Увы, не являться на смену наше общество любит гораздо больше, чем работать, регулярно оформляя объяснительные за прогул .
Для того, чтобы никого за данный проступок не уволили, либо назначили не слишком серьезную меру наказания, многие пишут объяснительный текст.
Образец правильного составления, в котором отображены все необходимые пункты для ее написания и, собственно говоря, сам ее формат можно увидеть .
Как составить служебную записку о прогуле сотрудника?
Служебная записка о прогуле рабочего составляется работодателем на основе вашей объяснительной записки.
Докладная может включать в себя просьбу к вышестоящему начальству о дисциплинированном взыскании провинившегося (в данном случае - не пришедшего на работу).
По итогу записки, есть вероятность какое-то время работать бесплатно, в следствии взыскания дисциплинированных мер.
Для того, чтобы всегда ее правильно оформлять, необходимо учесть присутствие следующих вещей:
- оглавление;
- дата и номер отправителя;
- должность и инициалы получателя;
- текст;
- подпись и название города места подписания.
Служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы
Служебная записка может как спасти вас от неминуемого увольнения, так и поспособствовать этому. Многое зависит от обстоятельств объяснительного текста, написанного ранее.
При составлении служебной записки с целью увольнения сотрудника, его непосредственный начальник или исполняющий обязанности должен указать точный срок его отсутствия на работе и определить, является ли причина уважительной.
Все эти данные будут переданы директору организации и, собственно говоря, от него будет зависеть принятие решения о дальнейших действиях в отношении этого сотрудника.
Дополнительно стоит посмотреть образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей.
Образец служебной записки на увольнение сотрудника за прогулы
Прежде чем делать поспешные выводы о том, является ли причина отсутствия уважительной, работодатель обязан дать сотруднику определенное количество времени на, так сказать, «сбор доказательств».
Рабочий обязан «найти» все необходимые справки и документы в течение нескольких дней, не более. Иначе он может тянуть время до тех пор, пока вышестоящие органы не «забудут» об этом инциденте.
Также следует заметить, что служебная записка - еще не приговор. Она несет в себе исключительно информационный характер и ни коим образом не может повлиять на окончательное решение.
Так как на работе участились случаи конкуренции, люди могут писать друг на друга такие записки круглосуточно. Следовательно, перед тем, как регистрировать в своем журнале нарушение сотрудника, начальник должен несколько раз перепроверить данный факт: провести, так сказать, свое расследование.
И если вы имели неосторожность отсутствовать на работе всего лишь день, записка об этом может не писаться вообще. Так как эти данные вносятся в трудовой документ работника, есть вероятность, что никто не захочет испортить вам профессиональную репутацию.
Ни одна статья в законе Российской Федерации не говорит о том, что сотрудникам нельзя являться на служебное место, но законы об ответственности за неявку на свою смену есть.
Каждому сотруднику необходимо выполнять свои служебные обязанности качественно, даже несмотря на то, что документ о его длительном отсутствии находится на рассмотрении у вышестоящего начальства.
То есть, опускать руки раньше времени никак нельзя. Наоборот, если директор увидит (или ему доложат), что вы идете на «путь исправления», вам могут дать еще один шанс. Поэтому, служебные отношения очень важны.
Так как совместная работа сближает людей, в офисах сотрудники стоят друг за друга горой и, в случае чего, могут «прикрыть». К примеру, если работодатель не увидит вас на рабочем месте, они могут сказать, что вы отлучились по причине урегулирования важных вопросов, связанных с работой.
А так как начальство не имеет привычки подолгу задерживаться рядом со своими сотрудниками, данная «афера» пройдет успешно и, соответственно, нужда в служебной отметке об этом отпадет сама собой. Главное, чтобы в его присутствии вы всегда демонстрировали готовность и непреодолимое желание работать.
Поэтому, вместо того, чтобы придумывать очередную причину остаться дома, ходите на работу, заводите новые знакомства, которые в последствии могут быть очень полезны.
Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства «сверху» событии.
Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то «бумажное» обращение к руководству всегда будет удостоено внимания , на него не отреагировать попросту невозможно.
В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Важно! Помимо означенной записки обязательно должен быть составлен акт отсутствия на рабочем месте. Этот документ вместе с запиской передается генеральному директору компании.
Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.
