Знания тонкостей делового общения - важная деталь взаимодействия с партнёрами, подчинёнными и начальством. Чтобы не допустить промахов в общении и повысить эффективность диалога необходимо придерживаться субординации в деловых отношениях. Правила делового этикета применимы к трём плоскостям общения: начальник - подчинённый, подчинённый - начальник, партнёр - партнёр (сотрудник - сотрудник). В сегодняшней статье мы рассмотрим все плоскости, подробно остановимся на субординации на работе и в бизнесе.
Начальник - подчинённый
Отношение к руководителю зависит от ряда факторов, включая установленные нормы рабочего процесса и поддержание авторитета начальника. Для правильно поставленной субординации необходимо грамотно определить служебную дисциплину компании, этику общения с руководителем, установить рамки распоряжений для своих сотрудников. Когда персонал не уведомлен о порядках и нормах делового общения, в коллективе появляется дискомфорт, люди чувствуют неудобство при общении с начальником, не знают как воспринимать его слова (как просьбу или приказ), не проявляют инициативу. Именно поэтому каждый сотрудник с момента прихода должен быть ознакомлен с нормами деловых и рабочих отношений.
Обратите внимание на подборку советов в деловых отношения руководителя и сотрудника.
- В случае невыполнения сотрудником Вашего распоряжения нужно напомнить ему о том, что Вы ждёте результата, иначе он решит что задание забыто, и не станет его выполнять. Подобные замечания дают понять сотруднику всю серьёзность данного ему распоряжения и возможные последствия невыполнения обязанностей.
- Критика сотрудника должна касаться его действий и поступков на работе. Личные оскорбления и унижения не должны присутствовать в разговоре с подчинённым.
Руководитель не должен оскорблять и унижать своего подчинённого
- Недопустимо давать советы личного характера своему подчинённому. Не забывайте о том, что ответственность за результат будет на Вас.
- Чтобы не случилось, подчинённые не должны замечать страха и паники в действиях и словах руководителя. Иначе авторитет будет серьёзно подорван.
- Цените труд своих сотрудников. Вознаграждение за выполненное задание должно соответствовать количеству затраченных сил и времени.
- Не скупитесь на похвалу сотрудника. Если он проделал хорошую работу он должен получить не только финансовое, но и моральное вознаграждение. Работник должен понимать, что его труд был оценён руководством.
Сотрудник должен понимать, что его труд оценен, поэтому не забывайте объявлять благодарность и хвалить работников
- Давайте распоряжения исходя из двух факторов: конкретной сложившейся ситуации и характера подчинённого. Некоторые сотрудники сразу приступают к выполнению поручений, ответственно подходят к работе, других нужно контролировать и следить за результатом.
При общении с подчинёнными изначально нужно выбрать форму поручений, будь то приказ, просьба, рекомендация или вопрос к размышлению. Приказы отдаются либо в случае критической ситуации, требующей немедленного исполнения, либо при общении с недобросовестным работником, который не понимает других форм указаний. Просьба используется в стандартной ситуации, выражается в доброжелательности и доверии руководителя. В случае с просьбой сотрудник может предлагать свои варианты решения проблемы, высказывать мнение о сложившейся ситуации. Подобное поведение сотрудника недопустимо при получении приказа, который не может обсуждаться и исполняется без промедлений. Просьба от приказа отличается эмоциональной подачей, строгостью в голосе.
Если руководитель ставит вопрос к размышлению, значит он ждёт обратной связи, хочет создать обсуждение проблемы. Таким образом руководители выявляют инициативных работников, которые в последствии будут решать озвученную задачу или проблему. Рекомендации даются руководителем с целью помочь подчинённому быстрее найти решение задачи, однако они могут быть не исполнены сотрудниками.
Начальник не должен допускать панибратских отношений с коллективом. Его работники выполняют функции также как и люди вне компании, которым мы платим за проделанную работу. Если отношения строятся по принципу «я плачу деньги - ты делаешь свою работу», то бизнес обычно двигается вперёд.
Руководитель не должен вставать на место подчинённых, вникать в их проблемы и спускать с рук нарушения, иначе персонал просто сядет ему на голову.
Подчинённый - руководитель
Отношения с начальником нужно также уметь выстраивать, как отношения начальника с подчинённым. Ведь от того насколько правильно сотрудник придерживается норм деловых отношений будет зависеть его дальнейшая карьера. Неумелые действия и заискивание перед руководителем могут оттолкнуть его от подчинённого, заставят его сделать негативные выводы о сотруднике. Поэтому приведём несколько примеров, показывающих правильное и ошибочное поведение в общении сотрудника с начальником.
- Старайтесь способствовать созданию положительной атмосферы среди коллектива, ведь руководитель стремится сплотить персонал, настроить командную работу компании.
- Свою позицию и предложения по работе необходимо высказывать тактично и вежливо, руководитель не потерпит наглые замечания в свою сторону. Используйте фразы: «Позвольте отметить…», «Как Вы отнесётесь к следующему предложению…», «А могли бы мы попробовать такой вариант…».
Свои предложения сотрудники должны озвучивать деликатно и тактично
- Нельзя давать односложные ответы и разговаривать с начальником категорическим тоном. Руководитель может посчитать, что сотрудник к нему относится с негативом, а такие люди в коллективе не задерживаются. Первыми под сокращение попадают именно неразговорчивые и вечно недовольные подчинённые.
