प्राथमिक दस्तावेज़ों को 1s में दर्ज करना। प्राथमिक लेखा दस्तावेज़. उपयोग के लिए सामान्य निर्देश

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण

प्रिय पाठकों, मेरे ब्लॉग पर आपका स्वागत है!

आमतौर पर, मैं हर दिन अपने काम का ईमेल देखता हूं, लेकिन इस हफ्ते यह काम नहीं आया और बहुत सारे पत्र जमा हो गए हैं। आज मैंने इस पर गौर करने का फैसला किया और एक नए लेख का विषय अपने आप आ गया। हम प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के बारे में बात करेंगे, क्योंकि यह रजिस्टरों का आधार है और एक एकाउंटेंट के काम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

मेरी पढ़ाई के दौरान, यह विषय सबसे महत्वपूर्ण नहीं था, और सिद्धांत में इसमें महारत हासिल करना कठिन था, लेकिन जब मैंने काम करना शुरू किया, तो मुझे खोए हुए समय की भरपाई करनी पड़ी। आइए भविष्य में कठिनाइयों से बचने के लिए सभी बारीकियों पर पहले से नज़र डालें। पिछले विषय में हमने लेखांकन रजिस्टरों को देखा था, मुझे पता है कि यह थोड़ा जटिल है, लेकिन आज के लेख के बाद यह थोड़ा आसान हो जाएगा।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के स्तर को आत्मविश्वासपूर्वक नेविगेट करने के लिए, हम इस पर विचार करेंगे:

• किसी उद्यम के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की अवधारणा और उद्देश्य।
• अनिवार्य विवरण और प्राथमिक दस्तावेज़ों में परिवर्तन की अनुमति है।
• समूह, प्रकार, विवरण की डिग्री और दस्तावेज़ों के संभावित संपादन।
• प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की वैधता और भंडारण अवधि।

मुख्य लक्ष्य किसी प्राथमिक दस्तावेज़ को अन्य समान रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों से अलग करना, उनके विवरण और प्रकारों को याद रखना सीखना है। मैं वादा करता हूँ कि यह दिलचस्प होगा, आइए शुरू करें!

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के साथ सही ढंग से कैसे काम करें

शुरुआती, अनुभवहीन लेखाकारों और उद्यमियों के लिए, मैं प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के सिद्धांतों की व्याख्या करना चाहूंगा।

जिन दस्तावेज़ों के साथ आप काम करेंगे उन्हें दो समूहों में विभाजित किया गया है:

• किसी से प्राप्त;
• आप से आ रहा है.

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें?

1. निर्धारित करें: क्या यह दस्तावेज़ एक लेखांकन दस्तावेज़ है?

लेखांकन के लिए स्वीकार किए गए दस्तावेज़ में लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए आवश्यक जानकारी होनी चाहिए, यानी, किसी भी पूर्ण व्यावसायिक घटना के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक नकद रसीद किसी को भुगतान (पैसे का व्यय) के बारे में "बोलती है", एक चालान - माल और सामग्री की आवाजाही (रसीद-व्यय) आदि के बारे में। लेकिन, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का आवेदन एक के लिए अनुरोध के साथ मैनेजर के वीज़ा के बिना काम के लिए अग्रिम राशि स्वीकार नहीं की जा सकती।

कोई भी नोट, ड्राफ्ट, अखबार की कतरनें आदि लेखांकन दस्तावेज नहीं हैं। साथ ही उनके लिए स्थापित नियमों के उल्लंघन में तैयार किए गए दस्तावेज़ भी।

2. निर्धारित करें: क्या यह दस्तावेज़ आपके संगठन पर लागू होता है या नहीं?

सीधे शब्दों में कहें तो दस्तावेज़ इस उद्यम के लिए प्रासंगिक होना चाहिए, यानी इसमें आपके संगठन का विवरण होना चाहिए, या उन्हें आपके कर्मचारी को जारी किया जाना चाहिए।

ऐसा होता है कि विभिन्न कारणों से, वे आपके लिए ऐसे दस्तावेज़ लाते हैं जो इस संगठन से संबंधित नहीं हैं। यह महज़ एक गलती हो सकती है. या यह हो सकता है कि कर्मचारी जानबूझकर जवाबदेह रकम को बट्टे खाते में डालना चाहता हो।

यह भी संभव है कि कर कटौती के लिए अतिरिक्त राशि प्राप्त करने के लिए किसी दिए गए उद्यम को वस्तुओं और सामग्रियों (कार्यों, सेवाओं) की खरीद के लिए दस्तावेज़ जानबूझकर जारी किए जाते हैं।

यदि आपकी गतिविधि के प्रकार और दस्तावेज़ के सार के बीच विसंगति है, तो बेहतर है कि इस दस्तावेज़ को ध्यान में न रखा जाए।

एक और बात - शायद प्रतिपक्ष के पास आपको यह दस्तावेज़ जारी करने का कोई कारण नहीं है, यानी आपका उनके साथ कोई संविदात्मक संबंध नहीं है।

उदाहरण के लिए, ऊर्जा आपूर्ति कंपनी ने आपको यह समझे बिना बिल भेज दिया कि आप जिस बिजली का उपभोग करते हैं उसका भुगतान किसी अन्य संगठन, उदाहरण के लिए, एक मकान मालिक द्वारा किया जाता है।

3. विवरण जांचें.

प्रतिपक्ष इसके विवरण की शुद्धता के लिए जिम्मेदार है। आजकल, कई उद्यम कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करते हैं और इसलिए, एक नियम के रूप में, उनके विवरण में गलतियाँ नहीं करते हैं, हालाँकि ऐसा होता है। लेकिन यह आपके विवरण की दोबारा जांच करने लायक है - उनमें अक्सर त्रुटियां हो सकती हैं।

हस्तलिखित दस्तावेजों के बारे में अलग से कहा जाना चाहिए - इस तथ्य के अलावा कि उनमें त्रुटियां हैं, ऐसा भी होता है कि दस्तावेज़ नकली है, यानी, उदाहरण के लिए, किसी गैर-मौजूद उद्यम की ओर से लिखा गया है।

ऐसा कोई उद्यम मौजूद है या नहीं, इसकी दोबारा जांच कजाकिस्तान गणराज्य की कर समिति की वेबसाइट पर करदाताओं के रजिस्टर के माध्यम से की जा सकती है।

दस्तावेज़ में हस्ताक्षर वास्तविक होने चाहिए, यानी बिल्कुल उन्हीं लोगों के हस्ताक्षर होने चाहिए जिनके वे हैं, और इन लोगों को ऐसे दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार होना चाहिए। दस्तावेज़ों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर की अनुमति नहीं है।

एक संगठन में कई मुहरें हो सकती हैं। जाँचें कि इस दस्तावेज़ पर स्टाम्प है या नहीं। उदाहरण के लिए, चालान पर "मानव संसाधन विभाग" शब्द की मुहर नहीं लगाई जानी चाहिए।

ऐसा भी होता है कि कोई दस्तावेज़ गलती से मिलते-जुलते नाम वाले संगठन को जारी कर दिया जाता है। ऐसे सभी मामलों में, आपको इस संगठन से संपर्क करना चाहिए और दस्तावेज़ को दोबारा बनाने की मांग करनी चाहिए।

4. क्या दस्तावेज़ में दर्शाई गई घटना वास्तव में प्रतिबद्ध थी?

शायद आपूर्तिकर्ता ने आपको ये सामान और सामग्री उपलब्ध नहीं कराई या आपको ये सेवाएँ प्रदान नहीं कीं। या शायद प्रतिपक्ष ने बड़ी मात्रा, कीमत और, तदनुसार, आवश्यक राशि के लिए एक चालान जारी किया।

उदाहरण के लिए, चालान में निर्दिष्ट सामान आपके गोदाम में वितरित नहीं किया गया था। आपके विशेषज्ञों को इस दस्तावेज़ को स्वीकार (पुष्टि) करना होगा। इस उदाहरण में, गोदाम प्रबंधक को माल की प्राप्ति पर अपने हस्ताक्षर के साथ इसकी पुष्टि करनी होगी।

और कीमत, मात्रा और खरीद की शर्तों की तुलना अनुबंध की शर्तों से की जानी चाहिए। या तो इसकी पुष्टि किसी अर्थशास्त्री - किसी विपणक या आपूर्तिकर्ता द्वारा की जानी चाहिए।

5. निर्धारित करें कि दस्तावेज़ किस अवधि का है।

अवधि हो सकती है:

• अभी चल रहा माह,
• चालू तिमाही,
• इस साल,
• पिछला महीना
• आख़िरी चौथाई
• पिछले साल।

यह निर्धारित करता है कि इस दस्तावेज़ को लेखांकन के लिए स्वीकार करने की आवश्यकता है या नहीं। हां, ऐसा भी होता है कि, उदाहरण के लिए, वे पिछली अवधि के लिए एक चालान लाते हैं - यह आपके विवेक पर है कि इसे लेखांकन के लिए स्वीकार करना है या नहीं।

सामान्य तौर पर, बेशक, आप लेखांकन के लिए दस्तावेज़ को स्वीकार करने के लिए बाध्य हैं, लेकिन यदि आप इसे स्वीकार करते हैं, तो इससे कर समेत रिपोर्ट को समायोजित करने की आवश्यकता होगी।

हालाँकि, यदि चालू वर्ष की पिछली अवधि (अंतिम तिमाही, पिछले महीने) की रिपोर्ट को सही करना मुश्किल नहीं है, तो पिछले वर्ष की रिपोर्ट को सही करना बहुत मुश्किल हो सकता है। चुनाव तुम्हारा है;

