Assemblée générale annuelle des actionnaires : pratique judiciaire. Résolution relative à la tenue de l'assemblée générale annuelle des actionnaires

Conformément aux exigences légales, la tenue d’une assemblée générale annuelle des actionnaires est une procédure obligatoire, à première vue simple. Cependant, elle comprend diverses sortes de formalités dont la violation peut entraîner des amendes importantes. De manière générale, la procédure de tenue d'une assemblée générale annuelle des actionnaires peut être divisée en plusieurs étapes.

1. Préparation de l'assemblée des actionnaires.

Une réunion du conseil d'administration est tenue sur les questions de tenue de l'assemblée annuelle des actionnaires, l'ordre du jour est déterminé, les actionnaires sont informés de l'assemblée, les actionnaires sont familiarisés avec les informations (matériels) fournies en vue de la préparation de l'assemblée générale des actionnaires. .

2. Conduire une assemblée générale des actionnaires.

L'enregistrement des actionnaires arrivants, l'émission des bulletins de vote (si le vote a lieu en personne), la procédure de vote sur les points de l'ordre du jour sont effectués et les résultats du vote peuvent être annoncés.

3. Enregistrement des résultats de l'assemblée générale des actionnaires.

Il est dressé le procès-verbal de la commission de dépouillement des résultats du vote, le rapport de vote et le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires.

Préparation de l'assemblée générale annuelle des actionnaires

L'assemblée annuelle des actionnaires doit se tenir à l'heure. La législation ne détermine pas la date précise de l'assemblée annuelle des actionnaires (elle est déterminée par les statuts de la société). Dans le même temps, le législateur limite le pouvoir discrétionnaire de l'entreprise concernant le calendrier de l'assemblée annuelle. Ainsi, l'assemblée annuelle doit être tenue au plus tôt deux mois et au plus tard six mois après la clôture de l'exercice. L'exercice correspond à l'année civile et dure du 1er janvier au 31 décembre (article 12 du Code budgétaire de la Fédération de Russie). Ce délai de prescription s'applique également dans le cas où il ne contient pas de dispositions à la date de l'assemblée annuelle des actionnaires.

Le refus de convoquer une assemblée générale des actionnaires entraînera l'imposition d'une amende administrative pour les citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, pour les fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou d'une interdiction pouvant aller jusqu'à 1 (un) an, pour les personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (clause 1 de l'article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

En outre, le non-respect des délais fixés pour la tenue de l'assemblée annuelle des actionnaires entraîne la cessation des pouvoirs du conseil d'administration (conseil de surveillance) de la société, à l'exception des pouvoirs de préparer, convoquer et tenir l'assemblée générale annuelle de actionnaires (clause 1, article 66 de la loi fédérale du 26 décembre 2005 n° 208-FZ « sur les sociétés par actions »).

En préparation de l'assemblée annuelle des actionnaires, une réunion du conseil d'administration est tenue, au cours de laquelle les questions liées à la forme de tenue de l'assemblée générale des actionnaires (assemblée ou vote par correspondance) sont résolues ; date, lieu, heure de l'assemblée générale des actionnaires ; la date d'établissement de la liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires ; ordre du jour de l'assemblée générale des actionnaires ; la procédure de notification aux actionnaires de la tenue d'une assemblée générale des actionnaires ; une liste des informations (documents) fournies aux actionnaires en préparation de l'assemblée générale des actionnaires et la procédure pour leur fourniture ; la forme et le texte du bulletin de vote en cas de vote par bulletin.

Les résultats de la réunion du conseil d'administration sont consignés dans un procès-verbal approprié, qui détaille le contenu et l'ordre des questions discutées, le contenu de la décision prise sur chaque question et les résultats du vote sur chaque question. Le procès-verbal doit indiquer la date et l'heure de la réunion du conseil d'administration, la composition du conseil d'administration et la présence d'un quorum.

Les documents distincts doivent également comprendre l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires approuvé par le conseil d'administration, l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires, qui est envoyé aux actionnaires, et les bulletins de vote pour chaque point inscrit à l'ordre du jour.

L'ordre du jour doit inclure les questions obligatoires établies par le paragraphe 2 de l'art. 54 etc 11 alinéa 1 art. 48 de la loi n° 208-FZ. Outre les questions obligatoires, l'ordre du jour peut également comprendre des questions supplémentaires dont la résolution relève de la compétence de l'assemblée générale des actionnaires. Des questions supplémentaires sont inscrites à l'ordre du jour tant par le conseil d'administration que par les actionnaires. Les propositions d'ordre du jour sont faites par des actionnaires qui possèdent collectivement au moins 2 % des actions avec droit de vote de la société. Les propositions d'ordre du jour doivent parvenir à la société au plus tard 30 jours après la clôture de l'exercice, sauf date ultérieure fixée par les statuts de la société.

Un avis de convocation à l'assemblée annuelle des actionnaires est adressé à chaque actionnaire ayant le droit de participer à l'assemblée. Les délais obligatoires pour l'envoi de ce message sont fixés par la loi, et la procédure d'envoi peut être déterminée par l'entreprise de manière indépendante. Ainsi, cette notification doit être faite au plus tard 20 jours, et une notification concernant la tenue d'une assemblée générale des actionnaires dont l'ordre du jour contient la question de la réorganisation de la société - au plus tard 30 jours avant la date de sa tenue.

Quant à la procédure d'envoi d'un message, en règle générale, un message relatif à une assemblée est adressé à l'actionnaire par courrier recommandé. Cependant, la charte de l'entreprise peut prévoir d'autres exigences pour l'envoi d'un message. Par exemple, la charte peut prévoir que le message soit envoyé par courrier recommandé avec notification ou lettre de valeur avec inventaire des pièces jointes, ou remis personnellement contre signature. La charte peut également prévoir la nécessité de publier un avis de convocation dans des médias accessibles, dans des publications imprimées. Dans tous les cas, la société a le droit d'informer en outre les actionnaires de la tenue d'une assemblée générale des actionnaires par l'intermédiaire d'autres médias (télévision, radio).

La violation de la procédure ou du délai d'envoi (délivrance, publication) d'un avis de convocation à l'assemblée générale des actionnaires entraînera l'imposition d'une amende administrative. Une amende est infligée aux citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, aux fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou à une interdiction pouvant aller jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (Article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

L'avis de convocation à l'assemblée générale des actionnaires indiquera la dénomination sociale complète de la société ainsi que son siège social ; forme de tenue de l'assemblée générale des actionnaires (assemblée ou vote par correspondance) ; date, lieu, heure de l'assemblée générale des actionnaires ; date d'établissement de la liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires ; ordre du jour de l'assemblée générale des actionnaires ; la procédure à suivre pour prendre connaissance des informations (documents) à fournir en vue de la préparation de l'assemblée générale des actionnaires, ainsi que de l'adresse (des adresses) à laquelle elles peuvent être consultées. Le message doit être rédigé en tenant compte des exigences supplémentaires établies par la résolution de la Commission fédérale pour le marché des valeurs mobilières de la Fédération de Russie du 31 mai 2002 n° 17/ps (telle que modifiée le 7 février 2003).

Violation des exigences des lois fédérales et d'autres actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci concernant la forme, la date ou le lieu de la tenue d'une assemblée générale des actionnaires, ainsi que la tenue d'une assemblée générale des actionnaires en violation de la forme, de la date, de l'heure ou lieu de sa détention, déterminé par l'organe de la société par actions ou les personnes convocatrices de l'assemblée générale des actionnaires entraînera l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, aux fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou à une interdiction d'exercer jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (Clause 5, article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Il est important de noter que les actionnaires inscrits sur la liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale ont le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires. La liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires est établie sur la base des données du registre des actionnaires de la société, soit par la société anonyme, soit par la personne chargée de la tenue du registre. La date d'établissement de la liste des personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires ne peut être fixée avant la date de la décision de tenir l'assemblée générale des actionnaires. La liste est valable 50 jours et, dans certains cas, 85 jours avant la date de l'assemblée générale des actionnaires.

Violation des exigences des lois fédérales et d'autres actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci concernant l'établissement des listes de personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires entraînera l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, aux fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou à une interdiction d'exercer jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (Article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Pendant la période allant de la date d'envoi de la convocation à l'assemblée générale annuelle jusqu'à la date de l'assemblée, les actionnaires ont pris connaissance des informations (documents) fournies en vue de la préparation de l'assemblée générale des actionnaires. A la demande d'une personne habilitée à participer à l'assemblée générale des actionnaires, la société est tenue de lui fournir des copies des documents. Les frais facturés par l'entreprise pour la fourniture de ces copies ne peuvent excéder les coûts de leur production.

Défaut de fourniture ou non-respect du délai de fourniture des informations (documents) soumis à disposition conformément aux lois fédérales et autres actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci, en préparation de l'assemblée générale des actionnaires entraînera l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, aux fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou à une interdiction d'exercer jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (clause 2 de l'article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Toutes les violations ci-dessus liées à l'établissement d'une liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires, à la notification de la tenue de l'assemblée, à la fourniture d'informations (documents) pertinentes aux actionnaires peuvent également conduire à l'invalidation de la décision. de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la société (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale du 19.02.2008 n° F04-424/2008 1017-A27-16, FAS District de Moscou du 14/02/2008 n° KG-A41/14154-07, décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 13/02/2009 n° 862/09)

Conduire une assemblée générale des actionnaires

Les actionnaires arrivés à l'assemblée doivent être inscrits dans le journal approprié pour l'inscription des participants à l'assemblée et l'enregistrement des bulletins de vote émis au cours de l'assemblée. Le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires est exercé par l'actionnaire tant personnellement que par l'intermédiaire de son représentant. Le représentant de l'actionnaire agit sur la base d'une procuration notariée dont une copie doit être jointe au registre d'inscription des participants à l'assemblée et au décompte des bulletins de vote émis lors de l'assemblée.

L'assemblée générale n'est valable que s'il y a quorum. En règle générale, une assemblée générale des actionnaires a quorum si y participent des actionnaires détenant collectivement plus de la moitié des voix des actions avec droit de vote en circulation de la société (50 % des actions + 1 action). Lors de la détermination du quorum, les dispositions du paragraphe 6 de l'art. 32.1, paragraphe 6 de l'art. 84.2 de la loi n° 208-FZ.

Conduire une assemblée générale des actionnaires en l'absence du quorum requis pour sa tenue, ou délibérer sur certaines questions portées à l'ordre du jour en l'absence du quorum nécessaire, entraîne l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 2 000 à 4 000 roubles, aux fonctionnaires - de 20 000 à 30 000 roubles ou à une interdiction pouvant aller jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (clause 6 de l'article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Le vote sur les points de l'ordre du jour s'effectue au moyen d'un bulletin de vote. Dans la pratique de la tenue des assemblées d'actionnaires, le scrutin est utilisé même dans les cas où la loi autorise le vote à main levée (clause 1, article 60 de la loi n° 208-FZ), car la présence d'un bulletin de vote complété complique la procédure de contester les résultats du vote. Un bulletin de vote est délivré à chaque participant arrivant ou à son représentant contre signature. Les bulletins de vote, comme déjà indiqué, sont compilés séparément pour chaque thème de vote, bien que la loi ne contienne pas d'interdiction directe d'inclure plusieurs thèmes soumis au vote sur le bulletin de vote. La forme du scrutin doit être strictement conforme aux exigences de la loi (clause 4 de l'article 60 de la loi n° 208-FZ, résolution de la Commission fédérale pour le marché des valeurs mobilières de Russie n° 17/ps). Le vote à l'assemblée générale des actionnaires s'effectue selon le principe « une action avec droit de vote de la société - une voix », à l'exception du vote cumulatif.