- Нужно избежать прыжков «через голову» непосредственного руководителя, за исключением срочных и экстренных случаев. Такое поведение будет расценено непосредственным начальником как неуважение и сомнение в его профессионализме. Таким образом сотрудник подрывает авторитет начальника перед всем коллективом, что может послужить поводом для выговора и штрафа.
- Нельзя входить в кабинет начальника без стука, а также не посещать его если начальник с кем то общается. Этот разговор может быть важным, а Вы можете помешать.
Между руководителями
Деловые отношения могут выстраиваться и горизонтально, например между двумя руководителями. На деловой встрече необходимо придерживаться следующих правил.
- Говорите ясно и по существу, не нужно начинать разговор с шуток и ненужных проявлений интереса к здоровью и делам партнёра. В России встречи могут длиться несколько часов из-за некорректности поставленной цели беседы. Многие деловые люди отрицательно относятся к пустым диалогам, потому что дорожат своим временем.
- Используйте в разговоре факты и цифры, это позволит привлечь внимание партнёра, сконцентрирует его внимание на диалоге.
- Если собеседник начинает вести себя агрессивно сохраняйте спокойствие, это позволит понизить градус недовольства.
- Предлагайте заготовленные пути решения проблемы, Ваша инициатива может быть оценена партнёром. Так Вы сможете показать уровень владения информацией и компетентность в вопросе.
Предлагайте свои пути решения проблемы, партнёр обязательно оценит инициативу
- Старайтесь не отвечать на телефонные звонки, это может показаться неуважительным со стороны собеседника.
- Обменивайтесь визитными карточками, это подчёркивает Ваш статус и позволяет сохранить контакт необходимого человека.
- В телефонном разговоре обязательно спросите собеседника, может ли он разговаривать в данный момент.
- Не используйте бранные слова при деловом разговоре, это характеризует руководителя как некультурного и малообразованного человека. С подобным контингентом людей стараются не иметь ничего общего в бизнесе.
Между коллегами
Найти контакт и выстроить правильное общение с коллегами также является важной задачей. Существуют сотрудники, которые благодаря хорошим отношениям перекладывают свои обязанности на товарищей, или стараются показать других в невыгодном свете перед начальством. Чтобы избежать проблем нужно грамотно поставить общение со своими коллегами.
- При выполнении общего задания в равных частях разделите обязанности, если этого не сделал руководитель. Это поможет избежать появления «трутней», которые не будут приносить пользу в работе.
Разделяйте обязанности между коллективом поровну, чтобы никто не отлынивал о работы
- Старайтесь избегать пересечения рабочих контактов и перехвата клиентов своих коллег. Это обязательно приведёт к конфликту и испортит отношение с коллегами. В дальнейшем работать в напряжённой обстановке будет сложно.
Переманивание клиентов обязательно приведёт к конфликту внутри коллектива
- Не обещайте того, чего не сможете сделать. Если коллега Вас о чём-то просит (подмени меня завтра, помоги в решении проблемы), то сначала убедитесь, что Вы сможете ему помочь, и только потом давайте ответ.
- Старайтесь избегать личных тем, работа не место для душевных бесед.
- Не стоит самореализовываться за счёт коллег. Начальник этого может не оценить, а отношения с коллегами будут испорчены навсегда.
Последствия несоблюдения
Субординация является способом определения ответственности каждого служащего, от сотрудника до директора. Просто ответственность у каждого разная, рядовые сотрудники рискуют лишь своим рабочим местом, а директор компании своим именем, репутацией и средствами. Чем выше ответственность человека, тем больше он будет требовать со своих подчинённых. Ни одна успешная компания не может существовать без субординации и её соблюдения, на ней выстроена горизонталь и вертикаль власти.
Последствия за несоблюдение субординации зависят от того, насколько сотрудник пренебрег отношениями со своим руководством. Во-первых, это замечание от руководителя. Если сотрудник единожды нарушил нормы делового этикета и субординации, то он чаще всего получает замечание от своего начальника с указанием на его неверные действия. После замечания руководитель обычно внимательно следит за работой своего подчинённого, поэтому необходимо быть внимательнее, чтобы не дать повод для выговора.
Выговор сотруднику выносится за дисциплинарный проступок или систематическое нарушение трудовой дисциплины компании. Выговор может быть простым или строгим с занесением в личное дело. Выговор никак не отражается в трудовой книжке, но может стать причиной увольнения по статье.
Увольнение - самая крайняя мера за несоблюдение субординации. Обычно увольнение предлагается написать по собственному желанию, но если сильно огорчить начальство, то возможно увольнение по статье, за систематическое нарушение трудовой дисциплины и неисполнения прямых обязанностей. Такая отметка в трудовой книжке может кардинально повлиять на дальнейшую карьеру, или поставить на ней крест.
Построение деловых отношений в организации и за её пределами необходимо для эффективной работы бизнеса. Целью этических нормативов является установление рабочей атмосферы, в которой все понимают друг друга, относятся с уважением и доверием. Если предприниматель дорожит репутацией своей компании, то он обязан стремиться к утверждению этических стандартов как в работе с сотрудниками организации, так и с партнёрами по бизнесу.
Субординация-это служебные отношения, которые построены по иерархическому принципу. Они нужны для соблюдения определенной дистанции между подчиненным и начальством. Грамотная и правильная субординация положительно сказывается на продуктивности, и помогает поддерживать хорошую рабочую атмосферу в компании.
