Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.
Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала
Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.
В какой форме составляется?
Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.
Как правильно оформить?
Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.
Оформление книги должно содержать обязательно :
- Титульный лист.
- Таблицу содержания.
- Пломбу на шнуровке.
Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.
Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.
Таблица содержит следующие обязательные графы :
- Порядковый номер.
- Фамилия сотрудника.
- Дата внесения записи.
- Точная фиксация прихода на работу.
- Точное время ухода с работы.
- Графа примечание.
- Подпись работника, вносящего запись.
В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.
Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников
Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.
В приказе отражаются следующие пункты :
- Основание для издания приказа.
- Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
- Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
- Указания об ознакомлении с приказом.
Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников
По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.
В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в . При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.
Однако,это больше относится к табелю.
Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.
Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.
На практике встречаются три случая:
- сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
- руководитель конкретного отдела;
- сотрудник из отдела кадров.
К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.
Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец
Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.
В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.
Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.
Обязателен ли журнал учета рабочего времени?
Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.
Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.
Правила ведения журнала графика работы
Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.
Как оформить журнал графика работы?
Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.
Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.
Журнал учета рабочего времени — образец
Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.
Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.
Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.
Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является . Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ - журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).
По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.
Кто занимается ведением и заполнением журнала?
Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его и в . За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.
Какая информация указывается в журнале?
Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.
Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.
В документе указывается следующая информация.
О том, что понимается под работой в условиях ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в нашей . А обязательно ли вести учет ненормированного рабочего времени и по какой форме это нужно делать?
Вести ли учет ненормированной работы?
Напомним, что в общем случае работа в условиях ненормированного рабочего дня дополнительной оплате не подлежит. За такой особый режим работы ТК РФ предусматривает предоставление работнику . При этом предоставление этого отпуска не зависит от времени фактической ненормированной работы (п. 3 Письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761 , Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Для получения права на отпуск достаточно лишь того факта, что работнику ненормированный рабочий день установлен.
Казалось бы, раз фактическое время работы в условиях ненормированного рабочего дня не влияет ни на порядок оплаты труда такого работника, ни на порядок предоставления ему дополнительного отпуска, учет ненормированного рабочего времени можно не вести.
Однако ТК РФ содержит требование, чтобы работодатель в обязательном порядке вел учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
И для времени, отработанного в условиях ненормированного рабочего дня, исключение не предусмотрено.
Более того, если такой учет не вести, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на руководителя, а также работодателя-ИП - от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на организацию - от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Составляем журнал учета рабочего времени
ТК РФ не содержит указания, по какой форме вести журнал учета ненормированного рабочего времени. Поэтому работодатель решает сам, в каком виде такой учет вести.
Это можно делать, например, в том же табеле учета рабочего времени, в котором ведется учет «обычной» работы. Скажем, в унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или в форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Скачать бланки унифицированных форм табелей учета рабочего времени можно здесь:
- форма ;
- форма .
Для учета работы в условиях ненормированного рабочего дня работодатель может завести и отдельные табели № Т-12 или № Т-13, а также разработать самостоятельно иные формы первичных учетных документов. Применяемую форму учета рабочего времени за пределами его установленной продолжительности необходимо закрепить в .
Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.
Из статьи вы узнаете:
Учет рабочего времени
По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:
Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421
Порядок заполнения журнала учета рабочего времени
Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:
- какие данные подлежат учету
- кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
- когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).
Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников
Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец
Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.
Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.
Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.
Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.
Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.