Enregistrement des résultats de l'assemblée générale annuelle des actionnaires

Le dépouillement des votes est effectué par la commission de dépouillement ou par une personne qui la remplace. (la commission de comptage est créée dans une société comptant plus de cent propriétaires d'actions avec droit de vote). Sur la base des résultats du vote, la commission de dépouillement ou la personne exerçant ses fonctions établit un procès-verbal des résultats du vote, qui est signé par les membres de la commission de dépouillement ou la personne exerçant ses fonctions. Un procès-verbal des résultats du vote est établi au plus tard 15 jours après la clôture de l'assemblée générale des actionnaires.

Si les résultats du vote pour chaque point de l'ordre du jour n'ont pas été annoncés aux actionnaires après la clôture de la procédure de vote, il est nécessaire d'établir un rapport sur les résultats du vote. Ce rapport, au plus tard dix jours après l'établissement du procès-verbal des résultats du vote, doit être adressé à chaque personne inscrite sur la liste des personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires, dans les formes prescrites pour constater la détention d'un Assemblée générale des actionnaires.

Violation des exigences des lois fédérales et autres actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci concernant l'annonce ou la communication aux actionnaires des décisions adoptées par l'assemblée générale ou des résultats du vote entraînera l'imposition d'une amende administrative aux fonctionnaires d'un montant de 20 000 à 30 000 roubles ou d'une interdiction d'exercer jusqu'à un an, aux personnes morales - de 500 000 à 700 000 roubles. (Clause 10, article 15.23.1 du Code administratif).

Le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires est dressé au plus tard 15 jours après la clôture de l'assemblée générale des actionnaires en deux exemplaires. Les deux exemplaires sont signés par le président de l'assemblée générale des actionnaires et le secrétaire de l'assemblée générale des actionnaires. Le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires doit contenir des informations sur le lieu et l'heure de l'assemblée générale des actionnaires ; le nombre total de voix possédées par les actionnaires - propriétaires d'actions avec droit de vote de la société ; le nombre de voix détenues par les actionnaires participant à l'assemblée ; le président (présidium) et le secrétaire de la réunion, l'ordre du jour de la réunion. Le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires de la société doit contenir les principales dispositions des discours, les questions soumises au vote et les résultats du vote y afférent, les décisions adoptées par l'assemblée (clause 2 de l'article 63 de la loi n° 208-FZ) . Le procès-verbal de l'assemblée générale doit également contenir les informations spécifiées aux paragraphes 5.1, 5.7 et 5.8 de la résolution n° 17/ps de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières de Russie.

Violation par le président ou le secrétaire de l'assemblée générale des actionnaires des exigences relatives au contenu, à la forme ou au délai d'établissement du procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires, ainsi que le fait que ces personnes se sont soustraites à la signature dudit procès-verbal entraîne l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 1 000 à 2 000 roubles, aux fonctionnaires - de 10 000 à 20 000 roubles. ou une exclusion pour une durée maximale de six mois.

Les sociétés par actions sont tenues de tenir chaque année une assemblée générale annuelle des actionnaires. La préparation de l'assemblée générale des actionnaires commence par l'adoption d'une décision de tenue de l'assemblée.

La date à laquelle l'assemblée annuelle doit se tenir doit être précisée dans les statuts. De plus, selon la loi sur les sociétés par actions, elle doit tomber dans le délai du 1er mars au 30 juin (). Mais en réalité, il est préférable de tenir la réunion en mars. Le fait est que les rapports annuels doivent être soumis à l'organisme statistique de l'État dans les trois mois suivant la fin de l'année (clauses 1, 2 de l'article 18 de la loi comptable). Au moment de sa présentation, il doit être approuvé par l'assemblée générale (clause 9 de l'article 13 de la loi comptable). Pour respecter cette exigence, l'assemblée doit avoir lieu au plus tard trois mois après la fin de l'année, bien que la loi JSC autorise sa tenue au plus tard six mois.

Qui décide de tenir une réunion ?

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Dans ce numéro, nous concentrons votre attention sur les formalités administratives lors du processus d'inscription des participants arrivant à l'assemblée générale des actionnaires ; bulletin de vote, expliquant simultanément les règles du vote ordinaire et cumulatif ; le procès-verbal de la réunion elle-même, ainsi que le procès-verbal et le rapport de la commission de dépouillement. Nous expliquons quelles variantes de conception sont possibles en tenant compte des dernières innovations du Service fédéral des marchés financiers.

Commission de comptage

Dans une société comptant plus de 100 actionnaires (propriétaires d'actions avec droit de vote), il est créé une commission de comptage dont la composition quantitative et personnelle est approuvée par l'assemblée générale des actionnaires. Si le titulaire du registre est un registraire professionnel, il peut se voir confier les fonctions de commission de décompte. S'il y a plus de 500 propriétaires d'actions avec droit de vote, alors les fonctions de la commission de comptage sont obligatoirement exercées par le registraire (et celui qui tient le registre des actionnaires de cette JSC).

La commission de comptage doit être composée d'au moins 3 personnes. En outre, la commission de comptage ne peut comprendre :

• les membres du conseil d'administration (conseil de surveillance) de la société ;
• les membres de la commission d'audit (commissaire aux comptes) de la société ;
• les membres de l'organe exécutif collégial de la société ;
• l'organe exécutif unique de la société (généralement le directeur général), ainsi que l'organisme de gestion ou le gérant,
• ainsi que les personnes proposées comme candidats aux postes ci-dessus.

Les missions de la commission de comptage comprennent :

• vérification des pouvoirs et inscription des personnes participant à l'assemblée générale des actionnaires ;
• déterminer le quorum de l'assemblée générale des actionnaires ;
• clarification des questions liées à l'exercice par les actionnaires (leurs représentants) des droits de vote à l'assemblée générale ;
• clarification des procédures de vote ;
• assurer les procédures de vote ;
• dépouillement des votes ;
• résumer les résultats du vote ;
• établir un protocole sur les résultats du vote et le transférer aux archives avec les bulletins de vote.

La procédure de travail, le statut et les pouvoirs de la commission de comptage dans un OJSC sont, en règle générale, régis par un acte réglementaire local distinct. Il est approuvé par l'assemblée générale des actionnaires et constitue l'un des principaux documents de l'organisation. À notre avis, il devrait également contenir des exigences générales concernant la procédure d'élaboration des protocoles de la commission de dépouillement. Il peut y en avoir deux :

• le premier protocole – sur les résultats de l'enregistrement des actionnaires à l'assemblée générale (ce document est nécessaire principalement pour déterminer le quorum sur les points de l'ordre du jour de l'assemblée) ;
• et, bien sûr (conformément aux exigences de l'article 62 de la loi fédérale « sur JSC »), un protocole sur les résultats du vote, sur la base duquel un rapport sur les résultats du vote est établi. Le procès-verbal sur les résultats du vote à l'assemblée générale est signé par les membres de la commission de dépouillement, et si les fonctions de la commission de dépouillement ont été exercées par le greffier, par les personnes autorisées par le greffier. Si le nombre d'actionnaires est inférieur à 100, une commission de comptage ne peut être créée ; alors un tel protocole est signé par le président de séance et le secrétaire.

Inscription des actionnaires et de leurs représentants

L'Assemblée Générale des Actionnaires est toujours précédée d'une procédure d'inscription des participants. Dans le cadre de cette procédure, les pouvoirs des personnes ayant exprimé le souhait de participer à l'assemblée générale des actionnaires (AGM) sont fixés. L'inscription des personnes participant à l'Assemblée Générale doit être effectuée à l'adresse du lieu où se tient cette assemblée. Le processus d'inscription est essentiellement un processus d'identification des arrivées en comparant les données contenues dans la liste des personnes éligibles à participer à l'OCA avec les données des documents présentés.

Si les intérêts des actionnaires sont représentés par des mandataires, leurs pouvoirs doivent également être vérifiés - les documents qu'ils soumettent sont formellement vérifiés :

1. S'il s'agit d'une procuration, alors il faut établir :
   • si le mandat est expiré. Une procuration est toujours délivrée pour une durée déterminée. Le Code civil de la Fédération de Russie a fixé une durée de validité maximale de 3 ans. La durée de validité de la procuration ne peut être précisée ; dans ce cas, elle est considérée comme valable 1 an à compter de la date de délivrance. La date de délivrance de la procuration est sa condition impérative, sans laquelle elle n'est pas valide ! Une procuration peut être délivrée non seulement pour une durée déterminée, mais également pour la participation à une assemblée spécifique des actionnaires ;
   • la procuration contient-elle toutes les informations nécessaires ? Conformément à la loi fédérale « Sur JSC », la procuration pour voter doit contenir des informations sur la personne représentée et le représentant :
     • pour une personne physique – nom, détails du document d'identité (série et (ou) numéro du document, date et lieu de délivrance, autorité qui a délivré le document),
     • pour une organisation – nom, informations de localisation ;
   • si la société par actions a déjà reçu une révocation de la procuration ;
   • si les signatures sont correctement certifiées. Si une procuration pour voter est délivrée par un particulier, elle doit être notariée. S'il est délivré par une personne morale, il est alors nécessaire de prendre en compte les exigences du paragraphe 5 de l'article 185 du Code civil de la Fédération de Russie2.
2. S'il s'agit d'une personne agissant en qualité d'organe exécutif unique (SEO) d'une personne morale-actionnaire, en plus de son identité (sur présentation d'un passeport), il faut vérifier :
   • le titre du poste et les pouvoirs de ce fonctionnaire. Ceci peut être établi par la charte de l'organisation actionnaire (généralement une copie notariée de celle-ci est présentée) ;
   • le fait qu'une personne venue à votre assemblée a été nommée à un poste précisé dans la charte en tant que dirigeant unique individuel. Selon la forme organisationnelle et économique, vous pouvez présenter le procès-verbal ou la décision de l'organisme habilité (pour une SARL -). une assemblée générale des participants, pour une JSC - une assemblée générale des actionnaires ou du conseil d'administration, pour une institution - la décision du fondateur), ainsi qu'un extrait de celle-ci. De plus, vous pouvez demander à fournir un extrait du Registre d'État unifié des personnes morales confirmant le fait que ces informations y ont été incluses. Il faut cependant rappeler que le registre est à titre informatif uniquement et que le document principal est le protocole de rendez-vous ;
   • si le DAE est limité dans ses pouvoirs, en plus des documents confirmant son pouvoir de représenter les intérêts d'une personne morale sans procuration, il doit également exister un protocole de l'organe supérieur de la personne morale-actionnaire, qui a le pouvoir de prendre des décisions. De plus, un tel protocole doit contenir le libellé exact des points de l'ordre du jour et une décision sur la manière de voter sur ceux-ci.

Le transfert du droit de l'actionnaire de participer à l'Assemblée générale des assemblées générales à un représentant est constaté dans le Règlement de l'Assemblée générale des actionnaires de l'OJSC « Usine de structures métalliques Kulebaksky »3

Article 28. Transfert du droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires

1. Le transfert des droits au représentant de l'actionnaire s'effectue par la délivrance d'un pouvoir écrit - une procuration.

