मीटिंग के मिनट्स कैसे तैयार करें. बैठक का कार्यवृत्त संक्षिप्त एवं पूर्ण रूप में। ट्रेड यूनियन समिति के प्रेसीडियम की बैठकें

लगभग सभी संगठन बैठकें आयोजित करते हैं जिनमें परिचालन संबंधी मुद्दों पर चर्चा की जाती है। अक्सर ऐसी बैठकों को ऑपरेशनल कहा जाता है। इनका संचालन विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा किया जाता है: संगठन के प्रमुख से लेकर संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों तक। परिचालन बैठकें नियमित अंतराल पर (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं और आमतौर पर रिकॉर्ड की जाती हैं। यदि संरचनात्मक इकाई या बैठक आयोजित करने वाले प्रबंधक के पास सचिव नहीं है, तो इकाई के कर्मचारियों में से एक को परिचालन बैठक के मिनट्स रखने का काम सौंपा जा सकता है।

प्रोटोकॉल तैयार करने के सामान्य नियम

हमारा शब्दकोश

शिष्टाचार- एक दस्तावेज़ जिसमें कॉलेजियम निकायों की बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों और सत्रों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति का लगातार रिकॉर्ड होता है।

सचिव या अन्य कर्मचारी द्वारा बैठक के दौरान रखी गई ध्वनि रिकॉर्डिंग या मोटे हस्तलिखित नोट्स के साथ-साथ बैठक के लिए तैयार की गई सामग्री (रिपोर्ट, भाषण, प्रमाण पत्र, मसौदा निर्णय, एजेंडा, सूचियों के पाठ) के आधार पर मिनट तैयार किए जाते हैं। प्रतिभागियों, आदि)।

यदि किसी बैठक में कोई ध्वनि रिकॉर्डिंग की गई थी, तो उसे बैठक के बाद पुनर्मुद्रित किया जाता है, फिर लिखित पाठ को संपादित किया जाता है और मिनटों में संसाधित रूप में शामिल किया जाता है। बैठक का विवरण तैयार करने के लिए आवंटित अवधि बैठक की तारीख से तीन से पांच दिन से अधिक नहीं होनी चाहिए। परिचालन बैठकों के कार्यवृत्त बैठक के दिन या बैठक के एक या दो दिनों के भीतर तैयार और निष्पादित किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल पूर्ण या संक्षिप्त हो सकते हैं। पूर्ण प्रोटोकॉलइसमें बैठक के सभी भाषणों, वक्ता से पूछे गए प्रश्नों, चर्चा में भाग लेने वाले व्यक्तियों के भाषण और लिए गए निर्णयों का रिकॉर्ड शामिल है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉलइसमें केवल बोलने वालों के नाम, भाषण का विषय, भाषण का सारांश और लिए गए निर्णय शामिल हैं।

परिचालन बैठकों की प्रगति, एक नियम के रूप में, संक्षिप्त मिनटों में दर्ज की जाती है।

बैठक के कार्यवृत्त को एक सामान्य प्रपत्र, ए4 पेपर की एक मानक शीट या विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए कार्यवृत्त प्रपत्र पर तैयार किया जाता है।

प्रोटोकॉल का अनिवार्य विवरणहैं:

• कंपनी का नाम;
• बैठक के प्रकार को दर्शाने वाले दस्तावेज़ के प्रकार (मिनट) का नाम;
• मिलने की तारीख;
• प्रोटोकॉल पंजीकरण संख्या;
• बैठक का स्थान;
• हस्ताक्षर।

प्रोटोकॉल की तारीख घटना की तारीख है.

समस्याएँ और समाधान

परिचालन बैठकों का विवरण तैयार करना अक्सर कठिन होता है। आइए सबसे आम पर नजर डालें।

■ समस्या:सचिव या कनिष्ठ कर्मचारियों में से एक, जो मिनट्स लेता है, चर्चा किए जा रहे मुद्दे के सार को नहीं समझ सकता है, और इसलिए मुद्दे की चर्चा की प्रगति को रिकॉर्ड करने में कठिनाई होती है।

क्या करें?ऐसी स्थितियों में, सचिव को उस स्टाफ सदस्य से संपर्क करना चाहिए जिसने बैठक में बात की थी या किसी अन्य स्टाफ सदस्य से संपर्क करना चाहिए जो स्पष्टीकरण प्रदान कर सके।

■ समस्या:चूंकि परिचालन बैठकें अक्सर सख्त नियमों के बिना आयोजित की जाती हैं, सचिव के पास बैठक के दौरान होने वाली हर चीज को रिकॉर्ड करने का समय नहीं हो सकता है।

क्या करें?इस मामले में, मीटिंग के दौरान ऑडियो रिकॉर्ड करना और उसकी प्रतिलेख के आधार पर मिनट तैयार करना मदद कर सकता है।

■ समस्या:किसी मुद्दे पर चर्चा करते समय, आवश्यक और महत्वहीन या यहां तक ​​कि महत्वहीन दोनों जानकारी व्यक्त की जा सकती है, और सचिव के लिए मुख्य (आवश्यक) जानकारी की पहचान करना मुश्किल हो सकता है, जिसे मिनटों में दर्ज किया जाना चाहिए।

क्या करें?इस मामले में, प्रोटोकॉल तैयार करने से पहले, सचिव को सभी सूचनाओं का विश्लेषण करना होगा, महत्वपूर्ण को महत्वहीन से अलग करना होगा और प्रोटोकॉल में केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को शामिल करना होगा।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल का पाठ

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

में परिचयात्मक भागसंक्षिप्त मिनटों में अध्यक्ष और सचिव के नाम, पदों और प्रतिभागियों (जो उपस्थित हैं) और आमंत्रित व्यक्तियों के नाम और एजेंडा का संकेत मिलता है। यदि बैठक में 15 से अधिक प्रतिभागी हैं, तो मिनट में प्रतिभागियों की कुल संख्या दर्शाई जा सकती है, और उपस्थित लोगों की एक सूची, उनके पदों और नामों को दर्शाते हुए, मिनट के परिशिष्ट में दी गई है, उदाहरण के लिए:

वर्तमान: 16 लोगों की संख्या में प्रबंधन के सदस्य। (सूची संलग्न है)।

बैठक में आमंत्रित व्यक्तियों के नाम "आमंत्रित" शब्द के बाद दर्शाए गए हैं, जो व्यक्ति की स्थिति और संगठन के नाम को दर्शाता है।

एजेंडा उन मुद्दों को इंगित करता है जो विचार का विषय हैं; प्रतिवेदक (वक्ता) की स्थिति और उपनाम को अतिरिक्त रूप से दर्शाया जा सकता है। यदि कई प्रश्न हैं, तो उन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया जाता है और चर्चा के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। एजेंडा आइटम पूर्वसर्ग "के बारे में" ("के बारे में") के साथ तैयार किए जाते हैं, उदाहरण के लिए:

टिप्पणी

एजेंडा आइटम सटीक और स्पष्ट रूप से तैयार किए जाने चाहिए, जो चर्चा किए जा रहे मुद्दे के सार को दर्शाते हों। एजेंडे में "विविध" या "विविध मुद्दे" आइटम को शामिल करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

मूलपाठ मुख्य हिस्सासंक्षिप्त प्रोटोकॉल में एजेंडे में मुद्दों की संख्या के अनुसार अलग-अलग खंड होते हैं। एजेंडे के अनुसार अनुभागों को अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। उनमें से प्रत्येक निम्नलिखित योजना के अनुसार बनाया गया है:

प्रोटोकॉल के लिए ये मुख्य शब्द बाएं मार्जिन के किनारे से बड़े अक्षरों में मुद्रित होते हैं और बोल्ड में दिखाई दे सकते हैं। नाममात्र मामले में सुने गए शब्द के बाद, वक्ता का उपनाम और एजेंडे पर आइटम इंगित किया जाता है, जिसके बाद भाषण की सामग्री को तीसरे व्यक्ति एकवचन रूप में संक्षेप में बताया जाता है।

भाग "निर्णय: (निर्णय:)" में, किए गए निर्णय को संक्षेप में, सटीक, संक्षिप्त रूप से लिखा गया है, ताकि कोई दोहरी व्याख्या न हो। निर्णय निर्देशात्मक रूप में तैयार किए जाते हैं: "तैयार करें...", "प्रदान करें...", "सूचित करें..."। एक मुद्दे पर कई फैसले हो सकते हैं. इस मामले में, उन्हें एजेंडे में आइटम की क्रम संख्या से जुड़े अरबी अंकों में गिना जाता है, उदाहरण के लिए:

यदि आवश्यक हो, तो निर्णय के साथ-साथ मतदान के परिणाम भी दर्शाए जाते हैं: पक्ष, विपक्ष और अनुपस्थित मतों की संख्या।

सिद्धांत से व्यवहार तक

आइए कल्पना करें कि हाथ से या तानाशाही फोन पर की गई रिकॉर्डिंग को ट्रांसक्रिप्ट करने के बाद, हमें एक पाठ प्राप्त हुआ जिसके आधार पर हमें एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल तैयार करने की आवश्यकता है:

एजेंडा आइटम: 2. तैयार उत्पादों के गोदाम संख्या 2 के पुनर्निर्माण की प्रगति पर

भाषण का पाठ:

वासिलिव पी.आर.पुनर्निर्माण योजना के अनुसार, हमें महीने के अंत में 25 तारीख को शेल्फिंग स्थापित करना और उठाने की व्यवस्था स्थापित करना शुरू करना था। सीजेएससी "प्रोफ़ाइल" - रैकिंग उपकरण का हमारा आपूर्तिकर्ता - समय सीमा का उल्लंघन करता है। 20 तारीख को हमें पहला बैच मिलना था, 10 दिन बाद - दूसरा। जैसा कि अनुबंध में कहा गया है, हमारे पास दो समान लॉट में डिलीवरी है। हमने पूरा भुगतान किया, यानी 100% पूर्व भुगतान, क्योंकि पिछली बार जब हमने पहला गोदाम परिवर्तित किया था, तो हमें उनसे कोई समस्या नहीं थी। आज 28 तारीख़ है और हमें अभी तक यह प्राप्त नहीं हुआ है। हमने उन्हें फैक्स भेजा, उन्हें फोन किया, कल उन्होंने जवाब दिया कि पहला बैच भेज दिया गया है, लेकिन इसमें दो या तीन दिन लगेंगे, यानी आपूर्तिकर्ता के कारण हमें देरी हुई। मुझे लगता है कि उन्हें डिलीवरी की समय सीमा के उल्लंघन के लिए औपचारिक रूप से दावा दायर करना चाहिए।

प्रोटोकॉल रिकॉर्ड बनाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आइए प्रश्नों की एक शृंखला प्रस्तुत करने का प्रयास करें और उनके उत्तर प्राप्त करें। उपरोक्त पाठ से हम निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं:

हम देखते हैं कि पाठ में ऐसी जानकारी है जो उत्तरों में परिलक्षित नहीं होती है: संगठन ने माल के लिए पूरा भुगतान किया, और 100% पूर्व भुगतान किया गया, क्योंकि प्रोफाइल सीजेएससी के साथ सहयोग का सकारात्मक अनुभव है। क्या यह जानकारी विचाराधीन स्थिति के लिए प्रासंगिक है? जाहिर है, नहीं, इसलिए, इसे प्रोटोकॉल में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। इस प्रकार, हमें प्राप्त प्रश्नों के उत्तरों के आधार पर, हम भाषण का एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल तैयार कर सकते हैं:

2. सुनना:

वासिलिव पी.आर.

रैकिंग उपकरण के पहले बैच का शिपमेंट आपूर्तिकर्ता ZAO प्रोफाइल द्वारा समय सीमा का उल्लंघन करके किया गया था, जिसके परिणामस्वरूप गोदाम नंबर 2 के पुनर्निर्माण की समय सीमा पूरी नहीं हुई थी 20 दिसंबर को पहुंचें, दूसरा - 10 दिन बाद। शेल्फिंग की स्थापना और उठाने की व्यवस्था की स्थापना 25 दिसंबर से शुरू होने वाली थी। आपूर्तिकर्ता के अनुसार, उपकरणों का पहला बैच 30-31 दिसंबर से पहले नहीं आएगा। उन्होंने डिलीवरी की समय सीमा के उल्लंघन के लिए दावा दायर करने का सुझाव दिया।

टिप्पणी

यदि भाषण में "20वें", "25वें", आदि अभिव्यक्तियों का उपयोग किया गया था, तो प्रोटोकॉल में विशिष्ट महीने को इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए: "20 दिसंबर", "25 दिसंबर", आदि।

आइए मान लें कि एक बैठक में मौजूदा स्थिति पर चर्चा के दौरान दावा दायर करने के प्रस्ताव का समर्थन नहीं किया गया। अनुबंध द्वारा स्थापित डिलीवरी समय सीमा का अनुपालन करने की आवश्यकता के संबंध में आपूर्तिकर्ता को मांग पत्र भेजने का निर्णय लिया गया। इस मामले में निर्णय को प्रोटोकॉल में निम्नानुसार दर्ज किया जाना चाहिए:

फैसला किया:

रैकिंग उपकरण के लिए डिलीवरी की समय सीमा का अनुपालन करने की आवश्यकता के संबंध में एक मांग पत्र तैयार करें और जेडएओ प्रोफाइल को भेजें।

जिम्मेदार निष्पादक - वासिलिव पी.आर.

नियत तिथि - (तारीख)।

आइए एक और उदाहरण देखें.

एजेंडा आइटम: 5. पर्म शहर में कंपनी की शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का ऑडिट करने पर

भाषण का पाठ:

मेदवेदेव वी.वी.इस वर्ष के दौरान, वित्तीय विभाग और हमारे लेखा विभाग को बार-बार इस तथ्य का सामना करना पड़ा कि पर्म की शाखा ने हमें त्रुटियों वाली रिपोर्टें प्रदान कीं। दो बार उन्होंने स्वयं इन त्रुटियों का पता लगाया, हमें इसके बारे में सूचित किया और फिर सही रिपोर्ट भेजी। दो बार हमारे लेखा विभाग ने गणनाओं में त्रुटियां पाईं, साथ ही यह तथ्य भी पाया कि शाखा के खर्चों को उन मदों के अनुसार पोस्ट नहीं किया गया था जिनके लिए यह किया जाना चाहिए था। यदि इन त्रुटियों को समय रहते ठीक नहीं किया गया, तो इससे करों का भुगतान करने में समस्याएँ हो सकती हैं। हमारे विशेषज्ञों ने यह भी देखा कि समय-सीमा का लगातार उल्लंघन हो रहा है। मनोरंजन व्यय पर रिपोर्ट प्रस्तुत करना। शाखा के मुख्य लेखाकार ने दो बार व्यावसायिक यात्राओं पर हमसे मुलाकात की; हमने शाखा द्वारा की गई गलतियों को सुलझाया, लेकिन स्थिति लगभग अपरिवर्तित रही। प्रशासनिक और आर्थिक सेवा के प्रमुख पोलोज़ोव आर.ए. उन्होंने यह भी शिकायत की कि पर्म में परिवहन लागत को लेकर कुछ समस्याएं थीं। तथ्य यह है कि शुरू में परिवहन व्यय पर रिपोर्ट उसे प्रस्तुत की जाती है, और फिर वह सभी शाखाओं के लिए एक सारांश रिपोर्ट लेखा विभाग को प्रस्तुत करता है। इस सब को ध्यान में रखते हुए, मेरा मानना ​​​​है कि भविष्य में समस्याओं से बचने के लिए पर्म में शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का आयोजन और ऑडिट करना आवश्यक है।

पर्यवेक्षक:आपके अनुसार आयोग में किसे शामिल किया जाना चाहिए और साइट पर निरीक्षण करने में कितना समय लगेगा?

