savoir si des changements doivent être apportés chaque année ou non est décidée individuellement par chaque manager. Il s’agit d’un document de planification et il est conseillé de le mettre à jour annuellement.

La mise à jour annuelle permettra de coordonner la composition quantitative et qualitative des effectifs.

S'il est nécessaire d'introduire ou de supprimer des postes, de supprimer ou d'ajouter des départements, un nouveau document peut être approuvé moins ou plus souvent.

Les modifications peuvent être apportées de plusieurs manières :

• Changement global. Il se voit attribuer un nouveau numéro d'immatriculation et ratifié par arrêté (instruction).
• Changement sélectif. Doit être inscrit dans un ordre ou une instruction. Cette méthode est possible si les ajustements ne sont pas significatifs.

Les modifications apportées au tableau des effectifs affectent le personnel existant ; en conséquence, des ajustements doivent être apportés aux documents de travail des salariés concernés.

Cela peut être un changement de poste, de service, des responsabilités supplémentaires, un changement.

En cas de changement de poste, le salarié doit en être informé par écrit deux mois à l'avance.

Ainsi, apporter des modifications se compose d'étapes :

• Le consentement du salarié pour apporter des ajustements à l’horaire qui le concernent.
• Rédiger et accepter une commande (instruction) pour effectuer des ajustements.
• Rédiger et accepter une annexe au salarié concerné par les changements.
• Enregistrer les modifications reçues dans le cahier de travail.

Comment établir correctement un planning des effectifs ?

Procédure, étapes et règles de remplissage

Lors de la rédaction d'un tableau des effectifs, vous devez vous référer à la structure organisationnelle de l'entreprise.

Cela est dû au fait que lors de l'élaboration d'un planning, il est nécessaire d'indiquer les divisions qui font partie de l'entreprise. Ensuite, remplissez un formulaire standardisé.

Étapes de saisie des données sous une forme standardisée :

• Indiquez le nom de l'entreprise selon les documents constitutifs. S'il existe un nom abrégé, il doit également être indiqué - entre parenthèses ou une ligne en dessous.
• Spécifiez le code OKPO.
• Indiquez le numéro de série selon le journal du flux de documents. Lorsque vous effectuez plusieurs ajustements, vous devez saisir une numérotation distincte (par exemple, avec une valeur de lettre).
• La date d'établissement du document est inscrite dans une colonne spéciale. Cela ne coïncide pas toujours avec le moment où il entre en vigueur. À cet égard, dans la forme unifiée, il y a une colonne indiquant la date à partir de laquelle elle entre en vigueur.
• Dans la colonne « Effectif en nombre de... unités » est inscrit le nombre d'unités officielles.
• Les champs sont remplis.

Sections, graphiques et leurs caractéristiques

Section 1 « Nom de l'unité structurelle »

Les départements, bureaux de représentation et succursales sont inclus.

Les données sont saisies de haut en bas.

La première ligne indique la direction de l'entreprise. Viennent ensuite les services financiers, comptables, du personnel et des affaires économiques.

Après avoir rempli les colonnes avec les départements du premier niveau de subordination, il est nécessaire de saisir les données de production.

Tous les ateliers et zones sont indiqués. Après ce niveau, les données sur les départements de service (entrepôt, par exemple) sont saisies.

Section 2 « Code d'unité structurelle »

A l'aide de cette section, la structure hiérarchique de l'entreprise est clairement visible.

Pour faciliter le remplissage de cette colonne, vous devez utiliser des classificateurs industriels.

Chaque unité structurelle se voit attribuer un code spécifique afin de faciliter le flux documentaire.

La mission commence du plus grand au plus petit. Par exemple, département - 01, départements du département - 01.01, 01.02, etc., dans le groupe de départements 01.01.01, etc.

Colonne 3 «Position (spécialité, profession), grade, classe (catégorie) de qualifications du salarié»

La section est remplie à partir du Classificateur des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires.

Pour les organisations financées par le budget fédéral, l'utilisation d'un classificateur fait partie intégrante du processus de flux de documents.

Les données sont saisies dans cette colonne en fonction des caractéristiques des activités de chaque entreprise.