2. Un actionnaire a le droit de délivrer une procuration tant pour toutes les actions qu'il possède que pour toute partie d'entre elles.

3. Une procuration peut être délivrée aussi bien pour l'ensemble des droits conférés par une action que pour n'importe quelle partie d'entre eux<...>

8. L'actionnaire a le droit à tout moment de remplacer son représentant et d'exercer personnellement les droits conférés par l'action en mettant fin à la procuration. L'actionnaire a le droit, sans mettre fin à la procuration, de remplacer son représentant et d'exercer personnellement les droits conférés par l'action.<...>

Si le pouvoir d'un représentant est révoqué de la manière spécifiée, celui-ci ne peut pas être inscrit pour participer à l'assemblée générale des actionnaires.

Des exemples de procuration générale, spéciale et unique, ainsi qu'une procuration en anglais avec apostille et sa traduction en russe, les règles générales d'établissement de ce document peuvent être trouvées dans l'article « Nous émettons des pouvoirs de avocat pour représenter les intérêts d'une organisation »dans le n° 10' 2011 et le n° 11' 2011

Donnons maintenant des exemples de deux procurations :

• pour un cas simple où un mandataire représente pleinement les intérêts de l'actionnaire à l'assemblée générale, sans aucune restriction (voir exemple 15), et
• pour un cas plus complexe, lorsque le transfert de pouvoirs s'effectue uniquement pour une partie des actions (voir exemple 16).

Ces procurations diffèrent légèrement par la manière dont certains détails sont placés. Dans les deux cas, le texte est divisé en paragraphes significatifs, ce qui ne correspond pas aux règles habituelles de la langue russe, mais permet de retrouver rapidement des informations clés : qui a confié quoi à qui (cette option de délivrance d'une procuration devient de plus en plus et plus courant).

Faites attention aux détails utilisés pour identifier l’organisation et la personne apparaissant dans la procuration.

Mais la loi n'exige pas la signature d'une personne autorisée dans ce document (sans elle, la procuration sera également valable), seule sa présence contribuera à protéger davantage contre les actions frauduleuses, car vous permet de comparer l'échantillon de signature sur la procuration avec les traits que le représentant apposera sur d'autres documents.

Procuration pour la participation à l’Assemblée Générale des Assemblées Générales – cas général

Procuration pour le transfert de pouvoirs concernant une partie des actions

La composition des participants à une réunion tenue sous forme de présence conjointe est enregistrée en remplissant le Journal d'inscription des participants (Exemple 17). Dans le cas d'actionnaires qui envoient des bulletins de vote à la société (au lieu d'une présence personnelle à l'assemblée), il semble opportun d'établir un relevé d'enregistrement des bulletins de vote reçus, qui reflète les dates de leur réception (selon la dernière date du cachet de la poste). ). Par ailleurs, un protocole d'inscription des participants à l'assemblée générale des actionnaires est établi (exemple 19). Les exigences relatives à la forme et au contenu des formulaires d'inscription répertoriés ici ne sont pas établies, chaque JSC est donc libre de les développer pour elle-même, selon le bon sens (vous pouvez également utiliser nos échantillons).

Journal d'inscription des participants au GMS (actionnaires eux-mêmes, mandataires et représentants)

Notons seulement un certain nombre d'informations qu'il convient d'inscrire dans le Journal d'enregistrement des participants au GMS en vertu du Règlement sur les exigences supplémentaires pour la procédure de préparation, de convocation et de tenue d'une assemblée générale des actionnaires, approuvé par arrêté du Parlement fédéral. Service des marchés financiers de Russie du 02.02.2012 n° 12-6/pz-n4 :

• les notifications concernant la réunion doivent indiquer l'heure de début de l'inscription (article 3.1 du Règlement). L'enregistrement de l'heure réelle de début de l'inscription dans le Journal permettra de confirmer que l'inscription a commencé à l'heure indiquée dans l'avis de convocation de l'Assemblée générale. Voir la note 1 dans le journal de l'exemple 17 ;
• selon l'article 4.6 du Règlement, « l'inscription des personnes participant à une assemblée générale tenue sous forme de réunion doit être effectuée à l'adresse du lieu où se tient l'assemblée générale ». L'indication de cette adresse dans le Journal servira de confirmation supplémentaire du respect de ces exigences. Voir la note 2 dans l'exemple 17 ;
• le fait de vérifier les pièces d'identité des personnes arrivant à la réunion (c'est-à-dire le respect de l'article 4.9 du Règlement) confirmera en outre la présence dans le Journal d'une colonne complétée marquée du numéro 3 dans l'exemple 17 ;
• un compte personnel est ouvert pour chaque personne inscrite au registre des actionnaires - propriétaire, prête-nom, créancier gagiste ou fiduciaire. Il contient des données non seulement sur la personne enregistrée, mais également sur le type, la quantité, la catégorie (type), le numéro d'enregistrement public de l'émission, la valeur nominale des titres, les numéros de certificat et le nombre de titres certifiés par eux (dans le cas de une forme d'émission documentaire), la charge des obligations en matière de titres et (ou) le blocage des transactions, ainsi que les transactions sur titres. La procédure d'attribution des numéros aux comptes personnels est déterminée par les documents internes de l'organisation tenant le registre des actionnaires. Voir la note 4 dans l'exemple 17.

Bulletin de vote

Si une JSC compte plus de 100 propriétaires d'actions avec droit de vote, le vote à l'assemblée annuelle des actionnaires de la société doit être effectué au moyen de bulletins de vote. Si le nombre d'actionnaires est inférieur, vous pouvez vous en passer, mais il convient de noter que si plus de 7 à 10 personnes participent à l'assemblée, alors le recours au scrutin, à notre avis, se justifiera déjà. Premièrement, cela accélère le processus de vote lui-même, et deuxièmement, cela réduit le risque de confrontation entre les actionnaires et la société quant à leur volonté réelle exprimée lors du vote.

La législation en vigueur (paragraphe 2, paragraphe 2, article 60 de la loi fédérale « sur JSC ») prévoit que si une société compte plus de 1 000 actionnaires, les bulletins de vote doivent leur être envoyés à l'avance. Cela se fait généralement en conjonction avec la distribution de l'avis OCA5.

S'ils sont moins nombreux, l'exigence de répartition obligatoire peut être inscrite dans les statuts de la société par actions. La distribution opportune des bulletins de vote dans les petites entreprises peut accroître le niveau de confiance dans les organes directeurs et, dans les grandes, elle peut considérablement simplifier le décompte des voix. En outre, le paragraphe 3 de l'art. 60 de la loi fédérale « Sur les JSC » fait une certaine concession pour ceux qui envoient des bulletins de vote : les actionnaires de ces JSC pourront participer personnellement à l'assemblée ou envoyer des bulletins de vote complétés à la société pour voter par correspondance (lors de la détermination d'un quorum et récapitulant les résultats des votes, seront pris en compte les votes représentés par les bulletins de vote reçus par la JSC au plus tard 2 jours avant la date de l'Assemblée Générale).

Dans tous les autres cas, la distribution des bulletins de vote est effectuée lors de l'inscription des actionnaires à l'Assemblée Générale.

• forme de tenue de l'Assemblée générale (réunion ou vote par correspondance) ;
• date, lieu, heure de l'Assemblée Générale et adresse postale à laquelle les bulletins de vote complétés peuvent être envoyés ;
• le libellé des décisions sur chaque question (nom de chaque candidat), dont le vote s'effectue par ce scrutin6 ;
• options de vote pour chaque point à l’ordre du jour, exprimées en « pour », « contre » ou « abstention ». En face de chaque option de vote, il doit y avoir des champs pour indiquer le nombre de voix exprimées pour chaque option de vote, ou il peut contenir une indication du nombre de voix appartenant à la personne habilitée à participer à l'assemblée générale (dans l'exemple 18, la deuxième option est mis en œuvre);
• si un vote cumulatif est effectué sur une question, cela doit être spécifiquement noté ;
• une mention que le bulletin de vote doit être signé par l'actionnaire (voir note 1 dans le bulletin de vote de l'exemple 18) ;
• Le bulletin doit expliquer les règles :
  • vote régulier - lorsque vous êtes à l'ordre du jour, vous ne devez choisir qu'une seule option de réponse : « pour », « contre » ou « abstenu » (voir note 2 dans l'exemple 18) et
  • cumulatif (si les questions soumises à un tel vote figurent sur le bulletin de vote) - il est utilisé pour sélectionner les candidats à des postes. De plus, le nombre de candidats entre lesquels les voix sont réparties lors du vote cumulé peut dépasser le nombre de personnes qui doivent être élues (par exemple, le Conseil d'Administration est composé de 5 personnes, et 9 personnes sont en lice pour ces places, et seuls ceux qui celui qui recevra le plus de voix entrera dans cet organe collégial) – note 3 dans l'exemple 18.

L'exemple 18 montre le remplissage du bulletin de vote lors d'un vote régulier (questions n° 1, 2 et 3 de l'ordre du jour) et d'un vote cumulatif (question n° 7).

Problèmes de procédure

• élire le président de l'assemblée ;
• le secrétaire de l'assemblée, en règle générale, est nommé par le président, mais une procédure différente peut être prescrite dans la charte ou un autre document de la JSC (clause 4.14 du Règlement) ;
• choisir une commission de comptage qui peut fonctionner pendant une réunion ou, par exemple, toute une année ; les fonctions de la commission de comptage peuvent également être exercées par le greffier tenant le registre des actionnaires de cette JSC ; Rappelons que si une JSC compte moins de 100 actionnaires, alors ses fonctions peuvent être exercées par le président et le secrétaire d'assemblée.

Arrêtons-nous séparément sur le problème de la prise en compte d'un certain nombre de questions de procédure dans le procès-verbal de l'Assemblée générale et dans le bulletin. La plus courante d'entre elles est l'élection du président et du secrétaire de l'assemblée. Il existe plusieurs options, mais leur choix n'est pas l'arbitraire de la JSC. Cela dépend de l'ordre énoncé dans sa Charte.

En règle générale, l'élection du Président et du secrétaire de l'Assemblée Générale annuelle ne peut être effectuée par lui ; la fonction de présider l'Assemblée Générale est attribuée par la loi au Président du Conseil d'Administration, sauf disposition contraire de la Charte ; et la procédure d'exercice des fonctions de Président en son absence est déterminée par l'acte réglementaire local de la JSC (par exemple, le Règlement du Conseil d'Administration). Ainsi, s'il n'y a pas de clause particulière dans la Charte selon laquelle le Président doit être élu lors de l'Assemblée Générale annuelle, alors il ne peut être question d'un vote sur sa candidature. L'assemblée annuelle est présidée soit par le Président lui-même, soit en son absence par une personne exerçant ses fonctions conformément aux lois internes locales.

La situation du secrétaire avant l'entrée en vigueur du Règlement était assez confuse. Cependant, cela est désormais clairement réglementé par l'article 4.14 de ce document : « Le secrétaire de l'assemblée générale est nommé président de l'assemblée générale, à moins que la charte ou le document interne de la société réglementant les activités de l'assemblée générale n'établisse un autre procédure de sa nomination (élection).

Si la Charte ou l'acte local de la JSC contient des réserves quant à l'élection du président et du secrétaire, alors cette question, à notre avis, devrait être inscrite à l'ordre du jour de la réunion et des bulletins de vote sous le numéro 1. Cependant, il est nécessaire comprendre que de telles réserves peuvent conduire à des situations assez problématiques, notamment lors de conflits d'entreprise. La société peut se retrouver dans une situation où il est impossible de tenir une assemblée parce que les actionnaires ne sont pas parvenus à un accord sur les candidats pour résoudre une question de procédure.