मेदवेदेव वी.वी.मुझे लगता है कि हमें तीन लोगों की आवश्यकता है: एक लेखा विभाग के लिए, दूसरा वित्तीय विभाग के लिए, तीसरा प्रशासनिक और आर्थिक सेवा और रसद विभाग के लिए। हमने पहले उन विभागों के प्रमुखों के साथ चर्चा की थी जो जा सकते थे, इसलिए मैंने तीन लोगों का प्रस्ताव रखा: डिप्टी। मुख्य लेखाकार सोमोव एस.एस., लेखा परीक्षक यास्त्रेबोव ए.ए. और प्रमुख इंजीनियर सोकोलोव बी.बी. सत्यापन 3-5 दिनों के भीतर पूरा किया जा सकता है।

आइए उसी योजना के अनुसार मुख्य भाषण के पाठ का विश्लेषण करें:

और इस मामले में, हम देखते हैं कि पाठ में द्वितीयक जानकारी बनी रहती है। सबसे पहले, यह प्रशासनिक और आर्थिक सेवा के प्रमुख आर.ए. पोलोज़ोव का उल्लेख है, जिन्होंने यह भी शिकायत की थी कि शाखा को परिवहन लागत के साथ कुछ समस्याएं थीं। हम इस जानकारी को द्वितीयक के रूप में वर्गीकृत करते हैं क्योंकि परिवहन लागत पर रिपोर्ट केवल सारांश रिपोर्ट की तैयारी के लिए प्रशासनिक और आर्थिक सेवा के प्रमुख को प्रस्तुत की गई थी। चूंकि परिवहन लागत के लिए वर्तमान रिपोर्टिंग प्रक्रिया अलग है, इसलिए यह जानकारी वर्तमान स्थिति का आकलन करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण नहीं है।

द्वितीयक जानकारी में यह उल्लेख भी शामिल होना चाहिए कि दो बार त्रुटियाँ शाखा द्वारा ही खोजी गईं, और दो बार मूल संगठन के लेखा विभाग द्वारा। हम बस इतना कह सकते हैं कि त्रुटियाँ बार-बार खोजी गईं।

सारांश प्रोटोकॉल वक्ता से पूछे गए प्रश्नों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं। हालाँकि, यदि प्रश्न के उत्तर में महत्वपूर्ण जानकारी है, तो इसे भाषण के मिनटों में दर्ज किया जाता है। उपरोक्त उदाहरण में, यह जानकारी है कि आयोग में किसे शामिल करने का प्रस्ताव है।

प्राप्त प्रतिक्रियाओं के आधार पर, हम भाषण की एक प्रोटोकॉल रिकॉर्डिंग तैयार कर सकते हैं:

सुनना:

मेदवेदेव वी.वी.

इस वर्ष के दौरान, पर्म में शाखा ने बार-बार त्रुटियों के साथ रिपोर्ट प्रस्तुत की, गलत मदों में खर्चों को पोस्ट किया जिसके लिए यह किया जाना चाहिए, और समय सीमा का उल्लंघन करते हुए मनोरंजन खर्चों पर रिपोर्ट प्रस्तुत की गई। शाखा के मुख्य लेखाकार के साथ त्रुटियों का विश्लेषण करने के बावजूद स्थिति नहीं बदली है। आयोग में डिप्टी सहित शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का ऑडिट करना आवश्यक समझता है। मुख्य लेखाकार सोमोव एस.एस., लेखा परीक्षक यास्त्रेबोव ए.ए. और प्रमुख इंजीनियर सोकोलोव बी.बी.

यदि मुद्दे की चर्चा के दौरान निरीक्षण करने का निर्णय लिया जाता है, तो निर्णय निम्नानुसार प्रोटोकॉल में तैयार किया जाना चाहिए:

फैसला किया:

पर्म में शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के ऑडिट के लिए एक आयोग के निर्माण पर एक मसौदा आदेश तैयार करें, पर्म में शाखा के निदेशक के साथ ऑडिट के समय पर सहमत हों।

जिम्मेदार निष्पादक - मेदवेदेव वी.वी.

नियत तिथि - (तारीख)

वी.एफ. यांकोवाया,
पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान, उप VNIIDAD के निदेशक

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कार्यवृत्त तैयार करने की तैयारी बैठक की तारीख और समय निर्धारित करने, उसमें विचार किए जाने वाले मुद्दों की सीमा निर्धारित करने से शुरू होती है। इस निर्णय को आम तौर पर एजेंडे में औपचारिक रूप दिया जाता है, जो मिनटों को तैयार करते समय इसके हिस्सों में से एक बन जाएगा, और बैठक से पहले एक दस्तावेज होता है जिसकी मदद से बैठक में भाग लेने वालों को सूचित किया जाता है। मिनट्स उन रिकॉर्डों के आधार पर तैयार किए जाते हैं जो बैठक में सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से या वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके रखे गए थे।

प्रोटोकॉल एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है, जिसमें आमतौर पर निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं: संस्था का नाम (संगठन, उद्यम), दस्तावेज़ का प्रकार (प्रोटोकॉल), संख्या और तारीख डालने का स्थान, प्रोटोकॉल के पाठ के लिए स्थान, पाठ के शीर्षक के लिए स्थान.

प्रोटोकॉल की तिथिबैठक का दिन है (एक नियम के रूप में, मिनट बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि बैठक कई दिनों तक चलती है, तो कार्यवृत्त की तारीख में इसकी शुरुआत और समाप्ति की तारीखें शामिल होती हैं, उदाहरण के लिए: 01/21-24/2002।

प्रोटोकॉल संख्या (सूचकांक)बैठक की क्रम संख्या है. प्रोटोकॉल की संख्या कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यकाल के भीतर की जाती है।

परीक्षण के लिए शीर्षकप्रोटोकॉल अन्य दस्तावेज़ों में इस विवरण के डिज़ाइन से भिन्न है। एक नियम के रूप में, शीर्षक में कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार (बैठक, बैठक, बैठक, आदि) और जनन मामले में कॉलेजियम निकाय के नाम का संकेत होता है, उदाहरण के लिए: बोर्ड बैठक के कार्यवृत्त; कर्मचारियों की बैठकें; संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल हैं।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के प्रारंभिक और उपनाम दिए गए हैं। अध्यक्ष - बैठक का संचालन करने वाला अधिकारी, उसकी स्थिति मिनटों में इंगित नहीं की गई है; सचिव - एक बैठक आयोजित करने और उसकी गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, यानी। प्रोटोकॉल की तैयारी और निष्पादन। स्थायी कॉलेजियम निकायों में, सचिव एक अधिकारी होता है (शैक्षणिक परिषद का सचिव, कॉलेजियम का सचिव, आदि)।

"वर्तमान" शब्द के बाद एक नई पंक्ति से, कॉलेजियम निकाय के स्थायी सदस्यों के प्रारंभिक और उपनाम वर्णमाला क्रम में सूचीबद्ध होते हैं, साथ ही अन्य संगठनों से बैठक में आमंत्रित व्यक्तियों के प्रारंभिक, उपनाम और पद भी सूचीबद्ध होते हैं। सचिव बैठक के दिन बैठक प्रतिभागियों की सूची संकलित करता है, क्योंकि हो सकता है कि सूची मूल उद्देश्य से मेल न खाए। कार्यवृत्त की तैयारी बैठक में भाग लेने वालों की सूची संकलित करने से शुरू होती है।

किसी विस्तारित बैठक का कार्यवृत्त बनाते समय, प्रतिभागियों के नाम कार्यवृत्त में सूचीबद्ध नहीं होते हैं, बल्कि उनकी कुल संख्या को एक संख्या द्वारा दर्शाया जाता है। यह पंजीकरण के परिणामों के आधार पर निर्धारित किया जाता है। पंजीकरण सूचियाँ बैठक के सचिव को हस्तांतरित कर दी जाती हैं और कार्यवृत्त के अनुलग्नकों में से एक बन जाती हैं। इस मामले में, प्रोटोकॉल इंगित करता है: वर्तमान: 57 लोग. (सूची संलग्न है).