Субординация в деловых отношениях работает в обе стороны, так как не только подчиненные должны слушать и уважать руководство, но и начальство должно быть тактичным и вежливым, даже тогда, когда оно недовольно работой сотрудников и делает им .
С юридической стороны рабочая субординация регламентируется и основным Уставом организации. При принятии человека на работу, с ним заключается определенный контракт, то есть , в котором прописаны все права и обязанности касательно субординации. Иногда в компаниях также существует договор, который заключается всем коллективом, в нем тоже бывают прописаны те или иные нормы. Естественно, здесь главное значение имеют в основном нормы этики и их несоблюдение — это прямое нарушение упомянутой трудовой дисциплины.
Все подчиненные, для поддержания положительной атмосферы в коллективе, обязаны вести себя корректно, вежливо и тактично со своим директором. Карьерный рост работника в значительной степени зависит от его поведения, поэтому грубый тон, а также хамское обращение к вышестоящему начальству не допустимы. Такое поведение может быть принято за административное нарушение.
В каждой компании и организации должна быть своя вертикаль и горизонталь при подчинении. Отклонение от них ведет за собой определенную , притом не только индивидуальную, но и коллективную.
В статье 192 Трудового Кодекса РФ перечисляются все виды субординационных дисциплинарных взысканий. Нарушение субординации в деловых отношениях может повлечь за собой последствия, а именно:
- Замечание. Оно бывает вызвано одноразовым нарушением трудовых отношений, после которого начальство будет тщательнее следить за качеством работы подчиненного и выполнением им всех обязанностей.
- Выговор. Такой вид наказания бывает и устным, и письменным, с занесением записи в личное дело работника. Причиной для такого взыскания бывает как одноразовое, так и регулярное нарушение субординации.
- . Крайняя мера наказания, для которой хватит одного, однако, крайне грубого нарушения, попадающего под ту или иную административную, или даже уголовную статью (к примеру, физический вред своему начальству). Впрочем, иногда работников увольняют за не столь грубые, однако регулярные проступки, которые негативно сказываются на рабочей обстановке.
Разновидности субординации
Как было сказано выше, в коллективе существуют 2 линии подчинения. Это значит, что, соответственно, выделяют 2 вида субординации в деловых отношениях:
- Вертикальные трудовые взаимоотношения
- Горизонтальные трудовые взаимоотношения
Вертикальная субординация подразумевает собой прямые отношения между руководителем и подчиненным, то есть эта система характеризуется схемой «сверху вниз». При таком виде взаимоотношений считается, что начальство не позволит себе чересчур панибратское отношение к подчиненным, а те, в свою очередь, не будут шутить и слишком открыто себя вести с руководством. Вертикаль – это четкая и слаженная иерархия в коллективе.
Плюсы такой системы:
- Слаженная и продуктивная работа в коллективе, так как работники не тратят энергию и время на выяснение каких-либо отношений с руководством
- Каждый человек из-за четкой иерархии имеет свое четкое место, и его права никак не ущемляются
- Начальство одинаково относится ко всем своим сотрудникам, и не поощряет тех, с кем находится в дружеских отношениях
У вертикали есть лишь один существенный минус: излишняя субординация, с которой начальство может перегнуть. В таком случае работа в той или иной компании будет напоминать тоталитарное государство, и подчиненные просто перестанут стараться, и рабочая атмосфера будет нарушена.
От того, как подчиненный общается с руководителем, зависит его дальнейший карьерный рост. Излишнее заискивание или же, наоборот, грубый тон могут разозлить начальство.
Горизонтальная субординация подразумевает собой взаимоотношения между коллегами, занимающими равные должности: к примеру, между руководителями разных отделов, или рядовыми рабочими одного. В этом случае ключевые правила общения другие, и подразумевают собой равноправие, партнерство, взаимовыручку и обоюдное уважение.
Плюс горизонтальной субординации заключается в том, что при хорошей атмосфере в коллективе общая продуктивность возрастает. Люди, которые уважают и прислушиваются друг к другу, работают как одна команда, действительно способны на удивительные свершения.
Минус горизонтали очевиден. К сожалению, коллеги нередко используют друг друга в корыстных целях, особенно если их взаимоотношения перерастают в дружеские и выходят за пределы работы. К примеру, одни люди могут выполнить за кого-то другого его работу просто потому, что тот попросил. Следует помнить, что даже если вы равны в , нужно держать определенную дистанцию.
Частые ошибки
Зачастую многие допускают ошибки в вертикально-горизонтальной субординации деловых отношений. К примеру, директор не должен без ведома начальника отдела раздавать свои . Таким образом, он подрывает авторитет младшего руководства, и его подчиненные просто перестанут его уважать, и как следствие, прислушиваться.
Еще одной ошибкой является то, что порою случайно выбранный человек из коллектива контролирует работу другого человека или всего отдела, не являясь непосредственным начальством. Помните, что для проверки и оценки того или иного рабочего процесса всегда должен быть специально уполномоченный человек.
Наказывать того или иного сотрудника должен человек, стоящий непосредственно на одну карьерную ступень выше от него, т.е. его младший начальник. Естественно, другое руководство тоже имеет право это совершать, но исключительно в присутствии и при согласии непосредственного руководства. Часто в различных компаниях это правило забывается.
К сожалению, часто еще происходит такое, что начальство не дает четких распоряжений подчиненным, из-за чего у тех складывается впечатление, что директор сам не знает, чего хочет. Помните, что хороший начальник всегда точно дает понять, какие именно задачи нужно выполнить, а также ясно назначает сроки для их выполнения.