La personne qui remplit les fonctions de la commission de dépouillement est généralement également décidée avant la réunion.

Parce que la question de la détermination du quorum à une assemblée est importante, alors pour confirmer la présence d'un quorum, la commission de comptage peut établir un acte de procédure tel qu'un procès-verbal sur les résultats de l'inscription des actionnaires à l'Assemblée Générale (Exemple 19).

Protocole sur les résultats de l'inscription des actionnaires à l'Assemblée générale

Note à l'exemple 19 : afin d'accélérer le travail, le modèle de protocole peut être préparé à l'avance, tandis que les colonnes « nominatif » et « nombre total de voix des actionnaires nominatifs » restent vides, qui sont ensuite remplies à la main avant de signer le document.

En règle générale, la première version du document est préparée pour être soumise au Président avant le début de l'Assemblée générale. Ensuite, ces documents peuvent être préparés immédiatement avant l'audition de chaque question (l'enregistrement se poursuit et, du coup, il a été possible d'atteindre un quorum sur les questions pour lesquelles il n'y en avait pas au début de la réunion). Un tel protocole n'est pas obligatoire et est bien souvent remplacé par quelque chose comme des rapports ou des notes signées par le président de la commission de comptage. Ce document contient des informations sur le nombre total d'actionnaires et le nombre d'actionnaires inscrits au début de l'Assemblée Générale.

Vladimir Matulevich, expert de la revue « Répertoire juridique du leader »

Le règlement précise clairement que l'assemblée générale peut être ouverte s'il y a quorum sur au moins une question inscrite à l'ordre du jour (article 4.10). Parallèlement, ceux qui souhaitent participer à la réunion ont la possibilité de s'inscrire après l'achèvement de la discussion du dernier point de l'ordre du jour (pour lequel il y a un quorum), mais avant le début du vote.

Si au début de la réunion il n'y a pas de quorum sur l'un des points de l'ordre du jour, il est possible de reporter l'ouverture, mais pour un maximum de 2 heures. Une période spécifique peut être précisée dans la charte ou le document interne de la JSC réglementant les activités de l'Assemblée générale. Si cela n'est pas fait, l'ouverture ne pourra être reportée que d'une heure. De plus, il ne sera pas possible de faire cela à l'infini : le transfert n'est possible qu'une seule fois.

Afin d'éviter les litiges entre entreprises et d'atteindre une totale objectivité du vote, l'article 4.20 du Règlement fournit une liste complète des types d'actions dont la propriété n'affecte pas le quorum.

Les documents définitifs de l'assemblée générale sont repris dans le Règlement :

• procès-verbal de l'assemblée générale ;
• protocole sur les résultats du vote ;
• un rapport sur les résultats du vote (si les décisions prises et les résultats du vote n'ont pas été annoncés au cours de la réunion) ;
• documents adoptés ou approuvés par décisions de l'assemblée générale.

Le FFMS, dans l'arrêté n° 12-6/pz-n, a décrit de manière assez détaillée les exigences relatives à chaque document. Ainsi, dans les procès-verbaux, il suffit de reproduire les principales dispositions des discours. Dans le même temps, par rapport aux règles précédentes, la liste des informations qui doivent figurer dans le protocole s'est élargie.

Ces dernières années, l’État a soutenu activement les actionnaires dans les relations d’entreprise, initialement plus défavorisés que le « sommet » de la société par actions. Un exemple indicatif est l'apparition dans le Code administratif de la Fédération de Russie de l'article 15.23.1, qui établit la responsabilité, y compris en cas de violation de la procédure de préparation et de tenue des assemblées générales des actionnaires. Cet article prévoit des amendes considérables, l'ordre des chiffres est le suivant - de 2 000 à 700 000 roubles. (et, en option, disqualification). La pratique de l'arbitrage montre que cet article est « demandé » par les tribunaux et le Service fédéral des marchés financiers de Russie. Il est donc logique d'en prendre connaissance.

Protocoles et rapport sur les résultats du vote

Le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires est établi au plus tard 3 jours ouvrables après la clôture de l'assemblée générale des actionnaires en 2 exemplaires. Les deux exemplaires sont signés par le président du GMS et le secrétaire du GMS. Le procès-verbal de l'assemblée générale indique (article 4.29 du Règlement) :

• dénomination sociale complète et localisation de la société par actions ;
• type d'assemblée générale (annuelle ou extraordinaire) ;
• la forme de sa tenue (réunion ou vote par correspondance) ;
• date d'établissement de la liste des personnes habilitées à participer à l'Assemblée générale ;
• date de l'assemblée générale;
• le lieu de l'Assemblée Générale tenue sous forme de réunion (adresse où s'est tenue la réunion) ;
• ordre du jour du BAC ;
• les heures de début et de fin d'inscription des personnes ayant le droit de participer à l'Assemblée Générale tenue sous forme de réunion ;
• heures d'ouverture et de clôture de l'Assemblée Générale tenue sous forme de réunion ; et si les décisions adoptées par l'assemblée générale et les résultats du vote y afférent ont été annoncés lors de l'assemblée, alors également l'heure à laquelle le décompte des votes a commencé ;
• adresse(s) postale(s) à laquelle les bulletins de vote complétés ont été envoyés lors de la tenue de l'AGS sous forme de réunion (si le vote sur les questions inscrites à l'ordre du jour de l'AGS a pu être effectué par vote par correspondance) ;
• le nombre de voix détenues par les personnes inscrites sur la liste des personnes ayant le droit de participer à l'Assemblée générale sur chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale ;
• le nombre de voix par action avec droit de vote de la société sur chaque point à l'ordre du jour ;
• le nombre de voix détenues par les personnes ayant participé à l'assemblée générale, en indiquant s'il y a quorum (séparément pour chaque point de l'ordre du jour) ;
• le nombre de voix exprimées pour chaque option de vote (« pour », « contre » et « abstention ») pour chaque point de l'ordre du jour pour lequel il y avait un quorum ;
• le libellé des décisions adoptées par l'assemblée générale sur chaque point de l'ordre du jour ;
• les principales dispositions des discours et les noms des personnes qui se sont prononcées sur chaque point de l'ordre du jour, si l'Assemblée Générale a pris la forme d'une réunion ;
• président (présidium) et secrétaire de l'OSA ;
• date d’établissement du procès-verbal de l’Assemblée Générale.

Comme vous pouvez le constater, le contenu du protocole, en tant que l'un des principaux documents d'entreprise, est défini de manière suffisamment détaillée par la législation en vigueur. Dans le même temps, la forme de présentation de l'information n'est réglementée par rien, elle est donc organisée de différentes manières :

1. Certaines sociétés par actions publient des documents « sur les questions », c'est-à-dire qu'elles donnent une description séquentiellement :
   • point de l'ordre du jour ;
   • discours sur cette question;
   • décision et résultats du vote sur cette question.
2. D'autres JSC fournissent du matériel sous forme de blocs logiques :
   • ordre du jour;
   • des discours sur chaque question à l'ordre du jour ;
   • décisions et résultats des votes sur toutes les questions.

Les avocats accordent plus d'attention au respect des exigences impératives de la législation en vigueur sur les sociétés pour le contenu du procès-verbal GMS qu'aux règles de rédaction du procès-verbal, qui se sont développées pendant la période soviétique et ont désormais un caractère consultatif. C’est pourquoi beaucoup choisissent la deuxième voie. Il est particulièrement apprécié dans les grandes sociétés par actions, car avec un grand nombre d'actionnaires parlant et votants, il permet d'établir un protocole en deux blocs indépendants, séparés dans le temps :

• les discours sont enregistrés directement après la réunion à l'aide de transcriptions ou d'audiogrammes des discours. En même temps, vous pouvez travailler sur chaque question à l'ordre du jour séparément, c'est-à-dire un grand nombre de spécialistes peuvent travailler sur un document en même temps ;
• et le décompte des voix est ajouté au protocole un peu plus tard – après le décompte des bulletins de vote.

Nous fournirons un échantillon du procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires dans l'exemple 20, rédigé selon le premier schéma - plus familier au public de notre magazine. Il convient de noter que dans ce cas, il est rationnel d'utiliser des bulletins de vote séparés, lorsque chaque question est votée avec son propre bulletin de vote. Cela accélérera considérablement le décompte des votes, et dans une JSC avec un petit nombre d'actionnaires, cela permettra même d'annoncer les résultats du vote sur une question lors de l'assemblée elle-même.

Le procès-verbal de l'assemblée générale doit être accompagné du procès-verbal des résultats des votes de l'assemblée générale et des documents adoptés ou approuvés par les décisions de cette assemblée générale.

Sur la base des résultats du vote, la commission de dépouillement établit un protocole signé par tous les membres de la commission de dépouillement (exemple 21). Il doit être établi au plus tard 3 jours ouvrés après la clôture de l'Assemblée Générale. Décisions adoptées par l'assemblée générale des actionnaires, ainsi que résultats des votes :

• sont annoncés lors de la réunion elle-même (au cours de laquelle le vote a eu lieu) ou
• sont communiqués de la même manière que la convocation aux actionnaires de l'Assemblée générale (diffusion de lettres ou publication dans les médias) au plus tard 10 jours après l'établissement du procès-verbal des résultats des votes sous la forme d'un procès-verbal des résultats des votes (exemple 22 ).

Expliquons-nous plus en détail : un protocole sur les résultats du vote est toujours établi (cela découle de la clause 4 de l'article 63 de la loi fédérale « sur JSC » et des précisions supplémentaires de la clause 4.28 du Règlement). Et dans le cas où les décisions adoptées par l'Assemblée générale et les résultats du vote n'ont pas été annoncés lors de la séance au cours de laquelle le vote a eu lieu, un rapport complémentaire sur les résultats du vote est également établi. Il existe également une certaine différence dans les détails des documents : la différence la plus grave est que le protocole est signé par les membres de la commission de dépouillement, et le rapport est signé par le président et le secrétaire de l'Assemblée générale.

Après établissement et signature du procès-verbal des résultats du vote, les bulletins de vote sont scellés par la commission de dépouillement et remis aux archives de l'entreprise pour conservation. Autrefois, le FCSM déterminait la durée de conservation des bulletins de vote : « jusqu'à la cessation des activités de la société par actions »7.

Découvrez la conservation des documents de l'assemblée générale des actionnaires sur le site « Comment conserver les documents relatifs à la tenue d'une assemblée générale des actionnaires ?

L'assemblée générale annuelle des actionnaires ne peut être « absente » ; elle se tient toujours sous la forme d'une assemblée en personne. Même si tous les actionnaires ont envoyé des bulletins de vote complétés et ne se sont pas présentés en personne, d'un point de vue formel, il s'agit toujours d'une réunion en personne avec l'ensemble des documents dont nous parlons dans cet article.

Faites également attention à la numérotation et aux dates des protocoles : la date est une donnée d'identification obligatoire, mais le numéro peut manquer.