एजेंडा मिनटों के परिचयात्मक भाग में शामिल है। इसमें उन मुद्दों की एक सूची शामिल है जिन पर बैठक में चर्चा की जाती है, और उनकी चर्चा का क्रम और वक्ताओं (संवाददाताओं) के नाम स्थापित किए जाते हैं। पहले से तैयार किए गए बैठक के एजेंडे में उन मुद्दों की अधिकतम संख्या शामिल होनी चाहिए जिन पर बैठक में विचार और चर्चा की जा सके। इसकी सामग्री उस नेता द्वारा निर्धारित की जाती है जो बैठक की अध्यक्षता करेगा। एजेंडे में प्रत्येक आइटम को अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है और यह पूर्वसर्ग "अबाउट" या "अबाउट" से शुरू होता है (प्रश्न का उत्तर "किस बारे में?") है। प्रत्येक आइटम के लिए, प्रतिवेदक के प्रारंभिक और उपनाम का संकेत दिया जाता है - वह अधिकारी जिसने इस मुद्दे पर रिपोर्ट तैयार की है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ एजेंडा द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार तैयार किया गया है।

पाठ के मुख्य भाग में उतने ही खंड होने चाहिए जितने एजेंडे में आइटम हैं। अनुभागों को एजेंडे के समान क्रमांकन के साथ क्रमांकित किया गया है। प्रत्येक अनुभाग में तीन भाग होते हैं: "सुना गया", "बोला गया", "निर्णय लिया गया", जो बाएं हाशिये से मुद्रित होते हैं। प्रोटोकॉल परीक्षण में "सुने गए" शब्द के बाद मुख्य वक्ता के भाषण की रिकॉर्डिंग प्रस्तुत की जाती है; शब्द "स्पीकड" के बाद - मुद्दे की चर्चा में प्रतिभागियों द्वारा दिए गए बयानों के रिकॉर्ड; शब्द "समाधान" के बाद - संबंधित एजेंडा आइटम के ऑपरेटिव भाग का एक बयान। यदि एक मुद्दे पर कई निर्णय किए जाते हैं, तो उन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया जाता है, पहला अंक एजेंडा आइटम की संख्या को इंगित करता है, दूसरा - लिए गए निर्णय की संख्या को इंगित करता है। उदाहरण के लिए:

कार्यवृत्त तैयार करने की सामान्य प्रथा में मतदान के परिणामों को रिकॉर्ड करने का प्रावधान नहीं है, तथापि, मिनटों की संख्या में (उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त) मतदान में भाग लेने वाले व्यक्तियों की कुल संख्या और वितरण का विवरण दिया जाता है। वोट "के पक्ष में", "विरुद्ध", "बचाए नहीं गए" दर्शाए गए हैं।

बैठक में लिए गए निर्णयों को कार्यवृत्त की प्रतियां या ऑपरेटिव भाग के उद्धरण भेजकर कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाता है। अपनाए गए निर्णयों के आधार पर अन्य प्रशासनिक दस्तावेज़ तैयार करने का भी अभ्यास किया जाता है, उदाहरण के लिए, किसी कॉलेजियम निकाय का निर्णय या किसी संगठन के प्रमुख का आदेश।

प्रोटोकॉल के पाठ में, वक्ता के प्रत्येक उपनाम और आद्याक्षर को नाममात्र मामले के रूप में एक नई पंक्ति पर मुद्रित किया जाता है। भाषण प्रविष्टि का विवरण (आमतौर पर तीसरे व्यक्ति एकवचन रूप में) एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है।

बैठक के प्रकार और कॉलेजियम निकाय की स्थिति के आधार पर प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है। यह संक्षिप्त, पूर्ण या आशुलिपि हो सकता है। प्रोटोकॉल फॉर्म केवल बैठक की कार्यवाही की कवरेज की पूर्णता में एक दूसरे से भिन्न होते हैं, उनके डिजाइन में कोई अंतर नहीं होता है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल - यह एक दस्तावेज़ है जो बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को दर्ज करता है। ऐसे मिनट्स, एक नियम के रूप में, केवल उन मामलों में रखे जाते हैं जहां बैठक को आशुलिपिक किया जाता है या जब बैठक परिचालन प्रकृति की होती है। ऐसे प्रोटोकॉल का उपयोग करते हुए, मुद्दे की चर्चा, व्यक्त की गई राय, टिप्पणियाँ, प्रोटोकॉल के प्रशासनिक भाग को विकसित करने की प्रक्रिया, यानी की कल्पना करना असंभव है। प्रबंधन निर्णय।

में पूर्ण प्रोटोकॉलन केवल चर्चा किए गए मुद्दों, लिए गए निर्णयों और वक्ताओं के नाम दर्ज किए जाते हैं, बल्कि बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, उठाए गए प्रश्न और टिप्पणियाँ, टिप्पणियाँ, स्थिति भी प्रसारित की जाती है। पूर्ण मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं।

शब्दशः प्रोटोकॉलबैठक की शब्दशः रिपोर्ट (प्रतिलेख) के आधार पर संकलित किया गया है और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को शब्दशः बताता है। ऐसे प्रोटोकॉल में परिचयात्मक भाग के बाद, प्रविष्टि "बैठक शॉर्टहैंड में दर्ज की गई थी" बनाई गई है। प्रतिलेख प्रोटोकॉल के लिए एक अनिवार्य अनुलग्नक है।

बैठक के दौरान ली गई हस्तलिखित, आशुलिपिक या टेप रिकॉर्डिंग से मिनट संकलित किए जाते हैं। हस्तलिखित नोट्स सचिव द्वारा रखे जाते हैं; प्रोटोकॉल की गुणवत्ता उसकी योग्यता पर निर्भर करती है। इस मामले में, चर्चा किए जा रहे मुद्दों के सार को समझने और उन्हें सटीक रूप से लिखने में सक्षम होने की आवश्यकता है। ये रिकॉर्ड प्रोटोकॉल की आगे की तैयारी के लिए मसौदा सामग्री हैं। कई मामलों में, बैठक में वक्ता सचिव को अपने भाषणों के नोट्स (थीसिस) प्रदान करते हैं, जिन्हें बाद में कार्यवृत्त के पाठ में शामिल किया जाता है। हालाँकि, अक्सर सचिव को केवल घसीट लेखन, नोट लेने और आशुलिपि में अपने कौशल पर भरोसा करना चाहिए। बैठक के बाद, सचिव के नोट्स को टाइप किया जाता है, संपादित किया जाता है और आधिकारिक दस्तावेज़ के रूप में दाखिल किया जाता है। प्रोटोकॉल के लिए तैयारी का समय वर्तमान में तीन दिन निर्धारित है।

किसी मीटिंग, बैठक या बैठक के परिणामों के आधार पर, एक प्रोटोकॉल लगभग हमेशा उपयुक्त टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाता है। भरने की विशेषताएं और दस्तावेज़ का एक तैयार उदाहरण नीचे पाया जा सकता है।