Общие правила составления
Обратите внимание! Может быть и так, что человек ни подписывать акт не хочет, ни принимать его копию. Он имеет на это право. В таком случае в акте делается соответствующая пометка в присутствии тех же свидетелей (обязательно должны быть их подписи).
Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.
Как правильно написать?
Пример записки о невыходе сотрудника на работу
Приведем конкретный пример такого документа:
Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью «Дигма-Строй»
генеральному директору Петрову Ивану Петровичу
Докладная записка
05.05.2017 № 4
об отсутствии на рабочем месте.
Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.
Руководитель отдела по работе с клиентами
Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).
Борисов А.Б.
Действия руководства после ее получения
Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.
В случае если сотрудник на протяжении продолжительного периода не присутствует на своем рабочем месте, то данное действие является дисциплинарным проступком. Как правило, за прогул руководство организации могут применить санкцию к такому сотруднику.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Что это такое
Докладная записка, она же и служебная – это документ, который носит информационный характер, а именно ставит в известность руководство о неявке трудящегося на работе в течение всего рабочего дня либо более 4-х часов.
Служебная записка является основанием для расторжения трудового договора с недобросовестным работником либо же привлечение его к дисциплинарной ответственности. В некоторых случаях в качестве наказания может быть неформальное предупреждение со стороны руководства, это актуально при первичном проступке.
Понятие «прогул» закреплен в ст. 81 Трудового кодекса, которая говорит об отсутствии на рабочем месте подчиненного без наличия уважительной причины на протяжении всей смены либо трудового дня не смотря на его продолжительность.
Для того чтобы не явка сотрудника не расценивалась как прогул, следует обладать неопровержимыми доводами для разъяснения, по какой именно причине рабочее время тратилось не по назначению.
Уважительными причинами могут быть:
- плохое самочувствие сотрудника;
- плохое самочувствие либо смерть близкого члена семьи;
- неотложные ситуации;
- дорожные автокатастрофы;
- аварии, связанные с жилищными и коммунальными происшествиями;
- и многое другое.
Обязательно ли составлять
Если речь идет о небольших обществах с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей, то составление служебных записок бессмысленно, так как круг работников весьма ограниченный и руководители могут самостоятельно осуществлять контроль над своими подчиненными.
На наиболее крупных предприятиях данный акт считается причиной увольнения и иных наказаний в виде денежных взысканий.
Кто оформляет
Составляется служебный документ, в случае если работник не отвечает на телефонные звонки и не находится на работе более 4-х часов. Законом РФ никак не регулируется вопрос, связанный с оформлением, а именно кто должен осуществлять данное действие. Но на практике созданием записки занимается руководитель подразделения, в котором трудится работник.
Также помимо начальника, составить документ может каждый подчиненный организации, который, так или иначе, владеет информацией отсутствия своего коллеги. В небольшой фирме оформить докладную записку может специалист кадрового отдела, или лицо ответственное за ведение учета рабочего времени.
Как правильно написать и ее образец
Служебный документ оформляется в строгом деловом стиле и направляется главному руководителю. Фамилию и инициалы требуется написать в правом верхнем углу бланка.
Здесь же необходимо указать сведения связанные о подразделении, где и был зафиксирован «прогул», а также информация о специалисте оформляющий данный документ. В конце «шапки» обязательно прописывается число составления и регистрационный код.
В основной части документа пишутся важные события, связанные с дисциплинарным проступком, а уже в самом конце специалистом прописывается пожелание о взыскании, увольнении либо наоборот смягчении санкций, в случае, когда трудовой распорядок был нарушен первый раз.
Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия).
Важно! Прежде чем будет составлена служебная записка, обязательным условием является объяснительная от сотрудника о причинах его правонарушений и предоставление подтверждающей документации.
Главные реквизиты докладной при ее составлении:
- число написания документа и нарушения;
- фамилия и инициалы сотрудника отсутствующего на рабочем месте;
- время и часы с точностью до минуты;
- основания для нарушения внутреннего распорядка;
- просьба о вероятном наказании работника.
В завершении документ подписывается напрямую руководителем отделения, где работает подчиненный и направляется на рассмотрение главному начальнику организации. После проходит регистрацию у секретаря, но помимо этого может быть зарегистрирован и по месту своего оформления.