शायद यह दस्तावेज़ आपके पास पहले से ही था। फिर या तो यह डुप्लिकेट (प्रतिलिपि) है, या यह दस्तावेज़ आपसे किसी चीज़ के लिए लिया गया था और अब वापस कर दिया गया है। सावधान रहें कि एक ही दस्तावेज़ को दो बार पोस्ट न करें। इससे दोहरा टर्नओवर बनेगा, यानी कुछ मात्रा में अनुचित रूप से वृद्धि होगी।

6. निर्धारित करें कि दस्तावेज़ लेखांकन के किस अनुभाग से संबंधित है।

लेखांकन अनुभाग:

1. नकदी - रजिस्टर,
2. किनारा,
3. सामग्री,
4. चीज़ें,
5. अचल संपत्तियां,
6. जवाबदेह व्यक्ति
7. आपूर्तिकर्ता,
8. खरीदार, आदि

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें

लेखांकन अनुभागों के अनुसार दस्तावेजों का विनियमन होता है। आप इसे किसी भी लेखांकन पाठ्यपुस्तक में पढ़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, बैंक स्टेटमेंट "बैंक" अनुभाग में एक दस्तावेज़ है; जिस रजिस्टर में आप यह दस्तावेज़ दाखिल करेंगे उसे भी कहा जाता है।

यह आसान है। लेकिन माल और सामग्री की प्राप्ति से संबंधित दस्तावेजों के साथ स्थिति अधिक जटिल है।

निर्धारित करें कि आपकी कंपनी के लिए प्राप्त इन्वेंट्री क्या है: सामग्री, उत्पाद, अचल संपत्ति, अमूर्त संपत्ति या सेवा/कार्य (और यह हो सकता है)?

सामग्री- यह वह है जो काम में उपयोग किया जाता है और साथ ही उपभोग किया जाता है, यानी समाप्त होता है। उदाहरण के लिए, यह कागज, गैसोलीन, सीमेंट आदि है। सामग्री अपना आकार बदलती है: यह सीमेंट था - यह एक ठोस उत्पाद बन गया।

एक उत्पाद, एक सामग्री के विपरीत, काम में उपयोग नहीं किया जाता है; इसे आगे की बिक्री के लिए खरीदा जाता है, अर्थात। बस यही इसका अंतर है. लेकिन व्यवहार में, कोई उत्पाद कागज, गैसोलीन या सीमेंट हो सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि हम क्या व्यापार कर रहे हैं।
1C प्रोग्राम में माल की निर्देशिका को "नामकरण" कहा जाता है।

मुख्य बात- यह काम में इस्तेमाल होने वाला एक प्रकार का उपकरण है, जो सामग्री के विपरीत अपना भौतिक स्वरूप नहीं बदलता है। अर्थात यह समाप्त नहीं होता और इसका सेवन नहीं किया जाता।

उदाहरण के लिए, यह एक टेबल, एक कंप्यूटर, एक कार इत्यादि है और कई वर्षों के उपयोग के बाद वे एक टेबल, एक कंप्यूटर और एक कार ही रहेंगे। केवल ऑपरेशन के दौरान ही ओएस का मूल्यह्रास (घिसाव) होता है।

1C प्रोग्राम में ऑपरेटिंग सिस्टम को अचल संपत्ति कहा जाता है।

ऐसा भी होता है कि एक निश्चित सेवा (कार्य) के लिए एक दस्तावेज़ जारी किया जाता है, जैसे कि वे आपको कोई उत्पाद बेच रहे हों। उदाहरण के लिए, एक सर्विस स्टेशन ने आपकी कार के इंजन में तेल बदल दिया, और चालान में, "तेल परिवर्तन" के बजाय, "मोटर तेल अमुक और अमुक, अमुक मात्रा, अमुक मूल्य पर" लिखा होता है।

अपने आप से एक प्रश्न पूछें: क्या यह उत्पाद वास्तव में हमारे हाथों में प्राप्त हुआ? नहीं। फिर यह एक सेवा (कार्य) है और यह दस्तावेज़ तदनुसार प्राप्त किया जाना चाहिए।

7. आप इस दस्तावेज़ को किस रजिस्टर (जर्नल) में दाखिल करेंगे?

इसे तुरंत निर्धारित करें, और अधिमानतः प्रसंस्करण के तुरंत बाद, दस्तावेज़ को उसके स्थान पर दाखिल करें। यह सच है कि किसी दस्तावेज़ को अभी तक "हटाया" नहीं जा सकता है - इसमें अभी भी कुछ संशोधन या कुछ परिस्थितियों के स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। ऐसे कागजात के लिए एक अलग फ़ोल्डर या एक अलग ट्रे रखने की सलाह दी जाती है।

एक अकाउंटेंट की सबसे खराब कमियों में से एक आलस्य है। "बाद के लिए" अलग रख दिया गया दस्तावेज़ बहुत परेशानी का कारण बन सकता है।

इसलिए, दस्तावेज़ प्राप्त होने पर उसे यथाशीघ्र संसाधित करना बेहतर है। वस्तुनिष्ठ कारणों से स्थगित किए गए दस्तावेज़ों को अवसर मिलते ही अंतिम रूप दिया जाना चाहिए।

8. निर्धारित करें: क्या इस दस्तावेज़ से संबंधित कोई और घटनाएँ होंगी?

कुछ दस्तावेज़ों पर भविष्य में परिणाम हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, कर समिति की एक अधिसूचना से भविष्य में अप्रिय परिणाम हो सकते हैं: किसी खाते की गिरफ्तारी, आदि। इसलिए, अन्य सभी मामलों को स्थगित करते हुए, ऐसे दस्तावेजों को तुरंत निपटाया जाना चाहिए।

ऐसे दस्तावेज़ भी हैं जिनकी सत्यता की पुष्टि के बाद आपके अप्रिय परिणाम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपके देय खातों को दर्शाने वाली एक समाधान रिपोर्ट - यह आपकी कंपनी के खिलाफ मुकदमा दायर करने का आधार हो सकती है।

इसलिए, यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो ऐसे दस्तावेज़ों को प्रबंधक के विवेक पर छोड़ देना बेहतर है। अन्य दस्तावेज़ों के लिए अन्य दस्तावेज़ प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है।

उदाहरण के लिए, बिना चालान के माल की प्राप्ति के लिए चालान। ऐसा हो सकता है कि आपका प्रतिपक्ष बाद में आपको एक निश्चित अवधि या माल की मात्रा के लिए एक सामान्य चालान जारी करेगा।

इस मामले में, इन चालानों को एकत्र किया जाना चाहिए और अवधि समाप्त होने या सहमत मात्रा की प्राप्ति के तुरंत बाद, आपूर्तिकर्ता को चालान के बारे में याद दिलाना चाहिए।

यहां निम्नलिखित का उल्लेख करना आवश्यक है: लेखाकार को आवश्यक दस्तावेजों की समय पर प्राप्ति पर नियंत्रण रखना चाहिए।

दस्तावेज़, जिनकी अपेक्षित रसीद आप जानते हैं, उन्हें प्रतिपक्ष या जिम्मेदार कर्मचारी से मांग की जानी चाहिए यदि वे स्थापित समय सीमा के भीतर प्राप्त नहीं होते हैं।

स्रोत: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़

लेखांकन रजिस्टरों में प्रविष्टियों का आधार हैं स्रोत दस्तावेज़.

प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि उन्हें वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के अनुसार प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित फॉर्म के अनुसार संकलित किया जाता है। रूस दिनांक 29 जुलाई 1998 संख्या 34 एन (03/26/2007 संख्या 26एन द्वारा संशोधित)

यदि आवश्यक हो, तो अतिरिक्त पंक्तियों और स्तंभों को मानक प्रपत्र में शामिल किया जा सकता है, लेकिन अनुमोदित प्रपत्र में प्रदान किए गए सभी विवरण संरक्षित किए जाने चाहिए। किए गए परिवर्तनों को उचित आदेश (निर्देश) द्वारा औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

केवल नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए दस्तावेज़ प्रपत्र 24 मार्च, 1999 संख्या 20 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का उपयोग करने की प्रक्रिया के अनुसार परिवर्तन के अधीन नहीं हैं।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित प्रपत्र सूचना कोडिंग क्षेत्र प्रदान करते हैं जो अखिल रूसी क्लासिफायर के अनुसार भरे जाते हैं।

ऐसे कोड जिनमें अखिल-रूसी क्लासिफायर के लिंक नहीं हैं (उदाहरण के लिए, "ऑपरेशन का प्रकार" नाम वाले कॉलम) का उद्देश्य कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके डेटा संसाधित करते समय जानकारी को सारांशित करना और व्यवस्थित करना है और संगठन में अपनाई गई कोडिंग प्रणाली के अनुसार दर्ज किया जाता है। .

इसके अलावा, संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा प्रदान किए गए प्रासंगिक अनिवार्य विवरणों वाले एक छोटे उद्यम द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए फॉर्म लेखांकन के लिए स्वीकार किए जाते हैं।

आप स्वतंत्र रूप से केवल उन्हीं दस्तावेज़ों को विकसित कर सकते हैं जो एकीकृत रूपों के एल्बम में शामिल नहीं हैं।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों का विवरण

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अनिवार्य विवरण में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• इसकी तैयारी की तारीख;
• उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था;
• भौतिक और मौद्रिक संदर्भ में व्यावसायिक लेनदेन की सामग्री;
• व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन और इसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;
• इन व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का समय पर और उच्च गुणवत्ता वाला निष्पादन, लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए स्थापित समय सीमा के भीतर लेखांकन विभाग में उनका स्थानांतरण, साथ ही उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता उन व्यक्तियों द्वारा सुनिश्चित की जाती है जिन्होंने इन दस्तावेजों को संकलित और हस्ताक्षरित किया है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची को मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

धन के साथ व्यावसायिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, प्रमुख और मुख्य लेखाकार के बजाय, अन्य अधिकारी प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, लेकिन उनकी सूची को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। मुख्य लेखाकार के साथ सहमति हुई।

प्राथमिक दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेनदेन (माल के लिए भुगतान, खाते पर नकदी जारी करना, आदि) के पूरा होने का लिखित प्रमाण है और इसे लेनदेन के समय तैयार किया जाना चाहिए, और यदि यह संभव नहीं है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद तैयार किया जाना चाहिए। .

