Отчет т 13. Табель учета рабочего времени – заполнение образца

Вам поручили вести табель учета, но по какой-то причине руководство не может обеспечить ваше рабочее место специализированным программным обеспечением. Это не значит, что никак нельзя облегчить ваш труд. Форму табеля Т-12 легко найти в интернете. Расчертить таблицу по образцу в Excel вполне посильно, не имея большого опыта. А составить формулы и автоматизировать работу вам поможет эта статья.

Не имеет смысла рассматривать здесь текстовую часть документа с перечислением кодов, которыми заполняется табель. Формулы нужны непосредственно в учетной части. О ней и поговорим. Но вначале проверьте, чтобы в параметрах Excel был включен автоматический режим вычислений (Файл - Параметры - Формулы - Вычисления в книге ), иначе вам придется без конца нажимать клавишу F 9 .

Формой табеля предусмотрено указание начала и окончания отчетного периода. Оформите этот раздел в верхней части документа. Затем нужно пронумеровать дни и выделить нерабочие. Это достаточно сложно, поэтому работайте поэтапно. Для начала отформатируйте ячейки, в которых будут видны даты:

• выделите ячейки за первую половину месяца, нажмите клавишу CTRL и выделите оставшиеся ячейки с датами;
• щелкните по значку открытия окна у группы Число и в открывшемся окне на вкладке Число выберите сначала Дата , затем Все форматы , в строке Тип введите ДД (это значит, что под номер дня отводится два символа, а месяц и год будут скрыты);
• подтвердите свои действия (ОК или ENTER ).

Теперь в ячейку, отведенную под первую дату месяца, введите ссылку на ячейку с началом периода: =В2 .

Во вторую ячейку с датой введите формулу, увеличивающую предыдущую на единицу: = D 4+1 .

Скопируйте эту формулу в оставшиеся ячейки первой половины месяца. Для второй половины месяца отличие будет только в формуле для начальной даты (= R 4+1 ), в остальных ячейках каждая предыдущая должна увеличиваться на единицу.

Отчетный период может быть разным: с 1 по 30, 31, 28 или 29. Начиная с 29 числа, дат может не быть, поэтому отредактируйте формулу в ячейке, соответствующей этой дате (=ЕСЛИ(AF4<$D$2;AF4+1;"") ), и скопируйте ее на оставшиеся дни.

Для того чтобы выделить среди полученных дат выходные и праздничные дни, можно использовать вспомогательную таблицу, созданную на втором листе. Все формулы видны на рисунке. Праздники в ней отмечаются вручную.

В табеле выделите первую дату месяца, откройте список у команды Условное форматирование , в нем выберите Управление правилами , в открывшемся окне создайте два правила (каждое с помощью кнопки Создать правило ). Обратите внимание, что ссылки на ячейку с форматируемой датой должны быть смешанными (перед буквой знак $ не проставляется).

Чтобы применить параметры к остальным датам, используйте кнопку Формат по образцу :

• выделите ячейку, для которой формат уже настроен;
• щелкните по кнопке;
• выделите все ячейке, у которых должны быть такие же параметры.

Ну, и наконец, оформите подсчет явок и неявок.

Явки и неявки проставляются ежедневно, итоги будут меняться соответственно, и к концу месяца табель готов.

Все рассмотренные в статье приемы доступны в различных версиях Excel. Вы можете воспользоваться ими как при составлении табеля, так и при оформлении других учетных документов.

Здесь размещены шаблоны табеля учета рабочего времени в Excel . В шаблонах производится автоматический подсчет рабочих часов и минут .
Автоматически устанавливаются дни недели в зависимости от месяца . Например: в феврале месяце первое число приходится на субботу. Вы ставите в ячейке, под цифрой "1" обозначение "Сб", нажимаете "Enter" и все дни недели поменяются на правильные дни недели в этом месяце.
Ставить часы и минуты работы в табеле нужно через двоеточие. Так настроены ячейки, чтобы правильно считать время. Например: 8:15 .
Подробнее смотрите в статье "Как посчитать время в Excel".
Для скорости заполнения табеля, можно заполнить первую строку, затем копировать вниз по табелю, вносить поправки по больничным листам, отпуску, др.

Как сделать табель рабочего времени, табель дежурств, отпусков, т.д., смотрите в статье "Табель рабочего времени в Excel" .
Такой автоматический гарфик смен можно скачать .

Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа). Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками. Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни. Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание.

Табель позволяет контролировать опоздания, явки и неявки работников, то есть, является основой контроля соблюдения рабочего графика. При помощи табеля формируется возможность получить официальные сведения по вопросу отработанного времени каждого сотрудника. Соответственно, данный документ имеет немаловажное составление для специальной статистической отчетности и формирования оплаты труда.