И, конечно же, самая главная ошибка заключается в том, что иногда начальство выходит за рамки деловой субординации, и осуждает не качество той или иной работы, а характер или даже внешность подчиненного. Такое поведение недопустимо, оно совершенно убивает рабочую атмосферу в коллективе и унижает личное достоинство подчиненных. Руководство ни в коем случае не должно вмешиваться в личную жизнь подчиненного, давать сотруднику советы, которые никак не касаются работы, и оценивать то, что никак не касается трудового процесса.
Последствия несоблюдения
К счастью, в большинстве случаев нарушение субординации в деловых отношениях не является , и зачастую это — обыкновенное нарушение тех или иных этических норм.
Субординация – это способ обозначения ответственности для каждого сотрудника, как для начальства, так и для подчиненных.
Очевидно, что у каждого рабочего она разная, и, к примеру, обычный сотрудник рискует остаться без рабочего места, а начальник, плюс ко всему, еще и репутации, а также денег. Поэтому чем выше ответственность, тем требовательнее человек по отношению к подчиненным. Компания не будет успешной без соблюдения горизонтальной и вертикальной субординации.
Помните, что даже если сотрудник незаменим, и при этом позволяет себе вольности по отношению к коллегам и начальству, нужно все равно применить к нему те или иные меры наказания, вплоть до увольнения. Начальник – лидер в коллективе, он и должен контролировать соблюдение субординации.
Последствия несоблюдения правильных трудовых взаимоотношений зависят от того, насколько сильно подчиненный отступил от субординации по отношению к начальству. Одноразовое нарушение норм будет наказано посредством устного замечания и лишения , а вот дисциплинарный проступок или регулярное пренебрежение субординацией может закончиться строгим выговором. Выговор не заносится в трудовую книжку, однако может вполне считаться основанием для увольнения.
Увольнение по статье может сильно сказаться на дальнейшей карьере, так как другие работодатели не захотят брать в свою фирму сотрудников, которые склонны к нарушениям трудовой дисциплины. Если субординацию не соблюдает само руководство, то подчиненные должны пожаловаться в вышестоящие инстанции, тогда к нему будут приняты те же самые меры наказания.
Я работаю в школе, где когда-то несколько лет назад училась и многие преподаватели меня помнят что называется «с пелёнок». Естественно все называют меня на «ты», и лишь одна преподаватель, которая меня учила называет на «вы». Всё бы ничего, я не против, но иногда они при детях называют меня по имени и на «ты», что я считаю недопустимо. Как им это объяснить? Это субординация или элементарные правила этикета в рабочее время?
Ответить
Субординация – это правила делового этикета, определяющие взаимоотношения между сотрудниками коллектива. Термин обозначает порядок общения с вышестоящим руководством и между подчиненными. Это уважение авторитета начальника, выполнение его приказов, умение проявить собственную инициативу, выделение ниши для каждого работника. Руководство также должно соблюдать деловую этику, отдавать распоряжения в корректной форме, без унижений и критики личных качеств младшего по должности.
Существует определенный порядок отдачи приказов начальником подчиненным. В свою очередь, рядовые сотрудники должны уметь докладывать руководству о проделанной работе по форме, принятой в организации.
В некоторых случаях нижестоящий работник может обжаловать действия непосредственного начальника вышестоящему руководству.
Сегодня много говорят о деловом партнерстве, которое позволяет каждому сотруднику почувствовать себя членом единой команды, что идет на пользу общему делу. Партнерство помогает правильно выстраивать приоритеты, намечать цели, стремиться к их достижению.
Субординация поддерживает здоровую обстановку в коллективе, исключающую конфликты, фамильярность, оскорбления и пренебрежительное отношение между руководителем и подчиненным.
Чем она регламентируется?
Если на предприятии отсутствуют установленные правила, это вносит сумятицу в рабочий процесс. Каждый сотрудник должен знать, к кому из сослуживцев можно обратиться за советом, кто может потребовать подчинения, а кто обязан выполнять его распоряжения. В крупных структурах обычно указывается, какие подразделения находятся в подчинении у других.
Регламентируется субординация определенными приказами, инструкциями, уставом организации . Для определения служебной иерархии также используются документы:
- должностные инструкции;
- трудовое соглашение между работником и работодателем.
В некоторых структурах, например, в армии, подразумевается ношение знаков отличий (форма, погоны). Однако в маленьких компаниях субординация чаще всего строится только на авторитете руководителя.
Познакомить нового члена коллектива с корпоративной этикой следует сразу при приеме на работу, когда оговариваются его служебные обязанности и полномочия.
Об основных правилах деловых взаимоотношений вы можете узнать из следующего видео:
Разновидности субординации
Вертикальные служебные взаимоотношения
Это деловые отношения сверху вниз (между начальником и подчиненным) и снизу вверх (сотрудник низшего звена и руководство)
. Когда говорят о вертикальных взаимоотношениях, предполагают подчинение приказам руководителя структурного подразделения или организации.
Хороший начальник не допустит панибратских отношений с младшими по должности. Чтобы избежать рабочих неурядиц, следует держать дистанцию, причем с обеих сторон. Порой сотрудники ведут себя некорректно по отношению к начальству, подшучивают над ним, говорят категоричным тоном. Фамильярные работники, забывающие о правилах субординации, первыми попадают под сокращение.
Руководству также не стоит вникать в личные проблемы сотрудников, делиться с ними переживаниями, прощать неисполнительность и нарушения рабочей дисциплины.