दस्तावेज़ों के प्रकार

सभी प्राथमिक दस्तावेज़ों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक;
2. दोषमुक्ति देनेवाला;
3. लेखांकन दस्तावेजों।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ आदेश, निर्देश, निर्देश, वकील की शक्तियाँ आदि हैं। ये दस्तावेज़ कुछ व्यावसायिक लेनदेन के संचालन की अनुमति देते हैं।

सहायक दस्तावेजों में चालान, आवश्यकताएं, रसीद आदेश, स्वीकृति प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। ये दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को दर्शाते हैं और उनमें मौजूद जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज की जाती है।

कुछ दस्तावेज़ अनुमति देने वाले और दोषमुक्त करने वाले दोनों हैं। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, नकद आदेश, पेरोल, आदि।

संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

प्राथमिक लेखांकन के उचित रखरखाव के लिए, एक दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित और अनुमोदित की जाती है, जो उद्यम के भीतर प्राथमिक दस्तावेजों की आवाजाही और लेखा विभाग द्वारा उनकी प्राप्ति का क्रम और समय निर्धारित करती है।

लेखा विभाग (लेखाकार) द्वारा प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों की जाँच की जानी चाहिए:

• प्रपत्र द्वारा (दस्तावेज़ की पूर्णता और शुद्धता, विवरण भरना);
• अंकगणितीय रूप से (मात्राएँ गिनना);
• सामग्री के संदर्भ में (व्यक्तिगत संकेतकों का संबंध, आंतरिक विरोधाभासों की अनुपस्थिति)।

लेखांकन रजिस्टर

स्वीकृति के बाद, प्राथमिक दस्तावेज़ से जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित कर दी जाती है, और इसके दोहरे उपयोग की संभावना को बाहर करने के लिए दस्तावेज़ पर एक निशान बनाया जाता है (उदाहरण के लिए, लेखांकन रजिस्टर में प्रवेश की तारीख इंगित की जाती है)।

लेखांकन रजिस्टर- ये क्रेडेंशियल्स को रिकॉर्ड करने और समूहीकृत करने के लिए कागज की विशेष रूप से अनुकूलित शीट हैं। उन्हें विशेष पुस्तकों (पत्रिकाओं) में, अलग-अलग शीटों और कार्डों पर, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके प्राप्त मशीन आरेखों के रूप में, साथ ही चुंबकीय टेप, डिस्क, फ्लॉपी डिस्क और अन्य कंप्यूटर मीडिया पर रखा जाता है।

व्यावसायिक लेनदेन को लेखांकन रजिस्टरों में कालानुक्रमिक क्रम में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए और उपयुक्त लेखांकन खातों के अनुसार समूहीकृत किया जाना चाहिए।

दिखने में, लेखांकन रजिस्टर हैं:

1. किताबें (कैश रजिस्टर, मुख्य);
2. कार्ड (अचल संपत्ति लेखांकन, सामग्री लेखांकन);
3. पत्रिकाएँ (ढीली या पंक्तिबद्ध चादरें)।

बनाए गए रिकॉर्ड के प्रकार के अनुसार, रजिस्टरों को विभाजित किया गया है:

1. कालानुक्रमिक (पंजीकरण लॉग);
2. व्यवस्थित (खातों का सामान्य खाता);
3. संयुक्त (जर्नल आदेश)।

लेखांकन रजिस्टरों में निहित जानकारी के विवरण के स्तर के अनुसार, वे हैं:

1. सिंथेटिक (खातों का सामान्य खाता बही);
2. विश्लेषणात्मक (कार्ड);
3. संयुक्त (पत्रिकाओं का आदेश दें)।

प्राथमिक दस्तावेज़ों में प्रविष्टियाँ ऐसे तरीकों से की जानी चाहिए जो संग्रह में उनके भंडारण के लिए स्थापित समय अवधि के लिए इन प्रविष्टियों की सुरक्षा सुनिश्चित करें।

प्राथमिक और समेकित लेखांकन दस्तावेजों को कागज और कंप्यूटर मीडिया पर संकलित किया जा सकता है। बाद के मामले में, संगठन अपने स्वयं के खर्च पर, व्यावसायिक लेनदेन में अन्य प्रतिभागियों के लिए कागज पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां तैयार करने के लिए बाध्य है, साथ ही रूसी संघ के कानून के अनुसार नियंत्रण रखने वाले अधिकारियों के अनुरोध पर भी। , अदालत और अभियोजक का कार्यालय।

संग्रह में जमा करने के लिए, दस्तावेज़ों को कालानुक्रमिक क्रम में चुना जाता है, पूरा किया जाता है, बाइंड किया जाता है और फ़ोल्डरों में दाखिल किया जाता है। दस्तावेज़ों को संग्रह में जमा करना एक प्रमाण पत्र के साथ है।

लेखांकन रजिस्टरों को संग्रहीत करते समय, उन्हें अनधिकृत सुधारों से संरक्षित किया जाना चाहिए। लेखांकन रजिस्टर में किसी त्रुटि के सुधार को सुधार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा उचित और पुष्टि की जानी चाहिए, जिसमें सुधार की तारीख का संकेत दिया गया हो।

जिन व्यक्तियों के पास लेखांकन रजिस्टरों और आंतरिक लेखांकन रिपोर्टों में निहित जानकारी तक पहुंच है, उन्हें व्यापार रहस्य बनाए रखना आवश्यक है। इसके प्रकटीकरण के लिए वे रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित जिम्मेदारी वहन करते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों और लेखा रजिस्टरों में त्रुटियों का सुधार। कला के अनुसार. संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के 9 में नकद और बैंकिंग दस्तावेजों में सुधार करने की अनुमति नहीं है।

अन्य प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में सुधार केवल व्यावसायिक लेनदेन में प्रतिभागियों के साथ समझौते से किया जा सकता है, जिसकी पुष्टि उन्हीं व्यक्तियों के हस्ताक्षरों से की जानी चाहिए जिन्होंने सुधार की तारीख का संकेत देते हुए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ का विवरण जो सुधार के अधीन है, उसे एक स्पष्ट लेकिन पतली रेखा से काट दिया जाता है, ताकि संशोधित विवरण का मूल अर्थ (सामग्री) दिखाई दे। इसके आगे, एक हस्तलिखित नोट बनाया गया है "सही किए गए व्यक्ति पर विश्वास करें" और सुधार को उस व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है जिसने सुधार किया है, जिसमें उपनाम और आद्याक्षर का संकेत दिया गया है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि

कला के अनुसार. संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के 17, संगठनों को राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज, लेखा रजिस्टर और वित्तीय विवरण संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, लेकिन कम से कम पांच साल.

प्राथमिक दस्तावेजों की बहाली

लेखांकन कानून में स्पष्ट रूप से स्थापित नियम नहीं हैं जो प्राथमिक दस्तावेजों के खो जाने की स्थिति में उन्हें पुनर्स्थापित करने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं।

कई नियम प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के लिए केवल भंडारण अवधि को परिभाषित करते हैं। कानून यह स्थापित नहीं करता है कि किसी संगठन को उसके नियंत्रण से परे कारणों से दस्तावेजों के खो जाने की स्थिति में क्या करना चाहिए। मॉस्को के लिए रूस के कर प्रशासन विभाग के पत्र दिनांक 13 सितंबर, 2002 संख्या 26-12/43411 में, प्राथमिक दस्तावेजों के खो जाने या नष्ट होने की स्थिति में संगठन के प्रमुख की सिफारिश की गई है:

• आदेश द्वारा, प्राथमिक दस्तावेजों के नुकसान या विनाश के कारणों की जांच के लिए एक आयोग नियुक्त करें, जिसमें आवश्यकतानुसार, जांच अधिकारियों, सुरक्षा और राज्य अग्नि पर्यवेक्षण के प्रतिनिधियों को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है;
• उन प्राथमिक दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने के लिए उपाय करें जो कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए बहाली और भंडारण के अधीन हैं। उदाहरण के लिए, बैंक खातों पर नकदी प्रवाह के विवरण की प्रतियां उन बैंकों से प्राप्त की जा सकती हैं जहां संगठन के खाते खोले गए हैं; प्रतिपक्षों आदि से अनुबंध, अधिनियम, चालान का अनुरोध किया जा सकता है।

लेकिन सभी खोए हुए दस्तावेज़ों की डुप्लिकेट प्राप्त करना हमेशा संभव नहीं होता है, उदाहरण के लिए, यदि बड़ी संख्या में प्रतिपक्ष हैं, तो पहले से ज्ञात पते पर आपूर्तिकर्ताओं (खरीदारों) की अनुपस्थिति के कारण, या ऐसे संपर्कों की कमी के कारण। इस प्रकार, वस्तुनिष्ठ कारणों से, संगठन सभी खोए हुए प्राथमिक दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने में सक्षम नहीं होगा।

व्यावहारिक प्रश्न: इस मामले में क्या करें? क्या कर प्राधिकरण को सूचित किया जाना चाहिए?