Фактически, табель представляет собой проработанную форму документа, которая представлена в виде таблицы. В таблицу вносятся данные о сотрудниках, а также все данные, которые касаются его рабочего времени, явки и неявки, указываются причины неявки, и после, выводится общее количество тех дней, а также часов, которые были отработаны сотрудником в течение четко определенного периода времени. При заполнении документа используются кодовые обозначения оснований отсутствия на работе конкретных сотрудников. Законодатель определяет возможность разработки собственной формы данного документа, на основании которого должен осуществляться учет отработанного времени.

Форма табеля Т-13 не является обязательной, так как в 2013 году были внесены определенные коррективы в законодательные акты, которые определили, что работодатель может отказаться от использования данного документа. Но, в ч. 4 ст. 91 ТК РФ указывается, что все работодатели несут на себе обязательства составлять документ с учетом рабочего времени всех сотрудников. То есть, существует возможность создания собственного документа, заполнение которого будет удобно именно для сотрудников вашего предприятия. Традиционно на предприятиях используется форма Т-13.

Кто ведет Т-13 в организации?

В законодательстве не устанавливается, кто именно должен осуществлять ведение табеля рабочего времени. Но, правила ведения первичной документации определяют следующее:

• Табель должен вестись обязательно, и ведение осуществляет уполномоченное лицо;
• Руководитель отдельного подразделения обязан осуществить подписание документа, также он подписывается специалистом кадрового отдела;
• На основании табеля формируется начисление оплаты труда, соответственно, документ направляется в отдел бухгалтерии.

Уполномоченное лицо, которое осуществляет заполнение и ведение табеля назначается руководством, с описанием в трудовом соглашении всех обязательств по данному направлению. Также создается документ (приказ), в котором значится должность сотрудника, и его индивидуальные данные. На больших предприятиях в каждом отделе выбирается работник, который осуществляет процесс ведения учета реально отработанного времени всеми сотрудниками организации. На протяжении месяца работник заполняет бланк, после чего, предоставляет его начальнику отдела на изучение и подпись. Начальник в свою очередь передает документ кадровому сотруднику. Происходит сверка данных, заполняются другие необходимые документы, а табель передается в бухгалтерию, что позволяет правильно начислить оплату труда. В маленьких организациях, как правило, заполнение табеля осуществляется сотрудником кадрового отдела.

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа - Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

1. Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
2. Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
3. Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
4. Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
5. Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Формируются различные варианты оформления формы по учету реально отработанного времени. Это может быть отражение всех данных за каждый день, причем, обязательно указываются данные, которые касаются присутствия или же отсутствия сотрудников. Есть также второй вариант заполнения документа, который предполагает указание исключительно отклонений от нормы. То есть, фактически, формируется описание неявок и опозданий.

Определяется два варианта кодов, посредством которых отражается информация в табеле. Напомним, что табель представляет собой специализированную таблицу, в которой просто невозможно указывать все данные в письменном варианте. Поэтому, существуют общепринятые коды, использование которых позволяет быстро и просто осуществлять заполнение табеля.

• Явка работника на рабочее место в четко определенный день будет отражаться буквой «Я», или же цифровым кодом 01;
• Стандартный вариант отпуска, который определен графиком организации, и считается ежегодным оплачиваемым, отмечается в табеле «ОТ», или же цифровым значением - 09;
• Если речь идет об отпуске, который предоставляется женщинам в процессе беременности и родов, то используется буквенное обозначение «Р», или же цифровое - 14;
• Если работник получает отпуск, который связан с уходом за малолетним ребенком, то указывается «ОЖ» или же 15;
• Отпуск, без предоставления оплаты, то есть, за собственный счет, отмечается «ДО» или же 16;
• Если работника отправляют в командировку, то указывается буква «К», а в цифровом значении отмечается, как 06;
• Если формируется неявка на работу, с учетом того, что обстоятельства данного события пока не известны, указывается «НН», в цифровом значении 30;
• Больничный в документе отражается как «Б» или 19.

В документе обязательно отражаются данные о работодателе. В заголовочной части нужно будет внести наименование организации, сведения о коде ОКПО. Кроме того, указывается наименование подразделения, если речь идет о табеле, который заполняется на четко определенный отдел предприятия. Указывается информация в виде даты и номера документа, то есть, на основании данной информации можно определить точный период составления документа.

Далее следует информация по работнику. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер. Данный номер впоследствии используется для составления всех других внутренних документов на предприятии. Обязательно указывается информация о должности, индивидуальные данные работника (ФИО). На определенных предприятиях в данной графе также указывается информация о том, на основании чего работник был принят на предприятие, то есть, указываются данные приказа приема на должность.

В табеле указываются все данные о времени работы всех сотрудников (на каждого в отдельности). То есть, в графе на каждого сотрудника формируется ежедневное описание всех данных о явке, неявке, отпуске, выходном и пр. Все данные указываются в буквенном или же цифирном значении.