С другой стороны, высокомерие или презрительное обращение с подчиненными создает нездоровую рабочую обстановку. Авторитарный стиль руководства приводит к подавлению инициативы персонала. Когда начальник отдает только приказы и распоряжения, работники перестают вникать в суть происходящего процесса и слепо выполняют инструкции. Если возникнет внештатная ситуация, подчиненные не возьмут на себя ответственность и не смогут принять правильное решение без соответствующего приказа.
В некоторых случаях руководитель может отступить от правил, если ему необходимо выслушать независимую точку зрения на проблему. Для этого существуют производственные совещания, на которых совместными усилиями принимается решение, намечается план дальнейших действий. Временное отступление от правил также приемлемо для выявления и продвижения наиболее инициативных и креативных сотрудников.
Горизонтальные взаимоотношения
Это общение между собой сослуживцев, работающих в одной нише
. Сюда можно отнести взаимоотношения руководителей равного уровня. В горизонтальных отношениях приемлемо равноправие и партнерство.
Корпоративная этика подразумевает доброжелательность между коллегами, распределение работы поровну. Не нужно принижать и бесконечно критиковать своих сослуживцев и самореализовываться за их счет. Такое поведение испортит отношения с коллективом, кроме того, не каждый руководитель поддерживает нечестную игру.
Другой вариант – стремление переложить свои обязанности на плечи соратника, например, пользуясь дружескими отношениями. Бездельничество на работе рано или поздно будет замечено, а получение премии станет под угрозой.
Частые ошибки
- Вышестоящий руководитель отдает распоряжение сотруднику в обход непосредственного начальника. Это может привести к снижению его авторитета, работники перестанут воспринимать руководителя подразделения в качестве шефа. Такая ошибка нарушает управляемость системы. Не стоит директору брать на себя дополнительные обязанности по руководству персоналом.
- Контролирует выполнение заданий не руководитель, а другой человек. Со временем «контролирующее звено» может заняться самоуправством и требовать выполнения задач по своему усмотрению. Чтобы не возникло недоразумений, следует сразу определить полномочия сотрудника, контролирующего процесс.
- Наказание рабочих в обход непосредственного начальства. Во-первых, директор может не владеть ситуацией. Во-вторых, такое поведение подрывает значимость младшего руководителя.
- Для решения одной задачи назначаются два человека. Это тормозит рабочий процесс, поскольку каждый из исполнителей будет надеяться, что работу выполнит другой.
- Обращение к вышестоящему руководству в обход непосредственного начальника. Если возникает проблема, о ней должен быть уведомлен в первую очередь руководитель подразделения.
- Отсутствие приоритета при постановке задач. Исполнитель должен понимать, какая работа должна быть сделана безотлагательно, а какую следует выполнить в ближайшие несколько дней.
- Критика начальника за его спиной. Среди членов коллектива наверняка найдется тот, кто доложит о нелицеприятных высказываниях в его адрес. Особенно рискует работник, обвиняя начальника в некомпетентности во время публичного конфликта. Руководитель может не простить подрыва своего авторитета.
- Критика личностных, а не служебных качеств сотрудника. Отрицательная оценка труда, высказанная грубым тоном, всегда производит неизгладимое впечатление на работника. Здесь важно дать ему понять, что критика основывается на стремлении улучшить деятельность организации, а не на желании унизить или показать свою власть.
- Отсутствие этики делового общения. Нередко в маленьких структурах принято обращаться друг к другу на «ты», что стирает грани между звеньями коллектива. Младший по должности перестает воспринимать старшего в качестве руководителя и может не выполнить его указания.
Последствия несоблюдения
Панибратство с начальником, невыполнение указаний, критика в его адрес подрывают деловые устои и авторитет старшего по должности.
Последствия не заставят себя ждать: замечание, выговор, лишение премии . Увольнение — крайняя мера за нарушение трудовой дисциплины и субординации.
Культура речи считается показателем общей культуры человека. Неудивительно, что для специалистов, настроенных на карьерный рост, умение вежливо общаться на хорошем русском языке превращается в один из ключевых показателей компетентности. А вопрос о том, как обращаться к коллегам – на «ты» или на «вы», и вовсе приобретает особое значение, ведь он связан не только с нормами языка, но и с правилами этикета.
Немного истории
История обращения на «вы» в русском языке насчитывает не так уж много времени – всего около трех столетий. В допетровские времена на Руси все обращались друг к другу на «ты». «Ты» говорили и царю-батюшке, и знатному боярину, и даже Богу («Да святится имя Твое…»). Петр I, ориентируясь на западные традиции, ввел в 1722 году «Табель о рангах», в которой, помимо прочего, закрепил правило обращаться на «вы» ко всем, кто стоит выше говорящего по рангу. Нижестоящим же по-прежнему нужно было говорить «ты». При этом за несоблюдение новых правил наказывали штрафами. Историки языка говорят, что приживалась эта норма с трудом, однако уже в XIX веке, судя по литературе этого периода, обращение на «вы» стало повсеместным среди дворянства.
Выбор местоимения зависит от близости отношений
Сегодня правила, регламентирующие, к кому следует обращаться на «ты», а к кому – на «вы», сформулированы лишь в общих чертах. «Вы» традиционно говорят людям старшим, незнакомым или малознакомым, а также руководителям, коллегам, педагогам и т. д. «Ты» – членам семьи (впрочем, во многих семьях сохраняется традиция обращаться на «вы» к родителям), друзьям, приятелям. Связано ли это с социальными различиями, как во времена Петра I? Очевидно, что нет. Не прослеживается и тенденция обращаться на «вы» только к особо уважаемым людям: говоря матери или отцу «ты», мы уважаем их никак не меньше, чем своего начальника.