कई विशेषज्ञों के अनुसार, कर निरीक्षक को सूचित करना आवश्यक नहीं है, खासकर जब से यह संभावित दायित्व से बचने में मदद नहीं करेगा, और प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति के परिणामस्वरूप कला के अनुसार जुर्माना हो सकता है। रूसी संघ का 120 टैक्स कोड।

इस मामले में, करदाता तीन विकल्प चुन सकता है:

1. यदि संभव हो, तो खोए हुए दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करें (कम से कम आंशिक रूप से)।
2. गैर-दस्तावेज खर्चों के लिए सुधारात्मक प्रविष्टियाँ करें और रिपोर्टिंग वर्ष के लिए अद्यतन आयकर रिटर्न में सुधारों को प्रतिबिंबित करें, क्योंकि गैर-दस्तावेज खर्चों को कर लेखांकन में व्यय के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है।
3. कर लेखापरीक्षा की स्थिति में, कर प्राधिकरण के प्रतिनिधियों को करदाता के लिए उपलब्ध डेटा के आधार पर, साथ ही अन्य समान करदाताओं के डेटा के आधार पर गणना करके बजट में देय राशि निर्धारित करने में सक्षम बनाना (खंड 7) , खंड 1, रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 31)।

प्राथमिक दस्तावेजों की जब्ती

उन्हें केवल रूसी संघ के कानून के अनुसार उनके निर्णयों के आधार पर जांच निकायों, प्रारंभिक जांच और अभियोजक के कार्यालय, अदालतों, कर अधिकारियों और आंतरिक मामलों के निकायों द्वारा जब्त किया जा सकता है।

आरएसएफएसआर के वित्त मंत्रालय के दिनांक 26 जुलाई 1991 के पत्र संख्या 16/176 ने राज्य कर निरीक्षणालय के एक अधिकारी द्वारा लाभ (आय) को छुपाने (कम करके बताने) का संकेत देने वाले दस्तावेजों को जब्त करने की प्रक्रिया पर निर्देश को मंजूरी दे दी। उद्यमों, संस्थानों, संगठनों और नागरिकों से कराधान से अन्य वस्तुओं को छिपाना।

संगठन के मुख्य लेखाकार या अन्य अधिकारी को अनुमति के साथ और दस्तावेजों की जब्ती का संचालन करने वाले अधिकारियों के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में, जब्ती के कारण और तारीख को इंगित करते हुए उनकी प्रतियां बनाने का अधिकार है।

42Clouds परियोजना के हिस्से के रूप में, नई व्यावसायिक स्वचालन सेवाओं को बनाने और बेहतर बनाने के लिए 1C उपयोगकर्ताओं का सर्वेक्षण लगातार किया जाता है। इस प्रकार, एक सर्वेक्षण से पता चला कि 70% उद्यम दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से संसाधित करते हैं। और यह सूचना प्रौद्योगिकी का युग है! सबसे विनाशकारी बात यह है कि बहुत से लोग आधुनिक अवसरों के बारे में जानते ही नहीं हैं। इसलिए, हमने सभी 1सी उपयोगकर्ताओं के लिए एक छोटा शैक्षिक कार्यक्रम संचालित करने का निर्णय लिया। आख़िरकार, जैसा कि प्रसिद्ध अभिनेता और 40वें अमेरिकी राष्ट्रपति रोनाल्ड रीगन ने एक बार कहा था: "सूचना आधुनिक दुनिया की ऑक्सीजन है।"

तो, चलिए शुरू करते हैं:

विधि #1 - मैन्युअल रूप से

यह 1C में दस्तावेज़ दर्ज करने का सबसे आम और सबसे पुराना तरीका है। पुराने ढंग से काम करते हुए कई लोग आदत छोड़ने को तैयार ही नहीं होते। लेकिन, स्वयं निर्णय करें, शारीरिक कार्य हमेशा लंबा और श्रमसाध्य होता है। प्रति दिन दस्तावेज़ों को संसाधित करने में कई घंटों से लेकर पूरे कार्य दिवस तक का समय लग सकता है। यह सब प्राथमिक प्रवाह और प्रत्येक दस्तावेज़ में पदों की संख्या पर निर्भर करता है। इन सबके साथ, मैन्युअल रूप से प्रवेश करते समय, त्रुटियों, टाइपो और अन्य अशुद्धियों की सबसे बड़ी संख्या की अनुमति होती है, जिन्हें तब ढूंढना और ठीक करना होता है। यदि आप इस पद्धति में रुचि रखते हैं, तो उसी भावना से काम करना जारी रखें)। यदि नहीं, तो आगे पढ़ें।

विधि संख्या 2 - एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग करके डाउनलोड करें

लेखांकन एक जटिल रूप से संगठित प्रणाली है। इसके आधार पर प्राथमिक दस्तावेजों, पंजीकरणों और उनके आगे के विश्लेषण में जानकारी एकत्र की जाती है। वे। लेखांकन मौद्रिक संदर्भ में सभी वित्तीय और आर्थिक लेनदेन की अभिव्यक्ति है। आप लेख में सीखेंगे कि प्राथमिक लेखांकन कैसे किया जाता है।

हर चीज़ की अपनी कीमत होती है

लेखांकन आपको सभी लेन-देन को मौद्रिक संदर्भ में लाने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, श्रम संबंध, खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं के बीच संबंध, काम के घंटों का रिकॉर्ड रखना, राज्य के साथ संबंध - करों का भुगतान करना। यह न केवल ऐसे ऑपरेशनों के संचालन को दर्शाता है, बल्कि उनके विश्लेषण को भी दर्शाता है। इसके बाद हमें समग्र रूप से संगठन की शोधनक्षमता और साख के बारे में निष्कर्ष निकालने की अनुमति मिलती है। और इसके आधार पर वित्तीय नीति की कमजोरियों को दूर कर आगे के विकास की दिशा चुनें।

महत्वपूर्ण: संगठन के आगे के विकास की दिशा का आधार प्राथमिक लेखांकन का रखरखाव है।

यह वह आधार है जो आपको सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करने की अनुमति देता है।

स्रोत दस्तावेज़

ऊपर, हमने प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को किसी उद्यम में लेखांकन की नींव कहा है। इसकी तुलना एक पेड़ की जड़ों से भी की जा सकती है, जिससे बाद में एक तना और शाखाएँ - रजिस्टर - उगती हैं। पत्तियां खातों का सिंथेटिक लेखा-जोखा है, जो आपको कंपनी के काम का सटीक और पूरी तरह से आकलन करने की अनुमति देता है।

आइए एक परिभाषा दें। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण कानून द्वारा स्पष्ट रूप से स्थापित प्रपत्र का एक विशिष्ट दस्तावेज़ है, जो लेखांकन के सभी नियमों, कर, बैंकिंग, सांख्यिकी और इसमें रुचि रखने वाले कई अन्य अधिकारियों की सिफारिशों के अनुसार भरा जाता है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का अनुमोदन सांख्यिकीय प्राधिकारियों में होता है। व्यक्तिगत प्रकार की गतिविधियों के लिए विभागों द्वारा अधिक विशिष्ट और संकीर्ण रूप से केंद्रित दस्तावेज़ जारी किए जाते हैं।

ऐसा दस्तावेज़ीकरण आपको उद्यम में वित्तीय और आर्थिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने की अनुमति देता है। वे। यह व्यक्तिगत कंपनियों में प्रयुक्त वस्तुओं का आधार है।

भरने के नियम

इस तथ्य के अलावा कि सांख्यिकीय अधिकारी दस्तावेजों को मंजूरी देने के प्रभारी हैं, उन्होंने उन्हें भरने के लिए कई आवश्यकताएं विकसित की हैं।

आवश्यक भरना:

• दस्तावेज़ का पूरा नाम (संक्षेप की अनुमति नहीं है);
• दस्तावेज़ जारी होने की तिथि;
• उस संगठन के बारे में पूरी जानकारी जो दस्तावेज़ तैयार करता है और यह किसके लिए अभिप्रेत है;
• यदि आवश्यक हो तो प्रतिपक्ष का पूरा बैंक विवरण;
• व्यवसाय संचालन के बारे में पूरी जानकारी, मात्रात्मक और मौद्रिक रूप से व्यक्त की गई;
• उस कर्मचारी के बारे में जानकारी जिसके पास दस्तावेज़ को प्रमाणित करने का अधिकार है (स्थिति, हस्ताक्षर, प्रतिलेख);
• मोहर या सील (गीला)।

इस तथ्य के बावजूद कि उपरोक्त आवश्यकताएँ अनिवार्य हैं, कुछ मामलों में, असावधानी या अन्य कारणों से, एक या अधिक अंक छूट सकते हैं। यह उल्लंघन प्राथमिक लेखांकन की अमान्यता को शामिल नहीं करता है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के प्रकार

प्रत्येक व्यक्तिगत वित्तीय और आर्थिक लेनदेन के लिए एक विशिष्ट दस्तावेज़ जारी किया जाता है। आइए मुख्य सूचीबद्ध करें।