В документе также отражается итоговое количество отработанных на предприятии дней и часов, с учетом всех данных о рабочем времени, которые были указаны в табеле. Во второй и четвертой строке, которые расположены под строками с указанием присутствия на работе, определяется необходимость указания фактически отработанного времени в часах. Данные строки могут отсутствовать в документе, соответственно, их заполнение не считается обязательным.

В документе есть графа, в которую можно внести все данные о неявках. То есть, фактически, именно тут отражается информация, которая касается причин, которые стали основой отсутствия работника на своем месте в тот или же иной день. В документ вносится указание часов, которые работник отсутствовал на предприятии. Также указывается, какое количество дней работник отсутствовал по той или же иной причине (например, работник в течение десяти дней не работал, 4 дня в связи с рабочей командировкой, и 6 дней в связи с отпуском за собственный счет).

После составления формы Т-13 ответственным сотрудником, обязательно осуществляется процесс подписания документа, что фактически делает его юридически значимым, и после делает его своеобразным основанием для начисления средств, в виде оплаты труда. Документ подписывается ответственным лицом, руководителем подразделения, а также сотрудником кадровой службы.

В табеле контроля времени работы непременно указывается отпуск. В данном случае, определяется, какой именно вид отпуска предоставлен, и указываются даты, когда человек находится в данном отпуске. Существуют различные буквенные обозначения, которые вносятся в документ. Стандартный вариант - очередной отпуск, отмечается «ОТ», если же речь идет о дополнительном отпуске, который будет оплачен работодателем, то проставляется «ОД». Если отпуск не оплачивается, то указывается «ДО». Нередко, работники осуществляют параллельное заочное обучение, и на период учебы - сессии, предоставляется оплачиваемый отпуск, который в документах отражается «У». Бывают ситуации, когда работник посещает обучение, но остается выполнять свои прямые обязанности на фирме или же предприятии, в данном случае, предусмотрено использовать сокращенный рабочий день, а в табеле учета такой факт отражается в виде буквенного значения «УВ». Отпуск, который связан с родами, а также беременностью, указывается в виде значения «Р», по уходу за ребенком «ОЖ». Также отпуск в определенных случаях предоставляется без оплаты, и в данном случае, формируется буквенное значение «ОЗ».

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Как в табеле отмечается простой?

Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные. Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке. Законом установлено, что сотрудник, работающий в праздничные и выходные дни, получает более высокую оплату. Если формируется невыход на работу по причине выходного, в табеле указывается «В», если выходной неполный, указывается «НВ». Также работодатель может предоставить дополнительный выходной, который будет указан в табеле «ОВ», если он будет оплачен. Если же дополнительный выходной не оплачивается, он отражается в документе буквами «НВ».

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

• 2000 - начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
• 2012 - сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Выводы

Табель - обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

• Контроль работы всех специалистов на предприятии;
• Контроль своевременного посещения рабочего времени;
• Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

Время работы каждого сотрудника подлежит регламентированию, как в установлении нормы, так и в ее соблюдении. Для этих целей составляется табель учета. Данный документ включает в себя основные данные по отработанным сменам. Учитывается также и количество прогулов сотрудников.

Табель учета рабочего времени — назначение и использование

Основное назначение табеля рабочего времени — это наглядное отображение информации по трудовой выработке сотрудника. На основе этих данных начисляется заработная плата работника. Такой аспект становится основной целью ведения данного документа.

Однако использование подобного образца актуально и в других вопросах. При анализе ситуации с производительностью, часто возникает необходимость рассчитать потери трудового времени . Такой образец документации позволяет получить наглядную информацию за определенный календарный период. Однако в ситуации, когда необходимо сделать фотографию рабочего времени или хронометраж, данный образец документации не представит нужных сведений.

Бланк документа имеет законодательно установленную форму для предоставления бухгалтерии кадровой информации.

При этом имеются два основных образца, которые заполняются в зависимости от способа фиксирования информации:

• форма Т-12 используется для заполнения бланка в формате А4, такой вариант актуален при ручном внесении данных;
• образец Т-13 представляет собой электронную таблицу, в нее данные могут вноситься как автоматически программой, так и вручную, но уже в электронном формате.

Выбор бланка зависит от внутреннего порядка ведения отчетности. Допустимо использование обоих вариантов или смешанной системы.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

При заполнении бланка могут использоваться условные обозначения. Их стандартизированный список представлен в форме Т-12, однако ее для удобства можно добавить и в электронный вариант. В данном перечне буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени имеют прописанный код.

При внесении данных в бланк могут равнозначно указываться как буквенные значения, так и цифровые. Чаще всего используется первый вариант, поскольку он обычно удобнее — по первым буквах, на основе которых составлено обозначение, легче ориентироваться.