बैठक के दौरान, एक प्रोटोकॉल हमेशा तैयार किया जाता है, और प्रबंधन स्वयं निर्णय लेता है कि किस टेम्पलेट का उपयोग करना सबसे अच्छा है। यह दस्तावेज़ एक साथ कई कार्य करता है:

1. उन सभी उपस्थित लोगों और वक्ताओं के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करता है।
2. इसमें इस बैठक के दौरान लिए गए सभी प्रमुख निर्णय शामिल हैं।
3. बातचीत प्रक्रिया की वास्तविक स्थिति को दर्शाता है और इस चरण में प्रमुख समझौतों को रिकॉर्ड करता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ का मुख्य कार्य बैठक के तथ्य और परिणामस्वरूप लिए गए सभी निर्णयों को रिकॉर्ड करना है।

टिप्पणी। सभी बैठकें रिकॉर्ड नहीं की जाती हैं, इसलिए कंपनी के प्रबंधन को स्वतंत्र रूप से यह तय करने का अधिकार है कि किस मामले में रिपोर्टिंग दस्तावेज़ तैयार करना है और किसमें नहीं। आमतौर पर, मिनटों का उपयोग उन बैठकों में किया जाता है जिनमें संगठन के भविष्य के विकास को सीधे प्रभावित करने वाले मुद्दों पर चर्चा की जाती है।

कानून ने दस्तावेज़ की सामग्री के लिए कोई आवश्यकता विकसित नहीं की है, एक समान रूप तो दूर की बात है। इसलिए, प्रत्येक कंपनी अपने स्वयं के फॉर्म का उपयोग कर सकती है। विशेष रूप से, आप विशिष्ट मामलों के लिए फॉर्म के विभिन्न संस्करणों का उपयोग कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, एक विभाग की बैठक, एक असाधारण बैठक या प्रतिपक्ष के प्रतिनिधियों के साथ एक संयुक्त बैठक)।

आमतौर पर दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी होती है:

1. कंपनी का पूरा नाम, प्रोटोकॉल नंबर और इसकी तैयारी की तारीख। क्रमांकन लगातार किया जा सकता है - प्रत्येक कैलेंडर वर्ष से प्रारंभ करके।
2. उपस्थित लोगों की संरचना:

• आयोग के अध्यक्ष;
• कार्यकारी सचिव प्रोटोकॉल में प्रविष्टियाँ दर्ज कर रहे हैं;
• उपस्थित लोगों में से बाकी - आमतौर पर सूची दस्तावेज़ के अंत में रखी जाती है।

1. एजेंडा - यानी चर्चा किये जाने वाले मुद्दों की एक सूची. पहले से तैयार किया गया और उपस्थित सभी लोगों के ध्यान में लाया गया (आमतौर पर बैठकों से कई दिन पहले विशेष घोषणाएँ की जाती हैं)।
2. वक्ताओं की सूची (नाम, पद, भाषण का विषय, उठाए गए मुद्दे)।
3. बैठक के फलस्वरूप जो निर्णय लिये गये।
4. अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख (उपनाम और आद्याक्षर)।
5. यदि अतिरिक्त दस्तावेज़ प्रोटोकॉल से जुड़े हैं, साथ ही ऑडियो रिकॉर्डिंग, तस्वीरें और वीडियो की सामग्री भी है, तो यह तथ्य दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित होना चाहिए। अंत में, "परिशिष्ट" शब्द लिखें और दस्तावेजों और अन्य सामग्रियों के नाम, उनकी मात्रा और प्रकार (मूल या प्रतिलिपि), साथ ही पृष्ठों की संख्या सूचीबद्ध करें।

प्रपत्र एवं नमूना 2019

सबसे सरल मामले में, प्रपत्र इस तरह दिखता है।

और नमूने के तौर पर आप यह फॉर्म चुन सकते हैं:

टिप्पणी। "समाधान" अनुभाग में, निर्णय के विवरण के साथ, मतदान प्रक्रिया के परिणाम अक्सर दिए जाते हैं, यदि यह बैठक में आयोजित किया गया था। परिणाम केवल "के लिए", "विरुद्ध" और अनुपस्थित वोटों का योग करके दर्ज किए जाते हैं।

छोटी और पूर्ण किस्में

एक ही संगठन में अलग-अलग बैठकें आयोजित की जा सकती हैं। किसी विशेष बैठक का महत्व उस पर चर्चा किए जाने वाले मुद्दों पर निर्भर करता है। और वे एक या दूसरे नमूने की पसंद भी निर्धारित करते हैं जिसके अनुसार प्रोटोकॉल तैयार किया जाएगा। सामान्य तौर पर, दो प्रकार के दस्तावेज़ों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

प्रोटोकॉल से निकालें

यदि प्रोटोकॉल से कुछ जानकारी प्राप्त करना आवश्यक है, तो एक उद्धरण तैयार किया जाता है। यह दस्तावेज़ प्रोटोकॉल के भाग की एक सटीक प्रतिलिपि है। उद्धरण में मुख्य दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख, उसकी संख्या और कंपनी का नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। प्रतिलिपि की सटीकता सचिव और/या बैठक के अध्यक्ष के व्यक्तिगत हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती है।

प्रबंधन की विशेषताएं

साल के अंत की रिपोर्टिंग बैठकों के मामले में, आमतौर पर विस्तारित दस्तावेज़ फॉर्म चुने जाते हैं। अगर हम बात कर रहे हैंएक अलग संरचनात्मक इकाई की बैठक के बारे में, प्रबंधक, एक नियम के रूप में, सबसे सरल टेम्पलेट चुनते हैं।

तथ्यों को रिकॉर्ड करने और प्रोटोकॉल संग्रहीत करने की विशेषताएं इस प्रकार हैं:

1. एक नमूना बैठक मिनट्स को कंपनी के प्रबंधन या संगठन की एक विशिष्ट संरचनात्मक इकाई द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
2. बैठक के समय तुरंत आयोजित की गई। एक विशेष कर्मचारी नियुक्त किया जाता है जो दस्तावेज़ को संसाधित करने के लिए जिम्मेदार होता है। ज्यादातर मामलों में, यह एक सचिव होता है जो बैठक के सचिव के रूप में भी कार्य करता है।
3. वक्ताओं के वाक्यांशों की अशुद्धियों और गलत व्याख्या से बचने के लिए, बैठक के दौरान होने वाली सभी घटनाओं की अतिरिक्त रिकॉर्डिंग अक्सर की जाती है। ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग टूल का उपयोग किया जाता है। इसके बाद, यदि आवश्यक हो, तो प्रोटोकॉल के परिशिष्ट में भाषणों की प्रतियाँ प्रदान की जाती हैं - कर्मचारियों और अन्य आमंत्रित व्यक्तियों ने जो कहा उसके सटीक उद्धरण।
4. मूल प्रतियों की संख्या स्थिति के आधार पर संकलित की जाती है। एक नियम के रूप में, एक मूल पर्याप्त है। हालाँकि, यदि किसी भागीदार (किसी अन्य कंपनी के प्रतिनिधि) की भागीदारी के साथ बैठक आयोजित की जाती है, तो 2 मूल प्रतियाँ तैयार करना आवश्यक हो जाता है। आमतौर पर, ऐसी बैठकें व्यापार वार्ता के विभिन्न चरणों में आयोजित की जाती हैं।
5. जहाँ तक दस्तावेज़ प्रतियों का प्रश्न है, आप उनमें से कोई भी संख्या बना सकते हैं। बैठकें आयोजित करते समय यह आवश्यकता उत्पन्न होती है, जिसके निर्णय संगठन के सभी विभागों पर बाध्यकारी होते हैं। फिर सभी संरचनात्मक इकाइयों को प्रतियां भेजी जाती हैं। एक नियम के रूप में, वे मूल मुहर और प्रबंधक के हस्तलिखित हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

संभावित अशुद्धियों से बचने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी या आमंत्रित व्यक्ति के भाषण को शॉर्टहैंड में सटीक रूप से पुन: प्रस्तुत करने के लिए ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग टूल का उपयोग किया जाता है।

कृपया बैठक/बैठक के कार्यवृत्त की तैयारी के संबंध में दो प्रश्नों के उत्तर दें:

यदि एजेंडे में कोई सूचनात्मक मुद्दा शामिल है, उदाहरण के लिए, "निर्माण की प्रगति पर...", तो:

• क्या कोई निर्णय लेना आवश्यक है जैसे: "ध्यान में रखें।" या क्या प्रश्न को क्रियात्मक भाग के बिना छोड़ा जा सकता है?
• क्या ऐसे मुद्दों को एजेंडे में शामिल किया ही जाना चाहिए?