• चालान - खरीदारों के लिए, जो उत्पाद या सेवा का नाम, आपूर्तिकर्ता के बैंक विवरण को इंगित करता है;
• भुगतान आदेश - खरीदार से आपूर्तिकर्ता के लिए, भुगतान के तथ्य की पुष्टि, गैर-नकद फॉर्म;
• रसीद - खरीदार के लिए, जिसके अनुसार उसने आपूर्तिकर्ता को नकद भुगतान किया;
• बैंक विवरण - आपको एक निश्चित अवधि के लिए कंपनी के चालू खाते में धन की आवाजाही देखने की अनुमति देता है;
• नकद आदेश - आपको संगठन के नकदी रजिस्टर में धन की आवाजाही देखने की अनुमति देता है;
• वेबिल या यूनिवर्सल ट्रांसफर दस्तावेज़, चालान - भुगतान के बाद सामग्री के शिपमेंट या सेवाओं के प्रावधान की पुष्टि करता है। यह उत्पाद का नाम, मात्रा और लागत दर्शाता है।
• लदान बिल - आपूर्तिकर्ता से खरीदार तक सामग्री के परिवहन के लिए। यह आपूर्तिकर्ता और खरीदार का पूरा नाम, कर पहचान संख्या, कानूनी पता, वह स्थान जहां से माल ले जाया जा रहा है, और वाहक के बारे में जानकारी इंगित करता है।
• एक बिक्री रसीद, एक डिलीवरी नोट की तरह, आपूर्तिकर्ता से खरीदार तक माल के शिपमेंट की पुष्टि करती है। तारीख, संख्या होनी चाहिए और कर कार्यालय में पंजीकृत होना चाहिए।
• अग्रिम रिपोर्ट एक रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है जो पुष्टि करता है कि कर्मचारी को जारी जवाबदेह धनराशि कैसे खर्च की गई। इसके अतिरिक्त, नकद रसीदें, रसीदें, खर्चों की पुष्टि करने वाले आवेदन समझौते शीट A4 पर इसके साथ जुड़े हुए हैं।
• टाइम शीट - यह कर्मचारी द्वारा प्रति माह संगठन में काम किए गए घंटों की संख्या को रिकॉर्ड करता है;
• पेरोल, पेरोल या पेरोल - पहले के आधार पर वेतन की गणना की जाती है, और दूसरे के आधार पर पेरोल जारी किया जाता है।

महत्वपूर्ण: उपरोक्त दस्तावेज़ मानक हैं और कानून द्वारा सख्ती से एकीकृत हैं। उन्हें नेता के अनुरोध पर पूरा नहीं किया जा सकता या किसी तरह से बदला नहीं जा सकता।

इसे कार्य की बारीकियों के आधार पर अतिरिक्त दस्तावेज़ दर्ज करने की अनुमति है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में सुधार

फॉर्म को सही ढंग से भरना हमेशा संभव नहीं होता है। कुछ सुधार की अनुमति देते हैं, अन्य को फिर से लिखने की आवश्यकता होती है। सुधार कैसे होता है यह नीचे दिया गया है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में सुधार:

• गैर-सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेज़ में सुधार की अनुमति नहीं है - इसे पूरी तरह से फिर से लिखा जाना चाहिए;
• एक सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेज़ में: एक सेल में तिरछे लाल रेखा के साथ त्रुटि को काट दें और यदि फॉर्म गलत है तो "रद्द" चिह्नित करें, इसे सहेजना सुनिश्चित करें;
• कोई भी सुधार: इसे काट दें, शीर्ष पर सही संस्करण लिखें और "सही किए गए व्यक्ति पर विश्वास करें" लिखें, सुधार करने वाले कर्मचारी की मोहर और हस्ताक्षर;
• कभी भी छायांकन न करें या मोटी स्ट्राइकआउट लाइन न बनाएं; गलत प्रविष्टि दिखाई देनी चाहिए।

शेल्फ जीवन

विभिन्न रूपों की शेल्फ लाइफ अलग-अलग होती है। इन्हें कम से कम 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों से संबंधित सभी दस्तावेज़ (वेतन, कर, व्यक्तिगत फ़ाइलें) कम से कम 75 वर्षों तक रखे जाने चाहिए। इसका कारण पूर्व कर्मचारियों द्वारा पेंशन गणना के लिए बार-बार अनुरोध करना है।

यदि आप भंडारण अवधि समाप्त होने के बाद पुराने दस्तावेज़ों की अलमारियों को खाली करने का निर्णय लेते हैं, तो एक विशेष अधिनियम बनाएं और प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के निपटान के लिए एक आयोग का गठन करें।

परिणाम

इसलिए, हमने देखा कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण कैसे बनाए रखा जाता है। यह उद्यम के संपूर्ण लेखांकन का आधार है। इसलिए, प्राथमिक लेखांकन को पूरी जिम्मेदारी और सावधानी से संभाला जाना चाहिए।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ एकीकृत हैं। इन्हें सांख्यिकीय प्राधिकारियों द्वारा विकसित किया गया है। संगठन को उनमें स्वयं परिवर्तन करने का अधिकार नहीं है। दस्तावेज़ का शीर्षक, निष्पादन की तारीख, खरीदार और आपूर्तिकर्ता के प्रतिपक्ष का पूरा नाम, मूल्य और मात्रा के संदर्भ में उत्पाद का नाम और अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर अवश्य भरे जाने चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में सुधार की अनुमति है। ऐसा करने के लिए, गलत प्रविष्टि को काट दिया जाना चाहिए और शीर्ष पर सही संस्करण लिखा जाना चाहिए, जिसमें "सही विश्वास", संगठन की तारीख, हस्ताक्षर और मुहर शामिल है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की भंडारण अवधि 5 वर्ष या उससे अधिक है।

लेखा विभाग द्वारा बनाए गए सभी दस्तावेज़ों में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण काफी महत्वपूर्ण स्थान रखता है। कर सेवा द्वारा इसकी लगातार जाँच की जाती है और इसे रूसी संघ में लागू आवश्यक मानदंडों और कानूनों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। हम अपने लेख में चर्चा करेंगे कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण से क्या संबंधित है, इसे कैसे औपचारिक रूप दिया जाए और इसे सही तरीके से तैयार किया जाए, ताकि बाद में कर निरीक्षक के साथ कोई समस्या न हो।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण - यह क्या है?

प्राथमिक दस्तावेज़ वह आधार हैं जिस पर लेखांकन प्रविष्टियाँ की जा सकती हैं और सामान्य रजिस्टर में दर्ज की जा सकती हैं। यह किसी उद्यम या संगठन के प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

उन सभी उद्यमों में जिन्हें राज्य ने लेखांकन रिकॉर्ड रखने के लिए मजबूर किया है, व्यावसायिक लेनदेन को प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के अनुसार औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। व्यावसायिक लेनदेन को किसी उद्यम की किसी भी गतिविधि के रूप में समझा जाता है जिसमें धन की आवाजाही या उसकी संपत्ति की संरचना शामिल होती है।

लेखांकन कानून के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी व्यावसायिक कार्यों के साथ-साथ होनी चाहिए, अर्थात इसे तुरंत प्रलेखित किया जाना चाहिए। लेकिन यदि यह संभव नहीं है, तो आप कार्रवाई समाप्त होने के तुरंत बाद दस्तावेज़ीकरण कर सकते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण कागज़ और इलेक्ट्रॉनिक दोनों तरीकों से तैयार किया जा सकता है। लेकिन दूसरे विकल्प में, सभी कागजात को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से प्रमाणित किया जाना चाहिए, अन्यथा उनके पास कानूनी बल नहीं होगा। लेकिन, यदि अनुबंध स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ के कागजी संस्करण की उपस्थिति बताता है, तो यह उपलब्ध होना चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेजों को 4 साल तक सुरक्षित रखा जाएगा। इस अवधि के दौरान, कर कार्यालय को किसी भी समय आपकी और आपके प्रतिपक्ष की जांच करने का अनुरोध करने का अधिकार है। आपको उन दस्तावेज़ों के बारे में विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए जिनमें आप कुछ भी खरीदते हैं। याद रखें, उन्हीं की बदौलत आप जरूरत पड़ने पर अदालत जा सकेंगे।

व्यावसायिक चरणों के अनुसार दस्तावेज़ों का पृथक्करण

किसी उद्यम या संगठन द्वारा किए गए सभी लेनदेन को 3 चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. सौदे की शर्तों पर चर्चा. इस समय आपको सभी बारीकियों पर चर्चा करनी चाहिए और एक आम राय बनानी चाहिए। इस चरण का परिणाम एक समझौते पर हस्ताक्षर करना और भुगतान के लिए चालान जारी करना होगा।
2. डील के अनुसार भुगतान. यदि भुगतान बैंक हस्तांतरण द्वारा किया गया था, या यदि भुगतान नकद में किया गया था तो चेक और सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म द्वारा इसकी पुष्टि आपके चालू खाते से उद्धरण द्वारा की जानी चाहिए।
   दूसरे विकल्प का उपयोग अक्सर किसी संगठन के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है जब वे खाते में धनराशि लेते हैं।
3. सशुल्क वस्तुओं या सेवाओं की प्राप्ति. ऐसे सबूत होने चाहिए जो पुष्टि करते हों कि सामान प्राप्त हुआ था या सेवा प्रदान की गई थी, अन्यथा कर सेवा आपको कर संग्रह की मात्रा को कम करने की अनुमति नहीं देगी।

पुष्टिकरण माल की प्राप्ति के मामले में लदान का बिल या रसीद हो सकता है, या सेवा के प्रावधान के मामले में काम पूरा होने का प्रमाण पत्र हो सकता है।

कौन से दस्तावेज़ आवश्यक हैं?