Психологи считают, что «ты-общение» носит более близкий, более личностный характер, а потому уместно лишь в отношениях между близкими людьми. «Вы-общение» предполагает определенную дистанцию между собеседниками (то, что называется субординацией), а потому «вы» принято говорить тем, с кем мы общаемся менее личностно.
Зачем на работе субординация?
С этих позиций к коллегам (и к руководителям, и к равным по положению), казалось бы, следует обращаться только на «вы», ведь сослуживцы – это не близкие люди, не друзья и не родственники. Однако жизнь сложнее правил этикета: сотрудники, проводя вместе много рабочих часов, объединенные одной целью, зачастую становятся если и не друзьями, то уж точно не чужими друг другу людьми. А если они еще и близки по возрасту, то часто переходят на «ты».
По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.ru, более четверти экономически активных россиян (28%) считают нормальным на работе обращение к себе по имени и на «ты». Однако тех, кто все же предпочитает обращение на «вы», хоть и просто по имени, без отчества, намного больше – 44%. Еще 20% опрошенных выбрали вариант на «вы» и по имени-отчеству, и только 1% считает уместным обращение «господин» или «госпожа».
Исходя из результатов исследования торопиться переходить с сослуживцами на «ты» все же не стоит – слишком многих коробит нарушение субординации. Психологи рекомендуют в новом коллективе придерживаться делового этикета – говорить «вы» как руководителю (даже если он на десяток лет моложе вас), так и равным по положению коллегам. Позже, когда вы узнаете друг друга лучше, станет ясно, как вам удобнее общаться – на «ты» или на «вы».
Обращаться к сотрудникам по имени или по имени и отчеству? Это зависит от особенностей и традиций коллектива. Строго говоря, правила делового общения подразумевают полное имя и отчество, однако в последние годы эта традиция активно пересматривается в пользу обращения лишь по полному имени. Впрочем, это едва ли применимо к людям старшего поколения.
Если через какое-то время работы в коллективе вы почувствовали, что общаться с коллегой вам удобнее на «ты», поинтересуйтесь его отношением к этому: «Вы не против, если мы перейдем на ты?» При этом инициатива должна исходить от старшего по возрасту и по положению. Недопустимо предлагать перейти на «ты» коллеге, который намного старше вас, даже если он равен вам или ниже в корпоративной иерархии.
Помните: называя человека на «ты», вы тем самым показываете близость ваших отношений, их неофициальный характер. Поэтому будьте чрезвычайно осторожны, пытаясь перейти на «ты» с руководителем. Лучше дождитесь такой инициативы от начальника.
Как правило, в организациях с демократичной корпоративной культурой руководитель сам всячески способствует тому, чтобы все (или почти все) были друг с другом на «ты» – это сокращает дистанцию между сотрудниками и, по мнению многих, помогает сформировать более сплоченную команду. В коллективах более традиционной формации (в государственных или окологосударственных структурах, многих крупных компаниях с вертикальной структурой управления), напротив, требование субординации остается незыблемым.
Когда обращаться на «ты» неудобно
Общение с коллегами на «ты», конечно, имеет свои преимущества, но все же это не всегда удобно. Так, какими бы неформальными ни были ваши отношения с сотрудниками, на публичных мероприятиях вроде собраний, конференций, совещаний, семинаров и т. д. следует общаться друг с другом на «вы», иначе вы рискуете грубо (и публично!) нарушить правила этикета.
Другой пример: в момент, когда вы получаете выговор от руководителя или слышите критику в свой адрес из уст коллег, обращение на «ты» может даже эмоционально травмировать вас, ведь слова руководителя вы воспримете уже не отстраненно, а как слова достаточно близкого человека. А критика из уст близких, как известно, воспринимается болезненнее. Непросто бывает в этой ситуации и руководителю: подвергнуть критике близкого человека (подчиненного, с которым на «ты») непросто. Именно поэтому стоит задуматься, нужно ли торопиться переходить границу, отделяющую официальное «вы» от личного «ты».
Организационный отдел ЦК Профавиа
(на основе материалов сайта рекрутингового портала Superjob.ru)
Одному сотруднику поставили одновременно разные задачи два менеджера, а успеть он может лишь что-то одно - что делать? Менеджер разнес в пух и прах своего непосредственного подчиненного в присутствии его сотрудников - и они перестали его слушаться - почему это произошло? Два разных подразделения постоянно жалуются друг на друга начальству и почти не общаются друг с другом - как поступить?
Эти и многие другие вопросы актуальны для организаций, в которых появляется второй уровень управления. Как взаимодействовать друг с другом при усилении сложности организации и при росте организационной структуры.
В этой статье мы рассмотрим основные ошибки и правила горизонтальных и вертикальных коммуникаций, которые позволят Вам не наступать на управленческие грабли и усилить управляемость организации.
1. Виды субординации
Дадим такое определение субординации - это принятые в организации правила взаимодействия разных должностей друг с другом при выполнении своих служебных обязанностей.
И если в организации, когда все напрямую подчиняются Первому лицу, с субординацией всё в принципе понятно, то в более сложных системах возникают проблемы. Разберём их.