Découvrez la conception de l'assemblage sur le site Web « Comment assembler correctement des documents de plusieurs pages ? »

Les procès-verbaux des assemblées générales annuelles des actionnaires n'ont pas besoin d'être numérotés du tout. Si une deuxième réunion a lieu au cours d'une année civile, alors son procès-verbal se voit immédiatement attribuer le numéro 2, et le premier procès-verbal (de l'assemblée annuelle) reste sans numéro. Les détails du protocole tels que la date reflètent la date de la réunion, et non la date de signature du protocole (nous attirons votre attention sur ce point, car ces événements n'ont souvent pas lieu le même jour). Dans ce cas, il est nécessaire de s’assurer de la rédaction correcte de l’ordre du jour où l’année est reflétée (par exemple, le procès-verbal de l’assemblée annuelle de 2013 comportera « Approbation du rapport annuel de la Société pour 2012 »).

Quant aux procès-verbaux de la commission de dépouillement, ils sont numérotés au sein des travaux de la commission de dépouillement dans une certaine composition. Habituellement, ils préfèrent créer une commission de comptage d'une composition par réunion, puis, par exemple :

• Le n°1 sera le protocole sur les résultats de l'enregistrement des actionnaires,
• sous le numéro 2 – protocole intérimaire sur les résultats du vote et
• au numéro 3 – protocole sur les résultats du vote.

Si une commission de dépouillement est constituée pour travailler lors de plusieurs réunions, par exemple dans un délai d'un an, alors lors de la deuxième réunion, le protocole de cette commission de dépouillement sur les résultats de l'inscription des participants sera déjà le n° 4, et le suivant sur le les résultats du vote à la réunion seront le n° 5, etc.

Procès-verbal de l'Assemblée Générale des Actionnaires

Note relative à l'exemple 20 : Les décisions adoptées lors de la réunion sont de nature administrative et sont formulées en conséquence. Faites attention à leur numérotation : le premier chiffre répète le numéro de la question à l'ordre du jour, et le deuxième numéro numérote les décisions prises sur cette question. Après tout, il peut y en avoir plusieurs, par exemple, le numéro 9 à l'ordre du jour est l'approbation d'un certain acte réglementaire local, mais les actionnaires, en plus de son approbation, peuvent décider de confier l'élaboration d'un autre document. à des exécuteurs testamentaires spécifiques dans un certain délai. Dans une telle situation, il y aura déjà 2 décisions sur un point de l'ordre du jour portant les numéros 9.1 et 9.2.

Dans quel ordre doit avoir lieu une assemblée extraordinaire des actionnaires, compte tenu de l'évolution de la législation ?

Supposons qu'un conseil d'administration soit nommé le 1er novembre, avec une convocation à la tenue d'une assemblée extraordinaire des actionnaires sur la question de l'adhésion au syndicat des constructeurs. Alors dans les 3 jours il faut adresser une demande au greffier avec en pièce jointe le procès-verbal du conseil d'administration ? Ensuite, le greffier nous transmet une liste des actionnaires ayant le droit de participer à l'assemblée. Doit-on tenir une réunion du conseil d’administration dans les 20 jours suivant la réception de la liste ? A partir de quelle date faut-il compter ce délai ?

Lorsque nous étions titulaires d’un registre, tout était beaucoup plus simple. Membres du conseil d'administration - qui se trouvent où, il n'est pas possible de recueillir toutes leurs signatures. Que faire des signatures, étant donné que les membres du conseil se trouvent dans des villes différentes ? Et chez un notaire ?

Modalités de tenue d'une assemblée extraordinaire des actionnaires

La procédure de convocation d'une assemblée générale des actionnaires est la suivante :

1. Le Conseil d'Administration décide de convoquer une assemblée générale extraordinaire des actionnaires ;

2. Une liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée générale des actionnaires est constituée.

La date d'établissement de la liste des personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires ne peut être fixée avant 10 jours à compter de la date de la décision de convocation de l'assemblée générale des actionnaires et plus de 50 jours avant la date de l'assemblée générale de actionnaires.

3. Au plus tard 20 jours à l'avance (en règle générale), un avis de convocation est donné concernant la tenue d'une assemblée générale des actionnaires.

Dans le délai imparti, un avis de convocation à l'assemblée générale des actionnaires doit être adressé à chaque personne indiquée dans la liste des personnes ayant le droit de participer par courrier recommandé, à moins que les statuts de la société ne prévoient un autre mode d'envoi de cet avis par écrit. , ou remis à chaque personne désignée contre signature, ou, si prévu par les statuts de la société, publié dans une publication imprimée précisée par les statuts de la société et (ou) mis en ligne sur le site Internet de la société sur Internet précisé par les statuts de la société ;

Ainsi, la loi ne prévoit pas que vous devez tenir une assemblée dans un délai de 20 jours à compter de la date de la décision de la tenir. Il est important qu'elle soit effectuée au plus tôt 20 jours après que vous ayez notifié sa détention. En outre, les exigences ci-dessus concernant le calendrier de constitution de la liste des actionnaires doivent être respectées.

Concernant la question de l'obtention des signatures des membres du Conseil d'Administration, il convient de noter ce qui suit :

La législation actionnariale repose sur le fait qu'une réunion du conseil d'administration d'une société nécessite la présence conjointe de ses membres pour discuter des questions portées à l'ordre du jour. Parallèlement, la Charte ou un autre acte interne peut prévoir la possibilité de voter par correspondance sur les points de l'ordre du jour (article 68 de la loi fédérale « sur les sociétés par actions »), nous vous conseillons donc de réfléchir à la possibilité de modifier la Charte (ou adoption d'un acte interne) afin d'éviter de tels problèmes à l'avenir.

A ce stade, nous notons que le procès-verbal de la réunion du Conseil d'administration ne doit contenir que la signature du Président de la réunion ; les signatures des autres membres peuvent manquer (article 68 de la loi fédérale « sur les actions). Entreprises").

Sur la question de la nécessité de confirmer l'adoption d'une décision par l'assemblée des actionnaires et de la composition des participants à l'assemblée présents à son adoption, on note que pour les sociétés anonymes publiques elle est effectuée uniquement par le Conservateur, pour les non -sociétés publiques - par le Conservateur, exerçant les fonctions de commission de comptage, ou par un notaire au choix de la Société elle-même, consigné dans ses statuts ou dans le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires.

Jusqu'au 30 juin, les sociétés par actions sont tenues de tenir une assemblée générale annuelle des actionnaires, qui est l'organe de direction suprême de la société par actions. Sur celui-ci, les copropriétaires de l'entreprise résolvent les questions clés liées aux activités de la société : réorganisation et liquidation de la société, modifications et compléments à la charte, élection du conseil d'administration et cessation anticipée de ses pouvoirs, augmentation et diminution du capital social, versement de dividendes, etc.

L'exigence selon laquelle l'assemblée générale annuelle des actionnaires (ci-après dénommée l'assemblée) doit se tenir au plus tôt deux mois et au plus tard six mois après la clôture de l'exercice est établie au paragraphe 1 de l'art. 47 de la loi fédérale du 26 décembre 1995 n° 208-FZ « sur les sociétés par actions » (ci-après dénommée la loi JSC).

Compte tenu des dispositions de la loi fédérale n° 99-FZ du 05.05.2014 portant élargissement des pouvoirs de l'organe exécutif collégial, sur la possibilité d'introduire deux administrateurs à la fois dans la société, etc., lors de l'assemblée il est également possible approuver les statuts de la société par actions dans une nouvelle édition, comprenant de nouvelles dispositions à la discrétion des propriétaires d'entreprise.

Qui initie la convocation d'une réunion

L'assemblée générale annuelle des actionnaires est convoquée à l'initiative du conseil d'administration de la société, du chef de la société ou d'autres personnes, y compris les actionnaires eux-mêmes, qui possèdent collectivement au moins 2 % des actions avec droit de vote dans le capital autorisé de l'entreprise.

Si la société évite de convoquer une assemblée, l'actionnaire détenant un bloc d'actions dans le nombre spécifié a le droit de déposer une plainte correspondante devant le tribunal (résolution de la Cour de justice du district de Sibérie occidentale du 23 mars 2016 dans l'affaire n° A27-19348/2015). De plus, même les actions volontaires entreprises par l'entreprise pour préparer une réunion après le dépôt d'une réclamation en justice n'excluent pas la possibilité de sa satisfaction (Résolution du Tribunal Central de District du 10 août 2016 n° F10-2119/2016).

L'exception est lorsque la réunion a effectivement eu lieu et que tous les points à l'ordre du jour, y compris ceux demandés par le demandeur, ont été examinés. Dans une telle situation, la satisfaction de la demande entraîne l'inapplicabilité de la décision de justice, puisqu'en fait les droits du demandeur ont été rétablis (résolution du tribunal de district d'Extrême-Orient du 28 décembre 2015 n° F03-5240/2015).

Modalités de tenue d'une assemblée : greffiers et notaires

L'assemblée est tenue soit par le greffier, qui tient le registre des actionnaires de la société, soit par un notaire, qui travaille dans la circonscription notariale du siège de la société.

Pour les notaires, une telle opération est relativement nouvelle, pas encore élaborée en détail, puisque le règlement type pour l'accomplissement d'un acte notarié a été approuvé assez récemment (Manuel pour certifier par un notaire une décision prise par une assemblée générale des participants d'une société commerciale et la composition des participants de la société présents à son adoption, approuvée par la Chambre fédérale des notaires RF 1).

L'avantage de travailler avec un greffier professionnel, outre le fait qu'il possède déjà une expérience dans la conduite d'assemblées corporatives, est la conclusion d'un accord distinct pour la tenue d'une assemblée à une date précise. Cela élimine le risque de perturbation de la réunion et de mise en cause de la responsabilité de la JSC, puisqu'elle aura le droit d'indemniser ses pertes aux frais du greffier si la perturbation de la réunion est due à sa faute. Après avoir conclu un accord avec le registraire, l'entreprise peut effectuer comme d'habitude des travaux d'organisation et de préparation d'un événement d'entreprise, sans craindre de conséquences négatives.

Les notaires, lorsqu'ils accomplissent un acte notarié pour certifier l'adoption d'une décision par une assemblée et la composition des actionnaires présents à son adoption, ne concluent pas de conventions avec la société. En conséquence, ils n'acceptent pas non plus l'obligation d'assister à la réunion à une date précise et n'en assument pas la responsabilité. Un notaire peut accepter de tenir une assemblée puis, au tout dernier moment, en raison d'un changement de circonstances, refuser d'y participer.

Le prix final de tous les services notariaux est également inconnu et peut changer au cours de l'événement.

Avec le registraire, une rémunération fixe pour une gamme de services peut être établie dans le contrat, et il ne pourra plus la modifier à la hausse sans l'accord de la JSC (articles 309, 310 et 450 du Code civil de la Russie Fédération). Le greffier peut être obligé dans le contrat d'effectuer toutes les actions nécessaires à l'organisation de la réunion, ou seulement une partie d'entre elles afin d'économiser de l'argent. Par exemple, une JSC peut envoyer de manière indépendante des convocations à la tenue d'une assemblée, ainsi qu'un rapport sur les résultats du vote, qui doivent être envoyés à tous les actionnaires (clause 4, article 62 de la loi JSC).

Lorsqu'elle convient avec le teneur de registre de la date de la réunion, la JSC doit au préalable prendre connaissance des tarifs acceptés par lui pour cette prestation, en tenant compte des facteurs croissants liés aux nombreuses commandes émanant des différents émetteurs. Si possible, il vaut mieux ne pas reporter la réunion au tout dernier moment et vérifier auprès du greffier le moment le plus optimal pour la tenir.