किए जाने वाले ऑपरेशन के आधार पर, आवश्यक दस्तावेज़ों की सूची भिन्न हो सकती है। आइए आवश्यक कागजात की सबसे सामान्य सूची देखें। आमतौर पर, सभी दस्तावेज़ या तो ठेकेदार या माल के आपूर्तिकर्ता द्वारा तैयार किए जाते हैं।

दस्तावेज़ों की सूची इस प्रकार दिखती है:

लेखांकन रजिस्टर की विशेषताएं

प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार होने के बाद, उनके स्वरूप और सामग्री की जाँच की जाती है। इसके बाद, यदि सब कुछ सही ढंग से किया जाता है, तो उन्हें औपचारिक रूप दिया जाता है, और सामान्य लेखा प्रणाली में इसमें मौजूद डेटा का आर्थिक समूहीकरण होता है। ऐसा करने के लिए, प्राथमिक (मुक्त) दस्तावेज़ों से कंपनी की संपत्ति, नकदी और व्यावसायिक लेनदेन के संतुलन के बारे में सभी जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित कर दी जाती है।

लेखांकन रजिस्टर स्वयं विशेष तालिकाएँ हैं जो कंपनी की संपत्ति और इसकी घटना के स्रोतों के बारे में जानकारी के आर्थिक समूह के अनुसार पूर्ण रूप से निर्दिष्ट रूप में बनाई जाती हैं।

सभी मौजूदा रजिस्टरों को 3 समूहों में बांटा गया है:

• नियोजन द्वारा। इस मानदंड के आधार पर, रजिस्टरों को कालानुक्रमिक, व्यवस्थित और संयुक्त में विभाजित किया गया है। प्रत्येक व्यक्तिगत प्रकार का डेटा बचत का अपना क्रम होता है।
• डेटा के सामान्यीकरण के आधार पर, रजिस्टरों को एकीकृत और विभेदित में विभाजित किया गया है। प्रत्येक को विशेष से सामान्य तक, या इसके विपरीत, रिपोर्टिंग से लेकर प्राथमिक दस्तावेज़ों तक माना जा सकता है।
• शक्ल से. उनका आकार लगभग मनमाना हो सकता है: एक किताब, एक पत्रिका, एक कार्ड, मुद्रित शीट।

लेखांकन रजिस्टर में होना चाहिए:

• पूर्ण शीर्षक।
• व्यावसायिक लेनदेन को पंजीकृत करने के लिए समय की निर्दिष्ट अवधि और यह किस बिलिंग अवधि से संबंधित है।
• जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर और आद्याक्षर. इससे, विवादास्पद मुद्दों के मामले में, लेन-देन में भाग लेने वाले व्यक्तियों को ढूंढना और इंगित करना संभव हो जाता है।

किए गए व्यापारिक लेन-देन ठीक उसी अवधि में प्रतिबिंबित होने चाहिए, जिसमें वे किए गए थे। यदि किसी व्यावसायिक लेनदेन के दौरान दस्तावेजी प्रतिबिंब सीधे नहीं किया जा सकता है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद पंजीकरण किया जाना चाहिए।

सामान्य तौर पर, वित्तीय विवरण प्रदर्शित करने के लिए पंजीकरण के लिए स्वीकार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों के बारे में जानकारी जमा करने और व्यवस्थित करने के लिए लेखांकन रजिस्टर बनाए जाते हैं। यदि किसी उद्यम का वित्तीय और प्राथमिक दस्तावेज मुद्रित रूप में संग्रहीत किया जाता है, तो, व्यवसाय संचालन या कानून प्रवर्तन एजेंसियों में अन्य प्रतिभागियों के अनुरोध पर (यदि यह उनकी क्षमता के भीतर है), प्रतियां उस व्यक्ति द्वारा प्रदान की जानी चाहिए जिसने उन्हें संकलित किया है और उन्हें हस्ताक्षर हेतु प्रस्तुत किया।

1सी लेखांकन प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण

वित्तीय और व्यावसायिक गतिविधियों का संचालन करते समय, एक एकाउंटेंट को बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करना होगा। ये विभिन्न रूप, अनुबंध, रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण, अनुमान और गणना हैं। उनमें से कुछ बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं और गौण हैं, लेकिन ऐसे बहुत महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भी हैं जिनमें एक छोटी सी गलती भी पूरे उद्यम और व्यक्तिगत अधिकारियों के लिए विनाशकारी परिणाम दे सकती है। ये संगठन के प्राथमिक दस्तावेज़ हैं.

1सी प्रोग्राम की मदद से आप इन्हें बहुत आसानी से नियंत्रित और संचालित कर पाएंगे। इसके कार्यों में शिपिंग और मौद्रिक दस्तावेजों, गोदाम दस्तावेजों और खुदरा व्यापार से संबंधित प्रबंधन शामिल है।

आज, 1C सॉफ़्टवेयर हमारे देश में लगातार उपयोग किए जाने वाले लेखांकन कार्यक्रमों में अग्रणी स्थान रखता है।

सबसे लोकप्रिय 1C फ़ंक्शंस में निम्नलिखित हैं:

• सभी प्रकार के लेखांकन का पूर्ण स्वचालन।
• कर्मचारियों के लिए वेतन गणना.
• कार्मिक और उत्पादन लेखांकन प्रबंधन।

प्रोग्राम में बड़ी संख्या में मोड और सेटिंग्स हैं, जिनकी मदद से आप इसे अपने लिए पूरी तरह से अनुकूलित कर सकते हैं, इसे अपने लिए सुविधाजनक तरीके से समायोजित कर सकते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण तैयार करना एक जटिल और श्रमसाध्य कार्य है, लेकिन अत्यंत आवश्यक है। आधुनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकियाँ और उच्च योग्य कर्मचारी आपकी सहायता करेंगे। यदि आप इसे पूरी जिम्मेदारी और मामले की जानकारी के साथ करेंगे, तो कोई समस्या नहीं होगी।

के साथ संपर्क में

सभी नवीनतम कानूनी आवश्यकताओं को कैसे ध्यान में रखें और साथ ही अपने काम को आसान कैसे बनाएं? सामग्री पीएच.डी. में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की तैयारी के संबंध में जटिल मुद्दों के बारे में पढ़ें। वी.वी. प्रियोब्राज़ेंस्काया(रूस का वित्त मंत्रालय), पृष्ठ 35 पर स्थित है। इस लेख में हम बात करेंगे कि 1सी: अकाउंटिंग (रेव. 3.0) में किस प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ समर्थित हैं, और इन दस्तावेज़ों को संसाधित करने के लिए कार्यक्रम कौन से विकल्प प्रदान करता है। क्रियाओं का संपूर्ण वर्णित क्रम और सभी चित्र "1C: अकाउंटिंग 8" प्रोग्राम के नए "टैक्सी" इंटरफ़ेस में बनाए गए थे।

प्राथमिक दस्तावेजों के प्रपत्र

"1सी: अकाउंटिंग 8" में, 6 नवंबर 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड (बाद में कानून संख्या 402-एफजेड के रूप में संदर्भित) के लागू होने से पहले, प्राथमिक लेखा दस्तावेज के रूपों का उपयोग शामिल था। एकीकृत रूपों के एल्बमों में समर्थित है। ऐसा समर्थन दोनों प्राथमिक दस्तावेजों पर लागू होता है, जिनके रूप कानून संख्या 402-एफजेड द्वारा बाध्य नहीं हैं, और दस्तावेज़, जिनके रूप अन्य संघीय कानूनों के अनुसार और उनके आधार पर अधिकृत निकायों द्वारा स्थापित किए जाते हैं।

बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म अभी भी उपयोग के लिए अनिवार्य हैं (धन हस्तांतरण के नियमों पर विनियमों के परिशिष्ट, बैंक ऑफ रूस द्वारा 19 जून, 2012 संख्या 383-पी द्वारा अनुमोदित)। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, भुगतान आदेश और मांगें। "1सी: अकाउंटिंग 8" (रेव. 3.0) में इन दस्तावेजों तक पहुंच अनुभाग से की जाती है बैंक और कैश डेस्क.

नकद दस्तावेज़ भी अनिवार्य हैं (बैंक ऑफ रूस का निर्देश दिनांक 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू "कानूनी संस्थाओं द्वारा नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया और व्यक्तिगत उद्यमियों और छोटे व्यवसायों द्वारा नकद लेनदेन करने की सरलीकृत प्रक्रिया पर"), उदाहरण के लिए, नकद रसीदें और डेबिट ऑर्डर, एक कैश बुक, पेरोल विवरण, आदि। इन दस्तावेजों के रूपों को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त 1998 नंबर 88 के संकल्पों द्वारा अनुमोदित किया जाता है "प्राथमिक के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" नकद लेनदेन की रिकॉर्डिंग, इन्वेंट्री परिणामों की रिकॉर्डिंग के लिए लेखांकन दस्तावेज" और दिनांक 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 "श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर।" "1सी: अकाउंटिंग 8" (रेव. 3.0) में इन दस्तावेज़ों तक पहुंच अनुभागों से की जाती है बैंक और कैश डेस्कऔर वेतन और कार्मिक.

जैसे दस्तावेज़ों के लिए, उदाहरण के लिए, एक डिलीवरी नोट, एक अग्रिम रिपोर्ट, एक इन्वेंट्री करने का आदेश, भुगतान की इन्वेंट्री का एक कार्य, फिर कार्यक्रम में आर्थिक गतिविधि के प्रासंगिक तथ्यों को प्रतिबिंबित करते समय, पहले की तरह, एकीकृत रूप इन दस्तावेज़ों के मुद्रित प्रपत्र (फ़ॉर्म संख्या Torg-12, संख्या AO-1, ​​​​संख्या INV-22, संख्या INV-17) के रूप में पेश किए जाते हैं।

हम आपको याद दिला दें कि चालान कोई प्राथमिक दस्तावेज़ नहीं है! यह एक कर लेखांकन दस्तावेज़ है.