क्या किसी निर्णय की आवश्यकता वाले मुद्दे की चर्चा के दौरान प्रोटोकॉल में भाषणों की सामग्री को कम से कम संक्षेप में इंगित करना हमेशा आवश्यक होता है, या कोई बस यह संकेत दे सकता है: "एक चर्चा आयोजित की गई थी ..." और फिर - "समाधान (निर्णय)" ?

पहले प्रश्न का उत्तरपाठक एक प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में प्रोटोकॉल की परिभाषा में ही समाहित है: एक प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ है जो कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और सत्रों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करता है, अर्थात। प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया और स्वयं निर्णय।

इसलिए, प्रोटोकॉल में मुद्दों की चर्चा की प्रगति और उन पर निर्णय लेने का रिकॉर्ड शामिल होता है। यदि सूचनात्मक प्रकृति की कोई नियमित रिपोर्ट बनाई जा रही है, जो चर्चा का विषय नहीं है और उस पर कोई निर्णय नहीं लिया गया है, तो इसे एजेंडे में एक अलग आइटम के रूप में शामिल करने का कोई मतलब नहीं है। फिर "नोट लें" जैसे निर्णय को प्रोटोकॉल में लिखने की आवश्यकता नहीं होगी।

यदि पाठक के प्रश्न को इस प्रश्न के रूप में समझा जाना चाहिए कि क्या निर्णय के रूप में "ध्यान दें" शब्द लिखना सैद्धांतिक रूप से स्वीकार्य है, तो इसका उत्तर सकारात्मक होगा। हाँ, यह स्वीकार्य है. दरअसल, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के नमूना प्रारूप में भी, जो संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के परिशिष्ट संख्या 10 में दिया गया है, निर्णय के ऐसे शब्द मौजूद हैं (उदाहरण 2 देखें)।

लेकिन वास्तविक प्रबंधन अभ्यास में, "नग्न जानकारी" अत्यंत दुर्लभ है। और निर्माण की प्रगति पर निरंतर निगरानी की आवश्यकता है। कम से कम, ऐसी रिपोर्ट के परिणामों के आधार पर, निर्माण की प्रगति के बारे में सूचित करने के लिए अगली तारीख निर्धारित करने का निर्णय लिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक महीने में अगली बैठक में या प्रदान की गई लिखित रिपोर्ट के रूप में विशिष्ट अधिकारियों को.

तो, प्रश्न "निर्माण की प्रगति के बारे में..." न केवल जानकारीपूर्ण हो सकता है। निर्माण की प्रगति के आधार पर, बैठक/बैठक में उपस्थित लोग:

• या इसे स्वीकृत करें (यदि सब कुछ पूर्व नियोजित योजना के अनुसार होता है),
• या स्थिति को सुधारने, समय सीमा बदलने, कार्य योजना बदलने आदि के लिए आपातकालीन उपायों की आवश्यकता पर निर्णय लें।
• और अगले "चेकपॉइंट" की तारीख और फॉर्म भी निर्धारित करें।

यह पता चला है कि निर्माण की प्रगति पर रिपोर्ट के परिणामों के आधार पर, एक कॉलेजियम निर्णय अभी भी किया जाता है। फिर इसके शब्दों को प्रोटोकॉल में "समाधान (निर्णय)" भाग में दर्ज किया जाना चाहिए।

दूसरे प्रश्न का उत्तर दीजियेपाठक को एक प्रोटोकॉल तैयार करने के नियमों से मदद मिलेगी, जो संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों में निहित हैं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 द्वारा अनुमोदित)।

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं:

• परिचयात्मक और
• बुनियादी।

संपूर्ण प्रोटोकॉल का नमूना. उदाहरण 1 में.

परिचयात्मक भाग अध्यक्ष, सचिव और उपस्थित (आमंत्रित) लोगों को इंगित करता है। प्रोटोकॉल का परिचयात्मक भाग एजेंडे के साथ समाप्त होता है - विचार किए जाने वाले मुद्दों की एक सूची, उनके महत्व के क्रम में सूचीबद्ध, प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए प्रतिवेदक का संकेत। प्रत्येक प्रश्न को अरबी अंक से क्रमांकित किया गया है, और इसका नाम पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होता है, जो बाएं मार्जिन की सीमा से मुद्रित होता है।

कार्यवृत्त के मुख्य भाग को एजेंडा मदों के अनुसार खंडों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक अनुभाग का पाठ इस योजना के अनुसार संरचित है: "सुना - बोला गया - निर्णय लिया गया।"

"स्पीकिंग" भाग में, इस मुद्दे पर बोलने वाले सभी लोगों के नाम और प्रारंभिक अक्षर और उनके भाषणों का संक्षिप्त सारांश दर्शाया गया है। भाषण की सामग्री को अलग से औपचारिक रूप दिया जा सकता है, फिर फ़ुटनोट "भाषण का पाठ संलग्न है" प्रोटोकॉल में शामिल किया गया है (उदाहरण 1 से प्रोटोकॉल की धारा 2 देखें)।

यदि कोई भाषण या चर्चा नहीं होती, तो "बोलने" वाला भाग शामिल ही नहीं होता; तब प्रोटोकॉल के इस खंड में केवल दो भाग शामिल होंगे: "सुनना" और "निर्णय लिया गया" (उदाहरण 1 से प्रोटोकॉल का खंड 1 देखें)।

कार्यालय कार्य अभ्यास में, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का उपयोग तब भी किया जाता है जब मुद्दों की चर्चा की प्रगति के विस्तृत रिकॉर्ड की आवश्यकता नहीं होती है। इसका रूप हमने उदाहरण 2 में दिया है।

ऐसा प्रोटोकॉल केवल इंगित करता है:

• उपस्थित लोगों की सूची,
• विचाराधीन मुद्दे और
• निर्णय किये गये.