Pour tenir une assemblée, la JSC doit ordonner au greffier une liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée des actionnaires, et également envoyer un mail à tous les actionnaires concernant la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, ainsi que les questions incluses. à l'ordre du jour. Cette liste est établie au plus tôt 50 jours avant la date de l'assemblée, et le message est adressé aux actionnaires par lettre recommandée au plus tôt 20 jours avant la date de l'assemblée (articles 51-52 de la loi JSC).

La liste des personnes ayant le droit de participer à l'assemblée est établie par le greffier sur la base des données contenues dans le système de tenue du registre des actionnaires. La société avec le registraire est solidairement responsable de la tenue et de la conservation du registre des actionnaires, mais lors de l'assemblée des actionnaires, elle est guidée par la liste que le registraire lui prépare sur demande. Ainsi, si l'un des actionnaires n'a pas assisté à l'assemblée en raison du manque d'informations le concernant dans la liste considérée, il devra adresser ses réclamations au greffier.

La société ne peut être tenue pour responsable administrativement de la violation de la procédure de tenue d'une réunion (article 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie), puisqu'elle n'est pas responsable de la mauvaise exécution de ses fonctions par le greffier. En outre, les actionnaires eux-mêmes supportent le risque de ne pas recevoir les notifications à leur lieu de résidence si le registre des actionnaires ne contient pas d'informations à jour (résolution du tribunal administratif du district du Caucase du Nord du 23 novembre 2016 dans l'affaire n° .A53-905/2016).

Avant de commander une liste des personnes habilitées à participer à la réunion, il serait judicieux de consulter les termes de l'accord avec le greffier pour le stockage et la tenue du registre. Il est possible que pour l'assemblée générale annuelle, il y ait des rabais sur la production de cette liste ou qu'elle soit fournie gratuitement. Par exemple, un accord avec un registraire peut contenir une condition selon laquelle la liste peut être fournie gratuitement une fois pendant la durée de l'accord.

Avis de convocation

L'avis de convocation doit indiquer la date, l'heure et le lieu de sa tenue, la date d'établissement de la liste des personnes habilitées à y participer, l'ordre du jour, ainsi que les modalités d'examen des documents de la réunion. Lors de la tenue d'une assemblée, les actionnaires devront examiner toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et voter sur elles, alors qu'ils n'auront pas le droit d'examiner les questions non inscrites à l'ordre du jour (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 17 janvier 2012 n° F09-8843/11).

Lorsqu'elle indique dans un message le lieu de la réunion, la JSC doit s'inspirer des informations de sa charte. Si la charte ne précise pas le lieu de la réunion, la réunion doit avoir lieu à l'emplacement de la JSC indiqué dans le Registre d'État unifié des personnes morales, conformément à l'article 2.9 du Règlement sur les exigences supplémentaires pour la procédure de préparation, convocation et tenue d'une assemblée générale des actionnaires, approuvée. par arrêté du Service fédéral des marchés financiers de Russie du 02.02.2012 n° 12-6/pz-n (ci-après dénommé le Règlement n° 12-6/pz-n).

L’avis de convocation est adressé à tous les actionnaires par lettre recommandée avec liste de pièces jointes ou peut être publié dans une publication imprimée ou mis en ligne sur le site Internet de la société sur Internet, si une telle possibilité est prévue par les statuts. Lors du placement d'un message dans une publication imprimée, il est nécessaire de prendre en compte qu'une telle publication doit être accessible au public dans la zone concernée afin que les actionnaires y aient accès (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 4 septembre , 2013 dans l'affaire n° A19-13535/2012).

Le lieu de l'assemblée doit être clairement indiqué dans la convocation afin que les actionnaires ne rencontrent aucune difficulté pour s'y rendre. Le simple fait d'indiquer l'adresse du bâtiment sans indiquer le numéro de la salle dans laquelle se tiendra l'assemblée des actionnaires constitue une violation (Résolution de l'administration du district de Volgo-Vyatka du 17 décembre 2014 n° F01-5146/2014).

Si l'un des actionnaires estime que ses droits et intérêts légitimes ont été violés par la société et qu'il n'a pas reçu de convocation, la JSC devra présenter un inventaire de l'investissement dont le contenu indiquera quelle lettre et avec quel contenu a été envoyé à un actionnaire spécifique. Dans une telle situation, la déclaration de l'actionnaire, par exemple, selon laquelle il a reçu une lettre ou une carte postale vierge au lieu d'un avis de convocation, sera infondée et le tribunal la rejettera comme contredisant les pièces du dossier (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale en date du 26 avril 2013 dans l'affaire n° A75-1719/2012).

Dans une telle situation, tout actionnaire raisonnable, ayant reçu une lettre vide, doit contacter la JSC pour obtenir les éclaircissements appropriés afin de vérifier s'il y a eu une erreur ou une violation délibérée de ses droits sociaux afin de prendre des mesures en temps opportun.

Lors de la publication d'un avis de convocation sur le site Internet de JSC, il est nécessaire de prendre en compte un point aussi important que l'âge des actionnaires. S'il s'agit principalement de personnes âgées, le recours à un mode de notification tel que la publication d'informations sur un site Internet peut s'avérer difficile pour elles, ce qui doit être pris en compte par la société en vertu des principes de bonne foi et de raison (article 1 du Code civil de la Fédération Russe). Par conséquent, il est préférable d'utiliser le site comme méthode de notification supplémentaire, et non comme méthode principale.

Divulgation et ordre du jour

Les informations qui doivent être divulguées aux actionnaires (article 52 de la loi sur JSC) comprennent les états financiers de la société, des informations sur les membres de la commission d'audit et les candidats au conseil d'administration, y compris le nom complet, la date de naissance, des informations sur l'éducation, le travail. expérience, rapport d'activité annuel de la société et autres documents et informations nécessaires. L'ordre du jour comprend les principales questions prévues au paragraphe 1 de l'art. 47 de la loi sur JSC (approbation des états financiers, élection du conseil d'administration, etc.), ainsi que d'autres questions qui y sont incluses par la personne qui convoque l'assemblée (par exemple, sur l'approbation de transactions importantes ou intéressées transactions entre parties).

Le rapport annuel de la société est approuvé sous toute forme et comprend les informations suivantes : la position de la société dans le ou les secteurs concernés, les principaux indicateurs financiers et économiques de ses activités, les domaines prioritaires de ses activités, les perspectives, une description des principaux facteurs de risque liés à ses activités, une liste des transactions majeures engagées et des transactions des parties intéressées, des informations sur les membres du conseil d'administration, sur le chef d'entreprise, d'autres informations.

Responsabilité JSC

Les procédures ci-dessus sont obligatoires lors de la tenue d’une réunion. S'ils ne sont pas remplis, la JSC peut être engagée en responsabilité administrative en vertu de la partie 2 de l'art. 15.23.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie sous la forme d'une amende d'un montant de 500 000 à 700 000 roubles. La JSC ne pourra réduire l'amende en dessous de la limite la plus basse que s'il est prouvé devant le tribunal qu'il existe des raisons impérieuses de sa réduction sur la base d'une évaluation de la nature et des conséquences de la violation, du degré de culpabilité de l'entreprise, de son situation financière, ainsi que d'autres qui sont importants pour l'individualisation des circonstances de la responsabilité administrative (parties 2.2 et 2.3 de l'article 4.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, résolution de la Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie du 25 février 2014 n°4-P).

En l'absence de tels motifs, le montant de l'amende en dessous de la limite inférieure ne peut être réduit (Résolution du tribunal administratif du district de Moscou du 02/05/2015 n° F05-14587/2014).

Si la JSC a commis une infraction et qu'une procédure d'infraction administrative a été ouverte à son encontre, tout l'arsenal des recours légaux doit être utilisé pour obtenir l'exonération de responsabilité, tels que : l'expiration du délai de prescription pour engager la responsabilité (trois ans à compter de la date de la commission conformément à la partie 1 de l'article 4.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie), violation de la procédure dans l'affaire, prouvant l'absence d'événement de violation, son insignifiance et son insignifiance. Par exemple, l'envoi d'une convocation non pas 20 jours à l'avance, mais 19 jours à l'avance (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Volga-Vyatka du 31 mai 2013 dans l'affaire n° A79-11124/2012), etc. .

S'il existe des motifs, la JSC doit faire référence à son innocence d'avoir commis une infraction administrative, ainsi qu'au fait qu'elle a pris toutes les mesures raisonnables en son pouvoir pour se conformer aux normes de la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

Exemple 1

Concluant qu'il n'y avait pas de violation de la procédure de tenue d'une réunion dans les actions de la JSC, le tribunal est parti du fait que pour tenir la réunion, la JSC ne pouvait pas obtenir du titulaire du registre une liste des personnes habilitées à participer. lors de la réunion, puisque le régulateur a émis une ordonnance au registraire interdisant la fourniture d'informations du registre à toute personne, à l'exception du régulateur, des agences judiciaires, d'enquête et autres agences gouvernementales.

La JSC a été contrainte de tenir une assemblée générale annuelle des actionnaires sans liste établie par le registraire, car le fait de ne pas tenir une assemblée entraînerait des conséquences négatives tant pour la société que pour ses actionnaires. La JSC s'est inspirée des dernières informations dont elle disposait sur la composition des actionnaires, à qui les messages ont été envoyés.

(Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 20 juin 2014 n° F05-5991/2014).

Comme le montre l'exemple ci-dessus, s'il existe des difficultés et des obstacles à la tenue d'une réunion, la JSC doit dans tous les cas faire tout son possible dans la situation actuelle et ne pas rester inactive.

Si le non-respect des exigences relatives à la tenue d'une réunion a entraîné l'imposition d'une amende à la JSC, les propriétaires de la société ont le droit de saisir le tribunal dans son intérêt en réclamant contre le directeur des dommages-intérêts d'un montant de amende payée, si la violation était liée à ses actions illégales (inaction). Cette possibilité découle de l'art. 15 Code civil de la Fédération de Russie et art. 71 de la loi sur JSC. Si l'administrateur n'est pas coupable d'avoir violé la procédure de tenue d'une assemblée des actionnaires et qu'un des salariés de la société en est responsable, les propriétaires peuvent charger l'administrateur de le poursuivre en responsabilité disciplinaire et matérielle avec privation de primes afin de compenser leurs pertes immobilières (articles 192, 193 et ​​238 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Le dirigeant de la société, en cas d'action contre lui en réparation du préjudice sous la forme du montant de l'amende administrative payée par la société par actions, doit prouver l'absence de sa culpabilité dans ce qui s'est passé, comme ainsi que l'absence de relation directe de cause à effet entre son comportement et les conséquences patrimoniales néfastes survenues pour l'entreprise (article 65 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie).

Exemple 2

L'administrateur ne peut être tenu responsable des pertes sous forme d'amende s'il est prouvé que la JSC ne dispose pas de fonds ou de tout autre bien susceptible de payer la réunion, ainsi que dans le cas où l'administrateur n'a pas reçu de salaire. et il s'est fondé à juste titre sur l'art. 142 du Code du travail de la Fédération de Russie a suspendu l'exercice de ses fonctions pour toute la période jusqu'au paiement du montant différé.

(Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 15 décembre 2011 dans l'affaire n° A19-5972/2011).

Forme de la réunion

Dans la plupart des cas, l'assemblée se tient sous forme de présence commune et de vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, dont les actionnaires sont préalablement informés par l'envoi d'un message d'information indiquant la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour, ainsi que ainsi que la procédure pour prendre connaissance des documents et informations présentés avant la réunion.