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени

Обязанность внесения информации в данный бланк зависит от размера организации. Если это небольшая компания, то весь персонал может учитываться одним лицом. Однако если имеются структурные подразделения и филиалы, то целесообразнее назначать ответственных лиц по каждому отделу.

Для определения обязанности издаются приказы на каждого сотрудника, который назначается для заполнения данного образца документации. Данный сотрудник подготавливает документ и подписывает его. Руководитель отдела, в ведении которого находятся указанные работники, также подписывает форму, после чего она направляется в бухгалтерию.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

Правила заполнения табеля учета рабочего времени предписывают определенный порядок во внесении информации.

Поскольку формы Т-12 и Т-13 имеют несущественные различия, то их заполнение мало отличается. Порядок действий выглядит следующим образом:

• в соответствии с основной документацией указывается наименование организации, а также структурного отдела, если образец учитывает лишь одно из подразделений;
• проставляются даты заполнения бланка и нумерация;
• отчетный период учитывает то время, за которое вносится информация;
• для заполнения второго и третьего столбцов используются данные, указанные в личных карточках сотрудников;
• далее в графы вносятся все явки и прогулы, согласно посещаемости работника, используются как буквенные, так и кодовые обозначения, после чего подсчитывается промежуточное и общее количество отработанных смен в часах и днях;
• в последней графе на каждого сотрудника указывается количество праздничных и выходных дней.

Информация по второму разделу вносится непосредственно бухгалтерией. Она содержит в себе расчетные данные по начислению заработной платы с учетом всех надбавок и удержаний. В конце отмечается итоговая сумма к выплате.

Отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени

В заполнении документа каждый вариант неявки на работу имеет свое буквенное и кодовое обозначение.

Отпуск без сохранения заработной платы отмечается в двух вариантах:

• в случае, если он был предоставлен по разрешению работодателя, то такой отпуск имеет обозначение буквами ДО или код 16;
• если отпуск предусматривается законодательством, то отмечается он как ОЗ или 17.

Также имеется обозначение для ежегодного отпуска, который не оплачивается работодателем. В этом случае в бланк вносятся значения ДБ или 18. Для правильного заполнения форм Т-12 и Т-13 важно использовать предписанные обозначения. Для этого может быть составлена отдельная инструкция, которая станет регулирующим документом для специалиста. По ней весь порядок внесения данных должен быть регламентирован во избежание путаницы и ошибок.

Форма заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421

Новая форма ОКУД 0504421 — это рекомендации и образцы Минфина для заполнении табеля учета рабочего времени. Актуальный образец данных предписаний утвержден в марте 2015 года и является действующей формой. На ее основании в организации разрабатываются собственные инструкции с учетом специфики компании.

Кроме общих рекомендаций, Приказ Минфина установил и текущие образцы Т-12 и Т-13. Они заменили старые варианты, упростив систему заполнения и сделав ее более сжатой. Также в новый бланк включен перечень условных обозначений, используемых при заполнении.

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм - дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.

Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения - Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него - в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

В шапке документа обязательно указывается:

• наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
• код по ОКПО;
• отчетный период (с первого по последний день месяца);
• номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец - фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя - часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й - промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

• 8-13 - количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
• 14-16 - количество неявок с указанием кода причины;
• 17 - сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

1. Я (01) - дневная.
2. Н (02) - ночная.
3. РВ (03) - в официальные праздничные и выходные дни.
4. С (04) - сверхурочная.
5. ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :

1. К (06) - служебная командировка.
2. ПК (07) - отправка на повышение квалификации работника вне производства.
3. ПМ (08) - повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

1. ОТ (09) - ежегодный отпуск.
2. ОД (10) - оплачиваемый дополнительный отпуск.
3. У (11) - учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
4. УВ (12) - частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
5. УД (13) - учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
6. Р (14) - отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
7. ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
8. ДО (16) - неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
9. ОЗ (17) - неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
10. ДБ (18) - дополнительный неоплачиваемый отпуск.
11. Б (19) - отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
12. Т (20) - больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

1. ЛЧ (21) - сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
2. ПВ (22) - вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
3. Г (23) - неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
4. ПР (24) - прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
5. НС (25) - сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
6. В (26) - выходные и праздничные дни.
7. ОВ (27) - дополнительные оплачиваемые выходные дни.
8. НВ (28) - неоплачиваемые выходные дни.
9. ЗБ (29) - забастовка, официально заявленная профсоюзом.
10. НН (30) - прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
11. РП (31) - простой из-за работодателя.
12. НП (32) - простой из-за внешних причин.
13. ВП (33) - простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
14. НО (34) - отстранение от работы с сохранением оплаты.
15. НБ (35) - отстранение без сохранения оплаты труда.
16. НЗ (36) - приостановка работы из-за задержки зарплаты.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.