Представим организацию в виде такой структуры:
Рис.1. Структура организации и виды субординации
Все подразделения организации связаны в единую структуру (), все делают общее дело. При этом можно выделить два типа задач, которые назначаются в организации:
- Вертикальные задачи (на рис.1 показаны красными стрелками), которые назначают своим непосредственным подчиненным менеджеры. Такие задачи будем называть административными , или просто задачи (которые не входят в функционал сотрудника, то есть не то, что он и так должен делать, ).
- Горизонтальные задачи (на рис.1 показаны горизонтальными стрелками), которые назначают должности друг другу в соответствии с тем, что они и так должны делать - то есть в соответствии с бизнес-процессами и прописанным функционалом. Такие задачи будем называть функциональными , или заявки .
В организации и горизонтально, и вертикально назначаются задачи и реализуются управленческие процессы постановки, принятия к исполнению, контроля, оценки и координации задач и заявок. Эти процессы могут происходить управляемо или неуправляемо, и тогда эффективность может быть высокой или "как бог на душу положит".
Для удобства разделим виды субординации на административную, функциональную и этическую, и разберемся с основными ошибками и сформируем правила.
10 основных ошибок субординации
1. Назначение задачи сотруднику "через голову" его руководителя
Рис.2. Назначение задачи сотруднику "через голову" его руководителя
Этот вид ошибки мы встречаем чаще всего при проведении организационной диагностики. Выигрывая в быстроте решения задачи, в долгосрочной перспективе это приводит к снижению управляемости системы:
- Непосредственный руководитель перестает сам назначать задачи и передает эту функцию своему боссу
- Непосредственные подчиненные перестают воспринимать своего руководителя как шефа
- Вышестоящий руководитель начинает всё больше и больше времени тратить на управление подразделением
Рис.3. Менеджер перестаёт быть руководителем подразделения
Эти процессы ещё быстрее происходят, если вышестоящий менеджер начинает отменять решение руководителя или изменять приоритеты в работе его подчинённых без согласования с ним.
Также часто можно встретить ситуацию, когда подчинённым назначают задачи руководители других функциональных подразделений без согласования с непосредственным руководителем.
Рис.4. Руководители других функциональных подразделений назначают задачи подчиненным без согласования с непосредственным руководителем
И, пожалуй, самый быстрый способ снизить управляемость подразделения, это назначать задачу руководителю через его подчиненного: "Скажи своему руководителю, чтобы было сделано...". Обычно это звучит как "Шеф сказал", которое передается из уст в уста, и, естественно, трансформируется, изменяется, и выполняется некорректно.
2. Контролирование выполнения задачи не тем, кто поставил задачу
Часто можно встретить эту ошибку, когда вводят отдельную должность контролёра поставленных вышестоящим руководителем поручений. Приведём исторический пример.
Как известно, Иосиф Сталин в 20-е годы отвечал за контроль исполнения решений Политбюро. Наладив систему контроля, он получил возможность доводить до исполнения нужные ему решения, и оставлять невыполненными ненужные ему решения, благодаря чему очень быстро нарастил аппаратный вес и выиграл борьбу за власть. Поэтому здесь очень важно сразу же определить полномочия человека, который "контролирует" выполнение задачи.
3. Наказание сотрудника без уведомления его руководителя
Приведем кейс из нашей практики:
Однажды мы стали свидетелями такой истории. Во время проведения орг. диагностики мы знакомились с офисом организации, и генеральный директор проводил для нас небольшую экскурсию по офису. Увидев сотрудников отдела маркетинга на кухне, генеральный директор сказал: "А вот наша кухня и прописавшийся здесь маркетинг. Как ни зайду на кухню - все время они тут сидят, чаи гоняют, бездельники". Сотрудники маркетинга, потупясь, ничего не ответили. Потом во время интервью директора по маркетингу мы выяснили, что его сотрудники перед тем, как пойти на кухню, 4 часа без перерыва готовили к видео-съёмкам один из цехов компании. Получается, что маркетологам досталось от генерального директора зря, а директор по маркетингу получил немотивированных сотрудников и потерял часть своего авторитета.
На наш взгляд, эта ошибка в первую очередь появляется из-за слабой этики общения в организации.
4. Назначение двух ответственных исполнителей за выполнение одной задачи
При всей очевидности этой ошибки, её мы тоже встречаем очень часто при проведении организационной диагностики. Кейс из практики:
В протоколах одной крупной торговой компании в поле "Ответственный исполнитель" всегда указывалось несколько ответственных, из-за чего многие задачи долго не начинались выполняться до прояснения ответственности. После формирования правил протоколирования в поле "ответственный" было принято решение писать только одного сотрудника, а также было добавлено поле "Соисполнители", - и работа пошла быстрее.
Как следствие из этой ошибки, можно встретить и такие ошибки, как непонимание роли соисполнителей в выполнении задачи, а также отсутствие их ресурсов для выполнения задачи.
И как крайний случай, можно встретить ситуацию, когда одна и та же задача назначается сразу двум исполнителям по принципу "кто-то её да сделает".