चालान का फॉर्म और इसे भरने की प्रक्रिया, साथ ही प्राप्त और जारी किए गए चालान, खरीद पुस्तकों और बिक्री पुस्तकों के लॉग को बनाए रखने के लिए फॉर्म और प्रक्रिया रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित की जाती है (अनुच्छेद 169 के खंड 8) रूसी संघ के टैक्स कोड का)।

वर्तमान में, 26 दिसंबर, 2011 नंबर 1137 के रूसी संघ की सरकार का फरमान "मूल्य वर्धित कर की गणना में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को भरने (रखने) के लिए फॉर्म और नियमों पर" लागू है।

इन दस्तावेजों के रूपों को बदलने की अनुमति नहीं है; साथ ही, चालान फॉर्म में अतिरिक्त विवरण जोड़ना रूसी संघ के कर संहिता के अध्याय 21 के मानदंडों का खंडन नहीं करता है। यह वह परिस्थिति है, जिसने दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों के अनिवार्य उपयोग को समाप्त करने के साथ-साथ, सार्वभौमिक हस्तांतरण दस्तावेज़ (यूडीडी) के रूप को प्रचलन में लाना संभव बना दिया है, जो कानून का खंडन नहीं करता है।*

टिप्पणी:
* हमने पृष्ठ 13 पर 2014 के लिए "बीयूकेएच.1एस" नंबर 1 में चालान और डिलीवरी नोट (या किए गए कार्य का प्रमाण पत्र, प्रदान की गई सेवाओं का प्रमाण पत्र) के विकल्प के रूप में यूपीडी के उपयोग के बारे में लिखा था।

हम आपको याद दिला दें कि यूपीडी का मुद्रित फॉर्म बिक्री दस्तावेज़ के फॉर्म और बिक्री के लिए जारी चालान के फॉर्म दोनों से उपलब्ध है। इस प्रकार, 1सी: अकाउंटिंग 8 प्रोग्राम के उपयोगकर्ताओं के पास प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूपों, यूपीडी फॉर्म, साथ ही उन फॉर्मों तक पहुंच है जो उपयोगकर्ता की मदद के लिए प्रोग्राम डेवलपर्स द्वारा पेश किए जाते हैं। ऐसे फॉर्म विशेष रुचि रखते हैं।

ध्यान दें कि कार्यक्रम में दस्तावेजों के मुद्रित रूपों का विकास बहुत पहले शुरू हुआ था। पिछली पीढ़ियों के "1सी: अकाउंटिंग" में भी, ऐसे दस्तावेज़ तैयार किए गए थे जिनके फॉर्म एकीकृत रूपों के एल्बम में शामिल नहीं थे: सेवाओं के प्रावधान का एक अधिनियम, आपसी बस्तियों के सुलह का एक अधिनियम, एक लेखांकन प्रमाण पत्र।

हाल ही में, मुद्रित प्रपत्रों की सूची को सभी प्रकार के प्रमाणपत्रों और गणनाओं के साथ सक्रिय रूप से अद्यतन किया गया है, जिसकी सहायता से लेखाकार को सुविधाजनक, दृश्य रूप में तैयार निपटान दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं। इन "हिट" में से एक सहायता गणना है रूबल दस्तावेज़ की राशि विदेशी मुद्रा में है(चित्र .1)।

चावल। 1. विदेशी मुद्रा में किसी दस्तावेज़ की रूबल राशि का प्रमाणपत्र-गणना

जब महीने के अंत में कार्यक्रम में नियमित संचालन किया जाता है तो गणना प्रमाणपत्रों का एक पूरा समूह बन जाता है।

ये गणना प्रमाणपत्र दस्तावेज़ प्रपत्र में उसी नाम के बटन का उपयोग करके उपलब्ध हैं माह समापन.

कृपया ध्यान दें कि हाल ही में नियामक संचालन की सूची को नए स्वचालित प्रसंस्करण और संबंधित प्रमाणपत्रों और गणनाओं के साथ पूरक किया गया है:

• सरलीकृत कर प्रणाली की कर गणना;
• संपत्ति कर गणना;
• परिवहन कर की गणना;
• भूमि कर की गणना.

सभी गणना प्रमाणपत्रों को अनुभाग से नेविगेशन पैनल पर उसी नाम के हाइपरलिंक के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है संचालन(अंक 2)।

चावल। 2. सभी उपलब्ध संदर्भ और गणनाएँ

हाइपरलिंक के माध्यम से सभी रिपोर्टउपयोगकर्ता को कार्यक्रम में उपलब्ध सभी रिपोर्ट (मानक और विनियमित रिपोर्ट के अपवाद के साथ) तक एक साथ पहुंच मिलती है, जिसमें प्रबंधक के लिए रिपोर्ट, छोटे व्यवसायों के लेखांकन रजिस्टर, आयकर के लिए कर लेखांकन रजिस्टर, लेखांकन और कर लेखांकन के लिए प्रमाण पत्र और गणना शामिल हैं। , साथ ही कार्मिक रिकॉर्ड और वेतन की कार्यक्षमता से संबंधित दस्तावेज़ और प्रमाण पत्र (चित्र 3)।

चावल। 3. सभी उपलब्ध रिपोर्ट (मानक और विनियमित को छोड़कर)

1सी: अकाउंटिंग 8 (रेव. 3.0) में संदर्भ गणना के विकास के बारे में अधिक जानकारी के लिए, वेबसाइट पर लेख देखें।

यदि उपयोगकर्ता प्रोग्राम द्वारा प्रस्तावित दस्तावेज़ प्रपत्रों के सेट से संतुष्ट नहीं है, तो वह अपने स्वयं के दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित कर सकता है और उन्हें बाहरी मुद्रित प्रपत्रों के रूप में जोड़कर उपयोग कर सकता है।

हम आपको याद दिलाते हैं कि आर्थिक जीवन के तथ्यों को प्रलेखित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संरचना, साथ ही प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार अधिकारी की सिफारिश पर आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए ( कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के खंड 4, वित्त मंत्रालय रूस संख्या पीजेड-10/2012 से जानकारी)।

आईएस 1सी:आईटीएस

लेखांकन रजिस्टर

उपयोग किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों के बावजूद, उनमें निहित डेटा लेखांकन रजिस्टरों में अनिवार्य पंजीकरण और संचय के अधीन है, जिनकी संरचना और रूप भी आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा निर्धारित और अनुमोदित किए जाते हैं।

कानून संख्या 402-एफजेड ने लेखांकन रजिस्टरों के लिए आवश्यकताओं को कड़ा कर दिया है: अब प्रत्येक रजिस्टर में कानून के अनुच्छेद 10 में सूचीबद्ध अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए। कानून संख्या 402-एफजेड के प्रावधानों के अनुरूप "1 सी: अकाउंटिंग 8" की कार्यक्षमता लाने के लिए, डेवलपर्स ने लेखांकन रजिस्टरों (टर्नओवर बैलेंस शीट, खाता विश्लेषण, सबकॉन्टो विश्लेषण) के आधार के रूप में "अच्छी पुरानी" मानक रिपोर्ट लेने का प्रस्ताव रखा। , खाता कार्ड, आदि), उनमें लापता विवरण जोड़ना: लेखांकन रजिस्टरों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर की माप, स्थिति और प्रतिलेख की इकाई।

वर्तमान में, लेखांकन रजिस्टर जो 1सी में बनाए जा सकते हैं: लेखांकन 8 सभी कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं और साथ ही, उपयोगकर्ता से परिचित होते हैं।

आईएस 1सी:आईटीएस

लेखांकन रजिस्टरों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, संदर्भ पुस्तक "व्यावसायिक लेनदेन की निर्देशिका" देखें। 1सी: लेखांकन 8" "लेखा और कर लेखांकन" अनुभाग में।

हस्ताक्षरों का स्वत: प्रतिस्थापन

आर्थिक जीवन के तथ्य तीन प्रकार के हो सकते हैं: लेन-देन, संचालन, घटना (कानून संख्या 402-एफजेड का अनुच्छेद 3)। और कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के अनुच्छेद 2 पर आधारित प्राथमिक दस्तावेजों में आर्थिक तथ्य के प्रकार के आधार पर व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए।

इसलिए, किसी लेन-देन या संचालन के मामले में, प्राथमिक दस्तावेज़ में इसके पूरा होने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए।

यदि कोई घटना घटित हुई है, तो उस तथ्य का दस्तावेजीकरण करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का हस्ताक्षर पहले ही घटित हो चुका है, पर्याप्त है।

हमारी राय में, काम पूरा होने का प्रमाण पत्र और माल के शिपमेंट के चालान जैसे दस्तावेजों पर आउटसोर्सिंग कंपनी के किसी कर्मचारी द्वारा विशेष रूप से हस्ताक्षर नहीं किए जा सकते हैं, क्योंकि दोनों दस्तावेजों में सीधे संचालन (लेनदेन) में शामिल व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए। . और ये, एक नियम के रूप में, संगठन के ही जिम्मेदार कर्मचारी हैं।

एक और चीज़ प्राथमिक रिपोर्ट है, जो पिछली घटनाओं के परिणामों के आधार पर संकलित की जाती है, और केवल उन्हें रिकॉर्ड करती है।

इसमें प्रमाणपत्र और गणना शामिल हैं: उदाहरण के लिए, करों के लिए दंड की गणना (घटना - कर का देर से भुगतान और परिणामी दंड का भुगतान करने की बाध्यता), ऋण समझौते के तहत ब्याज का संचय (घटना - समझौते के तहत अगले भुगतान की नियत तारीख) ).

प्रमाणपत्रों, गणनाओं, लेखांकन और कर रजिस्टरों सहित प्राथमिक दस्तावेजों में हस्ताक्षरों का स्वचालित प्रतिस्थापन सुनिश्चित करने के लिए, 1C: लेखांकन 8 कार्यक्रम में एक सूचना रजिस्टर है जिम्मेदार व्यक्ति संगठनों(अध्याय मुख्य).

जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची में उनके पद के आधार पर अधिकार प्राप्त व्यक्तियों को दर्शाया गया है, और रजिस्टर की जानकारी आवधिक है (चित्र 4)। इसका मतलब यह है कि किसी विशिष्ट तिथि के लिए दस्तावेज़ का मुद्रित प्रपत्र तैयार करते समय, उस तिथि के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक रिकॉर्ड को सूचना रजिस्टर से चुना जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन (डिवीजन) में मुख्य लेखाकार बदल गया है, तो यह रजिस्टर में एक नई प्रविष्टि बनाने के लिए पर्याप्त है, और प्रोग्राम स्वचालित रूप से आवश्यक नाम मुद्रित प्रपत्रों में डाल देगा।

चावल। 4. सूचना का रजिस्टर "जिम्मेदार व्यक्ति"

जिम्मेदार व्यक्तियों को उन पदों या शक्तियों के लिए संकेत दिया जाता है जो अक्सर व्यावसायिक अभ्यास में पाए जाते हैं:

• पर्यवेक्षक- मुद्रित प्रपत्रों में उपयोग किया जाता है जिसके लिए संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है;
• मुख्य लेखाकार- मुद्रित प्रपत्रों में उपयोग किया जाता है जिसके लिए संगठन के मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है;
• मानव संसाधन विभाग के प्रमुख- कार्मिक दस्तावेजों के मुद्रित रूपों में उपयोग किया जाता है;
• केशियर- नकद दस्तावेजों के मुद्रित रूपों के निर्माण में उपयोग किया जाता है;
• लेखांकन रजिस्टरों के लिए जिम्मेदार- लेखांकन रजिस्टरों के रूपों के निर्माण में उपयोग किया जाता है;
• कर रजिस्टरों के लिए जिम्मेदार- आयकर के लिए कर लेखांकन के लिए कर रजिस्टर फॉर्म के निर्माण में उपयोग किया जाता है।

प्रत्येक संगठन या प्रभाग के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों का समूह अलग से निर्दिष्ट किया गया है।

जिन व्यक्तियों को दस्तावेज़ प्रदान करने वाले प्राधिकारी (आदेश, पावर ऑफ अटॉर्नी) के आधार पर प्राथमिक लेखा दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, उन्हें सूचना रजिस्टर में दर्शाया गया है अधिकृत व्यक्ति, निर्देशिका तत्व प्रपत्र से उसी नाम के हाइपरलिंक के माध्यम से पहुंचा जा सकता है संगठनों(अध्याय मुख्य).

प्रत्येक संगठन के लिए अधिकृत व्यक्तियों को अलग से निर्दिष्ट किया जाता है और यदि उपयोगकर्ता निर्दिष्ट नहीं है तो उन्हें निर्दिष्ट इन्फोबेस उपयोगकर्ता या सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू किया जाता है (चित्र 5)।

चावल। 5. सूचना का रजिस्टर "अधिकृत व्यक्ति"

जैसे दस्तावेज़ों में वस्तुओं और सेवाओं की बिक्री, सेवाओं का प्रावधान, चालान जारी किया गयाहस्ताक्षरकर्ताओं और दस्तावेजों को इंगित करने के लिए फ़ील्ड प्रदान किए जाते हैं जिनके आधार पर उन्हें अधिकार प्राप्त होता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ील्ड सूचना रजिस्टर से मानों से भरे होते हैं अधिकृत व्यक्तिचयनित संगठन और उपयोगकर्ता को ध्यान में रखते हुए. यदि रजिस्टर में कोई प्रविष्टियाँ नहीं हैं अधिकृत व्यक्तिदस्तावेज़ में निर्दिष्ट संगठन के लिए, रजिस्टर डेटा के आधार पर भरण किया जाता है जिम्मेदार व्यक्ति.

20 अप्रैल 2014 के संघीय कानून संख्या 81-एफजेड के अनुसार, 1 जुलाई 2014 से, एक व्यक्तिगत उद्यमी को किसी अधिकृत व्यक्ति को चालान पर हस्ताक्षर करने का अधिकार सौंपने का भी अधिकार है।

दस्तावेज़ में चालान जारीखेत मेँ उद्यमी 1 जुलाई 2014 से, रजिस्टर में दर्शाए गए व्यक्ति को प्रतिस्थापित कर दिया गया है अधिकृत व्यक्ति, और दस्तावेज़ के मुद्रित रूप को आउटपुट करते समय उपयोग किया जाता है।

विनियमित रिपोर्टिंग पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकृत प्रतिनिधि के बारे में जानकारी के लिए, यह जानकारी निर्देशिका में संग्रहीत है कर प्राधिकरण के साथ पंजीकरण(चित्र 6)।

चावल। 6. निर्देशिका "कर प्राधिकरण के साथ पंजीकरण"

निर्देशिका तत्व के रूप में, रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का चयन करने के लिए एक स्विच का उपयोग किया जाता है रिपोर्टिंग पर हस्ताक्षर करता है. रिपोर्टिंग पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति संगठन का प्रमुख या उसे दी गई शक्तियों के आधार पर कार्य करने वाला कोई अन्य व्यक्ति हो सकता है।

इस मामले में, उपयोगकर्ता को प्रतिनिधि के बारे में जानकारी भरनी होगी।

यदि क्षेत्रीय कर प्राधिकरण में करदाता के हितों का प्रतिनिधित्व करदाता के कानूनी प्रतिनिधि (प्रासंगिक दस्तावेजों के आधार पर कार्य करते हुए) द्वारा किया जाता है, तो आपको प्रतिनिधि के प्रकार (कानूनी या व्यक्तिगत) को इंगित करने के लिए स्विच का उपयोग करना होगा, इसे से चुनें उपयुक्त निर्देशिका और फ़ील्ड भरें अधिकृत व्यक्ति का पूरा नाम(एक प्रतिनिधि के लिए - एक व्यक्ति) और दस्तावेज़ की संख्या, दिनांक और प्रकार.

यदि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह एक प्रतिनिधि के माध्यम से किया जाता है, तो कर प्राधिकरण के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए अटॉर्नी की शक्ति की निर्देशिका से चयन करके ईडीएफ पावर ऑफ अटॉर्नी फ़ील्ड को भरना आवश्यक है।

आईएस 1सी:आईटीएस

मुद्रित प्रपत्रों के विवरण को स्वचालित रूप से भरने के बारे में जानकारी के लिए, "एप्लिकेशन समाधानों के लिए तकनीकी समर्थन" अनुभाग में संदर्भ पुस्तक "1सी:एंटरप्राइज़ 8 के लिए पद्धतिगत समर्थन" देखें।

प्राथमिक दस्तावेज़ों और अतिरिक्त सुविधाओं के मुद्रित प्रपत्र

अंत में, आइए 1सी: अकाउंटिंग 8 (रेव. 3.0) की कुछ दिलचस्प अतिरिक्त विशेषताओं को याद करें, जिनका उपयोग प्राथमिक दस्तावेजों के मुद्रित रूपों के साथ काम करते समय किया जा सकता है।

तो दस्तावेज़ के मुद्रित रूप में खरीदार को भुगतान के लिए चालानआप कंपनी का लोगो और प्रतिकृति सील जोड़ सकते हैं।

इन अतिरिक्त सुविधाओं को 1सी: अकाउंटिंग 8 प्रोग्राम में कॉन्फ़िगर करना टैब पर किया जाता है मुहरएक निर्देशिका तत्व के रूप में संगठनों(अध्याय मुख्य).

बटन द्वारा बचानाआप दस्तावेज़ के किसी भी मुद्रित प्रारूप को प्रस्तावित प्रारूपों में से एक (या अधिक) में अपने कंप्यूटर पर एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में तुरंत सहेज सकते हैं; डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम में नाम, दिनांक और दस्तावेज़ संख्या शामिल होगी;

बटन द्वारा भेजनादस्तावेज़ के मुद्रित प्रपत्र से एक ईमेल संदेश बनाया जाता है, जिसके साथ मुद्रित प्रपत्र संलग्न होता है।

संदेश का मुख्य भाग कहता है:

• संलग्न मुद्रित प्रपत्र के बारे में जानकारी;
• खेत मेँ पता- प्रतिपक्ष कार्ड में निर्दिष्ट ईमेल पता।

अपना ईमेल खाता सेट करने के लिए इस गाइड का उपयोग करें। ईमेल खातें, जो हाइपरलिंक के माध्यम से उपलब्ध है व्यवस्था करनेवालाअनुभाग से प्रशासन.

सूची दर्शाती है:

• खाता नाम;
• उपयोगकर्ता नाम - पत्रों के प्रेषक का नाम इंगित करता है, जो प्रोग्राम में उपयोगकर्ता नाम से भिन्न हो सकता है;
• प्रारूप में खाता ईमेल पता उपयोगकर्ता@मेलसर्वर.

उन खातों के लिए जो उपयोगकर्ता के हस्तक्षेप के बिना स्वचालित रूप से प्राप्त और भेजते हैं, एक पासवर्ड दर्ज किया जाना चाहिए।

साथ ही, प्रोग्राम के सही ढंग से काम करने के लिए, एक सिस्टम ईमेल खाता कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।

"1सी: अकाउंटिंग 8" (रेव. 3.0) में प्राथमिक लेखांकन के समर्थन के लिए समर्पित विषय को जारी रखते हुए, पत्रिका के निम्नलिखित अंक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करते समय प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को सही करने और समायोजित करने की प्रक्रिया पर विचार करेंगे।