Section 4 « Nombre d'unités de personnel »

Contient des données sur le nombre d'unités de travail. Les unités de dotation en personnel d'une organisation budgétaire sont approuvées par des organisations de niveau supérieur.

Dans une entreprise non budgétaire, les niveaux d'effectifs sont déterminés par ses besoins et sa faisabilité économique. Si l'entreprise compte du personnel travaillant au taux de 0,5 ou 0,25, alors lorsque vous remplissez cette section, les parts sont indiquées.

Les emplois vacants sont inclus dans le nombre d'unités de personnel vacantes.

Exemple de tableau d'effectifs avec un taux de 0,5 :

Section 5 « Taux tarifaire (salaire), etc. »

Cette section contient des données sur les salaires par poste.

Grâce au taux tarifaire, les salariés sont rémunérés pour les tâches exercées conformément au contrat de travail. Ce mode de paiement est activement utilisé dans les entreprises et organisations publiques. Lors du calcul des salaires, il est nécessaire de se référer à la grille tarifaire unifiée.

Le salaire est une rémunération fixe pour l'exécution de tâches directement spécifiées dans le contrat de travail.

Le salaire se forme sur une certaine période de temps (mois, trimestre, semestre).

L'établissement des salaires des employés des organismes budgétaires est basé sur la grille tarifaire unifiée. Les entreprises privées reposent sur des capacités financières, mais non inférieures au salaire minimum, qui n'inclut pas les primes, les indemnités, les paiements pour conditions de travail spéciales, etc.

Les données sont indiquées en roubles.

Article 6-8 « Indemnités et majorations »

Contient des données sur les primes d'incitation, les rémunérations (primes, ), établies par la législation de la Fédération de Russie (« nord », pour un diplôme universitaire) et introduites à la discrétion de l'organisation (liées aux conditions de travail).

Pour les entreprises et les organisations financées par le budget de l'État, le montant des allocations est fixé par le gouvernement de la Fédération de Russie, pour les entreprises privées, par la direction de l'entreprise.

Les allocations sont fixées en pourcentage du salaire. Les paiements supplémentaires sont un paiement fixe.

Article 9 « Total »

Les colonnes 5 à 8 sont résumées. Toutes les dépenses du mois sont indiquées.

Article 10 « Remarque »

Des modifications et des précisions sont apportées à la colonne selon le tableau des effectifs.

Quand est-il compilé et approuvé ?

Un tableau des effectifs est établi lors de l'ouverture d'une nouvelle entreprise, succursale, filiale, etc. et lors de changements importants.

Étant donné que les salaires sont payés mensuellement, il est plus correct de fixer la date d'effet au premier jour du mois.

Le tableau des effectifs est approuvé sur la base d'un arrêté ou d'une instruction signé par le chef d'entreprise ou une personne habilitée.

Également dans le tableau des effectifs, les détails correspondants doivent être inscrits dans la colonne « Approuvé ». Ensuite, les données sont saisies dans le journal d'enregistrement, après quoi le numéro est inscrit dans la commande. Puis, après la procédure d'approbation, le tableau des effectifs est envoyé pour stockage.

Remplissage d'échantillons 2019 :

Nuances importantes

Arrondi des unités de personnel

Lors de l'introduction des niveaux d'effectifs, le tableau des effectifs peut contenir des unités entières et des unités fractionnaires.

Il existe deux options pour arrondir les unités de personnel :

• Des arrondis sont effectués pour chaque division.
• Les unités d'effectifs sont regroupées dans plusieurs départements.

Où:

• Les paris inférieurs à 0,13 = 0, c'est-à-dire sont rejetés.
• Des taux de 0,13 à 0,37 équivalent à 0,25 poste à temps plein.
• Les paris 0,38-0,62 sont arrondis à 0,5 pari.
• Les taux réguliers de 0,63 à 0,87 sont équivalents à des taux de 0,75.
• Au-dessus de 0,87 - plein tarif.