Несколько дней отсутствия
При отсутствии сотрудника на своем рабочем месте несколько дней необходимо составить докладную в первый день прогула. В данном случае процедура оформления документа стандартная и ни чем не отличающаяся от процедуры, когда подчиненного нет более 4 часов.
Единственное отличие в том, что рациональней в данной ситуации для начало сделать пометку в табеле учета рабочего времени, а уже после составлять служебную записку указав в бланке все числа пропуска.
Что дальше
Уже после того как работник получил на руки служебную записку вместе с актом нарушителю выдвигается условие для объяснения своего отсутствия на рабочем месте. Необходимо отметить то, что причина может быть и уважительной.
В случае если к пояснительной записки будет приложено документальное подтверждение своего отсутствия, никаких дисциплинарных взыскания к нему не будут применены.
Но если будет доказан факт прогула, то у сотрудника есть все шансы ожидать от руководства замечание, лишение премии, выговор или даже увольнение особенно актуально при неоднократном нарушении трудового распорядка. Дальнейшие действия будут зависеть только лишь от решения самого руководителя.
Увольнение
Перед тем как с сотрудником будет, расторгнут трудовой договор необходимо:
- установить факт, что он на самом деле не находился на работе;
- с точностью установить временной промежуток;
- выяснить по какой причине работник не явился на работу либо оставил рабочее место до окончания трудового графика.
Пошаговая процедура увольнения за отсутствие на своем рабочем месте:
- Первоначальным и основным шагом является документально оформленный факт отсутствия подчиненного. Данный процесс можно осуществить двумя способами это:
- составив акт, который оформляется при наличии двух, трех очевидцев;
- составив служебную записку.
- Объяснение сотрудника по сложившейся ситуации, этот документ оформляется только лишь в письменном формате, собственноручно. Временной промежуток, который предоставляется для данного действия два дня.
- По итогу предыдущего этапа можно будет говорить о закрытии служебного расследования либо о его последующих шагах. Кроме того если работником не предоставит в течение двух дней пояснительную записку, в этом случае также оформляется соответствующий документ (ст. 193 ТК РФ).
- Затем руководителем организации принимается решение о наложении взыскании. Возможность отстранить от должности из-за невыхода на работу не считается обязанностью, следовательно, наниматель может и не увольнять сотрудника, а просто воспользоваться иным видом наказания. К примеру, это может быть денежно взыскание.
- Подготавливается распоряжение о расторжении трудовых правоотношений между работником и работодателем.
- Ознакомление сотрудника с приказом.
- Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Таким образом, даже при грамотно оформленной докладной записки о необоснованном отсутствии сотрудника на работе является не достаточным основанием для дальнейших мер.
Необходимо прикрепить к первому документу дополнительный (акт) и только после этого доводить до руководства о произошедшем инциденте. Дальше все будет зависеть только лишь от работодателя и самого сотрудника, а именно насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе в указанный в соответствующем документе период.
– информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.
Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.
В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться . О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.
Докладная записка о прогуле. Пример
Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.
Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “ .”
После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).
Примеры оформления объяснительных записок сотрудника
Что должно быть в докладной записке?
Рассмотрим основные пункты в докладной:
- Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
- ФИО руководителя и его должность.
- Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).
Документ должен содержать следующую последовательность:
- Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
- Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
- ФИО человека, написавшего докладную и его должность.
На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.
Скачать докладную записку о прогуле работника
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Докладная записка о прогуле - это информационно-справочный документ, который информирует о факте отсутствия работника на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности.
Как написать докладную записку о прогуле
При написании докладной записки о прогуле учитывайте следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование документа - ;
- дата и исходящий номер;
- данные получателя - должность, фамилия и инициалы лица, которому адресован документ;
- заголовок к тексту - «О …», «Касательно …»;
- текст докладной записки - сначала указывается информация о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте, затем излагается определенная просьба;
- подпись - должность автора документа, его личная подпись, фамилия и инициалы.
Образец докладной записки о прогуле
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 5
Об отсутствии на рабочем месте
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.10.2013 г., менеджер по снабжению Макаров Иван Васильевич отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.
Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Макарова И.В., не имеется.
Прошу рассмотреть вопрос о наложении на Макарова И. В. дисциплинарного взыскания.
Оформление докладной записки о прогуле осуществляется на листе формата А4.