सबसे पहले, आइए देखें कि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश प्रोटोकॉल के संक्षिप्त रूप की तैयारी को कैसे निर्धारित करते हैं। साथ ही, हम आपको याद दिलाना चाहेंगे कि इस दस्तावेज़ के प्रावधान केवल संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए बाध्यकारी हैं। अन्य संगठन, अपने विवेक से, मानक निर्देशों में वर्णित दस्तावेजों और कार्य प्रौद्योगिकियों के रूपों को अपने लिए उधार ले सकते हैं।

दस्तावेज़ खंड

आइए ध्यान दें कि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए पिछले मानक निर्देशों में, 27 नवंबर, 2000 संख्या 68 के रूसी अभिलेखागार के आदेश द्वारा अनुमोदित और वर्तमान में लागू नहीं होने पर, एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के लिए समर्पित कोई प्रावधान नहीं थे। वे। पहले, लघु प्रोटोकॉल की तैयारी को संघीय स्तर पर विनियमित नहीं किया गया था, इसलिए उन्हें एक विशिष्ट संगठन के रिकॉर्ड रखने के निर्देशों के अनुसार तैयार किया गया था। और संगठनों के कार्यालय कार्य के निर्देश, बदले में, व्यावहारिक अनुभव के आधार पर संकलित किए गए थे, जो कार्यालय कार्य पर किसी भी पाठ्यपुस्तक में प्रस्तुत किया गया था।

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों में, वर्तमान में लागू (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 8 नवंबर, 2005 संख्या 536 द्वारा अनुमोदित), पैराग्राफ 2.7.3.4 दिखाई दिया, जो एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल के लिए समर्पित है। इसलिए, संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा विकसित कागजी कार्रवाई निर्देशों में एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल की तैयारी के लिए समान आवश्यकताएं होनी चाहिए। साथ ही, हम ध्यान दें कि मॉडल निर्देशों के पैराग्राफ 2.7.3.4 में निर्धारित आवश्यकताओं में, "डिज़ाइन में नवाचार" हैं जो छोटे प्रोटोकॉल तैयार करने के आम तौर पर स्वीकृत अभ्यास के लिए विशिष्ट नहीं हैं। इनमें मुख्य रूप से शामिल हैं:

• एजेंडे के परिचयात्मक भाग से बहिष्कार;
• प्रश्न के नाम को केन्द्रित करना और अंतिम पंक्ति के नीचे एक पंक्ति से उसे रेखांकित करना;
• उपस्थित लोगों के बारे में जानकारी का पंजीकरण;
• मुख्य भाग के डिज़ाइन के नियम।

स्पष्टता के लिए, हम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए वर्तमान मानक निर्देशों का परिशिष्ट संख्या 10 दिखाएंगे, जिसमें एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का एक नमूना शामिल है।

बैठक के कार्यवृत्त एक सूचनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ हैं जो उठाए गए मुद्दों पर चर्चा की पूरी प्रक्रिया के साथ-साथ इस बैठक के दौरान लिए गए निर्णयों को भी रिकॉर्ड करते हैं। इस दस्तावेज़ को बनाए रखना किसी भी बैठक का एक महत्वपूर्ण और अनिवार्य हिस्सा है, जो काफी हद तक यह निर्धारित करता है कि किसी विशेष मुद्दे पर निर्णयों को कितने प्रभावी ढंग से लागू किया जाएगा।

बैठकों के कार्यवृत्त का प्रारूपण रूसी संघ के नागरिक संहिता द्वारा स्थापित किया गया है। अनुच्छेद 181.2 मुख्य अनिवार्य आवश्यकताओं और उस प्रक्रिया को परिभाषित करता है जिसमें बैठक के रिकॉर्ड रखे जाते हैं। प्रोटोकॉल को सही तरीके से कैसे तैयार करें? मीटिंग मिनट्स में क्या जानकारी होनी चाहिए?

मिनट कौन लेता है?

बैठक की प्रगति को रिकॉर्ड करने और दस्तावेज़ के आगे सही निष्पादन की जिम्मेदारी बैठक के सचिव की है। यह संगठन में सचिव का पद संभालने वाला व्यक्ति या इस कर्तव्य को निभाने के लिए अधिकृत कोई अन्य कर्मचारी हो सकता है। यह सबसे अच्छा है अगर सचिव द्वारा नियुक्त व्यक्ति बैठक में उठाए गए मुद्दों को समझता है। हालाँकि, यदि सचिव किसी अन्य क्षेत्र की गतिविधियों में व्यस्त है, तो उसे बैठक के दौरान स्पष्ट प्रश्न पूछने का अधिकार है, जिससे वह बैठक की पूरी प्रक्रिया को सटीक रूप से रिकॉर्ड कर सके।

बैठक की प्रगति को रिकॉर्ड करने के अलावा, सचिव बैठक की तैयारी के लिए भी जिम्मेदार है। इसमें उपस्थित लोगों की सूची, विचार-विमर्श प्रक्रिया का आरेख, या पिछली बैठकों के कार्यवृत्त के साथ काम करना शामिल हो सकता है। एजेंडे में उन मुद्दों की सूची जोड़ने के लिए यह आवश्यक है जिन पर फिर से चर्चा की आवश्यकता है।

प्रपत्र, आवश्यक अनुभाग

कार्यालय कार्य के निर्देशों के साथ एक प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए, एक विशेष फॉर्म का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। इस अनुशंसा का उपयोग करना है या नहीं यह संगठन के मालिक (प्रबंधक) के निर्णय पर निर्भर करता है। अक्सर, मुद्रित प्रपत्रों का उपयोग राज्य, नगरपालिका और शहर के अधिकारियों में रिकॉर्डिंग के लिए किया जाता है। अधिकांश निजी संगठन एक नियमित टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, जिसे कंप्यूटर पर मुद्रित किया जाता है और A4 शीट पर तैयार किया जाता है।

फॉर्म के प्रकार के बावजूद, दस्तावेज़ में अनिवार्य अनुभाग होने चाहिए (बैठक के मिनटों के उदाहरण के लिए, लेख में नीचे देखें):

• उस संरचना (संगठन) का नाम जिसमें बोर्ड संचालित होता है।
• शीर्षक।
• प्रोटोकॉल पंजीकरण की तिथि और संख्या।
• वह स्थान (इलाका) जहां बैठक हो रही है।
• प्रश्न (एजेंडा)।
• मुख्य हिस्सा।
• बैठक के अध्यक्ष, सचिव और प्रतिभागियों के हस्ताक्षर।

बैठक का विवरण चर्चा के दौरान सचिव द्वारा बनाई गई ऑडियो या वीडियो सहित रिकॉर्डिंग के आधार पर तैयार किया जाता है। दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए पाँच कार्य दिवसों तक की अवधि आवंटित की जाती है, कुछ मामलों को छोड़कर जब कुछ प्रकार की बैठकों पर प्रमुख या कानून के आदेश द्वारा अन्य समय सीमाएँ स्थापित की जाती हैं।

प्रोटोकॉल हेडर

दस्तावेज़ के शीर्षक में नाम, शब्द "मिनट", साथ ही बैठक का नाम (इस मामले में यह एक बैठक है) और (या) बैठक आयोजित करने वाले कॉलेजियम निकाय का नाम शामिल है। उदाहरण के लिए: "प्रोडक्शन मीटिंग का कार्यवृत्त।"

संख्या, दिनांक, स्थान

प्रत्येक मीटिंग मिनट में एक इंडेक्स, यानी एक सीरियल पंजीकरण संख्या होनी चाहिए। यह कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से आयोजित बैठक की क्रम संख्या द्वारा निर्धारित किया जाता है (शैक्षिक संगठनों में शैक्षणिक वर्ष की शुरुआत से नंबरिंग का रिकॉर्ड रखना संभव है)। यदि किसी अस्थायी बोर्ड की बैठक के कार्यवृत्त पंजीकृत हैं, तो कार्यालय की अवधि के लिए क्रमांकन किया जाता है।

दस्तावेज़ की तारीख बैठक का दिन होगी. यदि मुद्दों पर एक से अधिक कार्य दिवसों के लिए चर्चा की गई है, तो चर्चा की शुरुआत से अंत तक की सभी तारीखों को बैठक के मिनटों में शामिल किया जाना चाहिए। नमूना: "06/22/2016 - 06/24/2016" या “22-24.06.2016”

वह स्थान जहां प्रोटोकॉल तैयार किया गया था वह उस इलाके का भौगोलिक नाम है जिसमें कॉलेजियम निकाय संचालित होता है। इस अनुभाग को दस्तावेज़ में इंगित नहीं किया जा सकता है, लेकिन केवल तभी जब संगठन के नाम में पहले से ही इलाके का नाम शामिल हो। उदाहरण के लिए: "समारा सिटी प्रिंटिंग हाउस", "इवानोवो मशीन-बिल्डिंग प्लांट" इत्यादि।