Élaboration des plannings d'effectifs pour les entrepreneurs individuels

Selon la loi, un entrepreneur individuel peut embaucher des travailleurs. À partir du moment où les salariés sont embauchés, il devient l'employeur et doit maintenir un tableau d'effectifs. L'exception concerne les cas où les responsabilités et la forme d'activité du salarié sont décrites en détail dans le contrat de travail.

La dotation en personnel aide à se débarrasser des difficultés liées aux situations imprévisibles lorsque l'on travaille avec le personnel.

Lors de l'établissement d'un tableau des effectifs pour les entrepreneurs individuels, il convient de respecter les mêmes principes et règles que pour les grandes entreprises.

Mais au minimum, cela vaut la peine de remplir les colonnes 1 à 5.

Élaboration d'un tableau des effectifs dans une institution budgétaire

La dotation en personnel fait partie intégrante du travail de toute organisation budgétaire. Il est également établi selon le formulaire standardisé T-3 conformément à tous les principes et caractéristiques ci-dessus.

Cependant, pour les institutions budgétaires, il est obligatoire d'utiliser :

• Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires.
• Référentiel de qualification pour les postes de managers, spécialistes et autres salariés.
• Répertoire unifié des tarifs et des qualifications du travail et des professions des travailleurs (UTKS).

Lors de l'élaboration et de l'introduction des effectifs dans les entreprises publiques, il est nécessaire de se référer aux réglementations sectorielles.

Familiarisation des employés

La réglementation relative aux questions de travail précise : l'employeur est tenu de familiariser les salariés avec le règlement intérieur du travail, ainsi qu'avec les autres réglementations locales qui affectent directement ses activités de travail.

La prise de connaissance s'effectue contre signature. Ainsi, si le tableau des effectifs est un acte normatif local, alors la familiarisation avec celui-ci doit s'effectuer de la même manière.

De ce qui précède, il convient de conclure qu'il est nécessaire de maintenir un tableau des effectifs dans toute entreprise. Pour simplifier le travail avec le personnel, un formulaire standardisé T-3 a été adopté. Son utilisation simplifiera le travail et l'interaction avec les autorités de régulation.

Tableau des effectifs- il s'agit d'un document local qui permet d'organiser et de systématiser le travail d'une institution, ce qui augmente considérablement l'efficacité de l'organisation.

Chers lecteurs! Nos articles parlent des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est unique.

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Est-ce obligatoire ou pas ?

Le Service fédéral du Travail et de l'Emploi dans une lettre sous numéro 2016-6-6, du 8 juillet 2010, explique que toutes les entreprises opérant en Russie doivent conserver une telle documentation.

Rostrud explique que, conformément à avec l'article du Code du travail de la Fédération de Russie numéro 57 Chaque entreprise doit disposer de ce document. Son absence rend difficile la mise en œuvre de mesures telles que, par exemple, la réduction du nombre de travailleurs.

En outre, l'inspection du travail peut considérer l'absence de cette documentation comme une infraction, dont les dirigeants devront assumer la responsabilité conformément à l'article numéro 5.27 du Code administratif.

Il existe un formulaire standardisé pour l'établissement d'un tableau des effectifs, et il est en outre inclus dans les instructions pour remplir un cahier de travail.

Tableau des effectifs non inclus dans la liste des documents de comptabilité fiscale, cependant, les personnes morales sont tenues de les fournir à la demande de divers organismes de contrôle fédéral : services fiscaux, fonds social. les assurances, les autorités des fonds de pension ainsi que l'inspection du travail de l'État.

De plus, s'il n'y a pas d'horaire, alors l'entreprise est soumise à amende de 50 000 roubles, ou son travail est suspendu jusqu'à 90 jours, conformément à l'article 5.27 du Code fédéral des infractions administratives. Bien sûr, cela peut être réfuté devant le tribunal, mais avant cela, l'amende doit être payée.

Selon la définition de l'art. 57 du Code fédéral du travail, la fonction professionnelle d'un salarié est de travailler dans un poste correspondant au tableau d'effectifs en vigueur. Uniquement si vous disposez d'un document approuvé conformément à Clause 2 de l'article 81 du Code du travail Il devient possible de procéder à des changements structurels de personnel et à des réductions d'effectifs.