Si les actionnaires souhaitent prendre connaissance des documents proposés avant la date de l'assemblée, ils ont le droit de le faire en se présentant à l'adresse indiquée dans l'avis de convocation reçu. En plus d'un passeport ou d'un autre document d'identification, l'actionnaire n'a rien à emporter avec lui. Il n'est pas nécessaire de prendre un extrait du registre des actionnaires confirmant son statut, étant donné qu'au moment où la JSC soumettra des documents et des informations pour examen aux actionnaires, elle disposera déjà d'une liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée.

Il n'est pas souhaitable d'insister sur la présentation obligatoire d'un extrait du registre des actionnaires, compte tenu de la disponibilité de la liste, car il est possible qu'un actionnaire puisse se plaindre auprès du Service des marchés financiers de la Banque centrale de la Fédération de Russie pour initier une cas en vertu de la partie 2 de l'art. 15.23.1 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

A l'heure convenue, les actionnaires doivent se présenter pour subir la procédure d'inscription pour participer à l'assemblée, au cours de laquelle les membres de la commission de comptage nommés par le greffier de la société anonyme comparent les pièces d'identification des actionnaires avec les données contenues dans la liste des personnes. droit de participer à la réunion. Les actionnaires tardifs ont le droit de s'inscrire jusqu'à la clôture de l'assemblée, jusqu'à ce que toutes les questions inscrites à l'ordre du jour aient été votées (clauses 4.9, 4.10 du Règlement sur les exigences supplémentaires relatives à la procédure de préparation, de convocation et de tenue d'une assemblée générale des actionnaires, approuvé par arrêté du Service fédéral des marchés financiers de Russie du 02.02 2012 n° 12-6/pz-n, ci-après dénommé l'ordonnance n° 12-6/pz-n).

Malgré le fait que la procédure d'inscription des actionnaires pour l'admission à l'assemblée est effectuée par les membres de la commission de comptage du registre et qu'ils remplissent également le registre d'inscription, il ne serait pas superflu avant l'assemblée de vérifier l'exactitude de son remplissage. et le décompte du nombre de personnes inscrites et du volume total de leurs voix afin de déterminer le quorum, qui, pour participer à l'assemblée, doit constituer plus de la moitié du nombre total de toutes les voix (clause 1, article 59 de la loi sur les JSC).

Cette nécessité est due au fait que dans la pratique, malheureusement, il existe souvent des cas de violation par la commission de comptage du registre de la procédure d'enregistrement des actionnaires pour participer à une assemblée et de détermination incorrecte du quorum, ce qui constitue une violation importante et un motif de annuler les décisions prises lors d'une telle réunion.

Exemple 3

En invalidant les décisions de l'assemblée générale des actionnaires, le tribunal est parti de ce qui suit. Le dossier contenait un procès-verbal de la commission de dépouillement sur les résultats du vote lors de la réunion. Selon ce document, à l'ouverture de l'assemblée, cinq actionnaires y participaient, ce qui représentait 33,05 % des voix du nombre total des actionnaires. Mais ce protocole ne permettait pas de savoir quel actionnaire spécifique était présent et donnait le nombre de voix constitutif. Le registre des actionnaires ou tout autre document indiquant la composition personnelle des actionnaires venus participer à l'assemblée n'a pas été présenté au dossier. En l'absence de données d'inscription, il a été impossible de conclure sur la présence ou l'absence de quorum à l'assemblée générale.

(Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Volga-Vyatka du 24 avril 2013 dans l'affaire n° A43-18485/2012).

Le vote à l'assemblée s'effectue par remplissage de bulletins de vote, qui sont distribués à tous les actionnaires présents à l'assemblée contre signature, avec explication de la procédure à suivre pour les remplir. Le recours aux bulletins de vote est obligatoire si le nombre d'actionnaires dépasse 100 personnes ou si l'assemblée se tient sous forme de vote par correspondance. Dans ce dernier cas, le bulletin de vote est adressé par lettre recommandée au moins 20 jours avant la date de l'assemblée à chaque actionnaire indiqué dans la liste des personnes ayant le droit de participer à l'assemblée.

La réalisation de cette procédure est une étape obligatoire de la réunion. Dans le cas contraire, la société risque de faire l’objet d’une action en justice visant à invalider la décision de l’assemblée pour cause de fourniture tardive des bulletins de vote.

Le tribunal est plus susceptible de rejeter une telle demande s'il estime que le vote de cet actionnaire n'a pas pu influencer les résultats du vote, que les violations commises ne sont pas significatives et que la décision n'a pas causé de pertes à l'actionnaire conformément au paragraphe 7 de l'art. 49 de la loi sur les JSC (paragraphe 2, article 24 de la résolution du plénum de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 18 novembre 2003 n° 19 « Sur certaines questions d'application de la loi fédérale « sur les sociétés par actions) »). Cependant, pour que cela se produise, les circonstances spécifiées doivent être présentes dans l'ensemble (Décision des Forces armées RF du 10 avril 2015 n° 47-PEK15), il vaut donc mieux ne pas prendre de risques.

Il faut également tenir compte du fait que le bulletin de vote doit indiquer les mêmes questions que dans l'avis de convocation sous forme d'ordre du jour. Étant donné que les actionnaires sont invités à participer à une assemblée avec un ordre du jour précis, ils s'attendent à voter et à prendre connaissance d'un certain ensemble de documents pour participer à l'assemblée. Si de nouvelles questions sont soulevées directement lors de l'assemblée et qui n'ont pas été initialement discutées, les actionnaires ont le droit d'exiger que des informations et des documents complémentaires leur soient fournis afin de prendre une décision éclairée.

Conformément au paragraphe 10 de l'art. 49 de la loi sur JSC, les décisions de l'assemblée adoptées sur des questions non inscrites à l'ordre du jour (sauf dans le cas où tous les actionnaires ont participé à l'assemblée), ou en violation de la compétence de l'assemblée, en l'absence de quorum pour sa détention ou sans la majorité des voix nécessaire pour prendre une décision, les actionnaires ne sont pas valables quel que soit leur recours en justice. Par conséquent, une décision sur une question non inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée ne peut être prise et maintenue que si le quorum nécessaire est présent à l'assemblée - plus de la moitié de toutes les actions en circulation conformément à l'art. 58 de la loi sur JSC. Dans le cas contraire, une telle décision est invalide (résolution du tribunal administratif du district de Moscou du 04/07/2015 n° F05-2872/2015).

Après le discours du président de l'assemblée sur les résultats de l'exercice écoulé, les succès et les réalisations de l'entreprise, les problèmes et les défis, les changements dans l'environnement concurrentiel qu'elle a rencontré et la détermination des principales orientations des travaux ultérieurs, les actionnaires posent des questions de clarification, expriment d'éventuelles plaintes et gratitude sur la base des résultats de l'année écoulée. Après cela, ils commencent à voter sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour.

Pour plus de commodité et afin de minimiser les situations conflictuelles lors de l'assemblée, il peut être recommandé aux actionnaires qui souhaitent exprimer leurs plaintes concernant les activités de la société, la qualité de la gestion et d'autres questions de les contacter à l'issue de l'assemblée afin de ne pas augmenter la durée de l'assemblée. réunion. Cela permettra non seulement de mener à bien l'assemblée rapidement, mais minimisera également le risque d'impliquer d'autres actionnaires dans un conflit, ainsi que de cacher d'éventuelles contradictions au greffier, qui exerce les fonctions de commission de décompte lors de l'assemblée.

Malgré l'évidence que le vote s'effectue en remplissant des bulletins de vote, il ne serait pas déplacé de noter que la loi sur les JSC ne prévoit pas d'autres méthodes de vote. En particulier, le vote en assemblée générale ne peut s'effectuer à main levée en comptant le nombre total d'actions possédées par les actionnaires. Dans une telle situation, il est impossible de déterminer le quorum et le nombre d'actions avec droit de vote lors de la prise de décisions sur les questions inscrites à l'ordre du jour (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 30 mai 2007 n° F09-4071/07- S4), ce qui entraîne la nullité des décisions adoptées à la suite des résultats de l'assemblée des actionnaires.

Comme le montre la pratique, de nombreux actionnaires font parfois des miracles d'ingéniosité, créant eux-mêmes des situations conflictuelles pour des raisons farfelues.

Exemple 4

L'actionnaire a refusé de participer à l'assemblée sans la présence d'agents de sécurité qui l'accompagnaient. Toutefois, le tribunal a indiqué que l'exclusion de ces personnes ne peut être considérée comme une violation des droits de l'actionnaire. La loi JSC prévoit la participation des actionnaires directement ou de leurs représentants autorisés aux réunions. L'actionnaire n'a pas prouvé qu'il avait reçu des menaces concernant sa participation à l'assemblée.

(Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Volga-Vyatka du 15 novembre 2010 dans l'affaire n° A82-2168/2008).

Il convient en outre d'expliquer aux actionnaires qu'une seule option de vote doit être laissée sur le bulletin de vote et que le document lui-même doit être signé indiquant la date de l'assemblée. Dans le cas contraire, le bulletin de vote sera déclaré invalide (Résolution du Service fédéral antimonopole du district d'Extrême-Orient du 30 avril 2013 n° F03-1309/2013), et les votes sur celui-ci ne seront pas comptés, sauf dans les cas où les violations ne concernent pas toutes les questions à l’ordre du jour. Dans une telle situation, le bulletin de vote sera considéré comme valide pour les questions pour lesquelles l'option de vote a été correctement choisie, à condition que le document soit signé (article 61 de la loi JSC).

Important!

Un scrutin totalement ou partiellement nul n'est pas exclu lors du dépouillement du nombre total de voix pour déterminer le quorum (article 4.23 de l'arrêté n° 12-6/pz-n).

Lorsqu'il remplit un bulletin de vote, un actionnaire peut apposer sa signature non seulement au bas du document, où une colonne correspondante lui est prévue, mais également sous ou à côté de chaque option de vote pour chacune ou plusieurs émissions qu'il a choisies. Si, par exemple, sur la question de l'approbation du rapport annuel d'une société par actions, un actionnaire a voté pour, en barrant toutes les autres options et en apposant sa signature sous l'option choisie, il n'est pas obligé de la mettre sous l'autre options qu'il a barrées, car la loi ne contient pas une telle exigence (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale du 12 juillet 2012 dans l'affaire n° A45-16998/2011).

Les colonnes « pour », « contre » et « s'abstenir » ne doivent pas nécessairement être incluses dans le bulletin de vote sur les questions liées à l'élection des membres du conseil d'administration de la société, puisque le vote s'effectue de manière cumulative : le nombre total des votes des actionnaires est multiplié par le nombre total d'administrateurs membres du conseil d'administration, puis ils sont répartis entre eux ou attribués un à un à la fois, à la discrétion de l'actionnaire. En cas de vote cumulatif, la volonté de l'actionnaire doit s'exprimer lors de la répartition du nombre total de voix lui appartenant entre tous les candidats ou l'un d'entre eux. Le nombre d'actions ayant servi à voter contre un candidat au conseil d'administration ou contre tous les candidats n'est pas pris en compte lors du décompte des votes.