कृपया ध्यान दें कि किसी भी मीटिंग मिनट्स की शुरुआत कैसे होनी चाहिए (ऊपर नमूना)।

परिचयात्मक भाग

कार्यवृत्त का परिचयात्मक भाग बैठक के अध्यक्ष और सचिव के उपनाम और आद्याक्षर से शुरू होना चाहिए। पहला बैठक आयोजित करने के लिए अधिकृत संगठन का कर्मचारी है। संगठन में अध्यक्ष की स्थिति (स्टाफिंग टेबल के अनुसार) मिनटों में इंगित नहीं की गई है। इस व्यक्ति को उद्यम का प्रमुख होना आवश्यक नहीं है। अपवाद निदेशक के साथ बैठक का विवरण है, जहां निदेशक व्यक्तिगत रूप से बैठक आयोजित करता है।

"उपस्थित" अनुभाग में, आपको बैठक में अन्य सभी प्रतिभागियों को इंगित करना चाहिए। यह निम्नलिखित अनुशंसाओं का उपयोग करके किया जा सकता है:

• यह अनुभाग एजेंडे में रखे गए मुद्दों पर विचार करने और उन पर निर्णय लेने में भाग लेने वाले कर्मचारियों के उपनाम और आद्याक्षर को वर्णानुक्रम में इंगित करता है। पद निर्दिष्ट नहीं हैं.
• यदि बैठक में पंद्रह से अधिक प्रतिभागी उपस्थित हैं, तो उनके प्रारंभिक और उपनाम एक अलग सूची में कार्यवृत्त के परिशिष्ट के रूप में शामिल किए जाते हैं।
• यदि इस संगठन के अन्य कर्मचारी या अन्य संगठनों से आमंत्रित व्यक्ति बैठक में उपस्थित हैं, तो "आमंत्रित" अनुभाग मिनटों में शामिल किया गया है। यहां, अंतिम नाम और आद्याक्षर वर्णानुक्रम में दर्शाए गए हैं, और अन्य संगठनों के प्रतिभागियों के लिए, उनकी स्थिति और कार्य स्थान अतिरिक्त रूप से दर्शाया गया है।
• उपस्थित लोगों में से प्रत्येक व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ बैठक में अपनी भागीदारी की पुष्टि करता है।

"एजेंडा" को बैठक के मिनटों में "उपस्थित" अनुभाग के बाद खाली लाइन के माध्यम से दर्ज किया जाता है। इस अनुभाग का अर्थ बैठक के लिए लाए गए मुद्दों की एक सूची है। प्रोटोकॉल अनुभाग "एजेंडा" का प्रत्येक आइटम अरबी अंकों में क्रमांकित है। प्रश्न तैयार करने के लिए, "के बारे में..." या "के बारे में..." पूर्वसर्गों का उपयोग किया जाता है (एजेंडे के संबंध में बैठक के मिनटों के उदाहरण के लिए, लेख में नीचे देखें)। प्रत्येक आइटम के साथ, इस मुद्दे पर बोलने के लिए अधिकृत व्यक्ति को संकेत दिया जाना चाहिए: "वक्ता: उपनाम, प्रारंभिक।"

पूर्ण प्रोटोकॉल और संक्षिप्त प्रोटोकॉल के बीच क्या अंतर है?

दस्तावेज़ का मुख्य भाग तैयार करते समय, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि बैठक के दौरान विचार-विमर्श प्रक्रिया का संक्षिप्त या पूर्ण मिनट लिया गया है या नहीं। संक्षिप्त रूप में (अक्सर परिचालन बैठक के कार्यवृत्त इसी प्रकार तैयार किए जाते हैं), मुख्य भाग में निम्नलिखित जानकारी दर्शाई जानी चाहिए:

• बैठक के लिए प्रश्न लाया गया.
• इस मुद्दे पर प्रतिवेदक.
• बैठक द्वारा अपनाया और अनुमोदित एक निर्णय।

एक पूर्ण प्रोटोकॉल तैयार करने का तात्पर्य न केवल उपरोक्त जानकारी को रिकॉर्ड करना है, बल्कि बैठक के दौरान वक्ताओं के भाषणों, सूचनाओं और बहसों का विवरण, उपस्थित लोगों द्वारा व्यक्त की गई राय, मौजूदा टिप्पणियों और आपत्तियों के साथ-साथ अन्य विवरण भी दर्ज करना है।

मुख्य हिस्सा

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में एजेंडे में बताए गए मुद्दों की संख्या के अनुसार अनुभाग शामिल हैं। दस्तावेज़ के पूर्ण रूप में, प्रत्येक अनुभाग में तीन भाग शामिल होते हैं, जो मुद्दे पर विचार करने और उस पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को दर्शाते हैं।

भाग के नाम एक नई लाइन से शुरू होने वाले बड़े अक्षरों में दर्शाए गए हैं:

• "सुन लिया।" इस भाग में, शीर्षक के तहत, विचाराधीन मुद्दे पर वक्ता का उपनाम इंगित किया जाना चाहिए (नाममात्र मामले में) रिपोर्ट का सारांश एक डैश के माध्यम से दिया गया है (तीसरे व्यक्ति एकवचन में)। यदि किसी कारण से भाषण को प्रोटोकॉल में शामिल करना असंभव है, तो रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल के परिशिष्ट के रूप में एक अलग शीट पर प्रस्तुत किया जाता है, और "HEARD" अनुभाग में एक नोट बनाया जाता है "रिपोर्ट का पाठ" (भाषण, वाणी) संलग्न है।”
• "प्रदर्शन किया गया।" इस भाग में विचाराधीन विषय पर अन्य बैठक प्रतिभागियों द्वारा दिए गए बयान या चर्चा के दौरान पूछे गए प्रश्न शामिल हैं। इस मामले में, वक्ता का उपनाम इंगित किया जाना चाहिए (नाममात्र मामले में), और प्रश्न का पाठ (भाषण) एक डैश के माध्यम से बताया गया है।
• "निर्णय लिया" या "निर्णय लिया"। इस मुद्दे पर बैठक में लिया गया निर्णय दर्ज किया गया है. निर्णय का पाठ पूर्ण रूप से मुद्रित किया जाना चाहिए, भले ही प्रोटोकॉल पूर्ण या संक्षिप्त रूप में रखा गया हो। मतदान करते समय, "पक्ष", "विरुद्ध" और "विरुद्ध" प्राप्त मतों की संख्या इंगित की जाती है।

मिनटों को छोटा रखने के लिए, प्रत्येक मुद्दे की चर्चा को "सुने गए" और "निश्चित" भागों में संक्षेपित किया गया है। दस्तावेज़ पर सचिव और अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद, यह आधिकारिक दर्जा प्राप्त कर लेता है और पंजीकृत हो जाता है।

बैठक के दौरान लिए गए निर्णयों को नामित निष्पादकों को सूचित किया जाता है:

• प्रोटोकॉल की एक प्रति या सचिव द्वारा प्रमाणित उद्धरण देकर।
• रिकॉर्ड किए गए निर्णयों के आधार पर संगठन के लिए प्रशासनिक दस्तावेज़ (आदेश, संकल्प, विनियम) जारी करना।

प्रोटोकॉल कैसे स्टोर करें?

अभिलेखीय भंडारण के लिए, मिनटों को बैठकों के प्रकारों में विभाजित फाइलों में संकलित किया जाता है। ऐसे दस्तावेज़ों के भंडारण का स्थान या तो संगठन के सचिवालय (संगठन की संरचनात्मक इकाई) या कार्यालय प्रबंधन विभाग द्वारा निर्धारित किया जाता है। भंडारण अवधि उद्यम में अनुमोदित मामलों के नामकरण के अनुसार निर्धारित की जाती है।