Tableau des effectifs ratifié par les réglementations locales de l'entreprise. Autrement dit, le fait même de son existence ne dépend que de l'employeur. L'obligation d'établir et d'accepter ce document incombe également uniquement à l'employeur.

Mais l'incapacité du chef de l'organisation à remplir la fonction d'établissement et d'approbation du tableau des effectifs n'est pas un motif de rupture du contrat de travail préalablement conclu entre lui et le salarié.

Dans certains cas, les employeurs embauchent des travailleurs pour des postes qui ne sont pas inclus dans le tableau des effectifs approuvé dans l'entreprise.

Les désaccords entre l'horaire et le contrat de travail concernant un salarié déterminé sont résolus en faveur du contrat (article 8 du Code du travail). Les salariés sont acceptés par spécialité précisée dans son contrat de travail.

L'objectif principal du document est que si, en cas de licenciement d'un employé conformément à l'article 2 de l'art. 81 du Code fédéral du travail disposent de véritables arguments pour étayer leur position devant les tribunaux, et notamment que l'entreprise ne pouvait pas avoir la possibilité d'employer cet employé et que son licenciement était tout à fait dans le cadre de la loi.

Au cours de l'essai, des niveaux d'effectifs seront dans un premier temps demandés. S'il existait auparavant et n'a pas été rédigé auparavant et correctement, mais a été rédigé dans le feu de l'action et délibérément, pour le bien du procès lui-même, alors dans ce cas, il sera extrêmement difficile pour l'employeur défendeur de gagner dans un tel conflit.

À quoi ressemble le staff ?

Le tableau des effectifs est établi selon le calendrier officiellement approuvé Formulaire T-3, qui a été approuvé en 2004 par arrêté du Comité national des statistiques sous le numéro 1 (voir photo). Selon cet acte législatif, ce formulaire est nécessaire pour établir le nombre, la composition et la structure de l'entreprise conformément à la Charte approuvée de l'entreprise.

(L'image est cliquable, cliquez pour agrandir)

Cette résolution précise également qu'elle doit indiquer des informations sur :

• les postes (professions, spécialités) et les qualifications sont indiqués ;
• unités structurelles existantes;
• le nombre d'unités de personnel en activité dans l'établissement.

Vous devez aborder la préparation et la maintenance du document de manière responsable, y indiquer des données valides et y apporter rapidement des modifications, le cas échéant.

Lisez notre article sur la façon d'apporter correctement des modifications au tableau des effectifs.

Ce document est nécessaire pour constituer le nombre et la structure du personnel de l'entreprise conformément à sa charte. Il contient:

• Entreprises OKPO ;
• nom complet de l'entreprise ;
• nombre;
• date d'entrée en vigueur et durée du document (généralement 1 an) ;
• nom des professions ou catégories de postes occupés par les travailleurs (en pleine conformité avec l'ECDD) ;
• le montant de tous les paiements ;
• dans le coin supérieur droit, le cachet « Approuvé » est apposé et les détails de l'Ordre sur l'introduction et l'approbation du calendrier sont inscrits.

Si le nombre d'employés, la liste des postes ou le montant des paiements changent dans une institution, des ajustements doivent alors être apportés à la documentation.

Si les changements ne sont pas apportés en temps opportun, la direction peut avoir des problèmes avec les autorités qui contrôlent les activités de l'entreprise.

Il n'y a pas de délais clairs pour lesquels le calendrier est établi - le document peut être établi pour six mois ou un an, voire plusieurs années, si l'entreprise n'a pas besoin d'apporter de modifications.

Rosarkhiv a établi une période de conservation exacte du tableau des effectifs après son expiration. La documentation devrait donc être conservé pendant au moins 3 ans, à partir de l’année suivant celle au cours de laquelle la validité du document a été perdue. Dans le même temps, les arrangements sont conservés plus longtemps - 75 ans à compter de la compilation des nouveaux.

Aperçu du document

Tableau d'effectif T-3 rempli conformément aux Instructions pour remplir les formulaires de documentation primaire. L'« en-tête » contient le nom complet de l'institution, le numéro de série du document en cours d'élaboration, OKPO et la date de son adoption. Le champ avec la période pendant laquelle la documentation est valable doit être rempli.