5. Обращение к вышестоящему руководителю без согласования с непосредственным руководителем
Такие случаи также размывают ответственность и авторитет непосредственного руководителя. Кейс из практики:
Один из ведущих инженеров научно-исследовательского института обратился напрямую к директору для того, чтобы получить разрешение на новый проект. Когда директор, не разобравшись, дал разрешение, отношения между руководителем группы разработки и инженером были испорчены, а оба конкурирующие проекта в итоге не были завершены из-за неконструктивной конкуренции руководителя и ведущего инженера
6. Неправильное реагирование сотрудника в случае отказа другого функционального подразделения выполнять заявку
"Продавцы вовремя не выставили счет по нашей заявке", "Производственники "динамят" наш запрос на повторный монтаж", "Маркетологи забыли позвонить и взять обратную связь с клиента", "Служба работы с претензиями позвонила клиенту только через 3 месяца после жалобы" - эти и другие примеры жалоб подразделений друг на друга можно услышать в большинстве организаций.
Связанные едиными бизнес-процессами подразделения назначают друг другу заявки, но не понимая механизмов эскалации, одно подразделение думает, что оно передало заявку, в то время как второе подразделение считает, что никакой заявки не было. Часто это приводит к функциональным ямам, когда вместо слаженной горизонтальной работы подразделений заявки превращаются в задачи и решаются только через вышестоящих руководителей, из-за чего теряется время и проигрывается конкурентная борьба. Приведем такой типовой пример:
Сотрудник отдела маркетинга обратился к сотруднику PR-отдела для организации интервью. PR-специалист, имеющий поставленную от своего непосредственного руководителя задачу, отказал сотруднику Отдела маркетинга. Маркетолог в итоге обратился к своему руководителю, рассказал об отказе PR-отдела (возможно, немного приукрасив ситуацию). Руководитель отдела маркетинга сразу обратился к Коммерческому директору, который, не разобравшись, отчитал начальника отдела PR. После этого отношения между отделом маркетинга и PR были испорчены ещё сильнее, и все коммуникации между ними проходили только через их непосредственного руководителя - Коммерческого директора.
Для того, чтобы избежать функциональных ям, имеет смысл регулярно прописывать горизонтальные кросс-функциональные бизнес-процессы и, так как всего прописать нельзя, имеет смысл обучить сотрудников правилам эскалации в случае, если происходит сбой.
7. Непонимание приоритетности выполнения задачи или заявки сотрудником
Особенно часто такие ошибки можно увидеть в организациях с матричной структурой. Кейс из практики:
В одной производственно-торговой организации HR-директор из центрального офиса требовал от функционально ему подчиненного HR-специалиста завода проведения фотографии рабочего дня для 5 производственных должностей. В то же время, директор завода поручил этому же, но административно ему подчиненному HR-специалисту производить срочный набор новых рабочих, так как простаивали производственные мощности. А результат переменной части оплаты работы HR-специалиста зависел от оценки как Директора завода, так и HR-менеджера. В итоге после двух месяцев неполучения переменной части HR-специалист уволился, и только после этого процедуру планирования работы HR-специалистов переписали, оставив последнее слово в расстановке приоритетов и определения вознаграждения за директорами заводов.
8. Обсуждение решений и поступков руководителя при его подчинённых в отсутствие самого руководителя
Любое обсуждение решений руководителя в присутствии его прямых подчинённых сильно влияет на его авторитет. Особенно, если руководителя обвиняют в присутствии его подчинённых. Кейс из практики:
Однажды, во время проведения орг. диагностики, мы присутствовали на совещании отдела, которое проводил вышестоящий менеджер. Он распекал за невыполнение плана руководителя отдела при его подчинённых почём зря. Ситуацию усугубляло наличие на совещании посторонних людей (консультантов). Менеджер ушёл с совещания красный, а через 2 дня подал заявление не увольнение, что оказалось большой неожиданностью для вышестоящего менеджера. После этого случая мы стараемся присутствовать на совещаниях незаметно, по Skype или через скрытую видео-запись.
9. "Критика грешника, а не греха"
Один из вечных русских вопросов - это "Кто виноват?". Часто в ситуациях, которые не нравятся руководителю, начинается поиск виноватых вместо внесения улучшений в систему управления. Причём, происходит это незаметно, на уровне навязанных правил игры, и проявляется в таких, казалось бы, безобидных фразах руководителя, как:
- А что тебе что-то доверять, ты же всё равно снова ничего не сделаешь
- Учишь тебя, учишь - а всё без толку
- Чего ещё тебе объяснять, я тебе за что деньги плачу?
- Причём тут регламент, если самому думать надо!
Тем самым руководитель сам дает своим сотрудникам право не играть по правилам, оставаясь на уровне управления "по-понятиям".
10. Разнородный тип обращения в компании
Мы заметили, что ошибка №9 встречается, как правило, в организациях с культурой общений друг к другу на "ты". Почему-то у нас в культуре очень быстро и охотно сотрудники переходят на личностный уровень "ты-общения", из-за чего служебная роль в их голове подменяется личной, руководитель и подчинённые становятся друзьями, и дело страдает, так как друзья уже не могут полностью выполнять функции менеджмента, которые подразумевают в том числе разные виды принуждения.
Правда, слишком большая дистанция тоже часто оказывается вредной, так как затрудняет получение обратной связи руководителем. Когда в организации все обращаются друг к другу по имени-отчеству, то обстановка начинает напоминать пантеон небожителей, показатели личного эго каждого зашкаливают, информация начинается теряться и дело опять же, страдает.
А если в организации в одном подразделении все друг к другу обращаются на "ты" и постоянно пьют пиво после работы, а в другом подразделении все обращаются друг к другу только по имени отчеству и даже не поздравляют друг друга с днём рождения, то корпоративная культура начинает очень сильно отличаться, возрастает неприязнь между подразделениями и общее дело тоже начинать страдать.