Lors du vote cumulatif, l'actionnaire peut placer ses voix à côté des candidats sélectionnés, et donc l'absence des colonnes « pour », « contre » et « abstenu » dans le scrutin ne constitue pas une violation de l'art. 60 de la loi sur les JSC, qui définit les conditions requises pour le scrutin (Résolution du Service fédéral antimonopole du district du Caucase du Nord du 14 février 2006 n° F08-6310/2005). Certaines particularités diffèrent dans le remplissage du bulletin de vote dans une situation où les actions ont été aliénées après établissement d'une liste des personnes habilitées à participer à l'assemblée. Dans ce cas, le nouvel actionnaire n'est pas indiqué dans cette liste ; il vote par procuration de l'actionnaire précédent ou lui demande de voter conformément à ses instructions.

En cas de transfert d'actions à plusieurs personnes à la fois, l'ancien actionnaire vote dans certains blocs d'actions conformément aux instructions de chacune d'elles. Pour ce faire, lors du scrutin, pour chaque point de l'ordre du jour, il inscrit les notes nécessaires dans les colonnes appropriées : si les instructions des nouveaux actionnaires sur certaines questions coïncident, l'ancien actionnaire ne choisit qu'une seule option de vote ; , il sélectionne différentes options en indiquant le nombre de voix exprimées pour ces options. Il est également permis dans un tel cas d'utiliser plusieurs bulletins signés par la même personne, alors qu'en règle générale, si un actionnaire remplit plusieurs bulletins avec des options de vote différentes, tous les bulletins seront considérés comme nuls (clauses 2.16, 2.19, 4.21 du Commande n° 12-6/pz-n).

Les actionnaires qui, pour une raison quelconque, n'ont pas pu assister personnellement à l'assemblée ou n'ont pas pu envoyer leurs représentants, ont le droit d'écrire une déclaration à ce sujet à la JSC et d'envoyer un bulletin de vote complété. Le fait est que, sur la base des dispositions du paragraphe 3 de l'art. 60 de la loi sur la JSC, lors de la tenue d'une réunion, les personnes inscrites sur la liste des personnes habilitées à participer à la réunion (leurs représentants) ont le droit de participer directement à une telle réunion ou d'envoyer les bulletins de vote complétés à la JSC.

Lors de la détermination du quorum et de la synthèse des résultats du vote, les votes représentés par les bulletins de vote reçus par la JSC au plus tard deux jours avant la date de la réunion sont pris en compte. Par conséquent, l'actionnaire n'a pas à s'inquiéter de savoir si ses votes seront pris en compte lors de la synthèse des résultats (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 28 juillet 2014 n° F09-3475/14). Il convient de garder à l'esprit que les bulletins de vote remplis par les actionnaires sont soumis à conservation jusqu'à la fin des activités de la JSC (Lettre d'information de la Commission fédérale des valeurs mobilières de Russie du 28 novembre 2000 n° IK-07/6364 « Sur le stockage période de vote aux assemblées générales des actionnaires des sociétés par actions »).

Dans les trois jours ouvrables suivant la réunion, la JSC est tenue d'établir un procès-verbal en deux exemplaires, signés par le président et le secrétaire de séance. Ce protocole indique la date, l'heure et le lieu de la réunion, l'ordre du jour et les résultats des votes sur toutes les questions, les principales dispositions des discours, ainsi que d'autres conditions obligatoires prévues au paragraphe 2 de l'art. 63 de la loi sur les JSC et au paragraphe 4.29 de l'ordonnance n° 12-6/pz-n.

Si le procès-verbal de l'assemblée ne contient pas d'informations sur le nombre total de voix détenues par les actionnaires - propriétaires d'actions avec droit de vote de la JSC, ainsi que le nombre de voix détenues par les actionnaires participant à l'assemblée, une telle omission constituera un violation de la procédure de tenue de l'assemblée, car celle-ci ne permet pas d'établir de manière fiable la présence ou l'absence d'un quorum pour prendre une décision contestée (résolution du Service fédéral antimonopole du District Central du 29 juillet 2014 dans l'affaire n° A14- 7725/2013).

Si l'un des actionnaires n'est pas satisfait des décisions prises lors de l'assemblée, il pourra les contester en justice. Pour ce faire, le demandeur doit avoir la qualité d'actionnaire, non pas au moment où il prépare une déclaration au tribunal, mais à la date où la décision qu'il entend contester a été prise. Il doit également avoir la qualité d'actionnaire à la date du dépôt de la demande en justice. En conséquence, si le demandeur a acquis la qualité d'actionnaire après la décision qu'il conteste, la demande sera rejetée (résolution du Service fédéral antimonopole du District Central du 21 avril 2011 dans l'affaire n° A36-2770/2010). . En outre, les actionnaires qui, au moment de l'examen du litige sur l'appel de la décision de l'assemblée, ont perdu ce statut, n'ont pas le droit de faire appel d'une telle décision (Décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie en date de février 22, 2008 n° 1963/08).

Cette position juridique est actuellement appliquée de manière uniforme dans la pratique de tous les tribunaux arbitraux, le demandeur doit donc en tenir compte. Cela est dû à la nécessité d'exclure la possibilité de déposer des réclamations infondées par des personnes dont les droits et intérêts légitimes ne sont pas violés par la décision attaquée. Afin d'assurer une protection juridique adéquate à tous les participants à un tel litige, les tribunaux refusent d'examiner les recours contestant les décisions de l'assemblée dans tous les cas où le demandeur n'a pas confirmé sa qualité d'actionnaire. Le dépôt d'une réclamation devant le tribunal par une personne qui n'a pas de droit matériel de réclamation est un motif de refus de satisfaire la réclamation présentée (Décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 18 avril 2013 n° VAS-2416/13) .

A cet égard, si les décisions de l'assemblée sont contestées par des personnes qui n'ont pas prouvé leur qualité, la JSC doit obligatoirement s'y référer, soulignant que le demandeur n'a pas le droit d'intenter une action en justice dans un sens matériel. En outre, l'AO peut, dans ses objections à la demande, souligner que le demandeur a choisi une méthode inappropriée pour protéger son droit, si une telle violation de procédure s'est produite.

Comme indiqué à cet égard dans la pratique judiciaire, le choix de la méthode de protection du droit n'est pas arbitraire, mais en tenant compte de la nature de la violation commise. Choisir et déposer une réclamation sans tenir compte de ces exigences est considéré comme le choix d'une méthode inappropriée de protection du droit, qui constitue la base du refus de la réclamation (décrets de la Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie du 21/04/2011 n° 450 -О-О, du 18/06/2006 n° 367-O, résolution du FAS Volgo-Vyatka du 22 janvier 2010 n° A43-9961/2009, etc.).

Par rapport à la situation considérée, la manière appropriée de protéger les droits d'un actionnaire serait d'exiger que la décision de l'assemblée soit invalidée, et non que l'assemblée elle-même soit déclarée illégale (Résolution du Service fédéral antimonopole de Moscou District du 13 mai 2011 n° KG-A40/3751-11-1,2).

Si un actionnaire invoque la falsification du procès-verbal d'assemblée, il doit étayer son argument par des justificatifs précis. Une preuve appropriée et recevable de falsification des procès-verbaux de réunions ou d’autres documents sera une opinion d’expert. Par conséquent, pour vérifier l'argument de falsification, l'actionnaire doit présenter une requête correspondante au tribunal (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 30 décembre 2008 n° KG-A41/12228-08-1,2).

La société en justice, dans ses objections à la demande de l'actionnaire, doit également indiquer, s'il y a lieu, que le vote de l'actionnaire, compte tenu du nombre d'actions qu'il possède, ne pouvait influencer les résultats, le quorum de l'assemblée était observé, le fait du vote sur les points de l'ordre du jour a été confirmé par les bulletins de vote, les procès-verbaux de la commission de dépouillement du registraire, le registre des actionnaires et d'autres documents probants (résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale du 9 novembre 2011 au cas où n° A03-11778/2010). Pour protéger le renforcement de sa position dans l'affaire, il serait également judicieux que la JSC implique son greffier dans l'affaire, qui pourra confirmer l'absence de violations lors de la réunion.

En outre, la décision de la réunion peut être contestée non pour des motifs formels et farfelus, mais uniquement en relation avec des violations importantes.

Exemple 5

Le fait de ne pas inclure d'informations sur les principaux points des discours dans le procès-verbal de l'assemblée générale ne constituera pas une violation significative. Mais l’examen d’une question lors d’une assemblée qui n’était pas initialement inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée, le défaut de notification à l’actionnaire de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée constituent des violations graves qui sont considérées comme des motifs suffisants pour invalider la décision de l’assemblée.

(Résolution de l'AS du district de l'Oural du 27 novembre 2014 n° F09-6999/14).

Lors de la tenue d'une assemblée, une JSC peut également effectuer des enregistrements audio ou vidéo avec le consentement des actionnaires, ce qui lui permettra d'utiliser en justice les documents reçus comme preuve supplémentaire de sa conformité aux exigences actuelles de la législation de la Fédération de Russie. . La possibilité d’utiliser des moyens techniques lors d’une réunion peut être prévue dans la charte de l’entreprise ou dans un autre document interne.

Conflits d’entreprise et décisions difficiles lors des réunions

Dans le processus de gouvernance d'entreprise, des désaccords surviennent souvent entre les actionnaires sur certaines questions. Ces désaccords peuvent être provoqués par diverses raisons. Certains actionnaires, intéressés par le développement de l'entreprise, l'expansion et le renforcement de ses activités, tentent d'accumuler toutes les ressources financières disponibles et de les orienter vers la réalisation de ces objectifs. D’autres, au contraire, ne s’intéressent pas du tout aux activités de la société en tant que telle, mais souhaitent uniquement la répartition des profits. Dans une situation où un groupe d'actionnaires insiste pour s'abstenir de distribuer les bénéfices, les orientant vers le développement des affaires, et l'autre insiste pour distribuer les bénéfices, les conflits sont inévitables.

Souvent, les actionnaires majoritaires d'une entreprise tentent d'écraser les actionnaires minoritaires qui possèdent de petits blocs d'actions en adoptant des modifications à la charte ou en approuvant des documents internes limitant leurs droits. Le refus de supporter cet état de fait oblige les actionnaires mécontents à s'adresser aux tribunaux et à y chercher protection.

Dans la pratique, les droits des actionnaires de gérer les affaires d'une société par actions sont également souvent violés du fait qu'ils ne sont pas correctement informés de la tenue d'une assemblée générale. Cette violation est importante car elle prive l'actionnaire de la possibilité de participer à l'assemblée et d'exprimer son opinion sur les questions portées à l'ordre du jour. Dans la plupart des cas, ces situations sont soumises à une résolution judiciaire.

Afin de recevoir dans les meilleurs délais toutes les informations nécessaires sur la situation des activités de la société, l’actionnaire doit participer à toutes les assemblées sociales tenues en s’assurant de recevoir la correspondance qui lui est adressée par courrier. Pour ce faire, l'actionnaire doit s'assurer que les coordonnées le concernant contenues dans le registre des actionnaires sont à jour et véridiques. Périodiquement (par exemple, une fois tous les six mois), il serait judicieux de commander des extraits du registre des actionnaires vous concernant afin de savoir si vos actions ont été illégalement radiées.

Aussi, l’actionnaire doit se familiariser avec les informations et documents qui composent les activités de la société afin d’être prêt à prendre immédiatement la bonne décision et à défendre ses intérêts en justice. Si des faits de violation de ses droits sont découverts, l'actionnaire doit immédiatement prendre des mesures pour se protéger, selon la situation.

1 http://www.notariat.ru/prof/teorija-i-praktika/12548