Téléchargez gratuitement le formulaire de dotation.

1 - « Nom ». Le nom de la division, de la branche, de l'atelier selon la hiérarchie est indiqué.

2 - « Coder ». Ici est noté le code de l'unité structurelle, qui lui est attribué par la direction.

3 - « Positionnement ». Le poste occupé par la salariée, le rang selon les documents de classification sont inscrits ici. La profession indiquée est exactement celle qui est inscrite chez le salarié et dans le contrat conclu avec lui.

4 - « Nombre d'unités de personnel ». Notez le nombre d'unités du personnel par poste. Les postes vacants et les unités incomplètes sont également indiqués ici.

5 - « Taux tarifaire ». Le montant doit être indiqué en roubles.

6,7,8 - « Indemnités ». Tous les bonus, incitations et autres paiements sont indiqués ici, indiqués sous forme de montants ou sous forme de taux d'intérêt.

9 - « Montant total ». Le montant total obtenu en additionnant les montants spécifiés dans les colonnes 5 à 8 est indiqué ici.

10 - « Remarques ». S'il n'y a pas de commentaires, ce champ reste vide.

Le code dans le tableau des effectifs est nécessaire à la tenue des dossiers. Si la comptabilité est tenue dans le programme 1C, il attribuera automatiquement un code à chaque division et site. Si 1C n'est pas utilisé, le responsable lui-même peut attribuer des codes, mais il est important de respecter la hiérarchie des services.

Comment démontrer résultats des audits réguliers de l’Inspection nationale du travail, le nombre maximum de déficiences est détecté après tentatives de remplissage du champ 5.

En essayant de remplir cette colonne par eux-mêmes, les entrepreneurs individuels (comme les comptables) commettent et se permettent souvent de commettre des erreurs, en écrivant une plage de valeurs comprise, par exemple, entre 5 000 et 7 000 roubles.

Évidemment, deux personnes occupant des postes similaires dans la même entreprise peuvent très bien travailler à des niveaux différents et recevoir des salaires complètement différents pour leur travail.

Pour afficher pleinement ces différences dans le tableau des effectifs, il existe une section distincte « suppléments », ou comprendront des postes de personnel essentiellement monotones : chef comptable et comptable, administrateur ou administrateur adjoint, etc., dont seuls les salaires diffèrent.

Postes sur la liste du personnel

Il existe un assez grand nombre de titres de poste, mais ils sont tous répartis en :

• basique- inscrit dans les Répertoires de Qualification ;
• arbitraire- inventés indépendamment ou dérivés de ceux de base.

Lors de l'établissement d'un horaire, les travailleurs devraient se voir attribuer des titres d'emploi de base, car cela simplifiera la procédure d'obtention des prestations et des pensions.

La résolution du ministère du Travail n° 29 explique que les noms dérivés peuvent être reconnus comme noms de base si ils sont basés sur le nom de base prescrit dans le répertoire de classification.

Travailleurs à temps partiel sont également indiqués dans la documentation. Vous pouvez procéder ainsi :

• Indiquez dans la colonne appropriée que la salariée travaille à 0,4 fois le taux (cela s'explique par le fait qu'une salariée à temps partiel ne peut travailler à ce poste plus de 16 heures par semaine). Le paiement est indiqué comme taux réel et non comme taux plein.
• Il faut préciser que le travailleur est employé à temps plein et que le salaire est noté plein. Mais, le contrat de travail précise les conditions d'exercice de l'activité : le salarié est embauché pour un travail à temps partiel.
• Une note correspondante est également faite dans la colonne « Notes ».

Optimisation des documents

Pour augmenter l'efficacité d'une organisation, il est nécessaire d'effectuer périodiquement optimisation du planning, qui représente l'identification des fonctions inutiles, la répartition et l'utilisation correctes du temps de travail et le degré de charge de travail des travailleurs.

Le résultat de l’optimisation est souvent une réduction du personnel, mais en même temps, l'employeur ne retient que les travailleurs capables de travailler efficacement et d'accomplir certaines tâches dans la mesure du possible. En conséquence, l’optimisation est le meilleur moyen d’augmenter l’efficacité d’une organisation.

Conformément à la loi fédérale numéro 98, le personnel n'appartient pas à la liste des documents contenant un secret commercial.

Ainsi, l’employeur n’a pas le droit d’inclure dans la liste des informations constituant le secret commercial d’une entreprise, des informations sur la disponibilité des postes vacants, les effectifs, le système de paiement et d’autres informations. Il n’est donc pas acceptable d’appliquer la notion de « secret commercial » à cette documentation primaire.

Découvrez tout sur le staffing dans la vidéo :

Au fil du temps, guidé par l'expérience accumulée, le processus de création de nouvelles divisions dans une organisation particulière peut être unifié dans un acte réglementaire local (par exemple, dans le Règlement pour la création de divisions structurelles internes d'une organisation), qui réglementerait toutes ces divisions. et bien d'autres problèmes.
Mais vous devez d'abord agir sur la base des informations factuelles disponibles sur l'unité en cours de création et développer un mécanisme pour son introduction dans une structure organisationnelle et de gestion déjà fonctionnelle, en fonction des spécificités de chaque organisation.
L'auteur de l'article propose aux lecteurs un algorithme étape par étape d'actions précédant le recrutement de personnel dans une unité structurelle nouvellement créée, qui, à titre de guide, sera utile à toute personne devant rédiger des documents du personnel ou élaborer des réglementations locales. régissant ce processus.

Unité structurelle interne et son rôle dans l'organisation

Toute organisation doit avoir des objectifs clairement définis qui correspondent à ses ressources et capacités, et sur la base de ces dernières, les principales tâches à résoudre pour atteindre ces objectifs sont formulées. Par conséquent, chaque organisation a besoin d'une structure bien pensée qui garantira le succès de l'entreprise au moindre coût et dans un délai acceptable.
La structure organisationnelle est un ensemble systématisé et ordonné de parties - divisions structurelles et organes et personnes qui les gèrent - avec certains domaines de gestion, tâches et fonctions, impliquant la subordination et la subordination de tous les participants.
Il existe les types suivants de divisions structurelles de l'organisation :
1. Unités structurelles distinctes (c'est-à-dire situées en dehors de l'emplacement officiel (spécifié dans les documents constitutifs) de l'organisation (entité juridique)). Selon l'article 55 du Code civil de la Fédération de Russie, l'article 11 du Code des impôts de la Fédération de Russie, la partie 2 de l'article 57, la partie 4 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie, ceux-ci comprennent :
- branches;
- les bureaux de représentation ;
- d'autres divisions structurelles distinctes de l'organisation.
2. Divisions structurelles internes de l'organisation. Comme les divisions distinctes, les divisions structurelles internes ne sont pas des organisations indépendantes (entités juridiques). Mais contrairement aux divisions distinctes, les divisions internes ne sont pas isolées sur une base territoriale. Les unités structurelles internes (ci-après dénommées unités structurelles) dans chaque organisation sont appelées différemment : secteurs, laboratoires, sections, ateliers, bureaux, départements, services, directions, départements, divisions elles-mêmes, etc. Il existe souvent au sein d'une organisation une hiérarchie de divisions structurelles portant des noms différents (exemple 1).
L'auteur de l'article appelle les employés des départements chargés d'organiser le processus de création de divisions structurelles internes de l'organisation à aborder cette question avec un maximum de responsabilité, en raison de l'absence d'une approche rationnelle pour résoudre les problèmes liés à la préparation et à l'exécution des documents nécessaires. peut conduire non seulement à des conflits du travail, mais aussi avoir des conséquences considérables. L'auteur de l'article appelle les employés des départements chargés d'organiser le processus de création de divisions structurelles internes de l'organisation à aborder cette question avec un maximum de responsabilité, en raison de l'absence d'une approche rationnelle pour résoudre les problèmes liés à la préparation et à l'exécution des documents nécessaires. peut non seulement conduire à des conflits du travail, mais aussi avoir des conséquences fiscales considérables (par exemple pour les sociétés de gestion).

M. V. Smolyaninova,
chef du service juridique général d'une société d'investissement